論燃?xì)庑袠I(yè)管道工程檔案工作如何跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代步伐

摘 要：燃?xì)庑袠I(yè)在我國(guó)發(fā)展時(shí)間相比于水電行業(yè)來(lái)說(shuō)相對(duì)較晚，即使在檔案管理工作方面，國(guó)家也沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的特別針對(duì)燃?xì)庑袠I(yè)而訂立的法律法規(guī)。因此燃?xì)庑袠I(yè)的檔案工作一直處于不斷摸索和探討階段中。此文主要從與燃?xì)庑袠I(yè)息息相關(guān)的管道工程檔案方面來(lái)闡述燃?xì)庑袠I(yè)企業(yè)檔案工作應(yīng)采取哪些創(chuàng)新舉措和手段來(lái)應(yīng)對(duì)并跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代步伐。

關(guān)鍵詞：燃?xì)庑袠I(yè)；企業(yè)檔案；管道工程檔案；大數(shù)據(jù)；檔案管理

在如今信息量不斷膨脹的年代，企業(yè)大數(shù)據(jù)檔案主要有三個(gè)特征，即數(shù)量大、多樣化、實(shí)時(shí)性。以燃?xì)庑袠I(yè)為例，存有此三個(gè)特征最為明顯的當(dāng)是覆蓋面廣、涉及面大的管道工程檔案。要在日常工作中處理好該類型檔案的海量數(shù)據(jù)并將其化作“活檔案”數(shù)據(jù)來(lái)協(xié)助我們更好地開(kāi)展工作并非易事。因此，可以把管道工程檔案數(shù)據(jù)靈活運(yùn)用起來(lái)，為社會(huì)提供更好服務(wù)，是我們?nèi)細(xì)馄髽I(yè)努力的最終目標(biāo)。

1 從三大特征來(lái)闡述燃?xì)庑袠I(yè)管道工程檔案

1.1 數(shù)量大

燃?xì)庑袠I(yè)的管道工程檔案主要是指伴隨著燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)活動(dòng)同步產(chǎn)生的燃?xì)夤艿拦こ藤Y料，而燃?xì)夤艿拦こ藤Y料的定義是指“在燃?xì)夤艿拦ぷ髦兄苯有纬傻木哂斜４鎯r(jià)值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的技術(shù)文件材料的總稱”，其管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。管道工程檔案歸檔文件資料主要來(lái)源于項(xiàng)目建設(shè)單位、籌建部門、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等各方，每一個(gè)工程項(xiàng)目每一道工序形成的資料數(shù)量較多，匯集起來(lái)就構(gòu)成了一個(gè)極為龐大的資料數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.2 多樣化

管道工程檔案涉及到方方面面的文件資料，貫穿了整個(gè)管道建設(shè)工程的始終，譬如有：項(xiàng)目建設(shè)單位/設(shè)計(jì)單位形成的可行性研究報(bào)告/任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件等；項(xiàng)目建設(shè)單位/施工單位/設(shè)計(jì)單位形成的項(xiàng)目管理文件等；項(xiàng)目建設(shè)單位/施工單位形成的施工文件等；項(xiàng)目建設(shè)單位/監(jiān)理單位形成的監(jiān)理文件等；項(xiàng)目建設(shè)單位/設(shè)計(jì)單位形成的工藝設(shè)備文件等；項(xiàng)目建設(shè)單位形成的財(cái)務(wù)、器材管理文件等；以及項(xiàng)目建設(shè)單位/施工單位/設(shè)計(jì)單位形成的竣工驗(yàn)收文件等。管道工程檔案歸檔文件資料種類繁多，數(shù)據(jù)類型多樣，對(duì)我們?nèi)細(xì)馄髽I(yè)如何能更好地管理和利用檔案數(shù)據(jù)提出了更高的要求。

1.3 實(shí)時(shí)性

管道工程檔案里面所包含的歸檔文件資料以及數(shù)據(jù)都具有實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)。每一個(gè)工程項(xiàng)目每一道工序都會(huì)且要求形成有實(shí)時(shí)記錄的文件資料，而我們?nèi)細(xì)馄髽I(yè)對(duì)于歸檔文件資料的要求應(yīng)是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及驗(yàn)收的全過(guò)程，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，文件質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。獲取有符合要求的歸檔文件資料數(shù)據(jù)才能對(duì)日后燃?xì)夤艿赖陌踩\(yùn)行工作具有一定的參考作用及指導(dǎo)意義。

2 管道工程檔案歸檔文件資料海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)化管理的重要性

燃?xì)馐且环N特殊產(chǎn)品，具有易燃易爆的特點(diǎn)，而且運(yùn)輸燃?xì)獾墓艿篱L(zhǎng)期深埋在城市地下，其安裝后的安全運(yùn)行工作已成為我們?nèi)細(xì)庑袠I(yè)的一個(gè)重要課題。管道工程檔案歸檔文件資料，特別是竣工圖的價(jià)值，在此時(shí)就顯然而見(jiàn)。如果我們可以把數(shù)量如此巨大的管道工程檔案數(shù)據(jù)加以系統(tǒng)化管理，善于利用，以管道工程檔案歸檔文件資料所提供的數(shù)據(jù)信息，作為協(xié)助我們維護(hù)燃?xì)夤芫W(wǎng)安全運(yùn)行的最佳手段，可以避免燃?xì)夤艿酪虻谌绞┕て茐幕蚱渌蚨鴮?dǎo)致泄露引起的特重大事故的發(fā)生。

3 管道工程檔案海量數(shù)據(jù)的形成對(duì)于燃?xì)庑袠I(yè)造成的挑戰(zhàn)

3.1 挑戰(zhàn)一：如何在海量數(shù)據(jù)中提取到有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息為所用

管道工程檔案歸檔文件資料的數(shù)據(jù)包含了多種數(shù)據(jù)信息。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料，我們可從中獲取的信息眾多，但是并不是所有的數(shù)據(jù)都對(duì)我們的工作有利用價(jià)值。除了配備專業(yè)人員去管理檔案，我們還需要借助先進(jìn)的技術(shù)手段去幫助擇取有用信息。如今大部分企業(yè)都建立了相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)去錄入、查閱、利用檔案數(shù)據(jù)，我們可以從設(shè)計(jì)系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)框的階段開(kāi)始對(duì)已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行條件篩選，選取對(duì)我們以后工作有利用及參考價(jià)值的數(shù)據(jù)。舊的方式是依賴人去管理，但是現(xiàn)今，依靠電子信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理利用，才是我們處理海量數(shù)據(jù)的最好方式。

下圖為我集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)工程建設(shè)檔案案卷級(jí)數(shù)據(jù)錄入界面：

3.2 挑戰(zhàn)二：如何管理和利用海量數(shù)據(jù)才能協(xié)助我們更好地開(kāi)展工作

管道工程檔案海量數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，可以使我們對(duì)所有的管線數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的處理與利用，可以讓我們?cè)诎l(fā)生管道泄露危險(xiǎn)事故時(shí)快速反應(yīng)，采取相應(yīng)措施。我們先要做好原始紙質(zhì)版資料的存檔工作，再?gòu)闹刑崛⌒枰碾娮訑?shù)據(jù)信息，特別是管道屬性、管道位置、運(yùn)行狀態(tài)等數(shù)據(jù)信息，以原始紙質(zhì)版資料為本，電子數(shù)據(jù)為輔，協(xié)助更好地開(kāi)展安全運(yùn)行工作。管道工程歸檔文件資料數(shù)據(jù)的收集整理在前期，而安全運(yùn)行工作在后期，兩者密切聯(lián)系，緊密相扣，缺一不可。

4 對(duì)燃?xì)庑袠I(yè)的管道工程檔案，我們可以采取以下創(chuàng)新措施與手段來(lái)應(yīng)對(duì)并跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代步伐

4.1 做好管道工程檔案文件資料接收歸檔工作，確保工程資料數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性

由于管道工程歸檔文件資料的形成牽涉到參與工程建設(shè)過(guò)程中的各方，我們需要在整個(gè)工程建設(shè)階段中全程監(jiān)督，確保工程資料數(shù)據(jù)的完整性及準(zhǔn)確性。完整性，即工程項(xiàng)目的各類文件資料要收集齊全，系統(tǒng)成套；準(zhǔn)確性，即管道工程檔案文件資料記錄要真實(shí)、客觀，是建設(shè)活動(dòng)的原始記錄與真實(shí)寫(xiě)照。如果數(shù)據(jù)有缺漏、有錯(cuò)誤，將直接影響到燃?xì)夤芫W(wǎng)安全維護(hù)工作，造成巨大的影響。

4.2 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理及信息管理團(tuán)隊(duì)，做好管道工程檔案資料數(shù)據(jù)管理利用工作

管道工程檔案的數(shù)據(jù)數(shù)量大且復(fù)雜性高，一般我們需要的不僅僅是空間數(shù)據(jù)，還需要許多非空間數(shù)據(jù)來(lái)支持該項(xiàng)工作。此時(shí)需要依賴專業(yè)人員來(lái)協(xié)助篩選有用有價(jià)值的數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定保存。結(jié)合現(xiàn)在檔案工作要求的雙軌制，我們的專業(yè)人員既要負(fù)責(zé)對(duì)原始紙質(zhì)版文件資料做好歸檔保存工作，也要負(fù)責(zé)對(duì)檔案記錄的電子數(shù)據(jù)做好保存利用，并充分借助先進(jìn)技術(shù)手段來(lái)做好該項(xiàng)工作。

4.3 利用先進(jìn)技術(shù)來(lái)管理海量數(shù)據(jù)，發(fā)揮最大效用

如今很多企業(yè)都在開(kāi)發(fā)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)管理文件資料數(shù)據(jù)。我集團(tuán)早在2007年已開(kāi)始建立GIS系統(tǒng)（地理信息系統(tǒng)），2009年4月系統(tǒng)正式運(yùn)行，2010年榮獲“2010年度中國(guó)GIS優(yōu)秀工程”金獎(jiǎng)。該系統(tǒng)是以地理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺(tái)，以空間信息數(shù)據(jù)為載體的信息化管理體系，采用科學(xué)的方法、先進(jìn)的技術(shù)建立各項(xiàng)應(yīng)用、管理和決策支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)燃?xì)夤芫W(wǎng)和附屬設(shè)施的可視化管理，為燃?xì)夤芫W(wǎng)的運(yùn)行、搶險(xiǎn)搶修、實(shí)時(shí)監(jiān)控、經(jīng)濟(jì)分析等提供輔助分析和決策功能。借助GIS系統(tǒng)的先進(jìn)技術(shù)，我們把測(cè)繪資料的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，將每條管道形象化地在地圖上展現(xiàn)，并顯示出管道上相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施等。如此一來(lái)，海量的燃?xì)夤芫W(wǎng)數(shù)據(jù)得以科學(xué)化管理，將原來(lái)紙質(zhì)版檔案上的海量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為“活檔案”數(shù)據(jù)，提高了燃?xì)夤芫W(wǎng)服務(wù)的速度與質(zhì)量。至今該系統(tǒng)仍在為我集團(tuán)在安全保障、加快應(yīng)急搶險(xiǎn)能力、便民利民、優(yōu)化調(diào)度等方面做出杰出貢獻(xiàn)。

下圖為我集團(tuán)GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入界面：

2016年5月，我集團(tuán)綜合檔案管理系統(tǒng)正式上線，其主要功能是對(duì)各類型檔案（包括文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、特殊載體檔案等）的條目（文字?jǐn)?shù)據(jù)）以及每份文件掛接的電子文檔進(jìn)行管理。我集團(tuán)的工程建設(shè)檔案的非空間數(shù)據(jù)也錄入在內(nèi)。而GIS系統(tǒng)，我們僅錄入了空間數(shù)據(jù)，但是基本的管道信息，如檔案號(hào)、通氣日期、設(shè)計(jì)編號(hào)、修建日期、設(shè)計(jì)服務(wù)年限等未錄入。因此我們希望能實(shí)現(xiàn)把這兩個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)融合起來(lái)，把空間數(shù)據(jù)與非空間數(shù)據(jù)匯合管理，這樣子才能達(dá)到管道工程檔案海量數(shù)據(jù)管理利用的最高層次。

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于燃?xì)馄髽I(yè)來(lái)說(shuō)，燃?xì)夤艿赖陌踩\(yùn)行，越來(lái)越受到重視。而伴隨著燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)同步產(chǎn)生的燃?xì)夤艿拦こ虣n案亦逐步成為國(guó)家檔案中的一個(gè)重要屬類。我們對(duì)于海量的管道工程檔案資料，不僅需要做好對(duì)原始紙質(zhì)版資料的歸檔保存工作，也要建立管道工程檔案資料系統(tǒng)化管理體系，通過(guò)借助專業(yè)人員的力量和先進(jìn)技術(shù)的支持，才能把檔案資料的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，才能真正提高燃?xì)夤艿拦こ坦芾淼恼w素質(zhì)和質(zhì)量，并為我國(guó)的燃?xì)馐聵I(yè)做出一份貢獻(xiàn)。

作者簡(jiǎn)介

朱麗華（1982-）女，漢族，廣東南海人，本科，中級(jí)，檔案館員，從事多年檔案管理工作，對(duì)燃?xì)鈾n案方面具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)。