提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略研究

黎英

摘 要：對(duì)于檔案業(yè)務(wù)工作的開展而言，文書檔案年度整理歸檔是其中一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，在各級(jí)別單位的檔案整理工作當(dāng)中都存在較為重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前，我國(guó)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了新階段，文書檔案的年度整理歸檔工作也應(yīng)當(dāng)切實(shí)做到與時(shí)俱進(jìn)，符合當(dāng)下社會(huì)環(huán)境，并且需要對(duì)其進(jìn)行有效創(chuàng)新，這樣才能提高該項(xiàng)工作的整體質(zhì)量。文書檔案年度整理歸檔對(duì)于各個(gè)單位文書檔案管理工作都有重要的影響意義，但是在多方面因素的影響之下，文書檔案年度整理歸檔也會(huì)暴露諸多問題。相關(guān)單位與工作人員需要切實(shí)把握該項(xiàng)工作存在的問題，并且從不同角度著手選擇科學(xué)的策略，不斷提高該項(xiàng)工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書檔案;質(zhì)量;歸檔;整理;策略;問題

文書檔案整理歸檔工作主要包含有文書處理與檔案管理等方面，相關(guān)單位的文書部門需要將已經(jīng)結(jié)束辦理且存在重要利用價(jià)值的文書檔案按照其形成過程當(dāng)中存在的內(nèi)在聯(lián)系與規(guī)律進(jìn)行分類整理，之后將文書檔案進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。在文書檔案年度整理歸檔工作當(dāng)中，相關(guān)人員需要對(duì)文書檔案進(jìn)行整合處理，將臨時(shí)性、重要性稍差的文書檔案剔除，將重要的、參考價(jià)值與利用價(jià)值明顯的文書檔案進(jìn)行整理。如果文書檔案年度整理歸檔工作存在嚴(yán)重漏洞，就會(huì)導(dǎo)致文書檔案以零散狀態(tài)存在，這樣很容易造成文書檔案丟失、損壞等，影響文書檔案的保管與日后查閱，對(duì)于相關(guān)工作的開展存在極為不利的影響。在此背景下，針對(duì)文書檔案年度整理歸檔工作存在的相關(guān)問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上選擇科學(xué)的解決策略十分關(guān)鍵。

一、文書檔案年度整理歸檔的基本原則

（1）保證其內(nèi)在聯(lián)系。在文書檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，工作人員需要遵循文書檔案的形成規(guī)律，并且保持其內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)其不同價(jià)值進(jìn)行合理區(qū)分。對(duì)于該項(xiàng)工作的開展，保存并非是最終目的，利于保管及利用才是根本目的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)遵循文書檔案之間的形成規(guī)律，并且保持其聯(lián)系的同時(shí)對(duì)其價(jià)值加以區(qū)分，這樣可以便于文書檔案在日后得到有效利用。

（2）區(qū)分價(jià)值。相關(guān)人員在進(jìn)行文書檔案年度整理歸檔的時(shí)候，需要依照相關(guān)規(guī)定要求，對(duì)不同文書檔案的價(jià)值以及范圍進(jìn)行區(qū)分處理，還要?jiǎng)澏ㄏ鄳?yīng)的保存期限。對(duì)不同價(jià)值的文書檔案進(jìn)行區(qū)分之后，可以讓其更為集中，為日后文書檔案的利用奠定較好基礎(chǔ)。文書檔案的客體形成之后，就與未來的用戶存在了某種潛在價(jià)值，而文書檔案價(jià)值只有在客體被實(shí)際利用之后，才能轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值。

（3）便于保管及利用。在文書檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，相關(guān)人員也需要確保文書檔案便于保管以及利用，這也是檢驗(yàn)文書檔案年度整理歸檔實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)。從某種角度而言，保管與利用是相輔相成、互相影響且互相制約的關(guān)系，相關(guān)人員不能片面強(qiáng)調(diào)兩者中的某一方面而忽視另一部分。相關(guān)單位在該項(xiàng)工作當(dāng)中也不能取消分類處理的原則，工作人員一定要將便于保管及利用作為基本的出發(fā)點(diǎn)，這樣才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)文書檔案年度整理歸檔的基本目的。

二、文書檔案年度整理歸檔存在的問題

（1）認(rèn)識(shí)程度不足。在實(shí)際工作的開展當(dāng)中，文書檔案年度整理歸檔存在的首要問題就是相關(guān)單位及人員對(duì)該項(xiàng)工作未能給予應(yīng)有的重視。很多單位與管理人員在文書檔案年度整理歸檔工作中仍然未能認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作開展的必要性，也沒有針對(duì)該項(xiàng)工作的實(shí)際開展提供強(qiáng)有力的支持，很多領(lǐng)導(dǎo)都無法認(rèn)識(shí)到文書檔案年度整理歸檔的實(shí)際意義，也無法掌握該項(xiàng)工作對(duì)于單位整體運(yùn)行的重要作用。在此背景下，文書檔案年度整理歸檔工作就無法獲得應(yīng)有的支持，后續(xù)環(huán)節(jié)無法順利進(jìn)行。此外，該項(xiàng)工作如果無法得到有效重視，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就不會(huì)投入相應(yīng)的資金等，該項(xiàng)工作的方式也會(huì)較為落后，人員結(jié)構(gòu)的更新與調(diào)整也會(huì)停滯不前，這也是導(dǎo)致該項(xiàng)工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的關(guān)鍵問題。

（2）收集存在難度。在文書檔案年度整理歸檔工作當(dāng)中，很多科室以及工作人員都沒有重視到文書檔案收集以及整理的重要價(jià)值，這樣就會(huì)造成“輕檔案、重經(jīng)營(yíng)”的錯(cuò)誤思想不斷蔓延。這樣一來，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員的主動(dòng)性與積極性嚴(yán)重不足，在文書檔案的收集方面不夠認(rèn)真，導(dǎo)致文書檔案收集的完整性受到嚴(yán)重影響，無法確保后續(xù)年度整理歸檔與收集之間的合理銜接。

（3）工作人員素質(zhì)水平不高。對(duì)于文書檔案的年度整理歸檔工作開展而言，工作人員是重要的影響因素，只有保證 工作人員的整體素質(zhì)與能力水平得到提高，才能有效確保文書檔案年度整理歸檔的自身質(zhì)量。很多單位在實(shí)際工作當(dāng)中不重視文書檔案管理工作，因此沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面、有效的培訓(xùn)與考核等，這會(huì)造成工作人員在實(shí)際操作當(dāng)中長(zhǎng)期缺乏專業(yè)的理論知識(shí)培訓(xùn)，造成工作人員在文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能方面停滯不前，無法與不斷進(jìn)步的信息技術(shù)相適應(yīng)，難以滿足新時(shí)期文書檔案管理工作的各項(xiàng)要求。

（4）信息化與現(xiàn)代化程度很低。目前，我國(guó)已經(jīng)完全進(jìn)入了信息化社會(huì)發(fā)展階段，因此，文書檔案的年度整理歸檔工作也需要向著現(xiàn)代化、信息化方向去發(fā)展。但是，很多單位因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入不足等原因，造成單位庫(kù)房的設(shè)備難以滿足文書檔案整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)的最低要求，檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化程度也比較低，從而導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為檔案管理效率提高的一個(gè)重要原因，如果管理人員仍然無法實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，就會(huì)造成文書檔案年度整理歸檔受到不利影響。

三、提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的主要策略

（1）給予高度重視。對(duì)于文書檔案的年度歸檔整理工作開展而言，無法離開相應(yīng)的理念進(jìn)行指導(dǎo)。相關(guān)單位的管理人員需要切實(shí)認(rèn)識(shí)到文書檔案年度整理歸檔管理的重要價(jià)值，選擇新型的現(xiàn)代化管理理念加以指導(dǎo)，有步驟和計(jì)劃地開展文書檔案的年度整理歸檔工作，并且從人力因素、設(shè)施投入以及資金支持等方面入手，確保信息化理念在文書檔案年度整理歸檔工作各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中得以貫徹。只有依靠相應(yīng)的理念進(jìn)行指導(dǎo)，才能確保文書檔案的年度整理歸檔工作得到有效保證。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先需要認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的價(jià)值與必要性，并且要在單位中進(jìn)行宣傳，確保各級(jí)工作人員從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到文書檔案年度整理歸檔工作的內(nèi)涵，這樣才會(huì)形成上行下效的局面，確保相關(guān)意識(shí)得以貫徹。

（2）開展信息化管理。當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展階段，對(duì)于文書檔案年度整理歸檔，相關(guān)人員也可以多選擇一些信息化操作手段進(jìn)行處理，比如建立信息平臺(tái)等，將文書檔案的相關(guān)信息輸入信息平臺(tái)。這樣一來，就可以在信息平臺(tái)中查找到文書檔案的具體信息，免去人工查閱的不便，既可以保證文書檔案整理歸檔工作向著信息化方向邁進(jìn)，也能有效提高文書檔案整理歸檔的自身效率。

（3）做好電子文件的整理歸檔。在文書檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中，電子文件的整理歸檔也是其中重要的組成部分，相關(guān)人員需要按照“一文一件”的處理原則進(jìn)行整理歸檔，并且按照電子文件的保管期限、年度等進(jìn)行分別處理，將正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件等歸為一件文件，如果請(qǐng)示、批復(fù)以及報(bào)告等電子文件較為松散，相關(guān)人員可以選擇電子管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索匹配分析。相關(guān)人員可以將電子文件的主要信息錄入電子管理系統(tǒng)，并且可以利用協(xié)同系統(tǒng)直接進(jìn)行信息導(dǎo)入，而對(duì)于電子文件的分類、保管期限等，可以在后續(xù)進(jìn)行整理的時(shí)候進(jìn)行修改或者補(bǔ)錄等。針對(duì)電子文件的編號(hào)，相關(guān)人員可以選擇電子文件的處理系統(tǒng)，按照設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)生成處理，針對(duì)不同時(shí)間段的電子文件，相關(guān)人員可以將其內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行打包處理，用刻錄光盤的形式進(jìn)行保管，這樣可以確保電子文件整理歸檔的質(zhì)量，延長(zhǎng)其保管期限等。

四、結(jié)語

在各單位實(shí)際工作的開展當(dāng)中，文書檔案年度整理歸檔都是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。目前，我國(guó)社會(huì)整體發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)新階段，信息化技術(shù)的應(yīng)用也十分廣泛，這也給文書檔案年度整理歸檔工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。相關(guān)單位的管理人員需要切實(shí)認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要價(jià)值，為文書檔案年度整理歸檔的開展提供有力支持，從事該項(xiàng)工作的人員則需要把握好文書檔案年度整理歸檔的基本原則，并且對(duì)該項(xiàng)工作暴露出的問題進(jìn)行總結(jié)分析，在此基礎(chǔ)上選擇科學(xué)的處理方案，實(shí)現(xiàn)文書檔案年度整理歸檔的深入革新。

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