淺談流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

姜蔚

摘 要：當(dāng)今社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)出多元化的態(tài)勢(shì)，由于工作、求學(xué)等原因人口流動(dòng)量在逐年提高，在速度上也逐步地提升。數(shù)量和速度上的變化也加大了政府的管理壓力，為政府的人事檔案管理工作增添了不同的問題。傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理信息化難以適應(yīng)人口流動(dòng)的變化，運(yùn)用傳統(tǒng)的工作模式的情況下突出問題層出不窮。因此，加快流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)愈發(fā)地成為人事部門的主要工作目標(biāo)。本文簡要分析了我國流動(dòng)人員人事檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，并對(duì)此提出一些思考。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；建設(shè)

隨著國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們?yōu)榱俗非蟾哔|(zhì)量的生活或者尋找更加適合自己發(fā)展的就業(yè)機(jī)會(huì)，流動(dòng)人口的數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，流動(dòng)人口的人事檔案管理工作顯得極為重要。人事檔案基本上就相當(dāng)于一個(gè)人的歷史記錄，包含了該人員經(jīng)歷過程中的學(xué)歷、學(xué)業(yè)表現(xiàn)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等重要的信息。這些信息也成為單位在選擇吸納人才時(shí)的重要參考。因此，人事檔案直接關(guān)系到個(gè)人、集體的利益，其保管務(wù)必做到安全。但傳統(tǒng)的流動(dòng)人員的人事檔案管理工作已經(jīng)難以滿足工作上的情況和社會(huì)需求。結(jié)合智能時(shí)代，對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案采用信息化管理能夠在一定程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式中的不足。

1 流動(dòng)人員人事檔案目前管理情況

1.1 流動(dòng)人員人事檔案管理重視程度低，意識(shí)差

對(duì)于流動(dòng)人員的人事檔案管理工作方法以及制度，國家的相關(guān)文件中有著明確的規(guī)定，同時(shí)規(guī)定了應(yīng)該負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主要部門。但是在實(shí)際工作運(yùn)行中，多數(shù)人對(duì)國家政策的重視程度不高，在政策的解讀上有一定程度的欠缺，了解不夠，另一方面收到經(jīng)濟(jì)利益的影響，一些沒有經(jīng)過授權(quán)的部門，非法接收流動(dòng)人員的人事檔案。也有部分人員不將檔案放在存放單位，而是自行保管本人檔案。多種因素的影響下導(dǎo)致流動(dòng)人員的人事檔案時(shí)而發(fā)生丟失的情況，甚至信息作假、空白等。這樣的人事檔案無法發(fā)揮其檔案本身的作用，不能夠成為個(gè)人的以往經(jīng)驗(yàn)記錄，不能做到真實(shí)地反映個(gè)人工作變動(dòng)情況。

1.2 對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理工作不具備統(tǒng)一的參照標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)人事檔案管理工作具備一定的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，人事檔案便能夠較為容易地發(fā)揮其本身的價(jià)值，也有利于不同單位之間的資源共享。而就目前的流動(dòng)人員人事檔案管理工作情況來看，仍然有很多單位選擇紙質(zhì)存放和管理的工作，不僅工作效率低下，也不利于人事檔案的長期保存。紙質(zhì)的人事檔案拆封、填寫信息、保存等都加大了工作壓力，使工作程序更加繁瑣。同時(shí)，紙質(zhì)檔案如果存放不當(dāng)，則容易造成丟失，給管理單位的工作和本人都會(huì)帶來不便。由于流動(dòng)人員的人事檔案管理缺乏一定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案的來源較為分散凌亂，也加大了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的難度。

1.3 流動(dòng)人員的人事檔案管理工作實(shí)效性低

由于大多數(shù)的流動(dòng)人員人事檔案采取紙質(zhì)管理方式，一些人在工作變動(dòng)之后，或者是出國出境等工作以后，人事檔案的轉(zhuǎn)移等的程序都比較繁瑣，流動(dòng)人員的人事檔案難以做到及時(shí)地與人員的工作保持一致，中間會(huì)有時(shí)間上的差距，很多的工作信息可能會(huì)得不到及時(shí)地更新變動(dòng)，這也就會(huì)對(duì)檔案的實(shí)效性自以及工作人員的信息更新產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理采用信息化建設(shè)途徑思考

2.1 建立健全人事檔案的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，首先要將流動(dòng)人員的人事檔案做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并將其收錄在統(tǒng)一、安全的數(shù)據(jù)庫中，建設(shè)能夠?qū)崟r(shí)更新、維護(hù)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，便于負(fù)責(zé)管理相關(guān)人事檔案的工作部門在后期的查找以及對(duì)新的人事檔案的錄入工作，同時(shí)也便于實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)人才資源的流動(dòng)。這種大型數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠在各省市資料通用，為流動(dòng)人員人事檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)，提升人事檔案管理工作的效率，降低人事檔案管理工作的復(fù)雜程度。同時(shí)，將流動(dòng)人員的人事檔案作為電子信息錄入系統(tǒng)中，能夠有效地保護(hù)信息數(shù)據(jù)，減少檔案丟失情況。人事檔案管理既能為工作單位提供有力的人才保障，同時(shí)也是人力資源管理工作的重要組成部分。由于人事檔案管理內(nèi)容非常多，具有一定的復(fù)雜性，因此需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行管理。在當(dāng)前精細(xì)化管理理念提出的背景下，人事檔案管理可以與精細(xì)化管理理念有效結(jié)合，不僅能夠嚴(yán)格有效落實(shí)檔案管理的基本目標(biāo)，而且能夠保證人事檔案管理體系構(gòu)建的完善性和有效性。[1]

2.2 加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)，及時(shí)更新統(tǒng)計(jì)信息

在相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)下，流動(dòng)人員的人事檔案能夠進(jìn)行迅速地查詢，也便于工作單位對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，但當(dāng)需要流動(dòng)人員人事檔案中的鑒定及考核等信息時(shí)，數(shù)據(jù)庫的使用有一定的局限性。鑒于此，可以將美國微縮技術(shù)運(yùn)用于數(shù)據(jù)庫的信息管理中，能夠進(jìn)一步完善人事檔案的管理工作。另外，在技術(shù)層面要加強(qiáng)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系，將先進(jìn)技術(shù)融入到數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享，從而也能夠提高流動(dòng)人員人事檔案管理信息化工作的效率。

2.3 完善流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的法律制度

人事檔案是相關(guān)人員的重要個(gè)人信息，對(duì)于求職、晉升、出國等都具備不同凡響的意義，是一個(gè)人前期工作經(jīng)驗(yàn)的記錄。因此，人事檔案的管理工作需要嚴(yán)肅認(rèn)真，確保安全性。為此，流動(dòng)人員人事檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)法律制度建設(shè)，對(duì)人事檔案的管理工作進(jìn)行有制度設(shè)施的規(guī)范。相關(guān)部門必須按照法律制度的要求進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，加強(qiáng)監(jiān)管力度，通過科學(xué)合理的方式管理人事檔案。加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，提高其業(yè)務(wù)水平，提高整體的工作質(zhì)量。數(shù)字信息化應(yīng)用于人事檔案管理優(yōu)點(diǎn)很多，但也存在一定弊端，比如系統(tǒng)受到病毒侵襲、軟件存在漏洞等。所以要做好相關(guān)安全防護(hù)工作，對(duì)相關(guān)人才定期開展培訓(xùn)，增強(qiáng)其安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)知度。[2]

3 小結(jié)

人事檔案是人力資源管理過程中的重要資料，提高檔案管理質(zhì)量，使其充分發(fā)揮價(jià)值，就必須逐步推進(jìn)流動(dòng)人口人事檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式在人力資源管理視角下，進(jìn)行流動(dòng)人口人事檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的管理，顯著地提高了工作效率和精確性。[3]

參考文獻(xiàn)

[1]崔雨晴.以信息化建設(shè)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理[J].信息與電腦（理論版），2019，02：03.

[2]陳慧.數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用分析[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2019，02：03.

[3]錢艷艷.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].管理觀察，2019，01：03.