加油站網(wǎng)點(diǎn)資金信息化管理

馬琳潔

【摘要】大型成品油銷售企業(yè)加油站一般具有點(diǎn)多、線長、分布廣、資金量大的特點(diǎn)，加油站資金作為成品油銷售企業(yè)資金回籠的源頭，如何依靠目前先進(jìn)的信息化手段加強(qiáng)資金的實(shí)時(shí)到帳監(jiān)控及規(guī)范加油站資金的現(xiàn)場管理，顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】資金管理 銀企直連 掃碼投幣 現(xiàn)金封包

加油站資金管理是成品油銷售企業(yè)資金管理的重中之重，在資金管理中處于核心地位，承擔(dān)著企業(yè)資金來源的重?fù)?dān)。從企業(yè)內(nèi)部來看，加油站工作人員職業(yè)道德及風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)參差不齊，人為標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理壓力大，且加油站呈現(xiàn)點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)，給企業(yè)加油站資金管理也帶來不少難度;從企業(yè)外部來看，在整體經(jīng)濟(jì)形勢不樂觀的情況下，加油站也需防范外部資金風(fēng)險(xiǎn)，防止?fàn)I業(yè)現(xiàn)金被不法分子偷竊、搶劫，減少資金滯留員工身上及油站內(nèi)的時(shí)間，保障加油站資金安全和員工人身安全。如何依托目前比較強(qiáng)大的信息化手段，加強(qiáng)加油站網(wǎng)點(diǎn)資金監(jiān)控，加速資金回籠時(shí)間，降低資金風(fēng)險(xiǎn)，是成品油銷售企業(yè)資金管理的重點(diǎn)。

一、借助銀企直連系統(tǒng)。加強(qiáng)實(shí)時(shí)監(jiān)控加油站資金到帳情況

銀企直連系統(tǒng)是通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)＞€連接的方式，使企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，企業(yè)無需專門登錄網(wǎng)上銀行，就可以利用自身財(cái)務(wù)系統(tǒng)自主完成對(duì)其銀行賬戶包括分（子）公司銀行賬戶的查詢、轉(zhuǎn)賬、資金歸集、信息下載等功能。加油站通過每日上門收款將資金上繳到銀行網(wǎng)點(diǎn)，銀行點(diǎn)鈔后，資金信息將按網(wǎng)點(diǎn)編碼分加油站傳輸?shù)狡髽I(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）中，財(cái)務(wù)人員根據(jù)加油站網(wǎng)點(diǎn)到帳信息，每天比對(duì)加油站上傳的銷售報(bào)表中應(yīng)收資金數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)加油站網(wǎng)點(diǎn)自動(dòng)清賬，能有效監(jiān)控加油站資金是否準(zhǔn)確及時(shí)上交到銀行。此外，通過銀企直連實(shí)現(xiàn)加油站資金每日上劃歸集到集團(tuán)財(cái)務(wù)公司，實(shí)行銀行收入戶零余額管理，提高資金的利用效率。

二、借助掃碼投幣系統(tǒng)。加強(qiáng)加油站員工投幣管理

為防止加油站員工營業(yè)現(xiàn)金被不法分子偷竊、搶劫，減少資金滯留員工身上時(shí)間，保護(hù)員工人身安全，企業(yè)一般要求員工及時(shí)將現(xiàn)金投入到加油站保險(xiǎn)箱，比如員工身上現(xiàn)金超過1500元，需封包投入保險(xiǎn)箱，并做好投幣登記。但是監(jiān)控員工是否投幣及時(shí)，只能到加油站現(xiàn)場巡站檢查，監(jiān)督力度較弱，效率相對(duì)低下。

掃碼投幣是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）開發(fā)的一個(gè)模塊，每個(gè)加油站都有一個(gè)“現(xiàn)金投幣”的二維碼，員工通過使用手機(jī)掃描本加油站二維碼，輸入投幣員工和投幣金額即可，后臺(tái)財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）將會(huì)有該加油站該員工的掃碼投幣記錄。該“掃碼投幣”功能，一方面能減少財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場巡站次數(shù)，通過后臺(tái)監(jiān)控的方式，提高檢查監(jiān)督效率;另一方面，也能實(shí)現(xiàn)無紙化投幣，無需員工手工登記，提高員工投幣速度。

三、借助現(xiàn)金封包系統(tǒng)。全過程監(jiān)控加油站資金動(dòng)向。

現(xiàn)金封包系統(tǒng)是通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）資金管理中開發(fā)的一個(gè)模塊，加油站將每日營業(yè)資金封包鎖片，在現(xiàn)金封包系統(tǒng)中進(jìn)行掃碼確認(rèn)并輸入鎖片號(hào)碼，保存封包并打印封包清單，待上門收款公司收款時(shí)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）現(xiàn)金封包模塊中進(jìn)行封包交接，并輸入上門收款車輛號(hào)碼和接收人身份證號(hào)碼，現(xiàn)金封包接收人收到短信信息后回復(fù)確認(rèn)，系統(tǒng)會(huì)顯示現(xiàn)金封包流轉(zhuǎn)到上門收款公司的接收人處，以分清封包責(zé)任，上門收款公司將現(xiàn)金封包交接到銀行后，銀行根據(jù)封包清單接收、清點(diǎn)、入賬，財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）中的現(xiàn)金封包模塊都會(huì)更新最新現(xiàn)金封包去向。通過這個(gè)現(xiàn)金封包系統(tǒng)，能實(shí)時(shí)反映加油站資金從加油站現(xiàn)金封包、上門收款公司交接、運(yùn)送到銀行接收、銀行清點(diǎn)和入賬整個(gè)過程，企業(yè)監(jiān)管部門和加油站站長、上門收款公司管理層均能對(duì)線路的安全運(yùn)行作出分析判斷，實(shí)現(xiàn)加油站資金從流入到入賬的全過程閉環(huán)管理。

首先，加油站由于受電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)連接影響，資金“流動(dòng)性”帶來的風(fēng)險(xiǎn)比較突出，尤其節(jié)假日資金安全又是資金管理的重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP）現(xiàn)金封包模塊，實(shí)時(shí)查詢每天資金上交金額，從事后響應(yīng)變事中發(fā)現(xiàn)，有助于站長、監(jiān)管部門第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)網(wǎng)點(diǎn)資金存在的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)應(yīng)對(duì)。

其次，上門收款過程中，線路的合理安排和安全運(yùn)作一直是網(wǎng)點(diǎn)資金管理的難點(diǎn)。現(xiàn)金封包系統(tǒng)上線，對(duì)線路的走向、到達(dá)時(shí)間、封包接收人員信息進(jìn)行了預(yù)先設(shè)定，并根據(jù)收款實(shí)時(shí)進(jìn)度及時(shí)在ERP現(xiàn)金封包模塊作出狀態(tài)調(diào)整，并提醒網(wǎng)點(diǎn)站長、上門收款公司交接人員做好封包交接準(zhǔn)備，提高了網(wǎng)點(diǎn)員工和上門收款人員的工作效率。

然后，減少臺(tái)賬登統(tǒng)，減輕員工負(fù)擔(dān)，降低票據(jù)印刷等成本?，F(xiàn)金封包上線，網(wǎng)點(diǎn)省去打?。ㄌ顚懀┙豢顔?、保安交接臺(tái)賬、銀行交接本的時(shí)間，既節(jié)約了票據(jù)印刷等成本，交接信息化又提高了封包、交接的準(zhǔn)確性，只需在“微信”或ERP現(xiàn)金封包模塊中確認(rèn)車牌號(hào)碼及收款人員的身份信息后完成交接。

最后，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與上門收款、銀行共贏?，F(xiàn)金封包系統(tǒng)上線，上門收款公司通過短信、微信確認(rèn)交接，現(xiàn)場操作更規(guī)范;銀行使用現(xiàn)金封包系統(tǒng)后，簡化了銀行與上門收款公司交接手續(xù)、記賬更方便，準(zhǔn)確性更高，精簡壓縮了銀行記賬人員數(shù)量，受到了上門收款公司、銀行的歡迎。

總之，加強(qiáng)資金管理，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，永遠(yuǎn)是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。對(duì)于基層加油站來說，資金管理相對(duì)單一，但加油站點(diǎn)多面廣線長，人員素質(zhì)層次不齊，有效的監(jiān)控手段是必須不斷完善的，特別是在目前大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)以信息化為抓手，有效提高財(cái)務(wù)人員的監(jiān)控效率，減少人為資金監(jiān)控盲區(qū)，不斷深入強(qiáng)化企業(yè)資金管理，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。