淺談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

王麗君

摘? 要：要保障事業(yè)單位日常工作的有序展開，其前提要建立在機(jī)構(gòu)完整的檔案管理工作體制之上，這是保障事業(yè)單位充分發(fā)揮其社會(huì)角色的重要一點(diǎn)。重視事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，以保障其管理系統(tǒng)伴隨社會(huì)發(fā)展模式而不斷進(jìn)行自我更新的能力，這是社會(huì)發(fā)展的同時(shí)保障事業(yè)單位積極發(fā)展提出的更高要求，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式和創(chuàng)新發(fā)展，積極完善管理系統(tǒng)軟件設(shè)備以及工作人員實(shí)際操作的不足，并完善現(xiàn)階段缺乏科學(xué)合理規(guī)劃的問題，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 信息化管理? 檔案信息化

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2019）04（b）-0198-02

要充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理工作的突出地位，電子信息化的發(fā)展促進(jìn)著事業(yè)單位檔案管理不斷更新，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)收集和保存方面工作效率不高的影響下，不斷更新工作方案從而優(yōu)化傳統(tǒng)工作形式，實(shí)現(xiàn)在創(chuàng)新型模式的運(yùn)行體制下達(dá)到信息化管理，使相關(guān)工作貫穿于整個(gè)社會(huì)改革發(fā)展進(jìn)程，從而能夠更好地為事業(yè)單位管理工作服務(wù)而不斷提高效率并提供進(jìn)步的動(dòng)力。

1? 事業(yè)單位檔案管理存在的問題及改進(jìn)策略

在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理工作要符合實(shí)際社會(huì)發(fā)展的趨勢。此外，檔案人員除了要繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作，更要利用電子信息手段提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。事業(yè)單位的相關(guān)資金有限，多數(shù)事業(yè)單位并沒有單設(shè)專門的信息管理部門，通常是調(diào)用其他部門工作人員臨時(shí)擔(dān)任管理人員，并且沒有對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)和必要的上崗考核與培訓(xùn)，缺乏實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)和一系列相應(yīng)技能，在工作上效率不高，而且增加了工作成本。這就要求事業(yè)單位改變這樣的檔案管理傳統(tǒng)模式，進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)并增設(shè)檔案管理部門，制定一套模式流程清晰的查詢和儲(chǔ)存系統(tǒng)。在事業(yè)單位不同部門收集相應(yīng)資料后達(dá)到高效率儲(chǔ)存，并有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的管理人員經(jīng)過熟練操作而完成數(shù)據(jù)的高效檢出，減少傳統(tǒng)事業(yè)單位人事管理中在信息查詢工作時(shí)層層批準(zhǔn)等不必要的繁瑣手續(xù)，從而提高信息化管理工作效率。

2? 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

現(xiàn)階段各個(gè)人事部門即使已經(jīng)安置人力資源管理系統(tǒng)和人事檔案管理系統(tǒng)，工作人員依然習(xí)慣于以前的傳統(tǒng)管理方式，通常情況還選擇進(jìn)行手工錄入和手動(dòng)處理數(shù)據(jù)信息，通常受到事業(yè)單位管理系統(tǒng)功能上不夠完善的制約，工作人員專項(xiàng)技術(shù)不熟練，由于管理系統(tǒng)操作技能欠缺等原因，工作人員在完成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入也是先要求人事信息手動(dòng)填充，然后將員工信息手動(dòng)錄入管理系統(tǒng)，大多數(shù)人事單位也只是把部分的個(gè)人檔案與工作資料輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。人們?cè)谛枰{(diào)閱檔案或檢索資料時(shí)以及日常數(shù)據(jù)搜索也習(xí)慣去檔案室進(jìn)行手工操作，檔案信息化的全電子運(yùn)行模式在實(shí)際上也沒有得到全方位的實(shí)行，在某種程度上來說這樣的檔案管理并不能適應(yīng)新時(shí)代的要求。如果不能對(duì)數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)錄入以及數(shù)據(jù)管理等方面實(shí)現(xiàn)全方位改進(jìn)，提升整個(gè)事業(yè)單位管理系統(tǒng)高效運(yùn)行，盡可能避免檔案管理人員沒有完全明確了解其日常工作的任務(wù)與具體注意事項(xiàng)就到管理系統(tǒng)工作，信息管理人員不僅要掌握最基本的信息錄入工作， 還要以系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理方式保證信息的準(zhǔn)確度。

3? 如何提高事業(yè)單位檔案信息化工作效率

利用信息化管理模式改變傳統(tǒng)的檔案管理，從而對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息的建設(shè)起到了積極的推動(dòng)作用。由于傳統(tǒng)的檔案記錄方式多使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存管理，檔案的保存受到時(shí)間和環(huán)境的影響程度很大，除此之外，在長時(shí)間不保護(hù)和處理的情況下極易造成檔案內(nèi)容的破損影響到事業(yè)單位信息的保存。除了難以保存完整的信息之外，傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式占用空間較大，通常事業(yè)單位需要設(shè)立專門的檔案信息管理部門對(duì)其進(jìn)行管理和保存。在這樣紙質(zhì)的應(yīng)用管理過程中逐漸發(fā)現(xiàn)其不足之處，在需要進(jìn)行檔查詢時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案在查詢借閱時(shí)需要進(jìn)行繁瑣的檢索過程，從而耗費(fèi)大量人力和精力降低了工作效率。想要保證整個(gè)工作管理體系達(dá)到到規(guī)范程度，就必須在建立科學(xué)完整的體制前提下實(shí)現(xiàn)強(qiáng)力度的約束工作。建立科學(xué)完善的檔案管理制度，并以嚴(yán)格的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。根據(jù)單位的實(shí)際情況制定可行性度高的人員聘用標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)。在系統(tǒng)規(guī)范完善的前提下，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)工作人員到現(xiàn)代化電子信息化約束和培訓(xùn)，提高管理工作人員的技術(shù)操作能力并采取一定的獎(jiǎng)懲措施，進(jìn)一步激發(fā)有關(guān)人員的工作積極性和主動(dòng)性。這樣就能在一定程度上有效提高事業(yè)單位全體工作人員對(duì)檔案管理的關(guān)注程度，常常分析制度管理的體制，讓工作人員最大限度地對(duì)整個(gè)工作流程有深刻認(rèn)識(shí)并且能夠熟悉操作、應(yīng)用。所有的事業(yè)單位運(yùn)行過程都是緊緊跟隨社會(huì)的發(fā)展和信息科技更新而一同進(jìn)步。因此，選擇建立檔案信息網(wǎng)站應(yīng)注意到整個(gè)系統(tǒng)的升級(jí)功能以及再開發(fā)的能力。這是為了保障在后續(xù)事業(yè)單位的檔案信息化管理操作過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)一個(gè)全方位、多元化的傳遞效果，實(shí)現(xiàn)盡可能高效地提升網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的效率，同時(shí)也能降低成本投入。

4? 電子信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案的創(chuàng)新型管理

在市場經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)間競爭越來越激烈，在不斷的競爭中，為了提高檔案工作管理水平，要積極響應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的技術(shù)更新，全面落實(shí)相關(guān)的檔案管理工作，利用電子信息化技術(shù)，不斷推動(dòng)發(fā)展建立好事業(yè)單位的信息化管理建設(shè)基礎(chǔ)，為后期檔案管理工作順利進(jìn)行提供完善的前提保障。招聘相關(guān)軟件開發(fā)的技術(shù)人才，根據(jù)不同事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行軟件開發(fā)和系統(tǒng)維護(hù)等專業(yè)性較強(qiáng)的工作。不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，實(shí)現(xiàn)信息密集設(shè)置，提高檔案的整體安全性，并且在系統(tǒng)管理體制上制定詳細(xì)的密集標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)事業(yè)單位檔案管理部門的人員進(jìn)行提高其熟練程度、提高相應(yīng)操作的培訓(xùn)，嚴(yán)格關(guān)注相關(guān)流程的操作環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性。社會(huì)經(jīng)濟(jì)鏈條多元化發(fā)展都依據(jù)電子信息化模式展開，多元化發(fā)展鏈條中事業(yè)單位檔案管理部門必須遵循溝通其他各個(gè)社會(huì)服務(wù)部門共同工作以及各個(gè)領(lǐng)域的協(xié)調(diào)交流，得以實(shí)現(xiàn)各種技術(shù)為服務(wù)前提的情況下多元化展開相關(guān)的管理工作。即使是人事變動(dòng)幅度較小的事業(yè)單位的管理體系下，也應(yīng)擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，逐步將現(xiàn)代化理念和大數(shù)據(jù)處理方式引入到實(shí)際工作中，從而提高整體效率，改變傳統(tǒng)工作人員的行為意識(shí)，從而利用更加方便快捷的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，建立有特色的檔案管理模式并充分利用創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)。一切創(chuàng)新管理模式都是建立在基礎(chǔ)條件之上，要想很好地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型檔案管理模式，就應(yīng)加強(qiáng)基本的檔案管理水平，遵循一切事物所必須遵循的發(fā)展規(guī)律，充分利用好各種新型軟件和技術(shù)支持的優(yōu)勢，使事業(yè)單位人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合在一起，在真正的創(chuàng)新管理模式平臺(tái)下促進(jìn)提升檔案管理水平的不斷提高。

5? 結(jié)語

在社會(huì)競爭中首先需要解決的就是效率問題。事業(yè)單位想要跟隨社會(huì)一同進(jìn)步就必須實(shí)現(xiàn)電子信息化對(duì)數(shù)據(jù)的處理工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理向電子信息化過渡過程，人事檔案管理反映著職工個(gè)人履歷并記錄了人員的全方位的實(shí)際情況，計(jì)劃好傳統(tǒng)管理方法向電子信息化管理方式過渡的具體措施，在各種技術(shù)、軟件的輔助下根據(jù)人事檔案管理特征結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代在信息管理工作方面出現(xiàn)了挑戰(zhàn)的同時(shí)也帶來了新的機(jī)遇，創(chuàng)造了新的生命力，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型管理模式。

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