城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量保障措施探究

田徑

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）3-125-02

摘 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，推動(dòng)了城建檔案與信息技術(shù)的融合，走上數(shù)字化發(fā)展道路，建設(shè)數(shù)字化的城建檔案信息系統(tǒng)已然成為當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)。然而當(dāng)前城建檔案數(shù)字化的過程中仍存在諸多問題，如何保障城建檔案的數(shù)字化成果質(zhì)量也成為我們需要研究的課題。本文將結(jié)合本人工作實(shí)際情況，從城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的保障展開論述。

關(guān)鍵詞 城建檔案 數(shù)字化成果 保障措施

將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于城建檔案系統(tǒng)管理中，把將檔案資料信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑿问剑浫氲匠墙n案的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)中，為社會(huì)收集、提供城建檔案信息，這就是城建檔案的數(shù)字化。然而當(dāng)前的城建檔案數(shù)字化進(jìn)程并不是一帆風(fēng)順的，仍存在許多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q、應(yīng)對(duì)。

一、城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題和不足

（一）資金投入與數(shù)字化建設(shè)所需不符

城建檔案數(shù)字化建設(shè)離不開設(shè)備與技術(shù)支持，而信息化所需計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備是需要大量資金支持的，而眼下許多檔案管理部門都面臨著資金匱乏的問題，資金投入無法滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要，影響了城建檔案數(shù)字化進(jìn)程的速度。

（二）工作細(xì)節(jié)缺乏規(guī)范性

細(xì)節(jié)決定成敗，而以收集、存儲(chǔ)、管理信息為主的城建檔案工作實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)比較細(xì)致的工作，對(duì)細(xì)節(jié)的要求是非常高的。然而實(shí)際工作中，人們往往容易忽略細(xì)節(jié)，造成實(shí)際工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)操作不規(guī)范。所以，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合自身特點(diǎn)，檔案館制定工作細(xì)則是非常有必要的。

（三）工作人員素質(zhì)與崗位需要不符

城建檔案管理與其他檔案管理相比，涉及到城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等多方面內(nèi)容，復(fù)雜程度更高，因而對(duì)工作人員專業(yè)素養(yǎng)要求也更高。在城建檔案數(shù)字化進(jìn)程中，工作人員專業(yè)水平直接影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷提升自我的復(fù)合型的人才，不僅需要基本的城建檔案管理理論和實(shí)踐知識(shí)，還需要掌握計(jì)算機(jī)、媒體、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。

（四）數(shù)據(jù)信息不完整、分散

一方面，存儲(chǔ)于各級(jí)城建檔案館室中的城建檔案，由于人們?cè)跈n案初建階段忽略收集與整理的完整性，導(dǎo)致收納的城建檔案不夠完整或檔案質(zhì)量差；另一方面，之前城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、膠片、音頻、視頻、電子檔案等多種形式，而將這些檔案需整理與融合為同一的電子數(shù)據(jù)形式。

（五）數(shù)字檔案面臨安全問題

由于數(shù)字檔案是通過錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中后上傳網(wǎng)絡(luò)來信息共享的，因而其管理工作是需要借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的，一旦更先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)未及時(shí)更新引進(jìn)，就容易造成安全隱患，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或受到外界攻擊，就可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、損毀、篡改等情況。

二、為何要保障城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量

（一）有助于完善城建檔案的管理制度

全面收集城建工程整個(gè)過程的各項(xiàng)基礎(chǔ)資料，確保所收集城建檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案管理資料質(zhì)量上的控制。進(jìn)行質(zhì)量控制，可確保收集的資料信息真實(shí)有效，并能對(duì)城建檔案進(jìn)行規(guī)范管理，有助于建設(shè)完善的城建檔案管理體系，也能提高城建檔案數(shù)字化的工作水平。

（二）有助于城建檔案歸檔

例如：施工單位城建項(xiàng)目完成后，依據(jù)施工標(biāo)準(zhǔn)去制定城建的竣工文件并將其送至相關(guān)城建審核部門進(jìn)行城建測(cè)量、施工標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量認(rèn)定等方面的審核，相關(guān)審核人員并把關(guān)質(zhì)量，確保這是一份準(zhǔn)確和清晰的竣工文件。以往這個(gè)過程會(huì)比較復(fù)雜，而借助現(xiàn)代信息技術(shù)的城建檔案管理，從錄入到分類、保存，節(jié)省了不必要的人工，大大提高了歸檔信息的準(zhǔn)確性與效率。

（三）有助于增強(qiáng)城建檔案管理人員的工作動(dòng)力

信息時(shí)代給城建檔案管理帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為城檔案工作提供新的發(fā)展方向，同樣也給城建檔案管理人員帶來了壓力與挑戰(zhàn)，促使他們應(yīng)對(duì)工作中的新變化和新問題，這也是一種工作的動(dòng)力。另外，人在面對(duì)新事物時(shí)，總有一種好勝心，這一定程度也能增強(qiáng)人們應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的動(dòng)力。所以，倘若城建檔案管理人員很好化機(jī)遇挑戰(zhàn)為工作的動(dòng)力，便能在工作提升自己，使自己的職業(yè)生涯走上新臺(tái)階。

（四）有助于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展

城建檔案的數(shù)字化建設(shè)能從宏觀和微觀兩方面對(duì)信息進(jìn)行整合處理，對(duì)城市建設(shè)、發(fā)展實(shí)際情況的分析更具準(zhǔn)確性和前瞻性，這就為之后城市建設(shè)、發(fā)展乃至于社會(huì)的發(fā)展提供更為準(zhǔn)確有效的參考、借鑒依據(jù)。從城建檔案的信息中，我們可獲得一些關(guān)于發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)的思路，這樣一來，城建檔案的數(shù)字化建設(shè)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展是有積極意義的。

三、如何保障城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量

結(jié)合檔案館實(shí)際工作情況展開來分析如何保障城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

（一）加大投入

城建檔案數(shù)字化建設(shè)離不開資金的支持，加大投入是很有必要的。一方面，開源。相關(guān)主管部門應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看給予城建檔案部門必要的資金支持，城建檔案館可尋找其他途徑擴(kuò)充資金，如采取有償形式為他人過部門提供一些高價(jià)值的信息資源服務(wù)；另一方面，節(jié)流。城建檔案應(yīng)控制資金的使用，有效利用資金。我館嚴(yán)格按照省、市檔案主管部門的要求開展工作，把城建檔案信息化列入市政府“數(shù)字臨沂”、“數(shù)字城市”建設(shè)的重要內(nèi)容，積極爭(zhēng)取城建檔案主管部門的各項(xiàng)支持。

（二）加強(qiáng)制度和隊(duì)伍建設(shè)

1.健全檔案管理制度。任何工作都需要在一定的規(guī)范制度下開展才能取得良好的效果。城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要規(guī)范與合理的管理制度來支撐。具體來說我們健全了檔案歸檔、鑒定銷毀、借閱保密、庫(kù)房管理、保管統(tǒng)計(jì)等管理制度；制訂“檔案管理辦法”及檔案管理等工作制度，實(shí)行崗位責(zé)任制管理采集、分類、歸檔各類檔案；制定文件材料形成積累、整理、歸檔等程序的工作細(xì)則，做到兩不接--資料不完整的、不符合要求的不接；采取切實(shí)可行的提前控制措施，保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。