信息化背景下高校檔案的管理模式分析

【摘要】本文首先分析了信息化背景下高校檔案管理工作面臨的一些問題，然后以此為依據(jù)，明確了信息化背景下高校檔案的管理模式，并提出了提升管理團隊整體素質(zhì)、實現(xiàn)數(shù)字化管理、完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫以及檔案管理體系等措施。

【關(guān)鍵詞】信息化；高校；檔案；管理模式

【中圖分類號】G271 【文獻標(biāo)識碼】A

為了實現(xiàn)高校檔案管理效率的提升，不少高校都基于信息化形勢下實施電子檔案的管理模式，不但使高校檔案管理工作效率大大提升，而且實現(xiàn)了理想的檔案管理工作效果，從而極大地方便了檔案管理工作者的工作。下面，筆者主要對信息化背景下高校檔案的管理模式進行了簡要的分析。

一、信息化背景下高校檔案管理工作面臨的一些問題

（一）高校檔案管理工作者的整體素質(zhì)比較低

不少高校的檔案管理工作僅僅限制在復(fù)印、查詢紙質(zhì)材料，很少應(yīng)用發(fā)達的信息技術(shù)，比如應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來收集、整理、保存信息資源。為此，需要檔案管理工作者務(wù)必具備較高的職業(yè)素養(yǎng)、較強的專業(yè)能力，這樣才可以切實學(xué)會高水平的檔案管理和信息開發(fā)技術(shù)。然而，針對當(dāng)今的實際情況而言，不少高校檔案管理的團隊整體素質(zhì)不高，這主要表現(xiàn)為檔案管理工作者缺少豐富的專業(yè)知識。再者，掌握的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平有限，造成較難提升高校檔案管理和服務(wù)水平，從而不利于高校檔案管理的順利進行。

（二）高校檔案服務(wù)和管理的形式較為單一化以及缺少館藏資源

國內(nèi)的檔案具備悠久的歷史，可是在服務(wù)方式上較為單一，基本應(yīng)用的服務(wù)方式是面對面，缺少傳真、電話之類的高科技服務(wù)方式，更是缺少網(wǎng)絡(luò)、郵件等在線服務(wù)途徑。在國內(nèi)各個行業(yè)滲透信息化的形勢下，高校檔案服務(wù)很少應(yīng)用先進的信息網(wǎng)絡(luò)開展檔案管理和服務(wù)工作。通常高校檔案的服務(wù)中心是學(xué)校本身，全部的工作只是局限在高校校園當(dāng)中，這樣一來，就出脫離現(xiàn)代社會發(fā)展的現(xiàn)象。除此之外，高校檔案服務(wù)不具備多樣性，常常落后于社會發(fā)展的步伐。

高校檔案館館藏不多，并且管理不標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案缺少館藏數(shù)量，這從某種程度上制約了高校檔案信息的綜合性。在一部分用戶需要有關(guān)檔案的情況下，由于高校檔案缺少綜合性的信息，所以難以很好地體現(xiàn)檔案的意義，從而使用戶的需求難以實現(xiàn)，不利于高校檔案服務(wù)形象與質(zhì)量的提升。造成高校檔案缺少館藏的因素在于高校往往重視政治檔案而不重視一般檔案，長期如此，高校檔案將面臨嚴(yán)重的政治檔案化傾向。

（三）高校缺少完善的檔案管理體系

近年來，各高校間為了實現(xiàn)自身教育質(zhì)量的提升，常常拆分與合并院系，這導(dǎo)致高校檔案管理工作存在重大的困難，這重點表現(xiàn)為下面兩點：一是職責(zé)的劃分不清晰。各個高校標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)生檔案管理工作制度沒有形成，不具備一致性、清晰化、專業(yè)性的檔案管理機構(gòu)，造成由團委學(xué)生負責(zé)一部分學(xué)生檔案、學(xué)院招生處負責(zé)一部分學(xué)生檔案，從而較易使重復(fù)采集檔案信息材料的現(xiàn)象形成，使很多的時間造成浪費。二是不具備高效化檔案管理模式。絕大部分高校會在二級學(xué)院移交和分散管理學(xué)生的個人檔案，然后，在學(xué)生畢業(yè)的時候讓有關(guān)部門進行一致傳遞與移交。這樣一來，臨時的兼職工作者會突擊整理學(xué)生檔案的歸檔工作，這會大大降低檔案管理工作效率與質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)殘缺、亂放、丟棄學(xué)生檔案的情況。

（四）高校檔案管理工作的效率低、任務(wù)重

在高校傳統(tǒng)的檔案管理工作中，重點以紙質(zhì)形式記載檔案，而在檔案的校對與分類中紙質(zhì)形式的記載面臨非常大的難度，并且紙質(zhì)檔案非常容易被損壞，這就要求檔案管理工作者非常細心和認真，在檔案管理的整個工作過程中會消耗比較高的時間成本與人力成本。盡管高校投入了很多的檔案管理工作者，可是由于每一年都持續(xù)增加檔案的數(shù)量，所以，造成固有的檔案管理工作者較難迅速地做完檔案管理工作。因此，立足于整體來講，高校學(xué)生檔案管理工作的效率不高。并且，檔案管理的紙質(zhì)化形式使檔案管理工作者的工作量大大增加，一是檔案工作者在迅速記載時候較易犯錯，二是在調(diào)取檔案時候難以迅速查找，為此，在整個過程中的人力、時間損耗比較大。

二、信息化背景下高校檔案的管理模式及其措施

（一）實現(xiàn)高校檔案信息化管理團隊整體素質(zhì)的提升

為了使數(shù)字化的高校檔案管理工作目標(biāo)得以實現(xiàn)，應(yīng)注重建設(shè)檔案管理工作團隊，以使高校檔案管理的信息化團隊提升整體素質(zhì)。一是高校應(yīng)將先進的技術(shù)設(shè)施提供給檔案管理工作，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理條件的優(yōu)化，推動檔案管理工作者實時學(xué)習(xí)操作新設(shè)施的知識和技術(shù)，且轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頇n案的手段，結(jié)合信息技術(shù)取代紙質(zhì)管理方式，進而使檔案管理室的空間大大節(jié)省，提高檔案管理工作者的效率；二是高校應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理工作者，重點培訓(xùn)的內(nèi)容是操作辦公軟件的基礎(chǔ)知識和技能，要求計算機系的教師培訓(xùn)檔案管理工作者，由內(nèi)部實現(xiàn)檔案管理工作者綜合素質(zhì)與操作能力的提升；三是吸收檔案管理的復(fù)合型人才。因為高校的檔案管理工作不但要求是專門的檔案管理工作者，而且要求是系統(tǒng)把握信息技術(shù)的人才，所以，只有具有計算機方面專業(yè)豐富的知識和技能，才可以真正搞好檔案管理工作，再讓復(fù)合型人才推動高校內(nèi)部的檔案管理工作者持續(xù)增強自身的業(yè)務(wù)能力，從而使高校檔案管理的數(shù)字化時代到來。

（二）注重創(chuàng)建高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)以及健全檔案數(shù)據(jù)庫

高校應(yīng)注重建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合發(fā)達的信息資源整合高校檔案，從而將快捷、方便的服務(wù)提供給廣大用戶，以顯著改進與優(yōu)化高校檔案服務(wù)單一化的情況。另外，需要實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，這是高校檔案管理工作開展的前提條件，只有具備系統(tǒng)、綜合的檔案資源，才可以實現(xiàn)用戶的需要、師生對檔案資源的要求。因此，為了使此目標(biāo)順利實現(xiàn)，務(wù)必要將大量的財力、人力、物力投入到高校檔案，然后配合現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而使檔案管理工作者便捷地開展工作，這不但大大減少了平時的檔案管理工作量，而且明顯節(jié)省了人力和時間成本。當(dāng)然，需要確保檔案數(shù)據(jù)庫具備下面的一些特性：一是檔案數(shù)據(jù)庫具備自身的特色，結(jié)合檔案服務(wù)功能凸顯檔案數(shù)據(jù)庫獨有的特色，從而提升服務(wù)質(zhì)量，使用戶的體驗更優(yōu)；二是注重檔案數(shù)據(jù)庫的實效化。

（三）實現(xiàn)高校檔案工作的數(shù)字化模式

基于不斷進步的信息技術(shù)，數(shù)字化檔案管理可以推動高校檔案管理的信息化，因此，在現(xiàn)代信息社會背景下，高校檔案管理工作中迫切要解決的問題是實現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用特點的轉(zhuǎn)變，只有綜合解決此檔案管理問題之后，才可以使高校的發(fā)展中具備檔案服務(wù)的支持。具體來講，一是實現(xiàn)數(shù)字化的高校檔案館藏目錄，也就是對分類檔案電子目錄予以編制，以便于檢索檔案，并且也可以實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化目標(biāo)管理水平的提升；二是高校檔案管理工作者應(yīng)系統(tǒng)地管理高校的館藏檔案，在比較短的時間中數(shù)字化管理高應(yīng)用率的檔案，以便于實際工作的開展；三是高校應(yīng)有效統(tǒng)一檔案館藏特色以及數(shù)字化管理，進而在高校電子檔案的管理過程中創(chuàng)建特色的檔案館藏風(fēng)格，以使高校自身的特色良好體現(xiàn)出來。

（四）創(chuàng)建和完善高校檔案管理體系

創(chuàng)新高校檔案管理的模式與制度能夠引導(dǎo)高校檔案管理工作跟社會發(fā)展的腳步相適應(yīng)，使之得以可持續(xù)發(fā)展。一是清楚職責(zé)的劃分。高校應(yīng)注重領(lǐng)導(dǎo)組織好協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，根據(jù)當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作面臨的一系列問題加以具體分析，遵循一切從實際出發(fā)的原則，對各種問題區(qū)別看待。清楚二級院系跟檔案管理機構(gòu)間的聯(lián)系性，以更加有序地實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，防止重復(fù)與浪費物力、人力；二是創(chuàng)建高效的管理模式。實現(xiàn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化這項工作任重道遠，高校需要創(chuàng)建和完善檔案管理工作體系，在推動建設(shè)檔案管理的數(shù)字化中應(yīng)用科學(xué)的管理模式。平時要注意收集本校的檔案資源并及時對其進行信息化處理，確保檔案的歸檔內(nèi)容達到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣既克服了紙質(zhì)檔案材料管理工作中出現(xiàn)的遺失、錯亂、殘缺等問題，又保證了學(xué)生檔案信息的及時歸檔。此外，在管理模式上，信息化背景下的高校檔案管理工作必須依托信息技術(shù)，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)對本校檔案進行規(guī)范化管理，節(jié)約檔案管理成本，提高工作效率。

三、結(jié)語

總而言之，數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理創(chuàng)新雖然具備了技術(shù)支持，但各種新技術(shù)在實際應(yīng)用上的難度依然存在，很多高校檔案管理創(chuàng)新進程緩慢也與這一原因有直接關(guān)聯(lián)。高校檔案管理本身是一項系統(tǒng)性管理，數(shù)字信息化背景下，進行檔案管理創(chuàng)新務(wù)必要對各種新技術(shù)進行較好的應(yīng)用，并在堅持從檔案管理實際出發(fā)這一基本原則指導(dǎo)下，積極進行檔案管理創(chuàng)新嘗試，將信息化技術(shù)的運用作為檔案管理創(chuàng)新主要途徑。

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作者簡介：阮淑瓊（1990-），女，廣東廣州人，本科，廣東財經(jīng)大學(xué)華商學(xué)院，研究實習(xí)員，研究方向：實驗教學(xué)、信息管理。