淺析如何做好高職院校學籍管理

摘 要 從根本上來講，高職院校的學籍管理資料是其基礎數(shù)據(jù)收集和管理工作的重要來源，在這樣的情況下，就需要確保相關學籍數(shù)據(jù)足夠真實準確，并且提供信息要及時有效，這樣才能滿足相關方面對學籍檔案信息的需求。在高職院校學籍管理工作中，學籍學歷信息管理平臺是高職院校實施學籍管理工作的重要工具，該平臺對高職院校學籍管理各項工作起到很大的監(jiān)督和規(guī)范作用，從某種程度上來說，是高職院校學籍管理工作有效實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標志?；谶@種情況，本文有針對性的分析和研究以學籍學歷信息管理平臺為基礎做好高職院校學籍管理工作方面的內(nèi)容，希望通過本文的分析和闡述，能夠為高職院校學籍管理工作取得更好的效益做出應有的貢獻。

關鍵詞 學籍學歷信息管理平臺 高職院校 學籍管理

作者簡介：王志巍，浙江國際海運職業(yè)技術學院。

中圖分類號：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.05.309

在高職院校內(nèi)部管理工作中，學籍管理工作是比較關鍵的部分，也是至關重要的基礎性工作，學籍信息是高職院校進行信息匯總和分析的重要數(shù)據(jù)來源。就其本質(zhì)而言，高職院校學籍管理是一項十分復雜的系統(tǒng)性工作，涉及多個層面和多個角度，整個管理過程也是涉及范圍特別廣的持續(xù)性動態(tài)過程。它所包含的內(nèi)容主要有：針對學生的入學資格進行審核、學生考試成績管理、登記學生的學籍異動情況、對畢業(yè)資格審核等相關內(nèi)容，這些內(nèi)容和學生的學習資格、學習狀態(tài)和學習結(jié)果等方面的認證和確認，有著十分緊密的聯(lián)系。同時，它也有著特別顯著的政策性。高職院?？蛇M入本校的學籍學歷管理平臺中，把學生的學籍信息進行上傳，通過省級和國家級的審核后，學生就可以在學籍學歷信息網(wǎng)上進行查詢。這一信息平臺的構(gòu)建進一步證明，教育部對于高職院校學生的各項管理工作及相應的流程和規(guī)范，逐步邁入網(wǎng)絡化、信息化管理時代，在實施信息化管理的過程中，學籍學歷信息管理平臺進一步有效規(guī)范了高職院校學籍管理各項工作，使其進一步體現(xiàn)出標準化，規(guī)范化特征，并針對高職院校依法治校進行實時的監(jiān)督和檢測。因此，各個高職院校在進行各項學籍管理工作中，以學籍學歷信息管理平臺為基礎，并有針對性的結(jié)合自身的實際情況，確保學籍管理工作與時代發(fā)展趨勢有效融合，充分滿足現(xiàn)代化管理的具體要求。

一、現(xiàn)階段高職院校學籍管理工作中存在的主要問題

（一）沒有建立健全科學合理的學籍管理制度

在具體的學籍管理工作中，并沒有真正意義上的法律法規(guī)和規(guī)定，無法做到有章可循，也沒有既定的依據(jù)可以依靠。在具體的行動過程中缺乏方向性和針對性。有些高職院校雖然已經(jīng)建立了相應的學籍管理制度，但是，往往是照抄照搬其他學校的經(jīng)驗，沒有結(jié)合自身的實際情況指出問題的要害，在戰(zhàn)略層面沒有提升可操作性和高效性，因此，在制度管理效益方面十分欠缺，沒有體現(xiàn)出學籍管理制度的指導性作用和現(xiàn)實意義。

（二）學生學籍管理的方式和手段比較落后

在具體的操作環(huán)節(jié)，學籍管理方式并沒有真正意義上與學信網(wǎng)的學籍學歷信息管理平臺具體要求保持一致，也無法真正意義上與電子注冊數(shù)據(jù)實現(xiàn)切實有效的兼容，學籍管理信息平臺在技術和方法等相關方面都沒有與時俱進，在很大程度上阻礙管理效益的提升，使具體的工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)很多漏洞。

（三）學籍檔案材料的內(nèi)容不夠豐富、具體，缺乏亮點和特色

從學籍檔案的內(nèi)容來看，比較空泛，在檔案管理的過程中不夠規(guī)范化，標準化，在轉(zhuǎn)移的過程中比較混亂，其內(nèi)容和材料的記載都沒有具體化和細化，不夠全面，無法真正意義上有效體現(xiàn)出學生在校的具體情況和其中的亮點特色，以及學生的特長愛好等等相關內(nèi)容，無法和用人單位的具體要求實現(xiàn)有效的銜接。

二、以學籍學歷信息管理平臺為基礎做好高職院校學籍管理工作的主要措施

為了從根本上有效處理好高職院校在具體的學籍管理環(huán)節(jié)中存在的問題，筆者認為高職院校要確定好自身的基本依據(jù)，以教育部電子注冊要求的具體內(nèi)容作為行動指南，以學籍學歷管理網(wǎng)絡平臺為樣板，并融合自身具體狀況，或者購買或者自行開發(fā)學籍管理信息系統(tǒng)。其中，以學籍學歷信息管理平臺為基礎建立健全電子學籍檔案是至關重要并且卓有成效的措施。

（一）電子學籍檔案的主要作用

首先，對在校學生的具體學習情況和基本資料等進行及時有效的查詢，方便為學校的領導和老師提供學生的學習成績和基本的信息，以此作為統(tǒng)計數(shù)據(jù)的來源。其次，可以更深入細致的查詢和考證畢業(yè)生的具體資料，特別是畢業(yè)成績和畢業(yè)證書等相關情況，通過電子學籍檔案，相關用人單位可以更真實有效的針對畢業(yè)生畢業(yè)證書的真假進行有效的檢測，了解學生在校的日常表現(xiàn)和學習成績。最后，針對學籍有變動或者學生的獎懲情況實施更有效的查證，高職院校針對學籍管理工作進行有效規(guī)范，能夠真正保證學生在相關院校就讀期間的檔案信息更精準，同時也更完整化，系統(tǒng)化，并且在學生畢業(yè)后，可以對學生的電子學籍檔案進行有效輸出，轉(zhuǎn)交到相關檔案管理部門，對其進行切實有效的保存和管理。

（二）電子學籍檔案的主要內(nèi)容

學生學籍檔案內(nèi)容主要包括：新生錄取名冊，學生學籍卡片，學生成績單、學生名冊、學生學籍的變更資料等相關內(nèi)容，同時也涉及學生在校期間的獎勵、懲罰以及處分材料等內(nèi)容。在具體的操作中，把信息錄入到電子學籍管理信息系統(tǒng)，以此使得相關數(shù)據(jù)成為電子注冊工作的基本依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。

（三）結(jié)合具體情況建立動態(tài)性的電子學籍檔案

有針對性的結(jié)合電子學籍檔案的核心內(nèi)容和重要作用，把學籍學歷信息管理網(wǎng)絡平臺涉及的數(shù)據(jù)作為基礎，可以有效設計和構(gòu)建學生動態(tài)性的學習檔案、信息數(shù)據(jù)庫，同時以此為基準，有效構(gòu)建學生電子學籍檔案數(shù)據(jù)庫。針對學生基本信息而言，它所包含的主要內(nèi)容有：高考考生號、學號、姓名、性別、專業(yè)、班級和身份證等相關內(nèi)容，以及主要的學習經(jīng)歷，聯(lián)系方式，高考成績，在校期間的獎懲情況等等。針對具體步驟而言，可以從以下幾個方面構(gòu)建學生的動態(tài)信息庫。

1.在具體應用環(huán)節(jié)可以有效利用招生數(shù)據(jù)庫，確?？忌膫€人資料以及基本信息等相關情況得以有效獲取，通過這樣的方式能夠在最大程度上有效避免對考生檔案的錄入工作，這樣能夠使學籍管理人員的工作壓力得到有效的減輕，促進工作效率的提升。

2.高職學生正式入學之后，相關部門要進一步通過各種形式，確認學生的基本學籍信息，同時在學籍信息確認平臺上增加學生的學籍卡片信息，在經(jīng)過審核和校對確認無誤之后及時提交，然后把電子學籍卡進行輸出，建立更完整、有效的原始紙質(zhì)學籍總表。

3.針對高職學生的電子圖像進行有效采集。在具體的操作環(huán)節(jié)，有針對性的結(jié)合具體情況高職院?？衫酶呖间浫?shù)據(jù)庫中的圖像，添加到高職院校的數(shù)據(jù)庫中，這樣就可以完成相應的任務。與此同時，針對高考錄取數(shù)據(jù)庫中沒有圖像的學生，專門安排圖片拍攝，采集相關學生的電子圖像，通過學號編排的方式對圖像進行命名，在實踐環(huán)節(jié)利用這樣的方式，使電子檔案更全面、更系統(tǒng)。

4.高職院校學生在校期間的學習和生活等方面進行管理。在具體操作環(huán)節(jié)，有效通過學籍管理系統(tǒng)有效分析和處理學生的學籍異動情況，對學籍異動學生的電子學籍檔案進行更新和完善，并保持持續(xù)的動態(tài)跟蹤和管理，把學生相對應的各類獎勵和懲罰情況輸入到電子學籍管理軟件，使學生在校期間的成績和電子學籍檔案實現(xiàn)有效的連接。

5.高職院校學生經(jīng)過畢業(yè)審核、相關責任人確認無誤后，把畢業(yè)生的電子信息檔案進行輸出，建立健全學生原始紙質(zhì)檔案，與電子學籍檔案信息一并交由檔案管理部門進行保存和管理。

三、結(jié)語

通過上文的論述和分析可知，高職院校學籍學歷信息管理平臺的構(gòu)建，是教育部進一步加強高職院校學生學籍管理工作的重要表現(xiàn)，也是其重要途徑，從根本上代表高職院校學生學籍管理工作的網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展趨勢。結(jié)合實際情況，建立健全動態(tài)的電子學籍檔案數(shù)據(jù)庫，可有效衡量高職院校學籍管理現(xiàn)代化水平，也能夠在更大程度上確保高職院校學籍管理工作獲得明顯的信息化管理效益。高職院校學籍管理工作從根本上來講，是一項事務性和政策性都特別強，并且需要深入細致且可持續(xù)性的工作，在實踐的過程中，要進一步總結(jié)經(jīng)驗，積極有效的探索出各種各樣的更有效的方法，結(jié)合自身的實際情況，發(fā)揮出更大的效益，為學生學習、生活和就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的管理服務。

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