機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討

文/山西陽泉市城區(qū)政府 蘇俠

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討

文/山西陽泉市城區(qū)政府 蘇俠

機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為國家的重要單位，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中占據(jù)著十分重要的地位，在單位的內(nèi)部管理中有著很重要的意義，是事業(yè)單位規(guī)范化管理的重要部分。當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會發(fā)展都促進(jìn)了我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，要求工作規(guī)范化，所以在現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化是極為重要的。所以本文就針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化進(jìn)行討論。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

我國的國土面積廣闊、人口眾多，行政區(qū)域也很多，所以我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也眾多，承擔(dān)著很大的責(zé)任，并在我國的社會發(fā)展中作出了重要的貢獻(xiàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也逐漸地完善和發(fā)展，事業(yè)單位的工作和職能劃分也更加清晰和規(guī)范化，但是檔案管理問題仍然是事業(yè)單位發(fā)展的重要問題，很多事業(yè)單位檔案管理比較混亂，對單位的發(fā)展有著很大的掣肘，影響了事業(yè)單位工作效率的提升，所以在新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化是極為重要的工作。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案不僅包括員工的個(gè)人信息，還包括單位在發(fā)展中取得的各項(xiàng)成績以及單位發(fā)展的過程，是單位集中管理的體現(xiàn)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作是極為重要的工作，檔案中包括單位內(nèi)部員工的相關(guān)信息資料，是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理工作的規(guī)范化是衡量事業(yè)單位管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位的檔案管理工作將會影響到事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對本單位的了解和管理，對領(lǐng)導(dǎo)的決策也有著重要的影響。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案中有著員工的基本資料、工作經(jīng)歷、履歷和相關(guān)的其他信息。這些檔案信息在事業(yè)單位的后期管理中有著重要的作用，能夠?yàn)楹笃诘墓芾硖峁﹨⒖家罁?jù)，同時(shí)，檔案資料也是事業(yè)單位發(fā)展的重要記錄資料，是機(jī)關(guān)單位發(fā)展信息的匯總，對其進(jìn)行規(guī)范化的管理能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展，這對于單位領(lǐng)導(dǎo)的用人決策和單位員工的升職、調(diào)職都有著重要的意義。加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，探索新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理途徑，能夠提高事業(yè)單位的市場競爭力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式落后。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料仍然沿用著以往比較老舊的紙質(zhì)資料的方式，將其存放于特定的場所，在需要使用時(shí)去進(jìn)行查閱，這種方式在以往的工作中能夠發(fā)揮一定的作用，但是現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作細(xì)化，檔案的數(shù)量會越來越多，在這種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存和查閱的方式就難以滿足社會發(fā)展和機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的需要，會嚴(yán)重降低檔案管理的效率，從而降低整個(gè)單位的工作效率。

（二）檔案管理認(rèn)識水平有待提高。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展也帶來一定的壓力，所以現(xiàn)在的機(jī)關(guān)事業(yè)單位大都是將實(shí)際的工作當(dāng)作單位發(fā)展的主要任務(wù)，對其他的工作并不重視，而檔案資料管理工作也被認(rèn)為是不重要的后勤工作，所以在實(shí)際的工作中就會存在松懈，這主要是因?yàn)閱挝坏念I(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識不夠明確，重視程度不夠，認(rèn)為這不會對單位的發(fā)展帶來助益。在這種情況下，很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員都是退休人員或者其他的不專業(yè)人員，工作只為消磨時(shí)間，工作效率極低。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）健全檔案管理制度。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就要根據(jù)自身的發(fā)展情況建立一套完整、健全的檔案管理制度，對檔案管理的相關(guān)工作進(jìn)行明確規(guī)定，合理劃分崗位人員的管理職責(zé)，根據(jù)制定的制度進(jìn)行檔案管理工作，對檔案管理工作中的相關(guān)行為進(jìn)行規(guī)范，杜絕違法違紀(jì)的行為發(fā)生。在單位內(nèi)部，對于檔案管理工作要進(jìn)行分級管理，按照制度的要求進(jìn)行分類管理，制定詳細(xì)的管理計(jì)劃，提高檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。想要促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)是極為重要的，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員大都是一些退休或者臨近退休的人員，將其視為養(yǎng)老工作，對待工作不認(rèn)真、不專業(yè)，這種情況下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作難以得到發(fā)展。所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)首先要做的就是重視檔案管理工作，將檔案管理工作當(dāng)作單位日常工作中的重要項(xiàng)目，要尋找專業(yè)的檔案管理相關(guān)人才進(jìn)行檔案管理工作，或者對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其對檔案管理工作的重視程度，學(xué)習(xí)更多的專業(yè)檔案管理知識，提高其工作能力。在單位內(nèi)部也要提高檔案管理工作的地位，提高檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

（三）充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸普及，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公設(shè)備越來越先進(jìn)，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率，使用新進(jìn)的設(shè)備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對檔案資料進(jìn)行分類，建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，對資料進(jìn)行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。除此之外，還可以通過計(jì)算機(jī)加強(qiáng)對檔案信息的查詢力度，用圖像、文字、影音等形式加強(qiáng)檔案信息的全面性，并加強(qiáng)對檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化他們的專業(yè)技能和素質(zhì)，訓(xùn)練他們使用現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這樣能夠最大限度地提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)束語

我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展促進(jìn)了我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，在這種時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作規(guī)范化是極為重要的，所以，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率和管理的重要舉措。