新時期如何做好教師干部人事檔案管理工作

梁曉玲

摘 要：近年來，隨著社會的不斷進步，高校對于教師干部的人事檔案管理工作越來越重視。建立健全教師干部檔案管理制度，是檔案管理專業(yè)化和程序化的要求，也是落實國家“雙一流”政策的具體步驟。我國教師干部檔案的類型和管理流程已經(jīng)相對成熟，但還存在一些問題，本文主要從當前我國教師人事干部檔案管理體系出現(xiàn)的問題入手，并積極尋找解決策略，以期能夠在加強高校檔案科學保存的同時，推動檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：新時期 教師干部 人事檔案管理

一、教師干部人事檔案管理體系出現(xiàn)的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的管理標準

雖然國家已經(jīng)發(fā)布了關(guān)于高校干部檔案管理的工作條例，但由于缺乏統(tǒng)一詳細的管理標準，各高校在開展管理工作時，仍然會依據(jù)學校的實際情況來制定管理方案，所以經(jīng)常會出現(xiàn)教師干部人事檔案移交困難的局面出現(xiàn)，由于人員的流動性較強，使人事檔案在交接的過程中出現(xiàn)大量的遺失現(xiàn)象。

（二）工作業(yè)務素養(yǎng)不高，缺乏專業(yè)性人才

目前，大部分高校并沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以管理人員通常由學校的教務長兼職。干部人事檔案管理作為一項系統(tǒng)性較強且工作內(nèi)容較為繁瑣的管理活動，需要具備專業(yè)素養(yǎng)以及管理能力較強的高素質(zhì)人才，才能在保證管理工作順利開展的情況下，有效地提升工作效率。一方面兼職管理人員，管理業(yè)務素養(yǎng)不高，無法適應繁瑣的工作內(nèi)容，在巨大的壓力下有時甚至會出現(xiàn)檔案丟失的情況。另一方面，由于沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，兼職管理人員無法快速有效得對檔案信息進行采集，不僅使工作效率下降，也使檔案資料存放出現(xiàn)不及時和不規(guī)則的現(xiàn)象?？傮w而言，高校教師干部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，不僅使檔案管理工作效率得不到有效提升，也會對管理工作的開展產(chǎn)生負面影響。

（三）信息資源得不到有效利用

人事檔案管理工作的有效開展，能夠極大地提高高校的信息資源利用率，現(xiàn)實情況下由于知識產(chǎn)權(quán)的保護，若是僅為保存數(shù)據(jù)信息而建立檔案，文件也會受到一定程度的查閱限制，因此許多檔案的查閱都受到阻礙。例如某次高校干部培訓，將教師干部人事檔案的資料均轉(zhuǎn)化為電子信息檔案進行錄入，然后與課程講授視頻、學生學習成果以及執(zhí)教經(jīng)驗總結(jié)等內(nèi)容一同上傳，供各個教師干部查閱。這種做法看似使檔案信息資源得到極大程度的利用，但實際情況是由于上述活動正是信息編制的初期，因此對各種數(shù)據(jù)信息資料的利用仍然沒有發(fā)揮其作用，所以不少干部教師除了能夠用賬戶及密碼登錄自己的檔案界面，以搜尋個人訓練檔案資料外，現(xiàn)實仍處于匯編檔案資料的階段。不僅無法準確地搜索到自己所需要的檔案數(shù)據(jù)，高校的人事檔案管理人員也只能少范圍地搜索到本校教師相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，不僅使檔案文件的使用范圍得不到擴大，信息資源的利用率也隨之降低。[1]

二、做好檔案管理工作的具體措施

（一）建立健全教師干部檔案管理制度

檔案管理工作作為保證高校其他管理活動順利開展的重要保證，各大高校需要充分意識到檔案管理活動的重要性，積極建立健全教師干部檔案管理制度，并定期開展培訓工作，使教職人員師通過宣傳能夠意識到開展檔案管理工作的重要意義，熟知各個教學工作檔案的存檔范圍，并通過對其文件存檔意識的樹立，在促進管理工作順利開展中獲得教職人員的關(guān)注和支持。同時，學校也需要建立相應的檔案管理獎懲制度，保證檔案管理工作能夠有效的落實與開展，對不符合存檔要求、沒有樹立正確存檔意識的職工教師進行批評教育，對符合檔案管理工作要求的教師給予一定的支持和鼓勵，使檔案管理意識能夠真正地深入到各個教職人員的內(nèi)心深處。[2]

（二）培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的管理人才

檔案管理作為一項復雜且系統(tǒng)性較強的工作，不僅工作量繁重而且需要具備較高專業(yè)素質(zhì)以及管理水平的人才，才能推動管理工作的順利開展，因此，工作人員的管理能力不僅會對工作效率的高低產(chǎn)生直接影響，同時也是決定工作質(zhì)量的直接因素。所以有能力的高?？梢云刚埜咝n案管理人員，在高校建立起一支高素質(zhì)、高素養(yǎng)以及高水平的檔案管理團隊，并通過對專業(yè)素養(yǎng)管理人才的培養(yǎng)，促進管理工作的順利開展。另外，各大高校也可以定期舉辦交流會，使各學校的管理人員可以學習干部檔案管理經(jīng)驗。

（三）重視管理工作的信息化建設

傳統(tǒng)的檔案管理工作因其系統(tǒng)性與存儲性質(zhì)的特點，不僅工作量巨大，而且人工的檔案錄入與查找也嚴重影響了檔案信息的使用效率。因此各大高校需要加強對檔案管理工作信息化的建設，采用電子信息檔案的錄入方式改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。通過信息化的建設，不僅能夠極大地節(jié)省檔案存儲空間，容納更多的檔案信息，也在智能化的查閱方式中極大地提高工作效率。同時各大高校也可以建立信息化的數(shù)字檔案平臺，實現(xiàn)學校之間的數(shù)據(jù)信息共享與整合，從而在提高資源利用率的同時，促進人事檔案管理工作未來的蓬勃發(fā)展。

三、結(jié)語

當今社會最寶貴的資源是什么？答案自然是信息資源。在大數(shù)據(jù)時代，信息就是財富，教師和干部人事檔案中的信息是教育最寶貴的資產(chǎn)之一。筆者主要通過教師干部人事檔案管理體系的現(xiàn)狀，從健全制度、人才培養(yǎng)以及信息化建設三個方面尋找有效開展檔案管理工作的具體途徑，以期能夠給其他研究者提供一些依據(jù)。

參考文獻

[1]洪樹瓊.關(guān)于教師人事檔案管理的若干建議[J].長江叢刊，2018，3（22）：135.

[2]楊發(fā)章，趙建輝.淺談如何做好教師干部人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務.2018.3（13）：154—155.