加強(qiáng)航運(yùn)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)想法

摘 要：航運(yùn)檔案管理工作是一項(xiàng)關(guān)系到我國(guó)航運(yùn)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工程，也是為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步保護(hù)完備航運(yùn)資料的重要途徑。在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，我國(guó)的航運(yùn)規(guī)模也開始不斷拓展，因此航運(yùn)檔案管理的重要性越發(fā)凸顯。下文圍繞著當(dāng)下企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，航運(yùn)企業(yè)檔案管理存在的問題以及加強(qiáng)航運(yùn)企業(yè)檔案管理的具體方法進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：航運(yùn)企業(yè)；檔案管理；對(duì)策

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技水平不斷提升的時(shí)代背景下，國(guó)家的航運(yùn)事業(yè)也越發(fā)繁榮。而加強(qiáng)航運(yùn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，不僅僅能夠直接為企業(yè)的檔案查閱以及決策制定提供更為合理有效的參考，提升企業(yè)的管理水準(zhǔn)以及經(jīng)濟(jì)效益，更能間接促進(jìn)航運(yùn)企業(yè)的整體發(fā)展乃至于整個(gè)航運(yùn)體系的不斷完善。在市場(chǎng)化的經(jīng)濟(jì)背景下，航運(yùn)企業(yè)應(yīng)關(guān)注檔案管理的重要意義，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作開展中所產(chǎn)生的問題，從而對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行不斷深化與完善。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 自主性

在市場(chǎng)化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，各個(gè)航運(yùn)企業(yè)不再受到政府的統(tǒng)一轄治與管理，因此具有較強(qiáng)的自主性特征。在政府監(jiān)管舉措尚未推行的情況下，企業(yè)也并未嚴(yán)格遵循政府所制定的檔案管理要求來開展工作。企業(yè)本身就具備極強(qiáng)的自主特性，因此企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作也依據(jù)著企業(yè)的主體地位具備相應(yīng)的自主性。在現(xiàn)階段的部分航運(yùn)企業(yè)中，由于領(lǐng)導(dǎo)層面并未那么全面的認(rèn)知到檔案管理工作開展的重要意義，因此管理體系較為松散，管理效益也不太理想。

1.2 管理模式多元化

我國(guó)的航運(yùn)企業(yè)數(shù)目眾多，而各企業(yè)之間的規(guī)模以及技術(shù)水準(zhǔn)也呈現(xiàn)出較為顯著的差異。在企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況各不相同的背景下，企業(yè)內(nèi)部的文化環(huán)境以及工作模式也展現(xiàn)出極大的差異。因此各航運(yùn)企業(yè)的檔案管理工作模式依據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況而表現(xiàn)出明顯的個(gè)性化特征[1]。對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的航運(yùn)企業(yè)而言，脫離統(tǒng)一的管理模式更加利于企業(yè)的自主性發(fā)展。

1.3 企業(yè)建檔動(dòng)態(tài)化

在以往的統(tǒng)一管理體制下，各個(gè)航運(yùn)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)都較為穩(wěn)定，因此企業(yè)檔案管理工作的工作內(nèi)容以及工作目標(biāo)都基本相同。但在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)必須依據(jù)本身的資源以及運(yùn)營(yíng)手段與同行業(yè)的其他企業(yè)展開激烈競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)管理者需要不斷拓展新的市場(chǎng)空間以擴(kuò)大產(chǎn)業(yè)的規(guī)模。在這種情況下，關(guān)聯(lián)著企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況的檔案管理工作范圍也開始不斷擴(kuò)展，而由此呈現(xiàn)出企業(yè)建檔的動(dòng)態(tài)化特征。

1.4 信息化

信息技術(shù)在生產(chǎn)領(lǐng)域的滲透進(jìn)程逐步加快，對(duì)于航運(yùn)企業(yè)的發(fā)展同樣產(chǎn)生著至關(guān)重要的作用?，F(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)離不開信息技術(shù)的保障，因此傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作也面臨著變革。檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。對(duì)于現(xiàn)階段的航運(yùn)企業(yè)而言，檔案管理的信息化建設(shè)隨著科技水平的發(fā)展而呈現(xiàn)出顯著的加速趨勢(shì)，并同時(shí)向著深度與廣度兩個(gè)方面進(jìn)行延展。這意味著未來的檔案管理工作會(huì)變得更加便利且高效。

2 我國(guó)航運(yùn)檔案管理存在的問題

2.1 航運(yùn)檔案管理缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

雖然現(xiàn)階段的航運(yùn)企業(yè)檔案管理工作隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的繁榮以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而呈現(xiàn)出較為良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，并較之過去取得了較多的成效，但仍然存在著一些不容忽視的問題。對(duì)于不同的航運(yùn)企業(yè)而言，檔案管理工作的重要性也各不相同，部分企業(yè)管理者對(duì)檔案管理存在著錯(cuò)誤的認(rèn)知，因此并未在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起一套科學(xué)、有序、完善的檔案管理系統(tǒng)。這種情況直接導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作效率低下，檔案管理無法提供符合企業(yè)發(fā)展需求的檔案參考與查證服務(wù)，無法為企業(yè)決策提供有效的決策依據(jù)，從而在一定程度上制約著航運(yùn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

2.2 航運(yùn)檔案管理信息化程度較低

即使我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展而經(jīng)過了長(zhǎng)達(dá)十余年的發(fā)展時(shí)期，并取得了一定的成效。但目前的大量航運(yùn)企業(yè)對(duì)于信息化管理的理解還停留在較為初步的階段，即僅僅是將檔案內(nèi)容的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，以數(shù)據(jù)的形式來進(jìn)行整合、保存以及管理[2]。其智能化水準(zhǔn)還需要提升。此外，另一部分航運(yùn)企業(yè)并不關(guān)注檔案管理工作的開展，因此在資金撥款以及人員設(shè)置方面都無法滿足檔案管理的基本需求，企業(yè)內(nèi)部諸如打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施以及檔案管理的相關(guān)軟件運(yùn)用上都不夠到位，極大地限制了檔案管理工作的順利推進(jìn)。也由此阻礙了我國(guó)航運(yùn)檔案的管理、開發(fā)和利用。

2.3 航運(yùn)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

我國(guó)現(xiàn)階段的航運(yùn)檔案管理人員質(zhì)量參差不齊，整體素質(zhì)水平還較需提高，不能完全適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理工作開展的標(biāo)準(zhǔn)需求。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的激烈競(jìng)爭(zhēng)對(duì)于檔案管理提出了更高的要求。但部分企業(yè)甚至并未配置專門的檔案管理人員，僅僅是聘請(qǐng)一些兼職人員來處理業(yè)務(wù)，導(dǎo)致工作時(shí)間過于分散，無法進(jìn)行有效的檔案管理。而一部分專職的檔案管理人員工作態(tài)度較為消極，專業(yè)素質(zhì)較低，欠缺對(duì)于新知識(shí)、新理論的學(xué)習(xí)意識(shí)以及鉆研精神，從而導(dǎo)致自身的業(yè)務(wù)水平完全無法滿足當(dāng)下航運(yùn)企業(yè)的發(fā)展需求。

3 加強(qiáng)我國(guó)航運(yùn)企業(yè)檔案管理的舉措

3.1 創(chuàng)新航運(yùn)檔案管理工作理念

黨的十八大強(qiáng)調(diào)必須“維護(hù)國(guó)家海洋權(quán)益、建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)”。這意味著我國(guó)將海洋戰(zhàn)略提升到了國(guó)家戰(zhàn)略的高度。因此航運(yùn)企業(yè)的檔案管理建設(shè)也需要以“建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)”為核心來進(jìn)行推進(jìn)。對(duì)此，我國(guó)的航運(yùn)企業(yè)檔案管理工作必須以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展為最終目標(biāo)，并將自身的工作內(nèi)容與服務(wù)海洋強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有機(jī)融合在一起。傳統(tǒng)的航運(yùn)企業(yè)檔案管理的目標(biāo)僅僅是對(duì)檔案的保管、整理以及為企業(yè)決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)參考。而新時(shí)期的檔案管理工作擁有了更高的工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理從業(yè)者需要對(duì)自己的工作價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，并將檔案管理工作作為服務(wù)航運(yùn)事業(yè)發(fā)展、服務(wù)建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)的基礎(chǔ)性工作。這樣，我國(guó)的檔案管理工作質(zhì)量才能得以有效提升，并為航運(yùn)建設(shè)提供更具價(jià)值的信息。

3.2 加強(qiáng)航運(yùn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織體系

為了保障航運(yùn)企業(yè)檔案管理工作的順利推進(jìn)，航運(yùn)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認(rèn)知到檔案管理的重要意義，并將“圍繞中心、服務(wù)大局”作為檔案管理的重中之重。對(duì)于企業(yè)航運(yùn)檔案管理的意識(shí)需要從上至下進(jìn)行推進(jìn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要建立健全完善的航運(yùn)工作機(jī)制，并構(gòu)建出明確的責(zé)任體系，使得企業(yè)內(nèi)部的不同層次的人員都能夠直接或者間接地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。對(duì)此，檔案管理人員需要具體負(fù)責(zé)具體管理事務(wù)，而分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)管。在檔案管理工作開展過程中，檔案管理部門需要協(xié)調(diào)各部門配合檔案整理工作，然后由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)負(fù)總責(zé)。此外，檔案管理的工作流程也需要不斷完善，以使得航運(yùn)企業(yè)檔案的收集、存儲(chǔ)、分析、整合、立卷、歸檔以及借閱步入更加規(guī)范化的軌道。

3.3 建立統(tǒng)一的檔案管理部門

為了強(qiáng)化航運(yùn)企業(yè)內(nèi)部檔案的資源整理以及利用，就必須建立統(tǒng)一的檔案管理部門。各大航運(yùn)企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展運(yùn)營(yíng)的實(shí)際狀況來進(jìn)行檔案管理部門的規(guī)劃。在規(guī)模較大的航運(yùn)企業(yè)內(nèi)，可以將各個(gè)分散的檔案部門單獨(dú)統(tǒng)合為一個(gè)整體，來實(shí)施統(tǒng)一管理。這種整合方式不僅能夠促使檔案管理工作的高效推進(jìn)，也為企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營(yíng)節(jié)省了一定的資金。此外，大型航運(yùn)企業(yè)內(nèi)分公司的檔案管理水平高低不同，而在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的管理體系的整合下，分公司的工作壓力以及人力成本也都能有效減輕。統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理豐富了檔案內(nèi)容以及類型，也實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效整合，并更加利于檔案的查閱以及運(yùn)用。

3.4 建設(shè)與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)

為了滿足航運(yùn)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，并推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)內(nèi)部在制定管理舉措時(shí)需要結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)規(guī)模、業(yè)務(wù)規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)等等因素來選定合理的系統(tǒng)建設(shè)方案。而系統(tǒng)建設(shè)主要涵蓋著以下兩種模式：

第一個(gè)，分布式系統(tǒng)建設(shè)。在分布式系統(tǒng)建設(shè)中，總公司來集中部署一套檔案管理系統(tǒng)，并在內(nèi)網(wǎng)中完善總部檔案的數(shù)據(jù)管理。而下屬一級(jí)的分公司則獨(dú)立部署本公司的檔案系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)各不干涉。另外，總部還需另設(shè)一個(gè)集中檔案目錄中心，并通過 Web Service 接口或數(shù)據(jù)導(dǎo)入整合資源，以為航運(yùn)企業(yè)提供綜合性的借閱查找服務(wù)[3]。

第二個(gè)，集中式管理系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)總部采取的是“物理集中、邏輯分離”的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方法，部署一套多全宗的管理系統(tǒng)，而其下屬公司不需要再設(shè)置部署系統(tǒng)，可直接在專網(wǎng)中登陸，查看并管理本公司的檔案。而如果相關(guān)部門或者個(gè)人所需查閱的檔案超過了現(xiàn)有的使用權(quán)限，則需要通過總部的審批?？偣疽约胺止镜乃匈Y料都被錄入到一個(gè)系統(tǒng)之中，檔案可以在同一系統(tǒng)中進(jìn)行共享。

3.5 強(qiáng)化航運(yùn)企業(yè)檔案管理設(shè)施建設(shè)

檔案管理的設(shè)施建設(shè)質(zhì)量能夠直接影響到檔案管理工作開展的質(zhì)量。為此，各大航運(yùn)企業(yè)必須重視檔案管理設(shè)施建設(shè)的價(jià)值，并進(jìn)行一定的資金投入，以使得檔案管理設(shè)施能夠充分滿足新時(shí)期檔案管理工作進(jìn)行的需求，并為相關(guān)從業(yè)人員提供良好的工作條件?；诖耍竭\(yùn)企業(yè)必須配置最新的掃描儀、刻錄機(jī)、移動(dòng)硬盤等等硬件設(shè)施，并深化與軟件開發(fā)企業(yè)的合作，以共同開發(fā)出具有實(shí)用價(jià)值的檔案信息管理軟件。另外，航運(yùn)企業(yè)還應(yīng)不斷引入最新的大數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)，以推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3.6 紙質(zhì)檔案數(shù)字化

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還未應(yīng)用于檔案信息管理工作中時(shí)，企業(yè)的檔案信息最早是以紙質(zhì)的形式流傳下來的，因此對(duì)于那些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，企業(yè)需要及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變能夠使得其脫離實(shí)地查閱的限制，更加便于相關(guān)人員對(duì)于檔案內(nèi)容的閱覽以及使用，從而提升資料參考、查證以及管理的效率，并為企業(yè)決策提供更為有效的依據(jù)。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，檔案管理人員需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求來優(yōu)先整合那些“重點(diǎn)檔案、特色檔案、珍貴檔案以及利用率較高的檔案”，從而有效發(fā)揮出檔案數(shù)字化工作的價(jià)值，并提升信息的利用效益。

3.7 檔案服務(wù)品牌意識(shí)建設(shè)

品牌建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。但大部分航運(yùn)企業(yè)僅僅注重外部的品牌建設(shè)，卻忽略了內(nèi)部檔案服務(wù)品牌的建立。而促進(jìn)檔案服務(wù)品牌的發(fā)展可以從以下幾個(gè)方面來著手。

首先是服務(wù)理念。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)的內(nèi)部管理者或者員工，因此檔案服務(wù)體系構(gòu)建也應(yīng)該面向企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門，以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)效益為根本目標(biāo)來提供檔案信息服務(wù)。

其次是服務(wù)設(shè)施。檔案庫(kù)房的硬件設(shè)施必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，以保障檔案信息的安全存儲(chǔ)。

最后是專業(yè)人員。企業(yè)必須將“人才興檔”作為核心的發(fā)展理念，從而打造出一支具備較高職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。企業(yè)人力資源管理部門需要在招聘環(huán)節(jié)就嚴(yán)格把關(guān)，以招入符合檔案管理工作開展需求的專業(yè)人才。而針對(duì)于在崗人員，企業(yè)需要定期開展崗位培訓(xùn)，以將行業(yè)內(nèi)最為前沿的管理理念以及管理技術(shù)傳授給員工。此外，航運(yùn)企業(yè)還應(yīng)在日常工作中滲透企業(yè)的文化理念，并明確獎(jiǎng)懲制度，以激發(fā)出員工工作的主觀能動(dòng)意識(shí)以及對(duì)于自身所處崗位的熱愛。檔案管理工作者同時(shí)還應(yīng)具備責(zé)任意識(shí)以及良好的職業(yè)道德，以推動(dòng)檔案管理工作的有序、有效運(yùn)行。

4 結(jié)語

加強(qiáng)航運(yùn)檔案管理，是推動(dòng)我國(guó)航運(yùn)事業(yè)發(fā)展，建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)的基礎(chǔ)性工作。在航運(yùn)事業(yè)范圍不斷拓展的過程中，檔案管理工作的重要性也越發(fā)凸顯。這要求著航運(yùn)企業(yè)正確認(rèn)知到檔案管理的關(guān)鍵意義，并構(gòu)建出合理完善的檔案管理系統(tǒng)，打造出專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以推動(dòng)檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]楊潔文.航運(yùn)企業(yè)檔案管理實(shí)例分析[J].航海，2014（05）：32-33+65.

作者簡(jiǎn)介

段鵬飛（1980-），男，漢族，內(nèi)蒙古，大學(xué)本科，神華中海航運(yùn)有限公司，檔案管理及信息化。