使用Excel函數(shù)功能提升辦公效率的相關(guān)策略

文/安徽師范大學(xué)文學(xué)院 陳蘊(yùn)智

使用Excel函數(shù)功能提升辦公效率的相關(guān)策略

文/安徽師范大學(xué)文學(xué)院 陳蘊(yùn)智

Excel是微軟公司推出的辦公軟件中的重要組成部分，其強(qiáng)大的函數(shù)功能可以提供數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理等操作，為許多領(lǐng)域的工作提供了十分便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和運(yùn)算支持。使用IF、INDEX、COLUMN、ROW、MOD等函數(shù)配合可以快速制作工資條，不僅方法快捷而且制作出的工資條簡潔明了、便于發(fā)放。利用Excel中的函數(shù)，我們還可以提取出身份證號碼中所包含的每一個(gè)身份證號碼持有人的基本個(gè)人信息，比如性別、出生年月日和籍貫等。

Excel；函數(shù)功能；辦公效率

Excel函數(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，其中利用Excel函數(shù)可以高效地進(jìn)行工資管理和提取身份證號碼個(gè)人信息，這對于辦公室工作人員來說，是一項(xiàng)必備的技能。

一、利用Excel函數(shù)進(jìn)行工資管理

在企業(yè)中，如何準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出每個(gè)月的員工工資是一項(xiàng)繁重的任務(wù)，如果采用手動(dòng)統(tǒng)計(jì)的話會(huì)造成大量的時(shí)間浪費(fèi)，所統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)往往也容易出錯(cuò)。對于大型企業(yè)而言，他們一般會(huì)購買專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件來進(jìn)行工資統(tǒng)計(jì)等工作，對于一些中小企業(yè)而言，對員工工資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析時(shí)，使用Excel函數(shù)不僅可以減少公司運(yùn)營成本，同樣能有效地完成工作、提高工作效率。

（一）設(shè)計(jì)工資表樣式。在Excel中，把工資表中所需要的項(xiàng)目輸入工作表中。我們首先設(shè)計(jì)出一個(gè)簡單的工作表，在工作表中依次將編號、月份、姓名、所屬部門、基本工資、獎(jiǎng)金、應(yīng)發(fā)工資、個(gè)人所得稅、實(shí)發(fā)工資等項(xiàng)目輸入表格中。

（二）計(jì)算補(bǔ)貼、應(yīng)發(fā)工資、所得稅、實(shí)發(fā)工資。1.使用IF函數(shù)計(jì)算獎(jiǎng)金。IF函數(shù)可以依據(jù)指定條件的邏輯判斷計(jì)算真假值，輸出不同的結(jié)果。語法格式為：IF（Logical_test，Value_ if_true，Value_if_false）。輸入Logical_test的目的是表示邏輯判斷的表達(dá)式；輸入Value_if_true的目的為表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真（true）”時(shí)返回的結(jié)果，輸入Value_if_false的目的為表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假（false）”時(shí)返回的結(jié)果。另外，IF函數(shù)可以嵌套使用，使用時(shí)最多可嵌套七層。比如，我們簡單設(shè)定每個(gè)部門獎(jiǎng)金的發(fā)放金額為：人事部每人200元，業(yè)務(wù)部每人300元，行政部每人500元，財(cái)務(wù)部每人600元，只需要在F3單元格中輸入公式：“=IF(D3=“人事部”200，IF（D3=“業(yè)務(wù)部”300，IF（D3=“行政部”500，600）”，然后將公式填充到F3：F8單元格區(qū)域，這樣每名員工需要發(fā)多少獎(jiǎng)金就會(huì)自動(dòng)生成。如果公司是按照工齡或者職稱等標(biāo)準(zhǔn)來計(jì)算獎(jiǎng)金，也可以用這種方法來進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算。2.使用SUM函數(shù)計(jì)算應(yīng)發(fā)工資。SUM函數(shù)的功能是計(jì)算參數(shù)數(shù)值的和。做法是：在G3單元格輸入公式“=SUM（E3，F(xiàn)3）”，可以獲得G3單元格“金城武”的應(yīng)發(fā)工資數(shù)額，然后填充公式至G4：G8單元格區(qū)域即可。3.假設(shè)應(yīng)發(fā)工資額不超過1000元的員工工資需要按照5%的稅率征收個(gè)人所得稅，應(yīng)發(fā)工資超過1000元時(shí)，超出的部分按照10%的稅率征收。做法是：在H3單元輸入公式“=IF（G3<=1000，G3*0.05，（G3-000）*0.1+1000*0.05）”，可以獲得H3單元格“金城武”的個(gè)人所得稅數(shù)額，然后填充公式至H 4：H 8單元格區(qū)域即可。4.在I 3單元格輸入公式：“=SUM（G3，H3）”可計(jì)算出“金城武”的實(shí)發(fā)工資數(shù)額，然后填充公式至I4：I8單元格區(qū)域，即可計(jì)算出所有員工的實(shí)發(fā)工資數(shù)額，如“圖1”所示。

圖1

（三）制作工資條。根據(jù)工資表制作工資條是辦公室或財(cái)務(wù)部等部門的日常工作之一。工資條作為員工工資項(xiàng)目的清單，其數(shù)據(jù)來源于已經(jīng)制作完成后的員工工資表。一般工資條由三行單元格構(gòu)成，第一行是工資項(xiàng)目，第二行是對應(yīng)的工資數(shù)據(jù)，第三行留出空行以便于打印后裁剪。制作工資條需要四個(gè)函數(shù)的結(jié)合，下面按順序說明具體做法：1.ROW函數(shù)。ROW函數(shù)代表返回所選擇的某一個(gè)單元格的行數(shù)。ROW函數(shù)的語法格式為=ROW（reference）如果省略reference，則默認(rèn)返回ROW函數(shù)所在單元格的行數(shù)。2.COLUMN函數(shù)。COLUMN函數(shù)可以返回引用的列標(biāo)號，COLUMN函數(shù)的語法格式為=COLUMN（reference），Reference的意思是需要得到其列標(biāo)的單元格或單元格區(qū)域。如果省略Reference，則默認(rèn)返回為COLUMN函數(shù)所在單元格的引用。3.INDEX函數(shù)。INDEX函數(shù)的功能是返回區(qū)域或者表格中的值或?qū)χ档囊?。連續(xù)區(qū)域中INDEX函數(shù)的公式格式是=INDEX（array，ROW_ num，COLUMN_num），其中array的功能是表示我們要引用的區(qū)域，ROW_num的功能是表示要引用的行數(shù)，COLUMN_num的功能是表示要引用的列數(shù)，最終的結(jié)果就是引用出區(qū)域內(nèi)行列交叉處的內(nèi)容。4.MOD函數(shù)。MOD函數(shù)是一個(gè)求余函數(shù)，其格式為：=MOD（number，divisor），即是兩個(gè)數(shù)值表達(dá)式做除法運(yùn)算后的余數(shù)。其中number是被除數(shù)，divisor則是除數(shù)。通過以上函數(shù)和IF函數(shù)的結(jié)合，就可以通過Excel制作出工資條。第一步，打開如“圖2”所示的工資數(shù)據(jù)的Excel文件，這個(gè)表格存放了工資的原始數(shù)據(jù)，共有I列。將sheet1重命名為“工資表”，將sheet2重命名為“工資條”，下面我們在“工資條”的工作表中設(shè)計(jì)工資條樣式。第二步，在“工資條”的A1單元格中輸入公式：“=IF（MOD，ROW，3）=0”“IF（MOD，ROW，3）=1”工資表A$1，INDEX（工資表$A：$I，（ROW+ 4）/3，COLUMN）。這個(gè)函數(shù)公式使用兩層判斷式：如果行號/3=0時(shí)，也就是當(dāng)行號是3的倍數(shù)時(shí)，返回空值；否則就是下一層結(jié)果：當(dāng)行號/3=1，也就是當(dāng)行號是3的倍數(shù)加1時(shí)，返回《工資表》工作表的A$2數(shù)據(jù)；否則就返回“工資表”工作表的$A：$I區(qū)域的第“（ROW+4/3）”行與第“COLUMN”列交叉的數(shù)據(jù)。第三步，確認(rèn)后選擇A1單元格，拖動(dòng)A1單元格右下角的“+”，將公式橫向填充至I1單元格，這樣工資條中項(xiàng)目行就全部出來了。選定A3：I3，拖動(dòng)I1單元格右下角的“+”，將公式豎向填充至最后一行，到此工資條的制作就全部完成了。如“圖2”所示。這樣就可以方便地將每個(gè)員工的工資條進(jìn)行裁剪和發(fā)放了。

圖2

以上通過一個(gè)簡單的例子介紹了如何使用Excel函數(shù)制作企業(yè)工資表和工資條，除此之外，我們還可以使用郵件合并、VBA編程等方法來完成工資表和工資條的制作。根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行合理選擇和修改，就可以更加自如地面對以后工作中出現(xiàn)的更復(fù)雜的工資項(xiàng)目和計(jì)算過程，滿足不同性質(zhì)企業(yè)的工資管理需要。

二、利用身份證號碼提取個(gè)人信息

Excel函數(shù)除了可以為企業(yè)在工資管理中提供便捷的操作方法，也可以為學(xué)校在收集學(xué)生信息時(shí)提供幫助，例如根據(jù)學(xué)生的身份證號碼自動(dòng)提取出生年月日、籍貫或自動(dòng)判斷性別。以現(xiàn)在使用的第二代的18位身份證為例，身份證號碼的第1到第2位表示所在的省份（直轄市或自治區(qū)），第3到第4位表示所在的地級市（自治州或盟），第5到第6位表示所在的縣（縣級市、區(qū)），第7到第14位表示出生年月日，第15到第17位表示順序號，其中第17位如果是奇數(shù)則表示性別為男，偶數(shù)表示性別為女，第18位是一個(gè)校驗(yàn)碼，是為了防止前十七位出現(xiàn)重復(fù)。

舉一個(gè)簡單的例子，首先建立一個(gè)Excel表格，輸入姓名、身份證號碼的項(xiàng)目和數(shù)據(jù)。

（一）判斷性別。在“性別”項(xiàng)目列C2單元格中輸入函數(shù)：=IF（MOD，MID（B2，17，1，2）=0，女，男），輸出結(jié)果為“女”，確定C2單元格然后將鼠標(biāo)指針放至C2右下角，出現(xiàn)“+”后往下拉，就會(huì)自動(dòng)生成性別列所有結(jié)果：李四性別為女，王五性別為男。

（二）自動(dòng)生成戶籍地。在用Excel自動(dòng)生成戶籍所在地前，我們需要先建立一個(gè)包含身份證前六位號碼和對應(yīng)戶籍所在地的表格，這個(gè)信息可以直接從全國身份證號碼表中直接提取。接下來的操作方法為：在“籍貫”列D2單元格中輸入公式：=LOOKUP（LEFT（D2，6），戶籍所在地$A$1：$B$547），可得結(jié)果張三籍貫為“安徽省碭山縣”，按照上述自動(dòng)生成的方法，下拉整列“籍貫”列，輸出結(jié)果為：李四籍貫為“北京市密云縣”、王五籍貫為“江蘇省雨花臺區(qū)”。

（三）自動(dòng)生成出生年月日。根據(jù)學(xué)生的身份證號碼提取出生年月日比較簡單，具體操作方法為：在“出生年月日”列E2單元格輸入公式：=MID（B2，7，4）&—&MID（B2，11，2）&—&MID（B2，13，2），輸出結(jié)果為：張三的出生年月日是1992—2—28，李四出生年月日是1993—4—17，王五出生年月日是1993—05—06。完成后的表格如“圖3”所示。

圖3

按照這種方法不僅可以自動(dòng)生成學(xué)生性別、籍貫和出生年月日等信息，還可以按照輸出結(jié)果去檢查學(xué)生信息填寫是否錯(cuò)誤，從而減少工作量，提高準(zhǔn)確率。

三、總結(jié)

本篇文章簡單介紹了Excel函數(shù)兩個(gè)重要功能的使用方法，除此之外Excel函數(shù)還有更多豐富的功能供我們選擇。Excel的功能非常強(qiáng)大，如果我們能熟練掌握各種函數(shù)以及各種函數(shù)之間嵌套的功能和用法，對我們處理實(shí)際工作中的各種復(fù)雜情況具有重要的幫助和提升作用。