論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的在線檔案利用服務(wù)工作

【摘要】在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在線檔案利用作為的一種新型檔案利用服務(wù)方式得到利用者的歡迎。在線檔案具有在線預(yù)約、在線查檔、在線鑒證、在線展覽等諸多功能。在線檔案利用應(yīng)找準(zhǔn)定位、加大投入、簡(jiǎn)化流程，為檔案利用者提供更加高效便捷的在線檔案利用服務(wù)，不斷增強(qiáng)人民群眾在檔案利用服務(wù)中的獲得感和滿意度。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;檔案利用;在線服務(wù)

一直以來(lái)，服務(wù)是檔案工作的生命線，提供檔案查閱利用服務(wù)，是各級(jí)檔案部門(mén)發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要渠道，同時(shí)也是檔案部門(mén)踐行“全心全意為人民服務(wù)”的具體行動(dòng)和價(jià)值追求。

近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展和普及，給檔案部門(mén)傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)模式帶來(lái)巨大的變革和挑戰(zhàn)。各級(jí)檔案部門(mén)不應(yīng)固守舊有的傳統(tǒng)利用服務(wù)模式，而應(yīng)積極融入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，踐行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展理念，將傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)體系與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的新理念、新需求和新技術(shù)結(jié)合，探索實(shí)踐在線檔案利用服務(wù)，積極創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式。

一、在線檔案利用服務(wù)的具體舉措

（一）在線預(yù)約

目前，在線預(yù)約方式已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于醫(yī)療、銀行、餐飲等生活的諸多方面，為民眾的生活帶來(lái)了許多便捷。而在很多檔案館，預(yù)約查檔很大一部分還是通過(guò)電話預(yù)約的方式進(jìn)行，工作效率低下。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案部門(mén)可開(kāi)發(fā)在線預(yù)約查檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線預(yù)約查檔服務(wù)。同時(shí)，檔案部門(mén)可將館藏檔案資源類(lèi)型、查檔須知等必要信息在預(yù)約查檔系統(tǒng)中進(jìn)行公告，利用者在通過(guò)在線填寫(xiě)自己的個(gè)人信息、查檔目的、查檔的基本線索與內(nèi)容、查閱時(shí)間等基本信息之后便可提交預(yù)約申請(qǐng)，并將辦理進(jìn)度顯示在狀態(tài)欄里。接到預(yù)約申請(qǐng)后，檔案利用工作人員在后臺(tái)進(jìn)行在線審核，及時(shí)反饋。如，2019年1月，江西省檔案館查檔預(yù)約服務(wù)成功接入支付寶APP，利用者可通過(guò)手機(jī)支付寶APP中的“贛服通”小程序，足不出戶、隨時(shí)隨地在手機(jī)端直接辦理江西省檔案館查檔預(yù)約、查詢預(yù)約結(jié)果等事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了預(yù)約查檔“一號(hào)申請(qǐng)、一次登錄、一網(wǎng)辦理”，大大方便了人民群眾。

通過(guò)在線預(yù)約可以進(jìn)一步簡(jiǎn)化查檔手續(xù)，也可以使檔案部門(mén)提前做好有關(guān)查閱檔案的準(zhǔn)備工作，同時(shí)可以使利用者自主合理安排時(shí)間，提高查閱利用效率，拉近檔案部門(mén)與民眾之間的距離，使查檔利用更加便捷。

（二）在線查檔

在線查檔是檔案部門(mén)將檔案利用服務(wù)延伸到互聯(lián)網(wǎng)終端的有效手段之一。檔案部門(mén)通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案查閱利用系統(tǒng)，將檔案目錄或數(shù)字化檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)分門(mén)別類(lèi)導(dǎo)入利用系統(tǒng)，并將利用系統(tǒng)鏈接至PC端，如官方網(wǎng)站、政務(wù)網(wǎng)等，或是移動(dòng)端，如官方微信平臺(tái)、官方客戶端APP、第三方熱門(mén)手機(jī)應(yīng)用、小程序等。利用者通過(guò)在線注冊(cè)之后，可實(shí)現(xiàn)自主關(guān)鍵詞檢索、查詢檔案目錄、在線瀏覽下載數(shù)字化檔案全文等服務(wù)，滿足利用者足不出戶地方便快捷查詢檔案，實(shí)現(xiàn)了零距離查詢利用檔案。比如，2016 年初，上海浦東新區(qū)檔案館開(kāi)通了“浦東檔案微信公眾號(hào)”、“市民云APP ”等在線查檔平臺(tái)，利用者通過(guò)打開(kāi)上述任一操作平臺(tái)，進(jìn)入“檔案查詢”模塊中，根據(jù)操作提示填寫(xiě)個(gè)人信息和查檔線索信息，提交查檔申請(qǐng)，平臺(tái)審核通過(guò)后，將數(shù)字檔案以加密的形式發(fā)送到利用者實(shí)名認(rèn)證的電子郵箱，利用者通過(guò)下載打印后，就能辦理相關(guān)事務(wù)，使檔案利用進(jìn)一步突破了時(shí)空限制，使利用者實(shí)現(xiàn)了“足不出戶”的檔案查閱。

對(duì)比在線預(yù)約，線下實(shí)地查檔的方式，在線查檔的便捷程度更加凸顯，但目前，筆者通過(guò)調(diào)查瀏覽多個(gè)副省級(jí)以上的檔案館的官方網(wǎng)站或微信公眾平臺(tái)，發(fā)現(xiàn)大部分檔案館雖有在線查檔的功能設(shè)置，但基本上只提供開(kāi)放檔案目錄查詢，可在線利用檔案種類(lèi)偏少，多數(shù)限于民生檔案，在線查檔的實(shí)用性和便捷性還有待加強(qiáng)。

（三）在線鑒證

在傳統(tǒng)利用服務(wù)中，檔案利用服務(wù)工作人員會(huì)在利用者申請(qǐng)復(fù)制的檔案中加蓋簽章，證明復(fù)制件的真實(shí)性和有效性，檔案受理部門(mén)若需驗(yàn)證，則需電話或發(fā)函進(jìn)行詢問(wèn)驗(yàn)證，這種傳統(tǒng)的利用驗(yàn)證方式顯然已落后于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的潮流。隨著信息化的發(fā)展和線上跨區(qū)域檔案利用的增加，數(shù)字化檔案利用率逐年提高，為保障在線利用數(shù)字檔案的有效性、唯一性，以電子簽章技術(shù)為核心的電子檔案利用鑒證技術(shù)孕育而生。以上海浦東新區(qū)檔案館為例，其在檔案在線利用中啟用了電子簽章打印功能，利用者下載獲取數(shù)字檔案時(shí)，都會(huì)附帶有一個(gè)獨(dú)一無(wú)二的檔案材料證明電子章（包括一組數(shù)字形式的簽章代碼及二維碼）且?guī)в袛?shù)字水印。需要驗(yàn)證時(shí)，可在其檔案館開(kāi)通的“檔案電子簽章驗(yàn)證系統(tǒng)”中輸入簽章代碼和隨機(jī)產(chǎn)生的驗(yàn)證碼，便可查詢到該次檔案利用的相關(guān)信息，包括：檔案利用時(shí)間、復(fù)制頁(yè)數(shù)、檔號(hào)以及檔案類(lèi)型。同時(shí)，為了更加方便驗(yàn)證，增加了由電子簽章序列號(hào)生成的二維碼掃描驗(yàn)證手段，利用者或檔案受理部門(mén)利用移動(dòng)終端掃碼功能對(duì)二維碼進(jìn)行掃描即可在線驗(yàn)證。

數(shù)字檔案在線鑒證的成熟和應(yīng)用，打破了檔案利用證明需要線下手工簽章，電話或發(fā)函驗(yàn)證的傳統(tǒng)，減少了利用服務(wù)中的繁瑣工序，提高了利用者的服務(wù)體驗(yàn)，為數(shù)字檔案的高效利用服務(wù)提供保障，同時(shí)為相關(guān)受理部門(mén)提供了驗(yàn)證檔案證明材料的便捷途徑。

（四）在線展覽

除了利用者主動(dòng)查詢利用檔案外，檔案展覽也是一種重要的檔案利用方式。檔案部門(mén)通過(guò)檔案展覽，積極開(kāi)發(fā)利用館藏檔案信息資源，主動(dòng)向社會(huì)公眾提供對(duì)外利用服務(wù)。目前，許多綜合檔案館都建立起實(shí)體主題展廳，但在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)實(shí)體檔案展覽已顯然不能滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的精神文化追求，在線展覽則是實(shí)體展覽的一個(gè)良好的補(bǔ)充。

與線下實(shí)體檔案展覽相比，在線展覽形式多樣，可通過(guò)文字、圖片、音頻、視頻、VR等諸多手段結(jié)合的方式，將原有的線下檔案展覽進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并導(dǎo)入PC端或移動(dòng)端進(jìn)行在線展示，且不受時(shí)間、空間限制，用戶可隨時(shí)隨地進(jìn)行在線瀏覽，在線分享。同時(shí)，對(duì)比線下實(shí)體檔案展覽形式的固定，數(shù)字技術(shù)的成熟可為同一檔案實(shí)體展覽做成多個(gè)不同版本線上展覽的可能，針對(duì)不同群體的特性，充分滿足不同受眾人群的需求，這使得檔案展覽的受眾更廣闊，服務(wù)范圍更廣，影響力更加深遠(yuǎn)。

二、優(yōu)化檔案在線利用服務(wù)的建議

（一）找準(zhǔn)定位，堅(jiān)持用戶至上

優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)必須是讓檔案利用群體滿意，并得到其認(rèn)可檔案利用服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)展的今天，所有產(chǎn)品服務(wù)的生命力和滿意度首先必須要有一個(gè)明確的定位，即面向何種群體，針對(duì)不同群體的差異，提供針對(duì)性的服務(wù)。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)館藏檔案資源利用情況和利用群體特性進(jìn)行分析，在檔案在線利用過(guò)程中充分考慮利用者的需求，以滿足各類(lèi)群體用戶對(duì)不同檔案資源的需求和便捷服務(wù)方式為目的，為各類(lèi)群體用戶提供個(gè)性化和富有特色的檔案利用服務(wù)。

比如，廣州市國(guó)家檔案館館藏的婚姻檔案大部分是涉外婚姻檔案，那么在考慮在線查閱利用涉外婚姻檔案的時(shí)候便需要考慮增設(shè)外文對(duì)照，以滿足部分外國(guó)人在查閱利用婚姻檔案的特殊需求。

又比如在開(kāi)發(fā)設(shè)置在線展覽的時(shí)候，可根據(jù)不同的年齡階層和接受水平，可將檔案展覽做成適合兒童觀看的兒童版，也可以做成中學(xué)生版;也可以在展覽內(nèi)容上研究得更加有深度，做成專(zhuān)家版，還可以著重于普及知識(shí)，做成普通觀眾版。同一多版本的檔案線上展覽可吸引不同層次、不同年齡段的觀眾，通過(guò)這樣一個(gè)新穎的展覽手段，將會(huì)大大提高檔案部門(mén)線上展覽對(duì)觀眾的吸引力和影響力。

（二）加大投入，建設(shè)開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)

在線檔案查閱利用作為一種新型查閱利用方式，以其方便快捷零距離的優(yōu)點(diǎn)深得人民群眾的喜愛(ài)。但此項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)難度也比較大，在線查檔的基本前提，是必須實(shí)現(xiàn)檔案鑒定開(kāi)放和數(shù)字化。而目前，在很多檔案部門(mén)的館藏檔案中，除很少部分檔案在其形成階段便是以數(shù)字化方式記錄保存，絕大多數(shù)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案且鑒定開(kāi)放程度比例較低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，若要發(fā)揮數(shù)字檔案高效便捷的管理利用優(yōu)勢(shì)，一方面要加快館藏檔案的數(shù)字化工作，及時(shí)制定檔案數(shù)字化行動(dòng)工作計(jì)劃，嚴(yán)格按照計(jì)劃的要求完成工作任務(wù)，同時(shí)積極爭(zhēng)取財(cái)政資金支持，加大人力、物力投入，為數(shù)字化工作保駕護(hù)航。另一方面要加快檔案鑒定開(kāi)放工作，組織有關(guān)人員，成立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)館藏檔案的鑒定開(kāi)放工作，將利用量多且未涉及國(guó)家安全或者重大利益的檔案，如民生檔案、新中國(guó)成立前的歷史檔案、形成已滿三十年的紙質(zhì)檔案、照片檔案、影像檔案等進(jìn)行鑒定開(kāi)放。通過(guò)館藏檔案的數(shù)字化和鑒定開(kāi)放，建設(shè)開(kāi)放型檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案在線利用服務(wù)打一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）簡(jiǎn)化流程，提升利用效率

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，人民群眾“辦事難，辦事累”的現(xiàn)象將會(huì)得到有效改善，借助互聯(lián)網(wǎng)能夠簡(jiǎn)化辦事流程，解決民眾的困難，大大提高辦事效率。同樣，檔案部門(mén)也不能置身事外，在檔案在線利用服務(wù)過(guò)程中不僅需要按照便民利民的原則進(jìn)行開(kāi)發(fā)建設(shè)檔案在線利用平臺(tái)，科學(xué)設(shè)置利用欄目，簡(jiǎn)化操作程序，界面簡(jiǎn)潔直觀，充分滿足人民群眾求便、求快、求簡(jiǎn)的心理，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)館際之間的互動(dòng)和合作，相互學(xué)習(xí)對(duì)方的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建跨館合作共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案利用資源共享，提高檔案利用效率，提升用戶滿意度。2019年2月，浙江省檔案館開(kāi)發(fā)建設(shè)的“手機(jī)查檔服務(wù)”成功接入微信小程序，民眾可通過(guò)手機(jī)微信APP中的“掌上查檔”小程序，可向浙江省100家綜合檔案館發(fā)起查檔申請(qǐng)。小程序界面簡(jiǎn)潔，設(shè)置了查檔指引、開(kāi)放檔案、網(wǎng)上咨詢、電子檔案等欄目，運(yùn)用先進(jìn)的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打破地域限制，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”、申請(qǐng)查檔足不出戶、掌上操作方便快捷、接收方式多種多樣，讓老百姓隨時(shí)隨地通過(guò)手機(jī)享受查檔服務(wù)，切實(shí)提升檔案工作服務(wù)社會(huì)公眾的能力。

（四）增強(qiáng)互動(dòng)，提高服務(wù)水平

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在線檔案利用服務(wù)無(wú)論對(duì)于檔案部門(mén)和檔案的利用者都是一件新的事物，一方面在線檔案利用缺乏國(guó)家層面的戰(zhàn)略指導(dǎo)和相關(guān)法律法規(guī)的支撐，沒(méi)有完善的行業(yè)規(guī)范和規(guī)章制度來(lái)引導(dǎo)，各地檔案部門(mén)各自為戰(zhàn)，摸著石頭過(guò)河。另一方面，檔案利用服務(wù)的工作人員對(duì)在線檔案利用認(rèn)識(shí)程度不高，習(xí)慣舊有的利用模式，服務(wù)水平有待提升，同時(shí)檔案利用者對(duì)在線檔案利用服務(wù)知曉率也不高，接收新事物的意愿不強(qiáng)。這就要求在今后的在線檔案利用服務(wù)過(guò)程中，一是在宏觀層面，國(guó)家檔案局應(yīng)積極總結(jié)各地開(kāi)展在線檔案利用服務(wù)的實(shí)踐中所積累的經(jīng)驗(yàn)，盡快制定相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，規(guī)范引導(dǎo)各地檔案部門(mén)開(kāi)展在線檔案利用工作，對(duì)檔案利用服務(wù)人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，提高服務(wù)水平。二是檔案部門(mén)要加強(qiáng)與檔案利用者的交流和互動(dòng)，積極宣傳引導(dǎo)利用者規(guī)范使用在線檔案利用平臺(tái)，提高檔案利用者的知曉率，同時(shí)及時(shí)解答利用者的咨詢和疑惑，廣泛接受利用者的建議、意見(jiàn)和投訴，激發(fā)利用者反饋互動(dòng)交流的積極性，進(jìn)而為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，在線檔案利用服務(wù)將有效地推動(dòng)檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案服務(wù)工作的效率與水平，進(jìn)一步改善檔案服務(wù)環(huán)境，同時(shí)也是檔案部門(mén)提供主動(dòng)服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必然選擇，更是未來(lái)數(shù)字檔案利用服務(wù)發(fā)展的趨勢(shì)和方向。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)作為，積極融入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，為檔案利用者提供更加高效便捷的在線檔案利用服務(wù)，不斷增強(qiáng)人民群眾在檔案利用服務(wù)中的獲得感和滿意度。

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作者簡(jiǎn)介：柏德有，廣州市檔案發(fā)展中心（廣州市音像資料館）檔案助理館員。