高校公務(wù)卡結(jié)算存在的問題與對(duì)策建議

劉翰 熊欣 周怡杉

摘 要：隨著國(guó)庫(kù)集中支付制度改革的深入，各個(gè)高校已開始全面推行公務(wù)卡結(jié)算制度。然而，在公務(wù)卡推行實(shí)施的過程中逐漸顯現(xiàn)出來一些問題。本文擬查閱并統(tǒng)計(jì)高校報(bào)賬過程中遇到的關(guān)于公務(wù)卡結(jié)算的相關(guān)問題，在梳理高校執(zhí)行公務(wù)卡制度存在問題的基礎(chǔ)上，分析問題產(chǎn)生的原因，并進(jìn)而有針對(duì)性地提出相應(yīng)的可行的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：公務(wù)卡；公務(wù)卡結(jié)算制度；高校

一、高校推行公務(wù)卡結(jié)算方式的重要意義

（1）公務(wù)卡結(jié)算制度提高了高校資金的使用效率

高校由現(xiàn)金結(jié)算方式轉(zhuǎn)為公務(wù)卡結(jié)算方式，可以減少現(xiàn)金的使用，在資金更安全的同時(shí)，高?？梢詫㈤e置的資金存入銀行取得利息收入。公務(wù)卡有一個(gè)免息期，這樣一來教職工借支預(yù)付款的業(yè)務(wù)就減少了，為公務(wù)小額支出提供了方便，也使得長(zhǎng)期掛賬的暫付往來款的數(shù)量減少了，減輕了財(cái)務(wù)人員對(duì)賬、催賬的負(fù)擔(dān)，為高校財(cái)務(wù)管理帶來了便利。

（2）公務(wù)卡結(jié)算制度使得公務(wù)支出更加透明，降低了財(cái)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)

使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算的每筆支出都有可以查詢到的支付記錄。在報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)人員通過查看公務(wù)卡刷卡消費(fèi)的記錄，可以確定購(gòu)買產(chǎn)品或者服務(wù)的日期、金額、銷售單位，這些要素能夠一定程度上地體現(xiàn)刷卡信息的真實(shí)性，更利于監(jiān)管，使這些公務(wù)卡消費(fèi)行為有跡可循。使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算能夠降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，更好地進(jìn)行內(nèi)部控制。

（3）公務(wù)卡結(jié)算制度能夠加快項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度

教職工使用公務(wù)卡之后，由于還款時(shí)間的限制，也怕影響到個(gè)人的征信記錄，教職工需要及時(shí)進(jìn)行還款，以避免發(fā)生利息、滯納金等額外的支出。教職工為了及時(shí)還款，就能盡快地把財(cái)務(wù)票據(jù)交到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷，從而支付給公務(wù)卡。這樣就避免了教職工拖沓，能夠在發(fā)生業(yè)務(wù)活動(dòng)之后及時(shí)進(jìn)行報(bào)賬，加快了項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度。

二、高校公務(wù)卡結(jié)算的現(xiàn)狀及存在的問題

為規(guī)范財(cái)務(wù)管理，減少現(xiàn)金支付結(jié)算，根據(jù)國(guó)家相關(guān)文件規(guī)定，從2014年9月1日開始，A校開始全面推行公務(wù)卡結(jié)算制度。為了應(yīng)對(duì)特殊情況、方便教職工報(bào)銷，凡是在應(yīng)使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算的業(yè)務(wù)中，對(duì)于200元以上至3000元以下沒有按規(guī)定使用公務(wù)卡結(jié)算的報(bào)銷單，都需要填寫“特殊原因未使用公務(wù)卡審批單”并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批、單位蓋章，才能進(jìn)行報(bào)銷。

在這種情況下，通過查閱A校實(shí)際報(bào)賬過程中的報(bào)賬單，如查看并收集報(bào)銷單中“特殊原因未使用公務(wù)卡審批單”中所提到的原因，就能一定程度上了解到公務(wù)卡使用過程中的各種現(xiàn)狀和問題。常見的原因有如圖下所示：

（1）缺乏公務(wù)卡使用意識(shí)，公務(wù)卡使用率低

有些教職工沒有刷卡的習(xí)慣，不清楚公務(wù)卡的具體用法和規(guī)則，怕自己因?yàn)椴僮魇д`造成損失，比如使用不當(dāng)造成的滯納金和利息，更嚴(yán)重的是沒有及時(shí)還款而影響個(gè)人的征信記錄。有些教職工發(fā)生公務(wù)消費(fèi)的次數(shù)很少，不愿意去辦理公務(wù)卡。當(dāng)需要使用公務(wù)卡時(shí)，辦卡需要的時(shí)間又較長(zhǎng)，經(jīng)歷申請(qǐng)辦卡、銀行審批、銀行制卡、辦理人領(lǐng)取卡片的過程通常需要兩周到一個(gè)月，從而錯(cuò)過了時(shí)間，只能采取其他支付方式。有些教職工不小心把公務(wù)卡遺失了，也沒有及時(shí)去補(bǔ)辦，在補(bǔ)辦的過程中也無法使用公務(wù)卡。有些教職工出差或者出門時(shí)，忘記攜帶公務(wù)卡，只能使用其他方式進(jìn)行支付。

（2）缺乏使用公務(wù)卡的相關(guān)配套措施和環(huán)境

校園周邊有很多小商戶，有的教職工為了方便就近購(gòu)買，一些小商戶就沒有可以刷卡的POS機(jī)。一些商戶雖然有POS機(jī)，但者商戶為了逃避稅收或者避免POS的手續(xù)費(fèi)等原因，也拒絕消費(fèi)者刷卡，要求消費(fèi)者使用現(xiàn)金支付。有的商家甚至對(duì)使用現(xiàn)金付款提供了更大的優(yōu)惠，來激勵(lì)消費(fèi)者使用現(xiàn)金交易。在查閱報(bào)銷單的過程中，有的會(huì)議通知或者培訓(xùn)通知上，直接寫明了會(huì)議費(fèi)或者培訓(xùn)費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)只能收取現(xiàn)金。有時(shí)候雖然有POS機(jī)，但信用卡網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接失敗，也沒有刷卡成功。這些都造成了教職工有公務(wù)卡卻無法使用的情況。另外，由于信息系統(tǒng)不完善，在使用公務(wù)卡消費(fèi)后，消費(fèi)記錄沒有及時(shí)更新，導(dǎo)致教職工網(wǎng)上驗(yàn)證的時(shí)候查詢不到消費(fèi)記錄，相應(yīng)的報(bào)賬效率就降低了，教職工有的甚至?xí)X得使用公務(wù)卡報(bào)銷又麻煩、還款又慢，更不愿意使用公務(wù)卡了。

（3）高校公務(wù)卡還款制度不完善，還款不及時(shí)

公務(wù)卡還款系統(tǒng)中一筆消費(fèi)對(duì)應(yīng)一個(gè)還款，生成財(cái)務(wù)記賬憑證后，出納人員支付時(shí)也只能一筆一筆地還款支付，不能合并支付，加大了工作量。

公務(wù)卡國(guó)庫(kù)還款系統(tǒng)一旦通過驗(yàn)證就不能更改還款金額。然而有些情況下，一筆公務(wù)卡消費(fèi)記錄中只能報(bào)銷部分金額，比如實(shí)際發(fā)生住宿費(fèi)580元一晚，實(shí)際上財(cái)務(wù)上規(guī)定的住宿費(fèi)是500 元一晚，這種情況下就無法通過國(guó)庫(kù)還款系統(tǒng)支付，財(cái)務(wù)部門只能將報(bào)銷金額直接支付給報(bào)銷人的借記卡，由報(bào)銷人自行還款。

公務(wù)卡支付系統(tǒng)中不能支付差旅費(fèi)中的補(bǔ)助以及未使用公務(wù)卡消費(fèi)的部分，只能支付有公務(wù)卡刷卡消費(fèi)記錄的費(fèi)用。有時(shí)候一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)就出現(xiàn)了對(duì)公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡還款、對(duì)私轉(zhuǎn)賬三種支付形式，比如教職工出差，培訓(xùn)費(fèi)是采用對(duì)公轉(zhuǎn)賬的形式，住宿費(fèi)和機(jī)票、火車票使用了公務(wù)卡，需要公務(wù)卡還款，而最后給教職工的差旅補(bǔ)助只能通過對(duì)私轉(zhuǎn)賬。教職工在填寫報(bào)銷單時(shí)，需要填寫三種支付方式，一個(gè)對(duì)公賬號(hào)、一個(gè)公務(wù)卡卡號(hào)、一個(gè)個(gè)人借記卡卡號(hào)，增加了經(jīng)辦人員填寫的難度。

教職工提交報(bào)銷單到財(cái)務(wù)報(bào)銷還款之間有一個(gè)時(shí)間差，在還款之前，如果有新的公務(wù)支出發(fā)生，有可能公務(wù)卡的額度就不足了，這就需要教職工自行墊付或者到財(cái)務(wù)處進(jìn)行借款，帶來不便。如果遇上財(cái)務(wù)支付系統(tǒng)出現(xiàn)問題，比如連接服務(wù)器失敗、還款失敗等，更會(huì)延長(zhǎng)還款時(shí)間。

（4）公務(wù)卡結(jié)算不能完全遏制虛假消費(fèi)

公務(wù)卡消費(fèi)記錄能夠反映公務(wù)卡消費(fèi)的時(shí)間、金額、銷售單位等要素，能夠一定程度上增加資金使用的透明度，遏制虛假消費(fèi)。然而實(shí)際情況中，仍有可能發(fā)生多開發(fā)票、虛開發(fā)票的現(xiàn)象，這樣公務(wù)卡消費(fèi)就實(shí)現(xiàn)了套現(xiàn)。在財(cái)務(wù)形式上，報(bào)銷的各種票據(jù)、消費(fèi)記錄都一一俱全，財(cái)務(wù)人員很難發(fā)現(xiàn)其中的漏洞。

公務(wù)卡是用于公務(wù)消費(fèi)，不能用于個(gè)人的生活消費(fèi)。但在實(shí)際生活中，不容易區(qū)分哪些是歸類于公務(wù)的消費(fèi)、哪些是歸類于個(gè)人的消費(fèi)。在這些方面，都還缺乏全面有效的監(jiān)督。

三、針對(duì)公務(wù)卡結(jié)算問題的對(duì)策建議

（1）加大宣傳力度，進(jìn)行用卡培訓(xùn)

1.學(xué)校應(yīng)集中組織各部門、各學(xué)院教職工進(jìn)行學(xué)習(xí)公務(wù)卡管理辦法及相關(guān)制度，宣傳使用公務(wù)卡的好處和必然性，使教職工們熟悉公務(wù)卡的使用流程和報(bào)銷方式。

2.銀行工作人員在集中時(shí)間內(nèi)到學(xué)校開設(shè)公務(wù)卡辦理點(diǎn)，方便教職工進(jìn)行公務(wù)卡的咨詢和辦理，爭(zhēng)取將公務(wù)卡普及到每位老師。如果有教職工公務(wù)卡遺失了，也能夠及時(shí)聯(lián)系銀行人員進(jìn)行辦理。在新辦和補(bǔ)辦新卡后，及時(shí)在學(xué)校財(cái)務(wù)處更新公務(wù)卡號(hào)，以便財(cái)務(wù)處做好系統(tǒng)維護(hù)工作。

3.通過微信公眾號(hào)、QQ群、微信群等進(jìn)行公務(wù)卡的宣傳，提高大家使用公務(wù)卡的積極性。例如，教職工要明確知道哪些公務(wù)消費(fèi)需要使用公務(wù)卡。使用公務(wù)卡之后進(jìn)行報(bào)賬，要提供本人簽名的公務(wù)卡消費(fèi)交易憑條（即銀聯(lián)的POS機(jī)小票）或者公務(wù)卡網(wǎng)上銀行的賬單。要提醒老師們記住公務(wù)卡的賬單日和還款日，在最后還款日之前，教職工應(yīng)及時(shí)處理個(gè)人賬單，關(guān)注是否及時(shí)還款，以免影響個(gè)人信用。網(wǎng)上購(gòu)買機(jī)票、火車票、購(gòu)物時(shí)都可以使用公務(wù)卡，同時(shí)公務(wù)卡還能綁定到微信或者支付寶上，這樣支付更加方便快捷。值得注意的一點(diǎn)，教職工應(yīng)當(dāng)明確公務(wù)卡作為一種貸記卡，只能用于公務(wù)消費(fèi)，不能用于生活中個(gè)人的消費(fèi)。

4.高?？梢耘c銀行商議一些鼓勵(lì)教職工使用公務(wù)卡的活動(dòng)，比如刷卡得積分、取消某些消費(fèi)的手續(xù)費(fèi)、大額消費(fèi)可以延期免息優(yōu)惠等。

（2）改善使用公務(wù)卡的配套措施和環(huán)境，優(yōu)化信息系統(tǒng)

1.銀行可以推出一些優(yōu)惠政策，比如安裝POS機(jī)有獎(jiǎng)、刷卡得獎(jiǎng)勵(lì)金、降低刷卡手續(xù)費(fèi)等，鼓勵(lì)商戶安裝POS機(jī)，提供方便的刷卡環(huán)境。

2.完善系統(tǒng)功能，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，保證刷卡系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接順暢，公務(wù)卡消費(fèi)信息能夠及時(shí)地反應(yīng)在網(wǎng)上查詢系統(tǒng)里面，方便教職工及時(shí)報(bào)賬。銀行應(yīng)該提高新辦卡和掛失補(bǔ)卡的效率，實(shí)時(shí)更新辦卡進(jìn)度，方便用卡申請(qǐng)人查詢。

3.宣傳推廣各種移動(dòng)支付功能，通過云閃付、支付寶、微信等綁定公務(wù)卡進(jìn)行支付，這樣遇到不能刷卡的商家，都能夠進(jìn)行掃碼支付。

（3）改進(jìn)高校公務(wù)卡還款制度，及時(shí)還款

高校應(yīng)當(dāng)積極地和銀行、財(cái)務(wù)軟件公司合作，及時(shí)處理公務(wù)卡還款中的系統(tǒng)問題，改進(jìn)支付方式。目前公務(wù)卡還款系統(tǒng)中一筆消費(fèi)對(duì)應(yīng)一個(gè)還款，加大了經(jīng)辦人員的工作量。經(jīng)過支付系統(tǒng)的改進(jìn)，希望能夠?qū)崿F(xiàn)多筆消費(fèi)可以合并還款的功能，出納只需要點(diǎn)擊一次就能支付同一報(bào)銷業(yè)務(wù)下的多筆消費(fèi)。另外，還款系統(tǒng)還可以升級(jí)到支持換款金額小于刷卡金額的還款。

（4）加強(qiáng)監(jiān)督，建立相關(guān)的追責(zé)制度

制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，具體規(guī)定到公務(wù)卡消費(fèi)的內(nèi)容、范圍等，嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算強(qiáng)制目錄，規(guī)范報(bào)銷流程，防范使用公務(wù)卡進(jìn)行虛假消費(fèi)從而套現(xiàn)情況的發(fā)生，對(duì)涉及虛假報(bào)賬的情況應(yīng)當(dāng)追究到當(dāng)事人和負(fù)責(zé)人，嚴(yán)懲公務(wù)消費(fèi)腐敗行為。

四、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際工作中，要隨時(shí)關(guān)注到公務(wù)卡結(jié)算的問題，加大宣傳普及，改進(jìn)流程，優(yōu)化信息系統(tǒng)和配套環(huán)境，加強(qiáng)監(jiān)督，促進(jìn)公務(wù)卡結(jié)算制度的完善。只有不斷改善，公務(wù)卡結(jié)算制度才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介：劉翰（1989.4—），女，任職于四川大學(xué)財(cái)務(wù)處。