疾控中心檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的重要性研究

楊潔

摘 要：隨著我國公共衛(wèi)生體系不斷完善，疾病預(yù)防控制工作不斷發(fā)展，疾控中心的檔案不管是從形式上還是內(nèi)容上都變得越來越多，管理難度越來越大，在管理過程中逐漸暴露出了一些突出問題。本文主要結(jié)合實(shí)際，分析了疾控中心檔案管理工作中存在的問題和應(yīng)對(duì)策略，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；存在問題；應(yīng)對(duì)策略

1 引言

近年來，社會(huì)環(huán)境變遷、經(jīng)濟(jì)條件優(yōu)化以及人們社會(huì)觀念的轉(zhuǎn)變，新的疾病以及傳染源呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化的趨勢，疾控中心面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。疾控中心檔案不僅真實(shí)記錄了疾病監(jiān)測、預(yù)防和控制的整個(gè)過程，是疾控中心工作者履職成果的體現(xiàn)，而且反映了疾控中心為人類健康事業(yè)所作出的貢獻(xiàn)以及與各類疾病做抗?fàn)幍某晒?。疾控中心檔案管理質(zhì)量直接影響到疾控中心的發(fā)展戰(zhàn)略以及各項(xiàng)工作的開展，有必要深入探討疾控中心檔案工作。

2 疾控中心檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理設(shè)備落后

檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜并且繁瑣的工作，這就要求檔案管理人員能夠靜下心來，認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、分類、歸檔工作，將每天的任務(wù)必須在當(dāng)天完成。但由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在較大差異，各個(gè)區(qū)域之間經(jīng)濟(jì)條件不同，經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理工作所需的硬件設(shè)備常常落實(shí)不到位，這就給檔案管理工作帶來了巨大難題。在疾控中心內(nèi)部，普遍存在著重科研，重公衛(wèi)，而忽視檔案信息管理的情況，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備難以在較短時(shí)間內(nèi)更新?lián)Q代。就現(xiàn)階段疾控中心檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理部門并不能確保檔案始終處于恒溫、恒濕狀態(tài)，大部分還停留在原始紙質(zhì)保存階段，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用程度不足。

2.2 檔案管理制度不完善

目前，在疾控中心檔案材料收集、整理、分類、保存、查閱等方面還缺乏一套比較系統(tǒng)性的規(guī)章制度。由于缺乏制度約束，檔案管理人員工作積極性較差，檔案資料收集不全面，檔案管理質(zhì)量不高。

2.3 管理信息化建設(shè)程度緩慢

近些年，隨著以互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)，在各個(gè)領(lǐng)域成熟應(yīng)用，逐漸改變了傳統(tǒng)的工作應(yīng)用模式。但是由于疾控中心在檔案管理方面的投入不足，重視程度不高，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢，在檔案檢索過程中，依然采用人工方式進(jìn)行查詢，工作效率較低，勞動(dòng)投入成本較高。

2.4 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后

在很長一段時(shí)間內(nèi)，由于疾控中心管理層對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足使得整個(gè)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)較差，專業(yè)知識(shí)更新速度較慢，隊(duì)伍建設(shè)十分滯后。在疾控中心內(nèi)部檔案管理人員主要是兼職行為，一名檔案管理人員往往身兼數(shù)職，并不能做到專一性。再加上檔案管理人員缺乏必要的培訓(xùn)和教育，整個(gè)隊(duì)伍工作能力較差，專業(yè)知識(shí)不足，整個(gè)隊(duì)伍建設(shè)存在較大的滯后性。

3 疾控中心檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的重要性

3.1 有利于提高科研價(jià)值

這是由于任何一種疾病都是從源頭產(chǎn)生的，找到源頭對(duì)于疾病各項(xiàng)工作的開展都具有重要意義，尤其是找出突發(fā)性、不明原因性的疾病源頭更是如此。疾控中心掌握的疾病源頭資料能夠?yàn)榭蒲腥藛T研發(fā)藥物和進(jìn)行學(xué)術(shù)研究提供重要的參考。

3.2 使動(dòng)態(tài)性更加明顯

疾病監(jiān)測、預(yù)防和控制工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不能一蹴而就，其時(shí)間周期較長。在這樣長段時(shí)間里，疾病在變化的同時(shí)，疾病中心所掌握的信息也會(huì)隨著變化，一些老舊檔案需要清理，新檔案則需要被開發(fā)利用[1]。

3.3 進(jìn)一步豐富管理形式多樣

一般社會(huì)公共衛(wèi)生部門的檔案涉及的領(lǐng)域單一，例如醫(yī)院的檔案主要是涉及疾病治療領(lǐng)域。而疾病控制中心檔案則涉及疾病從預(yù)防、發(fā)展到治療的全過程，形式更為多樣，覆蓋面更為廣泛，各個(gè)環(huán)節(jié)的各個(gè)內(nèi)容也有所不同。

4 實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的對(duì)策

4.1 完善疾控中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

要想做好檔案管理工作，就需要有高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施作為后備支撐。檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，涉及到很多方面。為此就要求疾控中心管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的資金投入。為疾控中心檔案部門購置先進(jìn)的保存設(shè)備，確保疾控中心日常產(chǎn)生的有價(jià)值的檔案材料能夠保存在恒溫恒濕的環(huán)境下，避免檔案在保存過程中出現(xiàn)遺失，損壞，以提高檔案保存質(zhì)量[2]。同時(shí)，通過健全整個(gè)檔案管理組織，明確工作職責(zé)，確保組織成員能夠分工協(xié)作，高質(zhì)量完成檔案管理工作，為更加高效的做好檔案管理，奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.2 健全完善的檔案管理制度

在疾控中心檔案管理部門，通過制定完善的檔案管理制度，對(duì)各項(xiàng)檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范，是確保檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。在全面遵循衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定和檔案法的基礎(chǔ)上，要結(jié)合部門實(shí)際情況，設(shè)計(jì)出一套具有可操作性、規(guī)范性的檔案管理制度，將檔案資料收集、整理、分類、保存、利用等諸多環(huán)節(jié)全面考慮進(jìn)去。同時(shí)，還要制定與檔案管理制度相聯(lián)系的責(zé)任考核制度，在全面采用崗位責(zé)任制的基礎(chǔ)上，將檔案的立卷、歸檔納入到各個(gè)管理部門中，并設(shè)計(jì)相應(yīng)的考核指標(biāo)，進(jìn)一步確保疾控中心檔案管理質(zhì)量。

4.3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是解決管理手段滯后性的有力抓手。因此，疾控中心要以信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施為核心，信息化工具為手段，信息化利用為目的。一方面，加快對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化處理，尤其是檔案放置環(huán)境較差的疾控中心更要做好這項(xiàng)工作，提升檔案保存周期。同時(shí)，要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，購置高速掃描儀、復(fù)印裝訂一體機(jī)以及云端數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的深層次、高效率處理。另一方面，疾控中心要制定電子檔案管理制度，用制度來規(guī)制檔案管理人員工作。電子檔案管理制度必須要科學(xué)、合理，要具有可行性，不能照搬其他單位的電子檔案管理制度。同時(shí)，要堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，落實(shí)責(zé)任機(jī)制，堅(jiān)持“有過必罰、有功必賞”的原則。

4.4 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)教育

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)高低，直接影響到檔案管理工作質(zhì)量。特別是在信息時(shí)代，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高要求，工作人員除了要掌握系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該具備信息化意識(shí)和信息技術(shù)操作能力。為此，疾控中心應(yīng)該高度重視檔案管理和隊(duì)伍的培訓(xùn)教育。一方面要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，開展多層次、多門類、多系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)教育，配置專業(yè)人員，開展檔案管理，同時(shí)要結(jié)合疾控中心檔案管理工作未來發(fā)展趨勢，不斷更新培訓(xùn)內(nèi)容，從而構(gòu)建一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。另一方面還要進(jìn)一步加強(qiáng)溝通交流。強(qiáng)化檔案管理部門和各個(gè)內(nèi)部組織進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)交流，確保在日后的工作中和其他部門更好的開展協(xié)作，提高檔案材料收集、整理、歸檔、保存的質(zhì)量和效率。

5 結(jié)語

總之，疾控中心檔案在疾病監(jiān)測、預(yù)防與控制領(lǐng)域中面臨著巨大挑戰(zhàn)的同時(shí)也迎來了發(fā)展機(jī)遇。疾控中心作為某個(gè)地區(qū)處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件的重要陣地，其檔案管理工作成效的好壞直接影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定以及人民群眾健康。因此要更為重視疾控中心檔案管理工作，用新思想、新診斷、新提法以及新舉措武裝工作，進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案的制定提高決策依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]馮秀芳.疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對(duì)策[J].醫(yī)療裝備，2014，27（07）：56-58.

[2]付瓊麗.新時(shí)期疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（36）：168-169.