文書檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策分析

王翠娟

摘要：文書檔案管理是單位管理中最為基礎(chǔ)的服務(wù)工作，是客觀反應(yīng)單位的各項(xiàng)活動(dòng)記錄，也是評(píng)價(jià)單位管理水平好壞的重要依據(jù)。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)此提出了更高的要求?？紤]到這些要求和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)該跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，積極探討創(chuàng)新的發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)文書檔案管理工作能夠順利的開展進(jìn)行。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對(duì)文書檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;問題;對(duì)策

一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)

1、文書檔案內(nèi)容豐富

文書檔案是單位在各項(xiàng)工作中的真實(shí)記錄，涉及到許多方面，因此，文書檔案的內(nèi)容豐富。文書檔案涵蓋了相關(guān)單位及上級(jí)部門印發(fā)的各類正式文件，單位簽訂的各種合同、協(xié)議等也屬于文書檔案，載體包含文檔、照片、錄音、錄像等。

2、管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料

文書檔案管理的對(duì)象多是發(fā)生的人事、事件、過程記載、物品存檔等等，通常情況下，管理人員會(huì)將這些以紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)等方式記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中，因此，文書檔案管理工作的重點(diǎn)就在于收集和保存資料，強(qiáng)調(diào)文書檔案保存的完整性與安全性。通過文書檔案管理，相關(guān)信息會(huì)被記錄下來，作為后期單位引用借鑒的資料，為單位的決策提供有效依據(jù)。

3、文書檔案管理與文書工作關(guān)系密切

文書工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔等等，可以說文書工作實(shí)際就是檔案的形成過程，因此，文書檔案管理工作與文書工作是密切相關(guān)的，文書檔案管理工作就是在文書工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、保存統(tǒng)計(jì)，為檔案使用者提供檢索和利用服務(wù)。檔案源于文書工作，因此，文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)與前提，文書部門在對(duì)單位活動(dòng)中的信息進(jìn)行整理后定期交由文書檔案管理部門歸檔保存。

二、文書檔案管理中存在的問題

1、文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

因文書檔案管理工作的重要性不斷增加，所以，只有提高工作人員綜合素質(zhì)才能夠滿足工作的具體需求。然而，大部分單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，所掌握的基礎(chǔ)知識(shí)也不全面，綜合素質(zhì)有待提高。在實(shí)踐管理中，工作人員的操作不熟練，導(dǎo)致工作規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性嚴(yán)重缺失，直接影響了文書檔案管理工作的開展。

2、文書檔案管理工作被忽視

目前，大部分單位文書檔案管理工作都沒有得到領(lǐng)導(dǎo)重視，究其原因，檔案管理工作的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，尚未被社會(huì)重視，且在認(rèn)知文書檔案資源重要作用方面存在偏差，所以直接影響了文書檔案管理工作的效果。另外，在實(shí)踐管理過程中，在文書檔案管理工作中的投入力度也不到位，難以直接形成效益且落實(shí)效果差強(qiáng)人意，對(duì)文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率帶來了極大的影響。

3、文書工作與檔案管理工作脫節(jié)

文書工作與檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)的同時(shí)也存在一定的區(qū)別，在實(shí)際工作中，文書工作應(yīng)與檔案管理工作分別管理，建立相互關(guān)聯(lián)又獨(dú)立的分體式管理體系。文書與檔案管理工作的分塊管理使得很多文書人員與檔案管理人員未能做好工作銜接，使得文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了工作上的脫節(jié)。在文書工作與檔案管理工作的銜接主體上也存在許多公文格式與處理方法不規(guī)范的問題，這些問題的存在都對(duì)文書檔案管理水平造成了影響。

三、改善文書檔案管理工作的對(duì)策

1、定期開展文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)活動(dòng)

文書檔案管理工作的實(shí)踐過程中，要想保證工作開展的有序性，必須要定期組織專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，確保工作人員綜合水平的提升，從根本上提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。其中，在收集文書檔案過程中，要嚴(yán)格檢查文字規(guī)范性，并在分類方式的幫助下有效整理并利用文書檔案。另外，文書檔案管理應(yīng)統(tǒng)一，尤其是文號(hào)的編發(fā)與標(biāo)題制作以及文件選用和附件等等，經(jīng)過仔細(xì)核對(duì)以后，根據(jù)具體程度登記并傳閱，以保證文書檔案歸檔的正確性。同時(shí)，文書檔案目錄編號(hào)要科學(xué)，確保文書檔案查閱更方便。通過對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，明確檔案目錄與檢索條件，進(jìn)而確保文書檔案利用率。在這一環(huán)境下，文書檔案管理工作人員必須要不斷強(qiáng)化自身技能，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)予以完善，全面優(yōu)化文書檔案結(jié)構(gòu)，全面提高文書檔案管理的水平。

2、建立并健全管理制度

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，文書檔案管理工作全面推進(jìn)，所以，需要建立并健全管理制度，才可以有效地促進(jìn)文書檔案管理工作的開展。其中，應(yīng)盡可能細(xì)化程序與規(guī)定，重視實(shí)用性與操作性，將管理制度的監(jiān)督作用與約束作用充分發(fā)揮出來。在簽發(fā)公文的時(shí)候，一定要按照公文簽發(fā)條例進(jìn)行，不允許發(fā)放無效文件，在經(jīng)過復(fù)審與核對(duì)以后才可以送至相關(guān)部門。若文件內(nèi)容要修改，也應(yīng)當(dāng)遵循程序要求復(fù)審，尤其是幅面的尺寸與字體字號(hào)等，保證文書檔案管理的規(guī)范化，增強(qiáng)文書檔案管理的實(shí)際作用。另外，還應(yīng)當(dāng)重視發(fā)文稿紙與文件處理單等內(nèi)容要準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，保證文件發(fā)放范圍更加合理，有效控制文件數(shù)量，以免文書檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量問題。

3、加強(qiáng)文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件作為檔案的基礎(chǔ)，其質(zhì)量與檔案的質(zhì)量直接關(guān)聯(lián)，而文書部門主要負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行處理，因此，其處理的規(guī)范性就決定了檔案的準(zhǔn)確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規(guī)范化的銜接。為加強(qiáng)文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接，文書工作人員需要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，及時(shí)地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時(shí)文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)一體化。同時(shí)，文書人員還需要加強(qiáng)文件材料質(zhì)量的管控，確保文件的規(guī)范統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發(fā)文件時(shí)要及時(shí)登記，一旦發(fā)現(xiàn)有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理是衡量一個(gè)單位的文書管理部門的檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料的質(zhì)量和完整性完全取決于部門的管理水平的高低的。只有做好文書工作和檔案工作規(guī)范的良好的銜接，加強(qiáng)部門間的協(xié)作，做好檔案收集，力圖工作方案的有效實(shí)施，加強(qiáng)檔案管理和管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能大幅度提升文書檔案的利用率，為單位的建設(shè)和改善發(fā)展提供了有力的保障。

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