淺談高中學(xué)校檔案管理與工作效率的提升

【摘要】隨著我校教育工作不斷取得新的突破，招生數(shù)量不斷增長，對(duì)校內(nèi)的檔案管理工作也提出了更高的要求。盡管一線的檔案管理工作者在工作中不斷地總結(jié)、摸索，但仍然不乏有一些影響工作效果的問題存在，如何進(jìn)一步提升檔案管理工作效率已經(jīng)成為了當(dāng)前急需思考和解決的問題。本文立足于高中學(xué)校，分析當(dāng)前存在于檔案管理工作中的問題，并提出幾點(diǎn)有效的解決對(duì)策，希望能夠?yàn)闄n案管理工作效率的提高起到實(shí)際的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】高中學(xué)校；檔案管理；工作效率提升

【中圖分類號(hào)】G632 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

引言

檔案管理屬于學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，管理的內(nèi)容包括基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、科研檔案以及教學(xué)和人事檔案，關(guān)乎著教師的晉升、調(diào)動(dòng)，學(xué)生的升學(xué)以及對(duì)教學(xué)活動(dòng)的研究等。在學(xué)校不斷發(fā)展的過程中，檔案數(shù)量無疑會(huì)不斷增長，對(duì)于檔案管理工作來說，面臨著更加艱巨的任務(wù)。必須及時(shí)解決現(xiàn)存問題，摸索出進(jìn)一步提高工作效率的方法，使學(xué)校的教育教學(xué)、研究工作有序開展，實(shí)現(xiàn)對(duì)教師和學(xué)生信息的統(tǒng)一管理。

一、高中學(xué)校檔案管理中普遍存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作沒有給予應(yīng)有的重視

高中的教育任務(wù)十分繁重，大部分的教師都將主要的精力投放在了教育教學(xué)方面，為學(xué)生獲得理想的高考成績而緊鑼密鼓地努力著。而對(duì)于檔案管理這樣一項(xiàng)看似與日常教學(xué)活動(dòng)沒有較大關(guān)聯(lián)的工作，明顯缺乏投入和關(guān)注，致使檔案管理的設(shè)備、技術(shù)得不到更新，沒有建立起完善的工作制度，檔案管理工作的開展具有較大的隨意性，不能第一時(shí)間解決一些突發(fā)問題，難免會(huì)影響學(xué)校教育工作的開展。

（二）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

伴隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校中的工作人員也在不斷擴(kuò)招，但對(duì)于一些剛剛就職的檔案管理工作者沒有進(jìn)行及時(shí)的上崗培訓(xùn)，在實(shí)際工作中難免會(huì)出現(xiàn)許多問題。如不能熟練地操作現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，保密工作落實(shí)不到位，不能在工作中及時(shí)地總結(jié)問題、提出建議，制約了學(xué)校檔案管理工作水平的提升。

其次是一些檔案管理人員身兼數(shù)職，并非專門負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，而其他工作任務(wù)繁忙，很難在檔案管理工作上投入更多的時(shí)間和精力，導(dǎo)致工作效率較低，無法保質(zhì)保量地完成檔案管理任務(wù)[1]。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

高中學(xué)校大多都在長期的工作中建立起了基本的工作制度，但一些制度由于沒有及時(shí)更新，已經(jīng)無法滿足工作的需要，與當(dāng)今的工作實(shí)際相脫節(jié)。當(dāng)今對(duì)于學(xué)校檔案的管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，因此，就應(yīng)建立起有關(guān)信息化檔案管理的機(jī)制和規(guī)范。但從實(shí)際來看，一些學(xué)校還沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，沒有跟隨工作的調(diào)整來建立相應(yīng)的制度，因此，一些工作環(huán)節(jié)仍處在沒有依據(jù)的狀態(tài)，不能有效地防范一些問題，影響了工作開展的實(shí)效性。

（四）檔案管理的信息化程度不高，漏洞較多

學(xué)校對(duì)于檔案信息化建設(shè)的意義缺乏正確的認(rèn)識(shí)和重視，在這方面投入的精力和經(jīng)費(fèi)都不足，導(dǎo)致學(xué)校檔案基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重落后。此外，檔案信息化系統(tǒng)的安全系數(shù)不高。檔案信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)有緊密的聯(lián)系，但是在網(wǎng)絡(luò)安全方面還缺乏足夠的監(jiān)督手段，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)存在不安全因素，一些重要的檔案信息有被竊取的可能性，安全系數(shù)較低[2]。

二、高中學(xué)校檔案管理工作效率的提升對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

能否高質(zhì)高效的開展檔案管理工作，取決于工作人員的個(gè)人能力和工作水平。學(xué)校必須設(shè)立專門的崗位，培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才，通過強(qiáng)化培訓(xùn)等手段，提高其信息化管理水平，不斷提高檔案管理效率。在人員的選拔和任用方面，應(yīng)把握以下準(zhǔn)則：具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；熟悉檔案管理的具體流程和方法；具備保密意識(shí)和能力；具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力；工作認(rèn)真、細(xì)致，具備條理性。檔案管理工作者自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)更新、更有效的檔案管理方法，如借助信息系統(tǒng)和軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速錄入、查找，對(duì)信息進(jìn)行歸類，使檔案內(nèi)容井井有條，能夠在需要時(shí)迅速調(diào)取。這需要不斷提升自我的信息化檔案管理水平，同時(shí)還需要增強(qiáng)防范意識(shí)和手段，做好檔案信息的保管、傳遞，避免盜取、泄露，嚴(yán)格做好保密工作[3]。學(xué)校應(yīng)多為檔案管理工作者提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不斷提高其工作能力。

（二）建立完善的檔案管理工作制度

伴隨檔案管理工作的不斷改革，工作制度也需要進(jìn)一步的完善和調(diào)整。首先，應(yīng)做好工作職責(zé)的的劃分。檔案管理人員需要積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率；樹立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件、資料、檔案的保密、保管工作；對(duì)各類檔案進(jìn)行接收、分類、編目、編制，對(duì)檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全、完整；定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。只有明確地劃分了責(zé)任，才能使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有序開展，對(duì)于期間出現(xiàn)的疏漏和問題進(jìn)行追責(zé)和處理。

面對(duì)如今學(xué)校檔案管理工作信息化水平不斷提高的形勢，還必須建立起相應(yīng)的信息化檔案管理工作制度。首先，要嚴(yán)格落實(shí)密鑰管理和身份認(rèn)證，將學(xué)校內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離，建立防火墻，加大防范力度，避免出現(xiàn)信息盜取的問題。同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，嚴(yán)格進(jìn)行保密工作的審查，對(duì)檔案管理者在系統(tǒng)中的操作行為進(jìn)行監(jiān)控和管理，在出現(xiàn)問題時(shí)就能夠明確地劃分責(zé)任，對(duì)檔案管理工作者的日常工作起到規(guī)范作用。

（三）提升信息化檔案管理工作水平

傳統(tǒng)的檔案管理工作存在諸多弊端：不規(guī)范、易損壞、易泄密、易丟失、保存成本高昂，無法統(tǒng)計(jì)、查詢不方便等，往往要找一個(gè)文件需要花很長時(shí)間到檔案室翻閱查找。近年來，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)或增加或復(fù)雜或弱化，尤其是檔案接收的范圍、時(shí)間、載體和實(shí)現(xiàn)方式、利用形式等發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代化的工作需要，已經(jīng)面臨全面改革。檔案管理工作的信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案作為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式。通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索、閱讀電子檔案為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向?qū)W生和教師提供高效率的全面服務(wù)。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術(shù)先進(jìn)、兼容性和可擴(kuò)展性強(qiáng)的特點(diǎn)，能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢[4]。

高中學(xué)校應(yīng)建立起信息化檔案管理的完整工作流程，具體應(yīng)包括：（1）檔案領(lǐng)取和整理。也就是將需要變?yōu)閿?shù)字化檔案的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、劃分，其中可包括文字檔案、聲像檔案和照片檔案等；（2）目錄建庫。將紙質(zhì)檔案按照分類錄入到系統(tǒng)，錄入數(shù)據(jù)主要包括文件號(hào)、頁數(shù)、類型、存放柜號(hào)、文件建立的時(shí)間和保存的期限等；（3）數(shù)據(jù)校驗(yàn)。逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致，逐頁檢查每個(gè)影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等；（4）數(shù)據(jù)備份。為防止系統(tǒng)出現(xiàn)操作失誤或系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，而將全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機(jī)的硬盤或陣列復(fù)制到其他的存儲(chǔ)介質(zhì)；（5）掛接入庫。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總[5]。在這樣一體化的信息化檔案管理工作流程下，能夠使信息的錄入、檢索和查找更加快速、高效，實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、信息一體化、資源集約化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化，促進(jìn)了檔案的收集、整理、移交、接收、保管、使用。

三、結(jié)語

總之，檔案資料涉及到學(xué)校師生的個(gè)人信息，直接影響著學(xué)生的升學(xué)、教師的就職任職以及學(xué)校的教研工作，其重要性是不言而喻的。而傳統(tǒng)的檔案管理工作問題和漏洞百出，已經(jīng)不能迎合新時(shí)期學(xué)校發(fā)展對(duì)檔案管理提出的要求。因此，一線的檔案管理工作者必須摸索出更加高效的工作模式，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高工作效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供重要的資料和依據(jù)，成為順利開展教育工作的后備軍。

參考文獻(xiàn)：

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[3]林莉.試談學(xué)校檔案管理與工作效率的提高[J].科學(xué)中國人，2016（6）：92-93.

[4]張立云.學(xué)校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經(jīng)營管理者，2015（31）：332.

[5]黃粵.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：100，107.

作者簡介：張鴻（1976-），女，漢族，廣東龍川，檔案管理員，本科，研究方向：檔案管理。