中職學(xué)校檔案管理問題的思考及探討

劉萍萍

摘 要：筆者通過中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，思考在檔案管理工作中造成此現(xiàn)狀的原因，并提出了通過提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度及相關(guān)部門人員對檔案工作的配合度、建立并完善細(xì)化具有可操作性的檔案管理工作制度、重視加強檔案管理信息化建設(shè)，以此全面提升檔案管理的效率及工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；問題探討

1 檔案管理工作的意義及作用

中職學(xué)校的主要工作是招生就業(yè)以及提高教育教學(xué)質(zhì)量，檔案管理工作不像教學(xué)工作一樣與學(xué)生和教師們直接相關(guān)，很多人容易忽視其重要性。但檔案代表一個單位的歷史，對單位的未來也有重要的借鑒作用，是一種非常寶貴的信息資料，應(yīng)當(dāng)給予重視。檔案工作人員通過對學(xué)校檔案進行整理分類及保存，既可以滿足上級單位的審計和檢查要求，又能夠滿足本單位職工的查詢和參考需求，所以檔案管理工作對一個單位來說是具有重要意義的。

2 檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視度低，相關(guān)部門工作人員配合度不夠

中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，主要有兩方面原因。第一，檔案管理工作無法直接為學(xué)校帶來經(jīng)濟效益。第二，近幾年來中職學(xué)校的招生工作不容樂觀，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)會把更多的時間精力用于提高招生率及提升教育質(zhì)量方面。另外，相關(guān)部門工作人員對檔案工作的配合度也不高。檔案資料的收集涉及學(xué)校很多部門，需要各部門配合，但很多部門工作人員沒有樹立良好的歸檔意識，認(rèn)為檔案工作只是檔案室的事，是檔案管理員的事，與自己無關(guān)。他們沒有意識到自己平時的工作就是檔案形成和收集的渠道，沒有把自己的日常工作與檔案工作結(jié)合起來。很多部門工作人員平時對于自己做過的重要工作沒有注意保管原始材料，也沒有收集存檔的好習(xí)慣，所以不能為檔案管理提供便利和支持。因為這些原因，有些重要的檔案材料沒有及時歸檔，很有可能隨著時間的流逝和部門工作人員的改變造成檔案資料丟失，這給檔案管理工作造成了極大的困難，也不利于檔案的有序及規(guī)范管理。說到底，就是因為這些人沒有良好的檔案意識，不理解檔案工作造成的。校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度低和相關(guān)部門工作人員對檔案工作的配合度低，容易使檔案工作越來越邊緣化。

2.2 檔案管理制度流于形式，缺少細(xì)化及可操作性強的制度設(shè)計

很多單位都有檔案管理制度，但是很多制度流于形式，可操作性并不強。第一，由于很多部門及工作人員對檔案管理工作不理解，認(rèn)為檔案工作與自己無關(guān)，不會認(rèn)真閱讀管理制度并配合實施，使管理制度成了擺設(shè)。第二，由于檔案管理人員的工作經(jīng)驗的現(xiàn)有知識的限制及對單位了解程度的影響，缺少對制度可行性及適度性進行深入研究，在制度設(shè)計方面的確也還有很多需要提高和完善的地方。好的制度設(shè)計需要一定時間的工作實踐和理論知識相結(jié)合，將檔案管理知識運用到學(xué)校的具體工作中，具體問題具體分析，才能制定出細(xì)化及可操作性強的管理制度。第三，很多校領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作想得很簡單，對檔案工作也缺乏了解，沒有意識到實際上規(guī)范的檔案工作不僅繁重而且還很復(fù)雜，也沒有關(guān)心和依據(jù)現(xiàn)實情況的變化，及時的推動和促進檔案工作制度的細(xì)化，也沒有對提高可操作性方面的制度完善給予相關(guān)的支持。例如，很多制度沒有針對本系列材料的具體歸檔時間及歸檔范圍進行符合本單位具體情況的嚴(yán)格界定，那么就容易造成兩種結(jié)果。有的是應(yīng)該在某一具體時間統(tǒng)一移交的工作資料，相關(guān)部門未按規(guī)定移交。他們覺得這些材料我不需要了，也不想存放在部門里占用空間，等不到年底一次性移交，就完成某項工作任務(wù)后立即移交，增加了移交的工作量。有的是跨年產(chǎn)生的項目資料，項目完成后應(yīng)該全部移交，但部門卻為了方便查找及使用，不主動上交檔案室。需要檔案管理員幾次三番催交，造成檔案資料歸檔不規(guī)范、不及時。倘若檔案管理制度中對各種不同檔案資料的歸檔范圍及歸檔時間不夠細(xì)致明確，則會導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案資料歸檔不全面，甚至遺失。而不應(yīng)該被歸檔的資料卻可能存在某些檔案資料之中，占用人力資源和空間資源。檔案管理制度流于形式，缺少細(xì)化及可操作性強的制度設(shè)計，會影響檔案管理工作的規(guī)范和效率，也影響檔案資料的完整及價值。

2.3 檔案工作的信息化程度較低

隨著社會信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的行業(yè)管理都離不開信息化技術(shù)的支持。雖然現(xiàn)在很多辦公軟件越來越好，但檔案管理的信息化還很落后。由于檔案信息化建設(shè)的投入資金較大，所以學(xué)校既沒有充足的資金購買專業(yè)的檔案管理軟件、也沒有專業(yè)的技術(shù)人員提供技術(shù)支撐，更沒有資金配置完善的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，這些都導(dǎo)致了檔案管理工作信息化程度不足。在前期的歸檔整理過程中，很多檔案室沒有專業(yè)的檔案管理軟件進行分類索引，需要檔案工作人員通過大量的手工勞動來對檔案進行逐個排序編碼編目，很大程度上降低了檔案整理的工作效率；在后期的檔案借閱及檔案使用的過程中，沒有專業(yè)軟件的支持，也需要通過手工進行檢索和查找；造成檔案查找率低下，磨損率提高。

3 完善檔案管理工作的對策

3.1 提高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視度及相關(guān)部門工作人員的配合度

想要提高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視度及相關(guān)部門工作人員的配合度，就要首先樹立起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門工作人員的檔案意識。校領(lǐng)導(dǎo)要主動自覺地維護檔案管理工作的秩序，促進檔案管理工作發(fā)展。例如在校內(nèi)請專業(yè)的檔案管理工作名人到學(xué)校進行演講和宣傳，讓更多的人理解檔案工作的價值及重要性，檔案的收集過程和操作規(guī)范，而且還要了解自己在日常工作中要如何配合檔案管理人員工作。首先弄明白檔案工作的意義，其次對于檔案管理工作的配合度要列入各部門負(fù)責(zé)人的日常工作考核，積極調(diào)動各部門力量在學(xué)校內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍。同時校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視并組織檔案管理工作人員積極參與繼續(xù)教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的專業(yè)的檔案管理知識，與時俱進，及時了解國家對于檔案工作的最新規(guī)范，并鼓勵將理論知識與實踐相結(jié)合，結(jié)合本單位實際將理論知識運用于工作，給檔案管理人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)以大力支持，充分激發(fā)他們的工作熱情，使檔案管理更規(guī)范有序。

3.2 建立并完善細(xì)化具有可操作性的、全面的檔案管理工作制度

檔案管理工作制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是重要的理論依據(jù)。制度設(shè)計不僅要全面，還需要對制度的可行性和適度性進行研究，使檔案工作制度具有可操作性。第一，檔案管理制度要結(jié)合本單位工作實際，突出本單位的管理工作特色。因為制度建立是為單位的具體管理工作服務(wù)，光有理論或是流于形式意義都不大，要理論結(jié)合實際，才能做到有理可依，有據(jù)可查。第二，要注意制定的或修改完善的檔案管理制度必須具有簡明性與實用性，人人都能看懂，并且具有很強的可操作性，便于職工參照執(zhí)行。三是在實施檔案管理工作制度是要賞罰分明，調(diào)動員工的積極性和主動性。對配合歸檔工作做得好的職工要給予獎勵，對不遵守檔案工作制度，甚至遺失檔案的行為給予懲罰，保持工作制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，讓職工們都重視并積極配合檔案管理工作。對于檔案的查閱也要按規(guī)范進行，注意檔案資料的保密性和完整性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還需要積極關(guān)注檔案管理工作制度的執(zhí)行情況，在發(fā)現(xiàn)問題時注意及時調(diào)整和完善相關(guān)工作制度。

3.3 加強檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也需要加強信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。一方面，單位要充分利用電子化的各種介質(zhì)做好檔案的存儲及備份工作，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，防止檔案數(shù)據(jù)及檔案信息丟失。另外，單位也要與時俱進，加大對檔案管理信息化方面的資金投入和技術(shù)支持，應(yīng)該購買一些專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，通過專業(yè)的操作軟件為檔案的查閱、檢索等提供高效的服務(wù)。積極建立起信息化辦公平臺，最好能涵蓋檔案管理模塊，例如文書檔案模塊、科技檔案模塊等等，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完善檔案管理，提高工作效率。同時，要注意加強對檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，鼓勵其在操作過程中積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的計算機技術(shù)及專業(yè)檔案軟件的操作使用，努力提高信息化的專業(yè)技能。

4 結(jié)語

檔案管理可能只是一個學(xué)校的基礎(chǔ)工作，但檔案資料的價值和作用卻不容小覷。希望通過在單位樹立良好的檔案意識、提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視及加強部門相關(guān)工作人員的配合，建立并完善細(xì)化的、具有可操作性的檔案工作管理制度、加強檔案管理信息化建設(shè)等方式，全面提升學(xué)校的檔案管理效率和工作質(zhì)量。

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