鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理背景下的檔案管理規(guī)范化分析

滿玉平

摘要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理質(zhì)量的好壞實(shí)際上反映了政府管理水平的高低?？茖W(xué)合理的檔案管理方法，對于提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的工作效率和工作的準(zhǔn)確性具有非常重要的意義，完善的檔案管理制度是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作高效率、高質(zhì)量的重要保障，應(yīng)采取措施對檔案管理進(jìn)行規(guī)范化處理。

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 存在問題 解決措施

中圖分類號：G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）09-0128-02

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的建設(shè)有著十分重要的作用，比如說它能夠促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的開展，能夠促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)的發(fā)展，從一定程度上反映了這個鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)班子的治理能力和治理水平。對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，將使得它的作用更大限度上得到發(fā)揮。如何規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作這是一門學(xué)問，需要從多個角度進(jìn)行措施的制定。我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程仍然比較慢。下面就我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理規(guī)范化的意義，規(guī)范化過程中存在的問題以及如何解決這些問題進(jìn)行具體的闡述。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理規(guī)范化的意義

（1）有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作內(nèi)容的總結(jié)。對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作內(nèi)容進(jìn)行檔案管理，可以記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的發(fā)展歷史，通過這個檔案我們也可以對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之前的發(fā)展過程有一定的了解，新的領(lǐng)導(dǎo)集體可以以此為鑒。在制定一些措施之前可以對本鎮(zhèn)政府的發(fā)展?fàn)顩r有一個大致的了解。與此同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中可能記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)人員的手稿或者蓋章信件等，對于我們了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史以及采取正確的措施治理鄉(xiāng)鎮(zhèn)有著重要的意義。

（2）有利于更好地滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的要求。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理文件中記錄著有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和各方面發(fā)展的一切有關(guān)內(nèi)容，真實(shí)且可靠，它給后期的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理工作和鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，有利于新農(nóng)村的建設(shè)。另外，對一些具有重要意義的鄉(xiāng)鎮(zhèn)改革措施和進(jìn)程進(jìn)行記錄，有利于后輩進(jìn)行探究，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建設(shè)中有著更足的信心，為后人探查鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律和探討鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)規(guī)劃提供了一定的可靠依據(jù)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

二、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理規(guī)范過程中存在的問題

（1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作人員缺乏檔案管理意識。我國目前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)正處在城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的關(guān)鍵時期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的事情多，任務(wù)重，結(jié)果鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)更多的把精力、時間和金錢投入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)之中，這樣就忽略了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理建設(shè)，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)部門仍然沒有把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作計劃之中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的設(shè)備、場所、管理人員都得不到保障，在這種情況下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作成效就可想而知了。

（2）檔案管理的制度不夠健全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理制度的不夠健全往往會導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的不規(guī)范，甚至混亂。只有少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)按照檔案管理制度之中的相關(guān)規(guī)定做事，大部分的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在檔案管理中依然是迷茫和沒有規(guī)律可循的。因?yàn)槿鄙僦贫鹊募s束和指導(dǎo)，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的過程中會出現(xiàn)人員不到位、責(zé)任劃分不夠明確以及追求工作形式化等問題。另外，雖然有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府制定了檔案管理的相關(guān)制度和方案，但是他們并沒有落實(shí)相關(guān)的制度，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作得不到正確的開展。

（3）檔案管理工作人員的素質(zhì)不夠高。檔案管理人員的素質(zhì)高低在很大程度上影響或者決定著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作水平和規(guī)范化程度的高低。但是，我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作人員受教育的程度并不是很高，缺乏一定的專業(yè)知識，或者出于主觀能動性的原因，責(zé)任意識淡薄，從而在檔案管理工作中并沒有做到完全地盡職盡責(zé)。對于一些基本的檔案事務(wù)不能完全了解，導(dǎo)致檔案管理的效果不是很理想。

（4）過程中的不規(guī)范。檔案管理過程中存在的不規(guī)范問題會導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作整體的不規(guī)范，檔案管理工作不規(guī)范體現(xiàn)在多個方面，有的檔案管理工作沒有按照相應(yīng)的步驟和規(guī)定進(jìn)行，因?yàn)闄n案柜的不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理文件的亂放。另外，存在檔案文件和檔案材料混亂、檔案管理不夠規(guī)范的問題，這些都會影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的規(guī)范程度。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理規(guī)范化中存在問題的解決措施

（1）提高認(rèn)識，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理工作要想在規(guī)范化進(jìn)程中取得進(jìn)展，首先就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對檔案管理工作的關(guān)注度，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識，落實(shí)責(zé)任制。另外，要成立專門的管理檔案部門，提高檔案管理工作的專業(yè)化水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之間應(yīng)該積極開展檔案管理工作的交流會，互相學(xué)習(xí)，為檔案管理工作者提供一個良好的工作環(huán)境。

（2）做好檔案的管理和密保工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案一般包含鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府百姓的個人信息，這是個人隱私，原則上是不允許泄露的。因而，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理人員必須強(qiáng)化檔案的保密意識，嚴(yán)格遵守檔案管理的紀(jì)律。首先應(yīng)該確保檔案的安全性。在進(jìn)行檔案查閱、摘抄或者復(fù)印的時候，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，不能夠?qū)⑾嚓P(guān)檔案帶出檔案室，除了檔案管理人員以外，其他人不得擅自出入檔案管理庫房，當(dāng)檔案發(fā)生遺失或者失泄或者信息泄露的情況時，一定要及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并且認(rèn)真地對相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任的追查，嚴(yán)肅處理。

（3）增加投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作中，因?yàn)橘Y金的投入不夠，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善。比如說復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施不夠齊全或者發(fā)生了損壞但是并沒有及時進(jìn)行更換。另外，可能因?yàn)榻ㄔO(shè)的重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，對于檔案管理工作的重視程度不夠，比如說防火、防盜、防潮等預(yù)防工作不到位。

（4）檔案整理方面的注意事項(xiàng)。檔案管理工作應(yīng)該由專門的工作人員進(jìn)行組織，在整理過程中還應(yīng)該有監(jiān)督人員進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案分類應(yīng)該制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，比如說按照時間、項(xiàng)目內(nèi)容等進(jìn)行分類和排列。這樣既可以提高檔案整理分類的規(guī)范性，又方便了對檔案的查閱，有利于節(jié)約時間，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的工作效率。

（5）對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理。檔案管理人員應(yīng)該科學(xué)地對檔案進(jìn)行分類，檔案庫房除了工作人員以外，其他人禁止進(jìn)入，加強(qiáng)對檔案庫房和存放檔案的柜架的安全保護(hù)工作。定期對庫房的溫度進(jìn)行檢測，做好檔案室的防火、防潮等工作。除了檔案以外，其他的物品應(yīng)該堆放在指定的地方，不應(yīng)該堆放在庫房里面。

（6）嚴(yán)格把控檔案的銷毀工作。檔案的銷毀應(yīng)該由專門的工作人員來負(fù)責(zé)，對檔案價值進(jìn)行一個正確的估計和衡量。正確分析和鑒別檔案所具有的歷史價值和現(xiàn)實(shí)作用，準(zhǔn)確估計其現(xiàn)實(shí)價值。在檔案銷毀之前，應(yīng)該讓鑒定人員對其進(jìn)行鑒定，提交銷毀報告。另外，對檔案銷毀的過程進(jìn)行一個嚴(yán)格的記錄，對銷毀工作進(jìn)行一個細(xì)致的總結(jié)。

（7）檔案發(fā)生移交應(yīng)注意的地方。當(dāng)檔案管理人員發(fā)生職位變動的時候，應(yīng)該與新加入的檔案管理人員在工作上進(jìn)行一定的交接，落實(shí)檔案管理的具體細(xì)節(jié)，對交換的檔案進(jìn)行清點(diǎn)，避免在交接過程中出現(xiàn)不必要的麻煩。如果遇到一些無法核實(shí)的檔案，應(yīng)該查明原因，分清責(zé)任。

四、結(jié)語

檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中扮演著重要的角色，但是我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中仍然存在許多問題，導(dǎo)致我國的鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作并不是特別的規(guī)范，因而采取措施加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度和投入度，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的規(guī)范程度十分有必要。

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責(zé)任編輯：劉健