基于內(nèi)部控制視角對高校經(jīng)濟(jì)合同管理的思考

吳旻昊

摘要：隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，合同管理成為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同作為合同管理的主要方面，對于高校規(guī)范管理、控制風(fēng)險(xiǎn)以及維護(hù)合法權(quán)益等均具有重要的意義。本文針對當(dāng)前階段我國高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，探究問題產(chǎn)生的具體原因，在此基礎(chǔ)上從內(nèi)部控制的角度，探討完善高校經(jīng)濟(jì)合同管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：高校;內(nèi)部控制;經(jīng)濟(jì)合同管理

近年來，隨著教育改革的逐步推進(jìn)，我國高等教育事業(yè)獲得了長足的發(fā)展，高校參與市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越發(fā)頻繁。高校在開展對外交流和合作的過程中，必然涉及到合同的簽訂，經(jīng)濟(jì)合同在所有合同中占據(jù)的比例較大。因此本文僅針對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行相關(guān)探討。

財(cái)政部頒布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》后，行政事業(yè)單位都在加快完善自身的內(nèi)部控制建設(shè)。作為高校內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，經(jīng)濟(jì)合同管理也受到很多的關(guān)注。但受限于發(fā)展時(shí)間的限制，高校經(jīng)濟(jì)合同管理在具體實(shí)施的過程中仍存在的一些問題，如預(yù)算管理不到位、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足等。因此如何完善經(jīng)濟(jì)合同管理成為亟待解決的問題。

一、國內(nèi)外高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀

（一）國外經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀

西方針對經(jīng)濟(jì)合同管理的研究比較先進(jìn)，已經(jīng)形成較為完善的合同控制和管理準(zhǔn)則。早在上世紀(jì)五十年代末，美國就成立了世界范圍內(nèi)首個(gè)合同管理相關(guān)協(xié)會(huì)。根據(jù)2002年7月生效的《SOX》法案，審計(jì)人員必須要對單位年報(bào)進(jìn)行審查，并由董事會(huì)對內(nèi)部控制的評(píng)估發(fā)表意見。管理層要在年報(bào)中對內(nèi)部控制評(píng)估結(jié)果和審計(jì)人員對單位內(nèi)控實(shí)施情況的評(píng)估做出解釋。同時(shí)，德國的《股份有限公司法》也做出了類似的規(guī)定。近年來，西方國家對合同管理以及內(nèi)部控制的研究持續(xù)深入，其中關(guān)于合同管理體制完善以及訂立過程規(guī)范的研究較多，其中涉及到貪污腐敗、資金利用率、控制權(quán)分配等方面的問題。

（二）國內(nèi)高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀

在國內(nèi)，廣大學(xué)者對高校合同管理進(jìn)行了探索研究，研究主要集中在三個(gè)方面，分別是合同管理體制、經(jīng)濟(jì)合同管理以及經(jīng)濟(jì)合同管理問題。史為業(yè)在《高校合同管理的路徑探析》中提出高校應(yīng)從組織制度方面采取措施實(shí)現(xiàn)合同的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，具體措施包括提高重視、統(tǒng)一組織制度、強(qiáng)化管理措施執(zhí)行、完善監(jiān)督體系等。孫培清、梁桑在《淺議新形勢下高校經(jīng)濟(jì)合同管理》中認(rèn)為目前學(xué)術(shù)領(lǐng)域比較推崇的管理體制為“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”，高校要對合同管理的組織以及合同制定的各個(gè)環(huán)節(jié)制定清晰明確的標(biāo)準(zhǔn)?？傮w上來看，我國學(xué)者對高校經(jīng)濟(jì)合同管理的研究多為現(xiàn)狀描述、問題來由以及路徑探析，實(shí)踐方面的范例闡述比較缺乏。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題

（一）相關(guān)制度操作性不強(qiáng)

2012年11月29日，財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，該規(guī)范第四章第六節(jié)合同控制中，針對高校財(cái)務(wù)制度建設(shè)提出了規(guī)范性的指導(dǎo)意見，涉及到預(yù)算管理、合同執(zhí)行、糾紛解決等。但合同歸口管理溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、監(jiān)督審查機(jī)制、合同跟蹤管理機(jī)制等均難以落實(shí)。

（二）管理框架體系不完善

1.流程設(shè)計(jì)不合理，分工模糊。有的高校流程設(shè)計(jì)過于簡單，缺乏必要的牽制和審批環(huán)節(jié)，導(dǎo)致管理工作形同虛設(shè)。有的高校流程設(shè)計(jì)過于繁瑣，嚴(yán)重影響管理效率。尤其是在崗位設(shè)置方面，存在一人包干全部合同管理工作的情況，崗位設(shè)置過于隨意，無法形成相互監(jiān)督。我國高校經(jīng)濟(jì)合同管理雖然隸屬于行政管理，但是卻不具備規(guī)范的歸口管理模式，這種多頭管理的局面，容易帶來合同管理的混亂，從而導(dǎo)致高校對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)容無法形成良好的掌握，承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)大幅度增加。

2.預(yù)算控制不到位。預(yù)算編制是高校經(jīng)濟(jì)合同管理的重要內(nèi)容，但結(jié)合實(shí)際情況來看，很多高校對這項(xiàng)內(nèi)容的重視程度不夠，預(yù)算編制常常是草草完成，內(nèi)容籠統(tǒng)，監(jiān)管不力，常常違反“先預(yù)算—后計(jì)劃—再實(shí)施”的程序。在實(shí)際工作中，高校在簽訂合同時(shí)，也未對具體項(xiàng)目進(jìn)行有效的調(diào)研，預(yù)算編制敷衍隨意，和實(shí)際情況出現(xiàn)巨大偏差，容易出現(xiàn)超支現(xiàn)象。

3.合同歸檔管理不規(guī)范。合同檔案是經(jīng)濟(jì)合同管理的重要方面，不僅可以為管理工作提供依據(jù)，在處理法律糾紛或是追究違約責(zé)任時(shí)也能發(fā)揮重要作用。但目前，許多高校的合同檔案往往分散于不同的業(yè)務(wù)部門，并未進(jìn)行統(tǒng)一管理。而且，一部分高校在合同檔案管理中仍然采用的是傳統(tǒng)的人工管理模式，很難應(yīng)付不斷增長的工作量，且容易出現(xiàn)更新不力或是遺漏缺失的情況，在查閱和使用方面也存在著諸多不便之處。

（三）風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不足

雖然我國市場經(jīng)濟(jì)體制已逐步完善，但是很多高校的管理人員對于經(jīng)濟(jì)合同簽訂意義的認(rèn)知仍舊浮于表面，將其當(dāng)做一種必要的“形式”。這種不重視的態(tài)度不僅催生了許多暗箱操作，同時(shí)暴露出薄弱的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同管理工作無法落到實(shí)處，引發(fā)不必要的糾紛和違約問題。

（四）審核監(jiān)督不到位

由于參與部門眾多以及時(shí)間跨度大等因素，高校經(jīng)濟(jì)合同簽訂以及執(zhí)行的過程都隱藏一定的風(fēng)險(xiǎn)，在一些大額合作項(xiàng)目上體現(xiàn)的尤為明顯。很多高校在對外經(jīng)濟(jì)合作方面設(shè)置了一定的審計(jì)監(jiān)督環(huán)節(jié)，但大部分停留在宏觀制度層面，如合同策劃、談判、簽訂、執(zhí)行等，但針對合同編制、合同審核、合同歸檔、預(yù)算編制審核等方面卻未制定配套的管理細(xì)則，審計(jì)監(jiān)督作用難以發(fā)揮。

三、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在問題的原因分析

（一）授權(quán)審批制度不規(guī)范

目前，高校經(jīng)濟(jì)合同管理實(shí)行校長負(fù)責(zé)制，即高校對外經(jīng)濟(jì)合同必須由校長作為合同的法定簽約人。但在實(shí)際工作中，受到時(shí)效問題的影響，合同簽訂的整套程序往往是由二級(jí)業(yè)務(wù)部門獨(dú)立完成，逐級(jí)授權(quán)審批負(fù)責(zé)制形同虛設(shè)。同時(shí)，合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)未實(shí)現(xiàn)有效的崗位牽制，加劇了經(jīng)濟(jì)合同管理的松散。

（二）管理組織架構(gòu)不合理

很多高校的經(jīng)濟(jì)合同管理都缺少頂層設(shè)計(jì)，未形成完整的合同管理組織架構(gòu)，加上人手不足，也未形成合理的分工合作，實(shí)施環(huán)節(jié)更是缺乏歸口部門管理，形成多頭管理的局面。由于職責(zé)劃分不明確，各職能部門常常出現(xiàn)相互推諉責(zé)任的情況。同時(shí)，缺少歸口管理機(jī)制，容易出現(xiàn)無主管理的情況。例如采購物資合同由資產(chǎn)管理處牽頭、基建合同有基建處牽頭，物資維修供應(yīng)合同有后勤采購部門管理，這種多頭管理的現(xiàn)狀若是不能及時(shí)改變，很難適應(yīng)新時(shí)期高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

（三）風(fēng)險(xiǎn)控制及審計(jì)監(jiān)督觀念落后

合同管理是一個(gè)長期動(dòng)態(tài)的過程。高校行政管理人員對市場經(jīng)濟(jì)形勢缺乏正確的預(yù)估和重視，對法律知識(shí)一知半解，缺少必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。這將對經(jīng)濟(jì)合同管理帶來極大的負(fù)面影響。同樣是由于對合同法律知識(shí)的不重視，許多高校在設(shè)計(jì)合同管理流程時(shí)都只是單純的走形式，僅僅停留在滿足宏觀制度要求的層面，未落到實(shí)處。

（四）復(fù)合型專業(yè)人才匱乏

高校經(jīng)濟(jì)合同管理的專業(yè)性較強(qiáng)，它涉及到了會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等多個(gè)專業(yè)學(xué)科，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力都有著很高的要求。但我國高校的經(jīng)濟(jì)合同管理人員很多都不是專業(yè)出身，對這項(xiàng)工作的了解存在不足，因此工作過程中存在明顯的盲目性和隨意性，管理水平難以提升。

四、提升高校經(jīng)濟(jì)合同管理的有效策略

（一）構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度

科學(xué)完善的內(nèi)部控制制度是高校經(jīng)濟(jì)合同管理工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)。應(yīng)以《合同法》等相關(guān)法律政策為依據(jù)，結(jié)合高校自身實(shí)際情況，構(gòu)建高校合同管理辦法，對合同簽訂以及執(zhí)行的整個(gè)過程進(jìn)行細(xì)致的部署，科學(xué)設(shè)置崗位，逐步形成相互監(jiān)督牽制的局面。

在完成制度構(gòu)建的基礎(chǔ)上，應(yīng)關(guān)注制度的落實(shí)情況，加大責(zé)任追究力度，保障制度建設(shè)的效果得到充分的發(fā)揮。如，建立合同跟蹤管理制度。很多高校的經(jīng)濟(jì)合同管理止于簽訂完成，忽視了合同執(zhí)行以及歸檔，因此，高校應(yīng)貫徹落實(shí)動(dòng)態(tài)性和全程性的合同管理理念，將監(jiān)督管理從前期策劃覆蓋到歸檔的整個(gè)過程，設(shè)置專人對不同環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤，尤其是重點(diǎn)崗位，應(yīng)采取不定期輪崗制，強(qiáng)化監(jiān)控力度，同時(shí)逐步推動(dòng)內(nèi)部管理領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)制度的日?；鸵?guī)范化，保障合同的順暢運(yùn)行，隨時(shí)掌握了解合同進(jìn)度和執(zhí)行情況，以便及時(shí)針對突發(fā)問題采取應(yīng)對措施。

（二）科學(xué)設(shè)計(jì)經(jīng)濟(jì)合同管理流程

在設(shè)計(jì)合同管理流程時(shí)，應(yīng)將不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與其管理部門相對應(yīng)，明確不同職能部門的具體分工，做到協(xié)調(diào)合作，保障管理工作的高效有序開展。在經(jīng)濟(jì)合同管理體系中，經(jīng)濟(jì)合同管理決策機(jī)構(gòu)（如校務(wù)會(huì)）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌控制，主要進(jìn)行合同簽訂授權(quán)等。經(jīng)濟(jì)合同承辦部門負(fù)責(zé)合同和相關(guān)事項(xiàng)手續(xù)的辦理工作。業(yè)務(wù)歸口部門分別負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)實(shí)施的管理，主要是對合同條款審核、合同訂立等。合同審核部門，可以由內(nèi)部財(cái)務(wù)人員和審計(jì)人員組成，主要負(fù)責(zé)對經(jīng)濟(jì)合同的條款進(jìn)行審核，并跟蹤監(jiān)管合同的執(zhí)行。在條件允許的情況下，最好聘請專門的法律顧問對經(jīng)濟(jì)合同的合法性進(jìn)行審核把關(guān)。

（三）加強(qiáng)合同管理隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)管理隊(duì)伍是高校經(jīng)濟(jì)合同管理工作高效開展的重要保障。各高校應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)重視，定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加專業(yè)化培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，還應(yīng)做好法制普及和道德教育，使經(jīng)濟(jì)合同管理人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的履行自身職責(zé)。積極和其他院校開展交流討論，或是聘請專家到校開展講座指導(dǎo)等。積極提升管理人員的信息化水平，將經(jīng)濟(jì)合同管理信息化建設(shè)納入到學(xué)校管理信息系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃中。構(gòu)建覆蓋所有部門的信息共享平臺(tái)，為不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享提供保障。同時(shí)推動(dòng)合同管理整個(gè)過程的信息化，通過軟件實(shí)現(xiàn)控制管理。

經(jīng)濟(jì)合同管理是高校內(nèi)部控制的重要一環(huán)。只有不斷改進(jìn)和完善經(jīng)濟(jì)合同管理工作，才能有效的降低高校在對外經(jīng)濟(jì)合作中承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，保障高校的合法權(quán)益，促進(jìn)其持續(xù)發(fā)展。

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