新時期高校大學(xué)生流動人才檔案信息建設(shè)研究

陳學(xué)友

摘 要：隨著我國教育的發(fā)展，在幾乎人人都能讀大學(xué)的背景之下，高校的大學(xué)生流動人才占比逐年遞增，總體呈不斷增長的趨勢。大學(xué)生流動人才檔案在現(xiàn)階段以及今后的一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，無論是對國家、單位或?qū)W(xué)生未來就業(yè)等方面都有著舉足輕重的作用。因此，高校大學(xué)生流動人才檔案信息建設(shè)變得越來越重要。而以往的檔案管理工作方法已不能完全適應(yīng)目前高校流動人才檔案管理工作的要求，因此，檔案管理工作需要進一步討論，以更好地服務(wù)于高校大學(xué)生流動人才。本文將圍繞高校大學(xué)生流動人才檔案管理的重要性、大學(xué)生流動人才檔案管理工作中存在的問題以及加強大學(xué)生流動人才檔案管理工作的信息化建設(shè)三方面進行闡述。

關(guān)鍵詞：高校 流動人才 檔案管理

一、大學(xué)生流動人才檔案管理的重要性

大學(xué)生學(xué)籍檔案是以學(xué)生為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案主要記錄著學(xué)生初中、高中以及大學(xué)階段的經(jīng)歷，包含著個人簡介、家庭狀況、政治面貌等材料，它記錄了學(xué)生的政治思想、生活作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、在校期間的獎懲、體檢信息、社會實踐、道德品質(zhì)等重要信息，準(zhǔn)確完整的檔案是反應(yīng)畢業(yè)生綜合素質(zhì)和政治素養(yǎng)的重要依據(jù)和憑證[1]。

對于大學(xué)生個人來說，檔案很重要，人事檔案沒處理好將給自己帶來很多麻煩。大學(xué)生考公務(wù)員、考研、出國、升學(xué)以及未來結(jié)婚、生育等，都要用到檔案。否則，個人將無法辦理相關(guān)證明。如果大學(xué)生考上公務(wù)員或進入事業(yè)、國企單位工作時，在職業(yè)生涯中定級、晉升、調(diào)資、任免、住房補貼發(fā)放、獎懲等方面的呈報審批材料都要記入本人檔案，作為評價依據(jù)。大學(xué)生檔案對大學(xué)生未來生涯有重要的影響，大學(xué)生流動人才檔案管理的重要性就不言而喻了，而且大學(xué)生流動人才檔案管理的工作非常艱巨。

二、大學(xué)生流動人才檔案管理工作中存在的問題

目前，大學(xué)生檔案管理工作存在著很多問題，如果相關(guān)檔案管理部門不能規(guī)范地進行大學(xué)生檔案管理，將導(dǎo)致其不能真實反映大學(xué)生在校期間的狀況，這對未來大學(xué)生的工作生活將起到舉足輕重的作用。因此，只有正確認(rèn)識到大學(xué)生流動人才檔案管理的重要性，找出現(xiàn)階段大學(xué)生流動人才檔案管理工作中存在的問題，并找到相對應(yīng)的解決方法，才能對未來大學(xué)生流動人才管理工作起到積極促進的作用[2]。

（一）軟硬件設(shè)施不夠完善，檔案管理人員需要更加專業(yè)

學(xué)生檔案是寶貴的，對學(xué)生未來的前途息息相關(guān)。管理好檔案不僅是對學(xué)生負(fù)責(zé)，更是體現(xiàn)了學(xué)校的師資力量。

目前，我國高校頻頻出現(xiàn)學(xué)生檔案登記不準(zhǔn)確、登記信息出錯;大學(xué)生無處可查自己的檔案;檔案受潮、出現(xiàn)涂改、保密工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葼顩r。而且，還有很多高校不能及時將大量的學(xué)生檔案于第一時間轉(zhuǎn)出，進而造成很多學(xué)生畢業(yè)之后找不到自己的檔案。

因此，學(xué)校檔案管理部門需要改善軟硬件設(shè)施，進而加強檔案嚴(yán)謹(jǐn)儲存、增強保密工作，保證正確登記、保證學(xué)生檔案及時寄出，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（二）學(xué)生缺乏檔案知識教育，檔案滯留現(xiàn)象越來越嚴(yán)重

當(dāng)前我國就業(yè)流動性較大，用工形勢更加多樣化。目前進入企業(yè)單位工作的人數(shù)越來越多，而大多數(shù)企業(yè)和員工簽訂合同時，注重學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證。除事業(yè)單位、公務(wù)員單位、國企、央企需要政審檔案外，其他企業(yè)基本上不用檔案，這就淡化了大家對檔案重要性的認(rèn)識。

目前，我國仍有一部分大學(xué)生不重視自己的檔案，甚至不知道自己的檔案里記錄的信息，不了解未來檔案對自己工作的重要性，畢業(yè)后讓自己的檔案遺留在學(xué)校。

還有很多高校學(xué)生畢業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)遞到人才服務(wù)機構(gòu)后，從來不管理自己的檔案，因此出現(xiàn)了大量的人檔脫離的現(xiàn)象，甚至很多畢業(yè)生檔案變成了“死檔”。

三、 加強大學(xué)生流動人才檔案管理工作的信息化建設(shè)

（一）完善檔案管理軟硬件設(shè)施，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

高校檔案管理部門需要加強資金投入，采用更加可靠的檔案儲存柜，進而避免未來檔案有可能出現(xiàn)的受潮現(xiàn)象。

我國很多高校檔案管理人員存在著懶惰、不夠?qū)I(yè)等問題。所以，加強管理人才隊伍建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)，選用更加專業(yè)的人才，提供不斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等課程，培養(yǎng)業(yè)務(wù)精通的工作者十分重要，這樣才能最大程度避免學(xué)生檔案出現(xiàn)信息泄露、檔案涂改等問題。

（二）利用互聯(lián)網(wǎng)機制進行檔案管控

大學(xué)里有大量的學(xué)生檔案，完全憑借人工登記管理是不可能不出現(xiàn)問題的。而當(dāng)下的高校檔案管理部門可以創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)協(xié)調(diào)工作機制，并按照工作類型規(guī)劃責(zé)任人，協(xié)同開展大學(xué)生流動人才檔案管理的工作。

憑借先進的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)調(diào)工作機制可以完善學(xué)生檔案信息的檢索，便于快速查詢檔案信息，提升工作效率。

（三）加強學(xué)生檔案知識教育的培訓(xùn)

由于很多在校大學(xué)生并不了解檔案對自己未來的重要性，以至于畢業(yè)之后由于檔案方面的問題進行繁瑣的程序，增加時間、金錢成本。

實際上，在學(xué)生建立檔案的時候，學(xué)校就應(yīng)該向?qū)W生強調(diào)檔案的重要性，并向?qū)W生進行檔案知識教育培訓(xùn)。

在高校，學(xué)?？梢蚤_展相應(yīng)的講座，讓大學(xué)生提前了解檔案的用途、檔案轉(zhuǎn)遞的流程、人事檔案和學(xué)生檔案的聯(lián)系與區(qū)別等，這樣才可以從源頭上解決檔案知識匱乏和檔案滯留問題。

總之，大學(xué)生流動人才檔案與學(xué)生未來的前途有所關(guān)聯(lián)，大學(xué)生的檔案管理需要學(xué)校和相關(guān)部門正式重視起來。檔案管理工作人員應(yīng)該貫徹有關(guān)文件精神，真正為學(xué)生做好檔案管理及轉(zhuǎn)遞的工作。

參考文獻

[1]史文嬌.淺談流動人口的檔案管理[J].蘭臺內(nèi)外，2018（04）：75.

[2]王遠忠.流動人員人事檔案管理研究[D].黑龍江大學(xué)，2018.