關(guān)于提高企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理水平的思考

龔天

[摘要]調(diào)查證明目前我國企業(yè)知識總量46%來源于企業(yè)檔案知識，不過其中只有12%在發(fā)揮作用，這證明企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理有待推進(jìn)。本論文主要討論企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理提升方案，希望拋鉆引鈺引發(fā)討論，促進(jìn)領(lǐng)域進(jìn)步。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案 現(xiàn)代化管理 檔案管理

在新時(shí)代企業(yè)內(nèi)部信息以及對外信息都有了較大改變，這些信息都以圖片、文字、視頻、音頻等形式存在，成為企業(yè)不可獲取的知識組成，專門地存放于檔案柜中。在企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)中，如何使得這些檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售以及研發(fā)做出貢獻(xiàn)，是提升檔案管理水平的關(guān)鍵。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

企業(yè)檔案管理目前存在的最大問題就是保管大于使用，使得檔案在檔案柜中沉睡，不能為企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、銷售、運(yùn)營提供指導(dǎo)，而且還要為其提供管理資金，資源浪費(fèi)資金浪費(fèi)，這對于企業(yè)來說是很大的一種損害。在保管大于使用的背后則是管理人員素質(zhì)低、設(shè)備落后以及制度老化等問題。

（一）保管大于使用

企業(yè)檔案管理原本是由國家專門部門來負(fù)責(zé)的，回來隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這部分工作由企業(yè)自己負(fù)責(zé)。正因此企業(yè)檔案管理有明顯的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)色彩。檔案管理中保管大于使用，即使用機(jī)會少，不管是管理部門還是市場部門，很少有人翻閱檔案，這證明企業(yè)從上到下對以往的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及利用是非常薄弱的。

企業(yè)成長是一個(gè)完整的發(fā)展過程，過去每一階段的檔案反映了企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的成長，過去的經(jīng)驗(yàn)正可以為當(dāng)下的企業(yè)運(yùn)營提供指導(dǎo)，但是因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)總結(jié)利用率低，導(dǎo)致企業(yè)各方面都是參照別的企業(yè)，逐漸地喪失了企業(yè)原本的優(yōu)勢，東施效顰屢見不鮮。

（二）管理人員素質(zhì)較低

因?yàn)楣芾硭刭|(zhì)低，導(dǎo)致管理混亂，企業(yè)檔案沒有非常重要、重要、不重要的分級保管機(jī)制，文件種類沒有區(qū)分，檔案柜中檔案混雜，偶爾的翻閱當(dāng)中極可能夾帶重要檔案，造成機(jī)密泄露。而且檔案新老混放，沒有及時(shí)更新檔案，老舊無用檔案不及時(shí)銷毀，造成利用難度增加。另外，管理者不具有保密意識，檔案任由他人隨意查看，檔案歸還不及時(shí)，有的人借閱資料之后，資料隨意擺放，提高了泄密幾率。

（三）設(shè)備落后影響利用

有的企業(yè)對檔案利用是比較重視的，但是因?yàn)闄n案采用傳統(tǒng)存儲方式，導(dǎo)致數(shù)據(jù)總結(jié)、抽取、調(diào)用難度大，這顯然是影響檔案利用的。更沒有緊跟現(xiàn)代化腳步實(shí)行云端存儲。總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理形式，因?yàn)樵O(shè)備老化，導(dǎo)致占據(jù)空間和管理成本加大，同時(shí)檔案潛在價(jià)值不容易被發(fā)現(xiàn)，往往使得企業(yè)決策者對其不重視。

（四）檔案管理制度落后

第一，沒有根據(jù)新時(shí)代企業(yè)信息龐雜的特點(diǎn)，改進(jìn)檔案管理制度，導(dǎo)致職責(zé)不清;第二，對歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)不明，導(dǎo)致重要文件遺漏，甚至給企業(yè)造成損失;第三，對合同管理薄弱，導(dǎo)致合同遺失，給生產(chǎn)經(jīng)營帶來嚴(yán)重影響;第四，檔案管理人員交接制度不明，造成檔案遺失。其中制度中最為嚴(yán)重的就是安全管理制度不足，導(dǎo)致大量企業(yè)信息外流，無形中降低了市場競爭力，增加了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

二、提高企業(yè)檔案管理水平策略

（一）有目的提升利用率

首先，將檔案進(jìn)行分類處理，會議類、文書類、員工管理類、市場數(shù)據(jù)類、合作企業(yè)合同類，只有明確地分開管理，才能使得利用效率得到提升，避免之前不分類翻找困難的弊端。其次，企業(yè)要形成經(jīng)驗(yàn)總結(jié)習(xí)慣，要形成總結(jié)檔案資料指導(dǎo)生產(chǎn)銷售的思維，只有如此才能結(jié)合自身發(fā)展和市場發(fā)展來制定合理的運(yùn)營方案，才不至于迷失自我。再次，要形成數(shù)據(jù)庫管理，對檔案資料予以科目分類以及存儲編號，更能總結(jié)檔案當(dāng)中數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的即查即用。當(dāng)然，要建立嚴(yán)格的登錄審查，要建立登錄密碼，杜絕重要檔案泄露。

（二）提升管理人員素質(zhì)

第一，內(nèi)部選拔。建立檔案管理人員選拔指標(biāo)，只有符合指標(biāo)的人才能上崗，并給予良好的薪資待遇。第二，積極培訓(xùn)。要結(jié)合現(xiàn)代檔案管理情況，給管理者到位的培訓(xùn)，提升其安全意識，以及管理技能，培訓(xùn)和考核掛鉤，考核和績效掛鉤，提升管理效率。第三，建立評價(jià)。主要是通過檔案分類、存儲、利用、更新等環(huán)節(jié)進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)和獎金掛鉤，提升管理者工作熱情。第四，外聘專業(yè)檔案管理人員，這樣的人員往往更加專業(yè)，前提是需要其提供相應(yīng)的資質(zhì)證明。

（三）豐富智能設(shè)備

智能設(shè)備的利用是縮短檔案翻找，提升檔案利用率的關(guān)鍵。具體有：第一，計(jì)算機(jī)前端。主要利用計(jì)算機(jī)建立目錄索引，方便快速鎖定檔案，縮短翻找時(shí)間。甚至于在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中直接找到所需資料。第二，存儲工具。購置移動硬盤、優(yōu)盤，甚至于實(shí)現(xiàn)云端存儲。第三，實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)共享平臺。當(dāng)企業(yè)需要對應(yīng)的數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理者快速統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)上傳平臺，利于各部門利用。

（四）建立現(xiàn)代化管理制度

第一，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)檔案龐雜的特點(diǎn)，建立分級管理制。即檔案管理部門集中收集管理，各部門分別收集管理，即部門檔案部門管理;第二;對檔案進(jìn)行分級，實(shí)行安全管理制度，重要檔案及時(shí)建檔，并形成對應(yīng)的密碼，建立嚴(yán)格查閱審核制度;第三，嚴(yán)格管理企業(yè)生產(chǎn)、銷售等方面的合同，杜絕散落遺失，確保企業(yè)利益不受損失;第四，檔案管理者交接嚴(yán)密，交接完成方可辭職;第五，建立檔案數(shù)據(jù)庫管理機(jī)制，確保檔案得到有效利用;第六，對企業(yè)檔案利用予以評價(jià)，確保既往經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生指導(dǎo)作用。

三、總結(jié)

提升企業(yè)檔案管理水平，必須要認(rèn)清現(xiàn)代化給企業(yè)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，要細(xì)心總結(jié)檔案管理中存在的不足，靶向改善精準(zhǔn)改革才能在提升管理效果效率同時(shí)，降低管理成本?，F(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在著利用率低，設(shè)備老化、制度落后以及人員素質(zhì)低等問題，如此需要企業(yè)針對這些問題形成“制度為先、人員為基礎(chǔ)，設(shè)備為手段，利用為終點(diǎn)”的現(xiàn)代檔案管理模式。其中信息是最為關(guān)鍵，其貫徹始終，決定了檔案的使用效果效率。