劉翰 熊欣 周怡杉
摘 要:隨著國(guó)庫(kù)集中支付制度改革的深入,各個(gè)高校已開始全面推行公務(wù)卡結(jié)算制度。然而,在公務(wù)卡推行實(shí)施的過程中逐漸顯現(xiàn)出來一些問題。本文擬查閱并統(tǒng)計(jì)高校報(bào)賬過程中遇到的關(guān)于公務(wù)卡結(jié)算的相關(guān)問題,在梳理高校執(zhí)行公務(wù)卡制度存在問題的基礎(chǔ)上,分析問題產(chǎn)生的原因,并進(jìn)而有針對(duì)性地提出相應(yīng)的可行的對(duì)策建議。
關(guān)鍵詞:公務(wù)卡;公務(wù)卡結(jié)算制度;高校
一、高校推行公務(wù)卡結(jié)算方式的重要意義
(1)公務(wù)卡結(jié)算制度提高了高校資金的使用效率
高校由現(xiàn)金結(jié)算方式轉(zhuǎn)為公務(wù)卡結(jié)算方式,可以減少現(xiàn)金的使用,在資金更安全的同時(shí),高??梢詫㈤e置的資金存入銀行取得利息收入。公務(wù)卡有一個(gè)免息期,這樣一來教職工借支預(yù)付款的業(yè)務(wù)就減少了,為公務(wù)小額支出提供了方便,也使得長(zhǎng)期掛賬的暫付往來款的數(shù)量減少了,減輕了財(cái)務(wù)人員對(duì)賬、催賬的負(fù)擔(dān),為高校財(cái)務(wù)管理帶來了便利。
(2)公務(wù)卡結(jié)算制度使得公務(wù)支出更加透明,降低了財(cái)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)
使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算的每筆支出都有可以查詢到的支付記錄。在報(bào)銷時(shí),財(cái)務(wù)人員通過查看公務(wù)卡刷卡消費(fèi)的記錄,可以確定購(gòu)買產(chǎn)品或者服務(wù)的日期、金額、銷售單位,這些要素能夠一定程度上地體現(xiàn)刷卡信息的真實(shí)性,更利于監(jiān)管,使這些公務(wù)卡消費(fèi)行為有跡可循。使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算能夠降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),更好地進(jìn)行內(nèi)部控制。
(3)公務(wù)卡結(jié)算制度能夠加快項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度
教職工使用公務(wù)卡之后,由于還款時(shí)間的限制,也怕影響到個(gè)人的征信記錄,教職工需要及時(shí)進(jìn)行還款,以避免發(fā)生利息、滯納金等額外的支出。教職工為了及時(shí)還款,就能盡快地把財(cái)務(wù)票據(jù)交到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷,從而支付給公務(wù)卡。這樣就避免了教職工拖沓,能夠在發(fā)生業(yè)務(wù)活動(dòng)之后及時(shí)進(jìn)行報(bào)賬,加快了項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度。
二、高校公務(wù)卡結(jié)算的現(xiàn)狀及存在的問題
為規(guī)范財(cái)務(wù)管理,減少現(xiàn)金支付結(jié)算,根據(jù)國(guó)家相關(guān)文件規(guī)定,從2014年9月1日開始,A校開始全面推行公務(wù)卡結(jié)算制度。為了應(yīng)對(duì)特殊情況、方便教職工報(bào)銷,凡是在應(yīng)使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算的業(yè)務(wù)中,對(duì)于200元以上至3000元以下沒有按規(guī)定使用公務(wù)卡結(jié)算的報(bào)銷單,都需要填寫“特殊原因未使用公務(wù)卡審批單”并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批、單位蓋章,才能進(jìn)行報(bào)銷。
在這種情況下,通過查閱A校實(shí)際報(bào)賬過程中的報(bào)賬單,如查看并收集報(bào)銷單中“特殊原因未使用公務(wù)卡審批單”中所提到的原因,就能一定程度上了解到公務(wù)卡使用過程中的各種現(xiàn)狀和問題。常見的原因有如圖下所示:
(1)缺乏公務(wù)卡使用意識(shí),公務(wù)卡使用率低
有些教職工沒有刷卡的習(xí)慣,不清楚公務(wù)卡的具體用法和規(guī)則,怕自己因?yàn)椴僮魇д`造成損失,比如使用不當(dāng)造成的滯納金和利息,更嚴(yán)重的是沒有及時(shí)還款而影響個(gè)人的征信記錄。有些教職工發(fā)生公務(wù)消費(fèi)的次數(shù)很少,不愿意去辦理公務(wù)卡。當(dāng)需要使用公務(wù)卡時(shí),辦卡需要的時(shí)間又較長(zhǎng),經(jīng)歷申請(qǐng)辦卡、銀行審批、銀行制卡、辦理人領(lǐng)取卡片的過程通常需要兩周到一個(gè)月,從而錯(cuò)過了時(shí)間,只能采取其他支付方式。有些教職工不小心把公務(wù)卡遺失了,也沒有及時(shí)去補(bǔ)辦,在補(bǔ)辦的過程中也無法使用公務(wù)卡。有些教職工出差或者出門時(shí),忘記攜帶公務(wù)卡,只能使用其他方式進(jìn)行支付。
(2)缺乏使用公務(wù)卡的相關(guān)配套措施和環(huán)境
校園周邊有很多小商戶,有的教職工為了方便就近購(gòu)買,一些小商戶就沒有可以刷卡的POS機(jī)。一些商戶雖然有POS機(jī),但者商戶為了逃避稅收或者避免POS的手續(xù)費(fèi)等原因,也拒絕消費(fèi)者刷卡,要求消費(fèi)者使用現(xiàn)金支付。有的商家甚至對(duì)使用現(xiàn)金付款提供了更大的優(yōu)惠,來激勵(lì)消費(fèi)者使用現(xiàn)金交易。在查閱報(bào)銷單的過程中,有的會(huì)議通知或者培訓(xùn)通知上,直接寫明了會(huì)議費(fèi)或者培訓(xùn)費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)只能收取現(xiàn)金。有時(shí)候雖然有POS機(jī),但信用卡網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接失敗,也沒有刷卡成功。這些都造成了教職工有公務(wù)卡卻無法使用的情況。另外,由于信息系統(tǒng)不完善,在使用公務(wù)卡消費(fèi)后,消費(fèi)記錄沒有及時(shí)更新,導(dǎo)致教職工網(wǎng)上驗(yàn)證的時(shí)候查詢不到消費(fèi)記錄,相應(yīng)的報(bào)賬效率就降低了,教職工有的甚至?xí)X得使用公務(wù)卡報(bào)銷又麻煩、還款又慢,更不愿意使用公務(wù)卡了。
(3)高校公務(wù)卡還款制度不完善,還款不及時(shí)
公務(wù)卡還款系統(tǒng)中一筆消費(fèi)對(duì)應(yīng)一個(gè)還款,生成財(cái)務(wù)記賬憑證后,出納人員支付時(shí)也只能一筆一筆地還款支付,不能合并支付,加大了工作量。
公務(wù)卡國(guó)庫(kù)還款系統(tǒng)一旦通過驗(yàn)證就不能更改還款金額。然而有些情況下,一筆公務(wù)卡消費(fèi)記錄中只能報(bào)銷部分金額,比如實(shí)際發(fā)生住宿費(fèi)580元一晚,實(shí)際上財(cái)務(wù)上規(guī)定的住宿費(fèi)是500 元一晚,這種情況下就無法通過國(guó)庫(kù)還款系統(tǒng)支付,財(cái)務(wù)部門只能將報(bào)銷金額直接支付給報(bào)銷人的借記卡,由報(bào)銷人自行還款。
公務(wù)卡支付系統(tǒng)中不能支付差旅費(fèi)中的補(bǔ)助以及未使用公務(wù)卡消費(fèi)的部分,只能支付有公務(wù)卡刷卡消費(fèi)記錄的費(fèi)用。有時(shí)候一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)就出現(xiàn)了對(duì)公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡還款、對(duì)私轉(zhuǎn)賬三種支付形式,比如教職工出差,培訓(xùn)費(fèi)是采用對(duì)公轉(zhuǎn)賬的形式,住宿費(fèi)和機(jī)票、火車票使用了公務(wù)卡,需要公務(wù)卡還款,而最后給教職工的差旅補(bǔ)助只能通過對(duì)私轉(zhuǎn)賬。教職工在填寫報(bào)銷單時(shí),需要填寫三種支付方式,一個(gè)對(duì)公賬號(hào)、一個(gè)公務(wù)卡卡號(hào)、一個(gè)個(gè)人借記卡卡號(hào),增加了經(jīng)辦人員填寫的難度。
教職工提交報(bào)銷單到財(cái)務(wù)報(bào)銷還款之間有一個(gè)時(shí)間差,在還款之前,如果有新的公務(wù)支出發(fā)生,有可能公務(wù)卡的額度就不足了,這就需要教職工自行墊付或者到財(cái)務(wù)處進(jìn)行借款,帶來不便。如果遇上財(cái)務(wù)支付系統(tǒng)出現(xiàn)問題,比如連接服務(wù)器失敗、還款失敗等,更會(huì)延長(zhǎng)還款時(shí)間。
(4)公務(wù)卡結(jié)算不能完全遏制虛假消費(fèi)
公務(wù)卡消費(fèi)記錄能夠反映公務(wù)卡消費(fèi)的時(shí)間、金額、銷售單位等要素,能夠一定程度上增加資金使用的透明度,遏制虛假消費(fèi)。然而實(shí)際情況中,仍有可能發(fā)生多開發(fā)票、虛開發(fā)票的現(xiàn)象,這樣公務(wù)卡消費(fèi)就實(shí)現(xiàn)了套現(xiàn)。在財(cái)務(wù)形式上,報(bào)銷的各種票據(jù)、消費(fèi)記錄都一一俱全,財(cái)務(wù)人員很難發(fā)現(xiàn)其中的漏洞。
公務(wù)卡是用于公務(wù)消費(fèi),不能用于個(gè)人的生活消費(fèi)。但在實(shí)際生活中,不容易區(qū)分哪些是歸類于公務(wù)的消費(fèi)、哪些是歸類于個(gè)人的消費(fèi)。在這些方面,都還缺乏全面有效的監(jiān)督。
三、針對(duì)公務(wù)卡結(jié)算問題的對(duì)策建議
(1)加大宣傳力度,進(jìn)行用卡培訓(xùn)
1.學(xué)校應(yīng)集中組織各部門、各學(xué)院教職工進(jìn)行學(xué)習(xí)公務(wù)卡管理辦法及相關(guān)制度,宣傳使用公務(wù)卡的好處和必然性,使教職工們熟悉公務(wù)卡的使用流程和報(bào)銷方式。
2.銀行工作人員在集中時(shí)間內(nèi)到學(xué)校開設(shè)公務(wù)卡辦理點(diǎn),方便教職工進(jìn)行公務(wù)卡的咨詢和辦理,爭(zhēng)取將公務(wù)卡普及到每位老師。如果有教職工公務(wù)卡遺失了,也能夠及時(shí)聯(lián)系銀行人員進(jìn)行辦理。在新辦和補(bǔ)辦新卡后,及時(shí)在學(xué)校財(cái)務(wù)處更新公務(wù)卡號(hào),以便財(cái)務(wù)處做好系統(tǒng)維護(hù)工作。
3.通過微信公眾號(hào)、QQ群、微信群等進(jìn)行公務(wù)卡的宣傳,提高大家使用公務(wù)卡的積極性。例如,教職工要明確知道哪些公務(wù)消費(fèi)需要使用公務(wù)卡。使用公務(wù)卡之后進(jìn)行報(bào)賬,要提供本人簽名的公務(wù)卡消費(fèi)交易憑條(即銀聯(lián)的POS機(jī)小票)或者公務(wù)卡網(wǎng)上銀行的賬單。要提醒老師們記住公務(wù)卡的賬單日和還款日,在最后還款日之前,教職工應(yīng)及時(shí)處理個(gè)人賬單,關(guān)注是否及時(shí)還款,以免影響個(gè)人信用。網(wǎng)上購(gòu)買機(jī)票、火車票、購(gòu)物時(shí)都可以使用公務(wù)卡,同時(shí)公務(wù)卡還能綁定到微信或者支付寶上,這樣支付更加方便快捷。值得注意的一點(diǎn),教職工應(yīng)當(dāng)明確公務(wù)卡作為一種貸記卡,只能用于公務(wù)消費(fèi),不能用于生活中個(gè)人的消費(fèi)。
4.高??梢耘c銀行商議一些鼓勵(lì)教職工使用公務(wù)卡的活動(dòng),比如刷卡得積分、取消某些消費(fèi)的手續(xù)費(fèi)、大額消費(fèi)可以延期免息優(yōu)惠等。
(2)改善使用公務(wù)卡的配套措施和環(huán)境,優(yōu)化信息系統(tǒng)
1.銀行可以推出一些優(yōu)惠政策,比如安裝POS機(jī)有獎(jiǎng)、刷卡得獎(jiǎng)勵(lì)金、降低刷卡手續(xù)費(fèi)等,鼓勵(lì)商戶安裝POS機(jī),提供方便的刷卡環(huán)境。
2.完善系統(tǒng)功能,及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),保證刷卡系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接順暢,公務(wù)卡消費(fèi)信息能夠及時(shí)地反應(yīng)在網(wǎng)上查詢系統(tǒng)里面,方便教職工及時(shí)報(bào)賬。銀行應(yīng)該提高新辦卡和掛失補(bǔ)卡的效率,實(shí)時(shí)更新辦卡進(jìn)度,方便用卡申請(qǐng)人查詢。
3.宣傳推廣各種移動(dòng)支付功能,通過云閃付、支付寶、微信等綁定公務(wù)卡進(jìn)行支付,這樣遇到不能刷卡的商家,都能夠進(jìn)行掃碼支付。
(3)改進(jìn)高校公務(wù)卡還款制度,及時(shí)還款
高校應(yīng)當(dāng)積極地和銀行、財(cái)務(wù)軟件公司合作,及時(shí)處理公務(wù)卡還款中的系統(tǒng)問題,改進(jìn)支付方式。目前公務(wù)卡還款系統(tǒng)中一筆消費(fèi)對(duì)應(yīng)一個(gè)還款,加大了經(jīng)辦人員的工作量。經(jīng)過支付系統(tǒng)的改進(jìn),希望能夠?qū)崿F(xiàn)多筆消費(fèi)可以合并還款的功能,出納只需要點(diǎn)擊一次就能支付同一報(bào)銷業(yè)務(wù)下的多筆消費(fèi)。另外,還款系統(tǒng)還可以升級(jí)到支持換款金額小于刷卡金額的還款。
(4)加強(qiáng)監(jiān)督,建立相關(guān)的追責(zé)制度
制定嚴(yán)格的規(guī)章制度,具體規(guī)定到公務(wù)卡消費(fèi)的內(nèi)容、范圍等,嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算強(qiáng)制目錄,規(guī)范報(bào)銷流程,防范使用公務(wù)卡進(jìn)行虛假消費(fèi)從而套現(xiàn)情況的發(fā)生,對(duì)涉及虛假報(bào)賬的情況應(yīng)當(dāng)追究到當(dāng)事人和負(fù)責(zé)人,嚴(yán)懲公務(wù)消費(fèi)腐敗行為。
四、結(jié)語(yǔ)
在實(shí)際工作中,要隨時(shí)關(guān)注到公務(wù)卡結(jié)算的問題,加大宣傳普及,改進(jìn)流程,優(yōu)化信息系統(tǒng)和配套環(huán)境,加強(qiáng)監(jiān)督,促進(jìn)公務(wù)卡結(jié)算制度的完善。只有不斷改善,公務(wù)卡結(jié)算制度才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
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作者簡(jiǎn)介:劉翰(1989.4—),女,任職于四川大學(xué)財(cái)務(wù)處。