新形勢(shì)下高校檔案信息化技術(shù)應(yīng)用研究

戴春波

摘 要：在當(dāng)前信息時(shí)代，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用。在高校檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，可以有效的提高高校檔案管理工作信息化水平。特別是近年來(lái)高校不斷擴(kuò)招，檔案數(shù)量急劇增加，這也對(duì)高校檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)，可以有效的提高檔案管理工作的整體效率，保證檔案信息的完整性和安全性，并全面提高檔案信息服務(wù)水平。文中分析了信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作的影響，并進(jìn)一步對(duì)新形勢(shì)下高校檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化技術(shù)；影響；應(yīng)用

近年來(lái)信息技術(shù)發(fā)展迅猛，這對(duì)我們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了較大的改變。高校檔案管理工作作為最為基礎(chǔ)性的管理工作，將信息化技術(shù)融入到高校檔案管理工作中來(lái)，可以全面提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案能夠更好的服務(wù)于高校的發(fā)展和建設(shè)，為檔案管理、利用和服務(wù)水平的提升起到了積極的促進(jìn)作用。

1 信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理的影響

1.1 提高了管理人員的工作效率

在當(dāng)前高校檔案管理作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用已成為檔案管理工作的新手段，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作中人力和物力的節(jié)約，而且有效的提高了檔案管理工作的效率。通過(guò)在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案信息存儲(chǔ)空間的節(jié)約，加快促進(jìn)了檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。在檔案利用過(guò)程中可以隨時(shí)對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行查閱和提取，不會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案信息帶來(lái)破損，保證了檔案信息的完整性和安全性。由于高校檔案數(shù)量十分龐大，在對(duì)檔案信息進(jìn)行修改和加工過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，但通過(guò)利用信息化技術(shù)，可以簡(jiǎn)化流程，并采用機(jī)讀的形式來(lái)對(duì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的及時(shí)加工，有效的提高了檔案信息加工工作的效率。而且利用信息化技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高速檢索，只需要輸入關(guān)鍵字即可以查找到自己所需要的檔案信息，進(jìn)一步提高了檔案信息檢索的效率。

1.2 實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息共享

檔案對(duì)每個(gè)人都具有非常重要的意義，是人們學(xué)習(xí)、工作情況的總結(jié)，在求職、升學(xué)等過(guò)程中都要加以利用。但是，以往的檔案管理形式相對(duì)繁瑣，一旦上級(jí)部門或其他單位需要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行查看，就要經(jīng)歷一個(gè)復(fù)雜的環(huán)節(jié)。將信息化技術(shù)運(yùn)用到高校檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享，學(xué)生的資料可以通過(guò)計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行及時(shí)傳遞，從而做到對(duì)檔案信息的分類提取和準(zhǔn)確分析，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案的不同需求。

1.3 促進(jìn)了高校檔案辦公的透明化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，學(xué)生很難看到自己的檔案內(nèi)容，不利于對(duì)其進(jìn)行檢查。信息化技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用，為工作的公開(kāi)透明奠定了基礎(chǔ)。各大高校通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案的手段，可以讓學(xué)生及時(shí)查閱自己的信息內(nèi)容，這樣一來(lái)不僅能夠增強(qiáng)學(xué)生對(duì)自己的了解度，還能夠?qū)n案管理者的工作進(jìn)行有效監(jiān)督，促進(jìn)高校辦公的透明化。

2 新形勢(shì)下高校檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用

2.1 收集整理和歸納分類

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案信息的收集、整理、歸納和分類需要由檔案管理人員人工進(jìn)行，工作量較大，而且還容易出現(xiàn)失誤。但通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸納和分類，這些工作都可以自動(dòng)化進(jìn)行。有效的降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及應(yīng)用，檔案信息管理系統(tǒng)可以與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，這樣可以及時(shí)收集電子文件，并將其進(jìn)行整理、歸納和分類，從而進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，不僅有效的保證了檔案信息的及時(shí)收集和歸檔，而且能夠積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，全面提高高校檔案信息化水平，進(jìn)一步提高檔案信息的處理效率。

2.2 信息查詢、提取和保存

在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，可以為檔案信息的查詢更具便捷性。傳統(tǒng)檔案信息的查詢需要逐個(gè)文件的核對(duì)，但通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)，檔案信息數(shù)據(jù)可以在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或是云端進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣在對(duì)檔案信息查詢和調(diào)取時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就能夠調(diào)出所需要的檔案信息，使信息查詢和提取更加方便。對(duì)于檔案信息而言，其安全性至關(guān)重要，因此檔案信息保存工作具有極為重要的意義。利用信息化技術(shù)可以為高校檔案信息保存提供一道重要的保護(hù)。檔案信息可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以通過(guò)移動(dòng)硬盤進(jìn)行再次備份，可以有效的防止信息丟失，保證檔案信息存儲(chǔ)的安全。

2.3 RFID在檔案管理中的應(yīng)用

在傳統(tǒng)的檔案管理中，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，然后手工編制相關(guān)信息，最后手工復(fù)制目錄，這樣既要耗費(fèi)大量人力，又耗費(fèi)時(shí)間。射頻識(shí)別（RFID）是一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它集編碼、載體、識(shí)別和通信技術(shù)于一體。其主要原則是通過(guò)無(wú)線電波讀取，寫(xiě)入和識(shí)別標(biāo)記媒體。RFID技術(shù)的使用可以實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集，有利于隨時(shí)查找文件名，也有利于動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理。對(duì)于非常重要的文件，EAS標(biāo)簽的防盜功能也可以與通道天線配合使用。當(dāng)文件被非法采取時(shí)，它會(huì)自動(dòng)報(bào)警，以防止丟失文件。

2.4 構(gòu)建云計(jì)算信息處理平臺(tái)

近年來(lái)云技術(shù)發(fā)展速度較快，具體可以將云技術(shù)劃分為云計(jì)算和云服務(wù)兩部。云計(jì)算通過(guò)虛擬化和自動(dòng)化技術(shù)來(lái)創(chuàng)造出更多的計(jì)算機(jī)運(yùn)算資源。云服務(wù)則利用虛擬形式來(lái)將信息技術(shù)以服務(wù)的形式，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給用戶。在當(dāng)前應(yīng)用云技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作中，城朵構(gòu)建云計(jì)算信息處理平臺(tái)，加快推動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并通過(guò)利用各平臺(tái)的交互來(lái)促進(jìn)信息資源的共享。在具體操作過(guò)程中，可以根據(jù)高校管理工作的重點(diǎn)，將一些重要檔案及具有較高保密級(jí)別的檔案上傳至學(xué)校的公共云中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保存和高效管理。

2.5 完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案信息的共享率

積極構(gòu)建高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，完善高校檔案管理的信息數(shù)據(jù)傳輸以及傳送的流程，積極地努力運(yùn)用最新的多媒體技術(shù)：計(jì)算機(jī)資源建設(shè)、縮微、掃描等技術(shù)，進(jìn)行檔案的信息處理工作。借助云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化。檔案管理及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，需要滿足其目標(biāo)，因此在保證技術(shù)的先進(jìn)性，部門之間需要協(xié)調(diào)運(yùn)作，積極溝通，從而保證檔案信息的高效傳遞，使檔案信息能夠滿足各種形式的查詢和調(diào)取，全面提高檔案管理工作效率，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的最大化利用。

3 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)我國(guó)高校不斷擴(kuò)張，這就增加了檔案管理工作的難度。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)高校檔案管理工作的要求，因此將信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，以此來(lái)提高檔案管理工作的水平，使高校檔案更好的服務(wù)于廣大師生，為高校的發(fā)展和建設(shè)提供重要的信息支持。

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