醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用

孫偉

摘 要：醫(yī)院的檔案管理的內(nèi)容繁多，涉及到醫(yī)院各方面的運(yùn)營(yíng)管理與資料錄入，需要管理人員整理并掌握醫(yī)院全面的資料與信息。主要包含醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理、病例檔案管理等，其工作量較大且實(shí)際的操作較為繁雜。相較于醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案具有更多管理優(yōu)勢(shì)，且順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展腳步，為醫(yī)院的檔案管理提供更為便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；系統(tǒng)應(yīng)用

伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，人民生活水平的提高，越來(lái)越多的人開(kāi)始關(guān)注自身的身體健康，所以對(duì)醫(yī)院需求量也在不斷加大，造成醫(yī)院的各類(lèi)型檔案增長(zhǎng)較快，為保證其檔案管理工作的有效進(jìn)行，許多醫(yī)院都開(kāi)始將電子檔案引進(jìn)到醫(yī)院的檔案管理中，為醫(yī)院的檔案管理提供良好的質(zhì)量保障。本文將分析醫(yī)院的電子檔案在實(shí)際的檔案管理工作中的應(yīng)用情況。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

1.1 檔案利用率不高

在以往的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)以紙質(zhì)檔案進(jìn)行收檔保存，但是其保存的難度比較大，如果沒(méi)有相對(duì)完善的保存管理措施，會(huì)因時(shí)間的推移產(chǎn)生受潮與發(fā)霉的現(xiàn)象，而醫(yī)院對(duì)用藥方面的處方管理方面有較為嚴(yán)苛的要求，因此資料檔案的查詢(xún)與其正確性等方面的管理工作的要求也就較高。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理和儲(chǔ)存方面都有些許問(wèn)題存在，造成醫(yī)院工作人員不愿意去檔案管理部門(mén)查閱檔案，所以檔案的利用率在逐漸下降。另一方面由于醫(yī)院的檔案管理部門(mén)缺少管理人員，會(huì)使其在管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，影響到相關(guān)資料檔案的準(zhǔn)確性，對(duì)醫(yī)院的持續(xù)長(zhǎng)久性經(jīng)營(yíng)發(fā)展不利。

1.2 檔案查詢(xún)不便

醫(yī)院檔案類(lèi)型較多且管理方式與儲(chǔ)存方式有所不同，造成檔案管理人員的工作難度加強(qiáng)，同時(shí)檔案需要查詢(xún)時(shí)，需要管理人員按相關(guān)流程對(duì)查詢(xún)?nèi)藛T進(jìn)行登記，然后通過(guò)其提供的信息分類(lèi)逐層的進(jìn)行查找，其查詢(xún)過(guò)程非常繁瑣，檔案的檢索查詢(xún)較為滯后，造成相關(guān)查詢(xún)工作不能按時(shí)完成，對(duì)整個(gè)檔案的管理的工作效率。

1.3 檔案保存難度大

醫(yī)院在不斷的發(fā)展、壯大過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的病例檔案和其它類(lèi)的檔案，此時(shí)仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)占用醫(yī)院大量的空間，檔案管理員也需要花費(fèi)更多的時(shí)間與精力去完成管理工作，另外受儲(chǔ)存介質(zhì)的影響，一些時(shí)間比較長(zhǎng)的檔案可能產(chǎn)生破損，這樣對(duì)醫(yī)院的檔案管理不利[1]。

2 系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際效果

2.1 檔案利用率增高

醫(yī)院建立電子檔案管理系統(tǒng)后，檔案的查詢(xún)時(shí)間明顯縮短。尤其是醫(yī)生在開(kāi)處方和寫(xiě)病歷時(shí)，因要求嚴(yán)格所以需要結(jié)合有關(guān)檔案進(jìn)行判斷對(duì)比，此時(shí)電子檔案的應(yīng)用大大縮短了查詢(xún)所用的時(shí)間，工作人員查詢(xún)檔案的次數(shù)顯著增加，提高了檔案的查詢(xún)效率。電子檔案系統(tǒng)在規(guī)范化的應(yīng)用程序支持下，明顯減輕了檔案管理員的工作量，使其將更多的精力應(yīng)用到提高醫(yī)院的檔案管理效率中去，也可以促進(jìn)工作人員的管理質(zhì)量。

2.2 檔案的查詢(xún)更加便捷

受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢(xún)不方便的影響，其查詢(xún)質(zhì)量普遍不高。在醫(yī)院引進(jìn)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)之后，其檔案管理的儲(chǔ)存方式更加規(guī)范，從順序、種類(lèi)、步驟等方面都有效的提高了保存質(zhì)量。電子檔案管理中的糾錯(cuò)系統(tǒng)的設(shè)置，可以有效的降低檔案在管理過(guò)程的出錯(cuò)幾率。同時(shí)醫(yī)院的工作人員也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)，不再需要浪費(fèi)大量的時(shí)間在檔案查詢(xún)上，也會(huì)改變檔案管理員的工作態(tài)度，對(duì)醫(yī)院檔案的管理工作的后續(xù)開(kāi)展有促進(jìn)作用。

2.3 檔案保存得以提高

電子檔案管理是將醫(yī)院所有的紙質(zhì)檔案、影像等通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行展示，其檔案歸類(lèi)的速度比較快，醫(yī)院都是通過(guò)互數(shù)據(jù)庫(kù)與計(jì)算機(jī)結(jié)合的方式，將不同部門(mén)的相關(guān)工作檔案按類(lèi)別進(jìn)行歸納整理，其儲(chǔ)存速度非常快，而且對(duì)儲(chǔ)存空間的不足問(wèn)題得以有效的解決。同時(shí)電子檔案系統(tǒng)的引進(jìn)醫(yī)院檔案管理中，可以使檔案的加密難度明顯降低，對(duì)檔案的私密性起到良好的保護(hù)作用，可以有效提高醫(yī)院檔案的工作效率。另一方面，電子檔案的方便之處就是，對(duì)突發(fā)的意外情況引起的檔案消失，可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存還原，可以有效提高檔案的保存質(zhì)量。

3 系統(tǒng)應(yīng)用與注意事項(xiàng)

3.1 系統(tǒng)的具體應(yīng)用

醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用，包括病例檔案、文件檔案、影像檔案等三個(gè)方面，其中病歷檔案主要是針對(duì)醫(yī)院的病人建立的檔案管理，是記錄病人在入院及治療過(guò)程中的病情和用藥情況的檔案，同時(shí)也可以為醫(yī)院的發(fā)展歷史提供相應(yīng)的資料，另一方面，當(dāng)醫(yī)院遇到醫(yī)療事故糾紛與其它問(wèn)題時(shí)，調(diào)取病例可以有效的解決或調(diào)解雙方的矛盾。為了提高電子檔案的合理性使用，電子檔案系統(tǒng)會(huì)對(duì)病例檔案采取加密的方式進(jìn)行保存，只對(duì)相關(guān)人員提供病歷檔案，此方法對(duì)保護(hù)醫(yī)院的資源和推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展等有較為重要的。文件檔案的產(chǎn)生主要是醫(yī)院的相關(guān)管理及運(yùn)行和會(huì)議檔案等，對(duì)其進(jìn)行電子化管理，對(duì)檔案的儲(chǔ)存位置進(jìn)行文本記錄，將其保存下來(lái)，需要工作人員對(duì)其進(jìn)行檢查，以避免儲(chǔ)存發(fā)生失誤。影像檔案更多是記錄醫(yī)生的手術(shù)過(guò)程，對(duì)醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)生的培訓(xùn)有重要的意義，另外影像資料也包含病人身體的檢查報(bào)告，這些資料都具有研究?jī)r(jià)值，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)久性發(fā)展有重要的意義。電子檔案管理系統(tǒng)的引入，極大方便了工作人員對(duì)影像檔案的后續(xù)查詢(xún)和使用，對(duì)醫(yī)院工作的順利開(kāi)展有積極的推動(dòng)作用[2]。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用的注意事項(xiàng)

電子系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)入醫(yī)院電子檔案中，是符合當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展潮流的，同時(shí)隨著信息技術(shù)的不斷提高，也將有效的提升醫(yī)院檔案管理方面的工作效率。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)重視其管理力度，對(duì)相關(guān)檔案管理員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，確保其掌握正確的檔案儲(chǔ)存方法與檔案的管理方法，并及時(shí)學(xué)習(xí)與跟進(jìn)新的電子檔案管理方式，推進(jìn)電子檔案在醫(yī)院管理工作中的發(fā)展進(jìn)程。醫(yī)院可以通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)撥款的方式加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)與完善，對(duì)其相關(guān)設(shè)備加以重視，也可從外聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)較強(qiáng)的技術(shù)人員對(duì)醫(yī)院電子檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的完善。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是醫(yī)院實(shí)行管理工作的重要部分，為提高其管理水平，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展腳步，將電子檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院的檔案管理中，對(duì)提高其管理效果有極大的促進(jìn)作用。為完善電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用作用，醫(yī)院的管理人員與檔案管理員應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院的電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)力度，對(duì)其管理特點(diǎn)與需要注意的事項(xiàng)進(jìn)行分析，通過(guò)科學(xué)合理的方式將電子檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的作用發(fā)揮出來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]熊瑛，甄玲，余國(guó)兆.醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)療器械信息，2017，23（6）：116-117.

[2]王慧榮.醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（6）：47-47.