關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

李紅紅

摘 要：不斷完善的檔案管理，改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，成為了人們對日常生產(chǎn)和生活至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。廣泛的計算機信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理之中，促進(jìn)人們的生產(chǎn)和生活，實現(xiàn)平衡經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步的重要指標(biāo)。管理工作的質(zhì)量是公司和機構(gòu)的生存和發(fā)展的重要指標(biāo)，因此新的經(jīng)濟形勢社會環(huán)境中，我們必須充分利用計算機信息技術(shù)的優(yōu)點加強機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率，為機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理樹立新章程。隨著社會科學(xué)信息化的快速發(fā)展，我國公共機構(gòu)的管理水平也相應(yīng)提高。就人事檔案管理而言，對事業(yè)單位人事檔案管理提出了新的要求，相關(guān)行政部門有必要在一定程度上進(jìn)行自我改革，發(fā)揮部門管理的作用。作者主要對事業(yè)單位人事檔案管理事務(wù)進(jìn)行整體研究，分析我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和管理程序中存在的問題。管理層提出創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展路徑，以提高我國檔案工作的管理水平和工作效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；優(yōu)越性；難點；對策

隨著社會科學(xué)信息化的快速發(fā)展，我國公共機構(gòu)的管理水平也相應(yīng)提高。就人事檔案管理而言，對事業(yè)單位人事檔案管理提出了新的要求，相關(guān)行政部門有必要在一定程度上進(jìn)行自我改革，發(fā)揮部門管理的作用。作者主要對事業(yè)單位人事檔案管理事務(wù)進(jìn)行整體研究，分析我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和管理程序中存在的問題。管理層提出創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展路徑，以提高我國檔案工作的管理水平和工作效率。

1 新時期人事檔案管理的重大意義

1.1 提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理部門是公共機構(gòu)的重要組成部分，為公共機構(gòu)尋求更高質(zhì)量的發(fā)展并做出重要貢獻(xiàn)。但是，一些工作人員已經(jīng)改變了方向，缺乏對案件管理的認(rèn)識以及缺乏對自身工作重要性的認(rèn)識導(dǎo)致了文件管理存在問題。由于傳統(tǒng)的工作理念，制度沒有現(xiàn)實。一套標(biāo)準(zhǔn)的工作制度適用于限制員工，沒有相關(guān)性員工開展專業(yè)團隊建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才；其次檔案管理部門的工作人員放松了他們的要求，并沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，使自己的管理能力不能滿足工作需求。新時期的人事檔案管理建設(shè)會著重改善這一不合理的現(xiàn)狀，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，開展專業(yè)團隊建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。

1.2 提高工作效率

新時期人事檔案管理工作的順利開展，將提高生產(chǎn)效率，節(jié)省生產(chǎn)成本，提供決策支持管理并為風(fēng)險控制提供信息支持。能夠幫助決策層在檔案管理過程中獲取信息，實現(xiàn)科學(xué)管理，系統(tǒng)化，規(guī)范化管理，提高管理水平和效率，控制管理成本和運營風(fēng)險，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化。人事檔案管理出現(xiàn)了新的理論與方法，基于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為管理的信息化提供了可能。為實現(xiàn)人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立，基于信息管理系統(tǒng)架構(gòu)，具有開發(fā)周期短，質(zhì)量高，效率高，跨平臺應(yīng)用等特點。傳統(tǒng)的管理方式跟不上信息管理的新形勢，從而實現(xiàn)全過程的現(xiàn)代化和信息化管理是必要的。

1.3 增強人事變通流程規(guī)范性

新時期人事檔案管理包括四個階段：人事工程，人事，人事信息綜合利用和人事過程中的信息收集信息檔案存儲。分別對應(yīng)業(yè)務(wù)的四個階段如下：人事工程：人事與其他人事單位簽訂合同，明確一個項目的人事任務(wù)，工程規(guī)范，質(zhì)量和時間限制，使人事計劃得到了制定。同時，計算機輔助設(shè)計的人事系統(tǒng)設(shè)計也開始了。人事管理過程中的信息采集：人員進(jìn)入班次報告通過移動終端設(shè)備（如手機），然后通過中國移動將其上傳到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器最終，官方網(wǎng)站實現(xiàn)了人事過程中數(shù)據(jù)的集中管理。

1.4 方便公司領(lǐng)導(dǎo)層決策

新時期人事檔案管理的用戶主要是人事專員或?qū)ｉT從事人事的公司，包括現(xiàn)場作業(yè)隊，過程管理部，供應(yīng)部，管理部門，檔案部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。合成用戶和對象的需求各級，人事過程管理和決策支持的統(tǒng)計分析，系統(tǒng)應(yīng)滿足基本特征如下：1）人事安排的人事合同和系統(tǒng)設(shè)計管理的綜合管理部門；2）人事管理的管理人員，系統(tǒng)設(shè)備的配置，現(xiàn)場中的材料和其他基本信息；3）人事變更的信息管理移動報告現(xiàn)場工作人員輸入，修改和查詢；4）人事記錄的檔案管理部門；5）公司領(lǐng)導(dǎo)和中層管理人員有相應(yīng)的職責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，審查，統(tǒng)計分析等。此舉最重要的一點就是方便公司領(lǐng)導(dǎo)層參考系統(tǒng)化的人事管理文件，進(jìn)行更加理性的，更符合公司實際情況的，更有前瞻性的決策。

2 新時期人事檔案管理的困難點

2.1 缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案管理信息化建設(shè)過程為了有一定的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考和依據(jù)，確保人事檔案管理的函利益結(jié)構(gòu)的質(zhì)量和效率。但是實際上對檔案管理工作的認(rèn)識，幾乎全是單打獨斗，是從自身利益出發(fā)管理的，并且管理標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息網(wǎng)絡(luò)部門無法實現(xiàn)文件資源共享，使文件管理工作的意義變得不可能得到充分反映。

2.2 素質(zhì)較低的管理人員

人是人事檔案管理的主體，因為這種人事檔案管理的質(zhì)量很大程度上是取決于檔案管理人員的專業(yè)水平和全面性質(zhì)量。然而，在我國目前的人事檔案管理中，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，尤其是經(jīng)理的技術(shù)水平很低，無法滿足要求。

3 新時期人事檔案管理的優(yōu)化對策

3.1 對人事檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)；電子數(shù)字化；辦公室業(yè)務(wù)?；鶎庸芾砣藛T是主要的信息管理物質(zhì)基礎(chǔ)是開發(fā)和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設(shè)必須加大對基層檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，建立完整和完善網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)改善人事檔案信息管理工作的效率，現(xiàn)在的人事檔案替代管理之路。

3.2 建立人事檔案信息相關(guān)重要資源的數(shù)據(jù)庫

新時期下，信息科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，并成為推動經(jīng)濟迅猛發(fā)展，社會快速發(fā)展的中堅力量。特別是廣泛的計算機信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理之中，促進(jìn)人們的生產(chǎn)和生活，實現(xiàn)平衡經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步的重要指標(biāo)。檔案管理工作的質(zhì)量是公司和機構(gòu)的生存和發(fā)展的重要指標(biāo)，因此新的經(jīng)濟形勢社會環(huán)境中，我們必須充分利用計算機信息技術(shù)的優(yōu)點加強機關(guān)單位檔案管理工作效率，在檔案管理方面樹立新的突破口。目前的人事檔案管理主要是紙質(zhì)材料，我們需要將材料進(jìn)行系統(tǒng)的分門別類，重點材料，重點存儲，減少以后工作的繁瑣步驟。

3.3 建立更加健全的檔案綜合管理制度

為了有效地改善檔案管理部門的工作，使規(guī)范有效，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有關(guān)部門必須制定有序政策。標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)需要所有文件，管理者應(yīng)嚴(yán)格遵守電子文件管理的階段，相關(guān)系統(tǒng)和規(guī)范，做電子文件和信息處理確保電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，確保案件管理安全，科學(xué)，合理，有效。

4 結(jié)語

進(jìn)行系統(tǒng)地總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，信息電子文件的系統(tǒng)化管理是文件管理發(fā)展的必然趨勢，但人事檔案管理信息化建設(shè)是一項需要很長時間，需要構(gòu)建管理系統(tǒng)，繁復(fù)雜亂的任務(wù)。它不僅需要人事文件管理人員的積極配合與參與，而且還需要該單位內(nèi)其他人員的積極配合。同時，檔案管理人員應(yīng)注意檔案管理部門信息化建設(shè)過程中存在的問題，以及采取有針對性的加強措施，加快檔案管理部門的信息水平更好地適應(yīng)社會，滿足經(jīng)濟發(fā)展的需要。

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