如何發(fā)揮人事檔案在人事工作中的重要作用

崔艷玲

摘 要：人事檔案是記錄員工個(gè)人基本情況、成長經(jīng)歷的重要載體，是國有企業(yè)人事管理工作的重要工具，是單位全面考察了解和使用員工的重要依據(jù)。人事檔案利用得好，體現(xiàn)著用工單位“以人為本”“公開公平”的用人原則，會(huì)極大地調(diào)動(dòng)廣大員工的工作積極性；反之，材料不全、信息模糊、無可查依據(jù)的人事檔案缺乏應(yīng)有的說服力與嚴(yán)肅性，不僅成為一種擺設(shè)，更是體現(xiàn)人事工作的不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范，易產(chǎn)生諸多矛盾和勞動(dòng)糾紛，給企業(yè)和個(gè)人造成損失。本文從人事檔案材料構(gòu)成、存在問題及解決方法以及如何加強(qiáng)人事檔案審核工作入手，闡述如何從嚴(yán)管好用好人事檔案，有效推進(jìn)人事工作上水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；存在問題；審核方法

1 人事檔案材料構(gòu)成

人事檔案主要由十大類材料構(gòu)成。一類履歷材料：員工參加工作后在單位填寫的第一份人事檔案材料即“職工履歷表”，表中記錄著個(gè)人姓名、出生年月、畢業(yè)院校、參加工作時(shí)間，以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭成員情況等。二類自傳材料：員工敘述個(gè)人情況的材料，入黨時(shí)撰寫的個(gè)人自傳。三類考察考核等材料：單位對(duì)員工工作、個(gè)人表現(xiàn)的考察、年度評(píng)價(jià)材料。四類學(xué)歷、職稱、專家等材料：員工取得的學(xué)歷學(xué)位成套材料，評(píng)聘的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、技能鑒定、專家聘任、科技人才及2個(gè)月以上的培訓(xùn)等材料。五類證明材料：員工入學(xué)、入伍政審，單位對(duì)員工個(gè)人信息審定等材料。六類黨團(tuán)材料：員工加入黨團(tuán)組織材料，入黨、入團(tuán)志愿書，申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)，黨員登記表等材料。七類表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料：員工個(gè)人獲得的各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)材料。八類違紀(jì)處分材料：員工受到的處分決定、復(fù)查報(bào)告、個(gè)人申訴、法院判決書等材料。九類工資待遇、招聘錄用、干部任免等材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資晉檔、招工、錄用、勞動(dòng)合同、入伍退伍、干部聘任及考核、出國登記及會(huì)議代表等材料。十類材料：員工體檢表、企業(yè)年金、畢業(yè)生派遣證、工傷等材料。

2 人事檔案存在問題和解決方法

由于人事檔案原始材料是員工個(gè)人填寫，也有單位填寫的，如果源頭檢查監(jiān)督不嚴(yán)格或者缺失，勢必造成員工個(gè)人檔案材料生成過程的隨意性，有的是個(gè)人和家庭成員姓名多音字錯(cuò)誤、多個(gè)出生年月等等，還有的檔案中材料信息落后，無可查價(jià)值和材料依據(jù)，這些都給人事工作和員工個(gè)人造成很多困擾。

人事檔案要做到真實(shí)、全面反映員工本貌，一是必須突破“檔案”自身的局限，變“過時(shí)”為“及時(shí)”。首先要加強(qiáng)檔案材料的收集整理工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門密切聯(lián)系，隨時(shí)掌握和收集人事檔案十大類材料，并整理放入員工人事檔案，以保證檔案記錄和人員變動(dòng)同步進(jìn)行。

二是減少和杜絕入檔材料的隨意性。第一，本著“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，員工個(gè)人原始記錄中填錯(cuò)、誤差，由此產(chǎn)生的后果，由員工個(gè)人承擔(dān)。第二，主管部門加強(qiáng)審核，凡是虛假、不真實(shí)的材料，缺少相關(guān)材料證明的，主管審核部門要加強(qiáng)對(duì)比審核，對(duì)于虛假材料拒絕歸入本人檔案，對(duì)于缺少材料要多方查證、合理補(bǔ)充材料，從“源頭”把好人事檔案材料的“真實(shí)性”這一重要關(guān)口。

三是推進(jìn)人事檔案改版工作。人事檔案改版工作不簡單是人事檔案小盒換大盒，重點(diǎn)是對(duì)近年來產(chǎn)生的人事檔案材料按新規(guī)定進(jìn)行收集整理歸檔，尤其強(qiáng)化了人事檔案信息化建設(shè)，增加了二維碼識(shí)別系統(tǒng)，重新在人力資源系統(tǒng)中按新規(guī)定修改完善了人事檔案目錄、帶員工編號(hào)的側(cè)標(biāo)、以及通過系統(tǒng)進(jìn)行材料接收、檔案查借閱和檔案轉(zhuǎn)遞等工作，使人事管理工作整體再上一個(gè)新臺(tái)階。

3 加強(qiáng)人事檔案審核工作

要做好人事工作，嚴(yán)格管好用好人事檔案是關(guān)鍵，嚴(yán)格管理好人事檔案是前提。中共中央組織部始終高度重視人事檔案管理，不斷加大力度部署人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，針對(duì)干部人事檔案存在的問題，2014年，中組部又專門下發(fā)了《中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號(hào)）文件，中國石油集團(tuán)公司立即向各單位部署干部人事檔案審核和人事檔案改版工作，并于2018年7月全部完成人事檔案審核和改版檢查驗(yàn)收工作，使人事檔案管理工作再上新臺(tái)階。

3.1 人事檔案審核內(nèi)容

人事檔案直接關(guān)系到員工本人切身利益，又因歷史原因，造成人事檔案材料記錄模糊、材料缺失等問題，這也是制約人事工作開展亟待解決的問題。在干部人事檔案審核工作中，本著人事檔案審核“誰管理、誰把關(guān)、誰考察、誰審核、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則，重點(diǎn)針對(duì)干部“三齡二歷一身份”即：“年齡、工齡、黨齡、經(jīng)歷、身份”進(jìn)行審核，通過查閱人事檔案原始記錄，與現(xiàn)人事信息是否對(duì)應(yīng)，是否存在與事實(shí)不符、涂改造假等，從而嚴(yán)肅糾正國有企業(yè)選人、用人不正之風(fēng)。

3.2 人事檔案審核方法

中國石油集團(tuán)公司以嚴(yán)謹(jǐn)性和時(shí)效性分階段大力推進(jìn)，以“內(nèi)容真實(shí)完整、材料齊全規(guī)范、整理達(dá)標(biāo)合格、信檔比對(duì)一致”為標(biāo)準(zhǔn)，分線下審核和線上審核兩種途徑，線下以人事檔案材料內(nèi)容和外觀整理為主，線上審核是將人事檔案材料記錄與中石油人力資源系統(tǒng)個(gè)人關(guān)鍵信息相對(duì)照審核。

應(yīng)用“干部人事檔案專項(xiàng)審核平臺(tái)”進(jìn)行初審和復(fù)審，依據(jù)組織部門出具的干部最新一份“領(lǐng)導(dǎo)干部任免表”中記錄的內(nèi)容，對(duì)照檔案中最新的履歷材料，逐卷、逐頁核實(shí)干部“三齡二歷一身份”，在審核平臺(tái)中錄入，年齡確定，改為依據(jù)最早記錄的材料，比如“入團(tuán)志愿書”；參加工作時(shí)間確認(rèn)，依據(jù)招工登記表、畢業(yè)分配介紹信、入伍退伍登記表，第一份履歷表最后單位蓋章日期或者轉(zhuǎn)正定級(jí)表等；入黨時(shí)間確認(rèn)，直接查看入黨志愿書；學(xué)歷確認(rèn)，查看四類學(xué)歷材料是否齊全，是否有相應(yīng)學(xué)歷的畢業(yè)生登記表、成績單等，在職學(xué)歷按規(guī)定要有學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等；經(jīng)歷確認(rèn)，要查看任免表、多份履歷表對(duì)照；身份，查看干部任免表，缺少任免表的查找當(dāng)年任職文件作為補(bǔ)充材料。

對(duì)干部“三齡二歷一身份”材料前后記錄不一致的，通過審核平臺(tái)進(jìn)行問題匯總及組織認(rèn)定，由組織部門在人力資源系統(tǒng)生成“領(lǐng)導(dǎo)干部任免表（專項(xiàng)審核版）”，此表交由本人簽字確認(rèn)后，歸入干部人事檔案五類證明材料中。在審核平臺(tái)生成的“干部人事檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定表、干部人事檔案專項(xiàng)審核情況登記表”，對(duì)于出生年月、工作時(shí)間等有問題的，要再出具相關(guān)認(rèn)定情況說明，由組織按有關(guān)規(guī)定審核確認(rèn)。

4 結(jié)論

規(guī)范人事檔案材料收集及整理，推進(jìn)人事檔案改版和人事檔案審核工作，是做好人事檔案管理的基本方法，每卷人事檔案可通過《人事檔案接收（轉(zhuǎn)出）審核評(píng)分表》21項(xiàng)審核評(píng)分，90分以上為合格檔案，97分以上為優(yōu)秀檔案。中國石油大力推進(jìn)人事檔案信息化管理，在早期開發(fā)人力資源系統(tǒng)中人事檔案模塊后，再創(chuàng)新“用戶平臺(tái)”，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案材料自生成到歸檔、紙質(zhì)檔案與人事檔案信息管理一步到位，確保了人事檔案和人事信息的統(tǒng)一性、真實(shí)性，更好地人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]《中國石油天然氣集團(tuán)公司人事部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理人事檔案的通知》（人事〔2014〕285號(hào)）文件