新時期文書檔案管理工作的思考

黃麗容

【摘要】隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案資料信息流龐大，而文書檔案所占比重也越來越大，是檔案管理不可忽視的內(nèi)容。在新的發(fā)展時期，要重視文書檔案管理工作，明確發(fā)展中存在的缺陷與不足，準(zhǔn)確分析誘因，構(gòu)建高效解決對策，切實(shí)提升文書檔案管理水平，強(qiáng)化工作效率的增強(qiáng)，有效發(fā)揮檔案資源的價值。

【關(guān)鍵詞】新時期;文書檔案;管理

立足現(xiàn)代社會，文書檔案備顯社會價值，成為檔案資源體系中不可或缺的內(nèi)容，對社會發(fā)展意義深遠(yuǎn)，事關(guān)信息的收集與利用，對決策制定作用顯著。在新的發(fā)展階段，文書檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際，正視新情況，剖析發(fā)展中的不足，進(jìn)行一一解決，推動文書檔案管理工作的有序開展。

一、結(jié)合文書檔案內(nèi)容明確管理工作的價值

對于文書檔案而言，其在本質(zhì)上是重要的參考消息，對行業(yè)發(fā)展意義重大。具體講，文書檔案詳細(xì)記錄了各個方面的工作情況以及相關(guān)信息，有利于問題的處理，對制定工作計(jì)劃、形成決策具有指導(dǎo)性作用，參考價值突出?；诖?，文書檔案管理工作具備了強(qiáng)大的發(fā)展背景，現(xiàn)實(shí)作用突出，需要給予高度關(guān)注，應(yīng)用先進(jìn)管理思維，構(gòu)建科學(xué)管理模式與方法，有效提高管理效率，強(qiáng)化高效性，為信息的處理以及問題的解決提供更加全面與可靠的信息支持。

二、文書檔案管理工作的問題與不足

（一）文書檔案的作用與價值尚未得到深刻認(rèn)識，影響信息資源的完整性。對于文書檔案而言，其主要作用是對各種信息的記錄，但是，很多信息的價值很難在短時間內(nèi)體現(xiàn)出來，因此，文書檔案的價值尚未得到足夠的重視，各種資源的投入不到位，尤其是缺乏足夠的時間與精力的投入，很難有效發(fā)揮對文書檔案的整理與管理工作的支撐作用。另外，文書檔案管理工作尚未得到管理者的高度重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識跟不上時代發(fā)展，處于滯后狀態(tài)，在根本上影響了不同部門之間信息的交流與溝通，檔案管理者工作的系統(tǒng)性與協(xié)調(diào)性尚未得到足夠體現(xiàn)，彼此配合不到位，影響文書檔案的完整性與可靠性。

（二）文書檔案管理人才匱乏，亟待培養(yǎng)專業(yè)能力高、素質(zhì)強(qiáng)的綜合性人才。立足新的發(fā)展時期，雖然文書檔案管理人員具備了專門的人員，但是，整體素質(zhì)與水平不高，缺乏較強(qiáng)的專業(yè)能力。另外，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，其整理方法與手段都凸顯滯后性，與信息化時期對檔案資源的需求不相適應(yīng)。為此，要以現(xiàn)代化社會為背景，切實(shí)提升檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)與能力，除了文書檔案的編輯以外，還要開展深層次的檔案信息研發(fā)?；诖?，文書檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)化人才更是不可或缺，人才培養(yǎng)工作不容忽視。

三、立足新時期做好文書檔案管理工作

（一）以時代為背景，全面提升文書檔案管理人員綜合素養(yǎng)，適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求。在新的發(fā)展階段，信息技術(shù)應(yīng)用廣泛，計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大范圍推廣，紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n?；诖?，文書檔案管理模式也要積極創(chuàng)新。因此，對于新時期的文書檔案管理人員，要以時代要求為方向，掌握電子檔案管理手段。另外，要重視自身能力與素質(zhì)的提高，對知識結(jié)構(gòu)與專業(yè)能力進(jìn)行拓展，結(jié)合實(shí)際需求，構(gòu)建高效管理方法與手段，強(qiáng)化整體知識體系的升級。

（二）重視文書檔案規(guī)范化管理，強(qiáng)化流程的合理性，切實(shí)提升檔案管理效率。當(dāng)前，自動化辦公成為辦公主要模式，為此，文書檔案管理的規(guī)范性成為基本要求，事關(guān)管理的效果與效率。目前，很多文件歸檔與分類需要先于文件形成，也就是說，文件處理流程與文書檔案管理具有緊密關(guān)系。為此，要切實(shí)提升文書檔案管理規(guī)范化水平，為管理效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）重視創(chuàng)新與發(fā)展，推動文書檔案管理制度的優(yōu)化與完善。對于管理工作，完善的制度是保證，直接決定管理效果。因此，文書檔案管理工作也要強(qiáng)化制度性保障。要結(jié)合實(shí)際情況，對文書檔案管理制度與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，以發(fā)展的眼光看問題，避免一成不變。另外，要結(jié)合新時期文書檔案管理內(nèi)容與方向，對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行不斷創(chuàng)新，力求制度的完善性，為管理工作的順利開展提供依據(jù)與保障。

（四）正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，加快文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在信息飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用成為全球化趨勢，文書檔案管理也深受影響。隨著電子檔案數(shù)量與規(guī)模的擴(kuò)大，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程加速。為此，要重視文書檔案的科學(xué)管理，合理進(jìn)行原有紙質(zhì)文庫的處理，強(qiáng)化分類，維護(hù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性，提升安全系數(shù)。同時，要加快信息化建設(shè)，重視做好電子資料的錄入與轉(zhuǎn)換工作，構(gòu)建電子資料庫，提升檔案管理自動化水平，構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)束語

綜上，立足新的發(fā)展時期，文書檔案凸顯社會價值，對各個行業(yè)與領(lǐng)域的發(fā)展發(fā)揮著重要的指導(dǎo)性作用。為此，推動文書檔案管理工作的有序開展，深入剖析發(fā)展中的問題，以高效的管理制度為依托，提升人員專業(yè)素質(zhì)與能力，強(qiáng)化管理的規(guī)范性，維護(hù)檔案資源的完整性與可靠性，加快信息化建設(shè)，促使整個文書檔案管理工作向著自動化、規(guī)范化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

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