淺談物業(yè)企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制制度的思路

張敏

摘 要：1981年3月，中國內(nèi)地第一家物業(yè)企業(yè)——深圳市物業(yè)管理公司成立。物業(yè)管理作為我國改革開放之后的一個(gè)新興行業(yè)，隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，競爭也越來越激烈。物業(yè)企業(yè)要為業(yè)主、住戶提供全方位、多層次的管理服務(wù)，但是隨著時(shí)間的推移，物業(yè)管理中發(fā)生的人工成本、物料消耗也不斷增加，導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)的成本逐年上漲。但是，由于國民意識(shí)的不夠及國家法律法規(guī)的限定，物業(yè)收取的管理服務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)卻難以隨之調(diào)整，甚至還出現(xiàn)了拖欠物業(yè)管理費(fèi)的情況，這樣已經(jīng)導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)生存空間不斷壓縮，普遍出現(xiàn)了經(jīng)營困難。物業(yè)企業(yè)要想長遠(yuǎn)發(fā)展下去，一方面要提高自身服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平，以便提高物業(yè)企業(yè)的費(fèi)用收繳率；另一方面還要多方位開展業(yè)務(wù)，此時(shí)建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。本文從內(nèi)部控制的概念與意義出發(fā)，從六個(gè)方面剖析了目前物業(yè)企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制制度存在的主要問題，并從物業(yè)企業(yè)目前內(nèi)部控制管理的實(shí)際情況出發(fā)，提出優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制制度實(shí)施的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：物業(yè)企業(yè)；內(nèi)部控制；企業(yè)管理

一、企業(yè)內(nèi)部控制制度概述

（1）企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵

中國有句成語：“禍起蕭墻”，其含義在于禍亂容易從內(nèi)部發(fā)生。很多表面上看似堅(jiān)不可摧的寵然大物，居然也由于內(nèi)部控制不嚴(yán)，犯了低級(jí)錯(cuò)誤而“全軍覆沒”。因此，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理顯得格外重要。

我國內(nèi)部控制發(fā)展始于上世紀(jì)90年代。財(cái)政部于2001年頒布了《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范—基本規(guī)范（試行）》和以其為基礎(chǔ)的具體規(guī)范。2008年及2010年，又相繼出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，標(biāo)志著以《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》為主，《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》為輔的內(nèi)部控制體系初步形成。現(xiàn)行《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第一條明確指出其制定的目的是：“規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)秩序?！眱?nèi)部控制是保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)性和可靠性的重要保障。

（2）物業(yè)企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制度的重要意義

在新的形勢下，物業(yè)企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制度的重要意義表現(xiàn)為：

1.有助于提高企業(yè)持續(xù)發(fā)展能力

法律規(guī)則讓人不敢做壞事，道德規(guī)范讓人不愿做壞事，而內(nèi)部控制讓人不能做壞事。物業(yè)企業(yè)就像一個(gè)社區(qū)的大管家，管理著社區(qū)生活的方方面面：從設(shè)備的保養(yǎng)維修、社區(qū)秩序的維護(hù)、衛(wèi)生的打掃到環(huán)境的美化等等，這些都需要物業(yè)企業(yè)投入人力、物力、財(cái)力進(jìn)行管理。實(shí)施良好的企業(yè)內(nèi)部控制，能夠?qū)⑸鲜龈鱾€(gè)方面的工作進(jìn)行最有效的結(jié)合，幫助企業(yè)更健康、更長遠(yuǎn)的成長發(fā)展下去。

2.有助于增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

任何企業(yè)的運(yùn)行都有風(fēng)險(xiǎn)，但是物業(yè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)更為復(fù)雜多樣，更為重要。物業(yè)管理是一個(gè)民生行業(yè)，物業(yè)企業(yè)的安全生產(chǎn)永遠(yuǎn)排在第一位，遠(yuǎn)比物業(yè)費(fèi)的收繳、物業(yè)企業(yè)的利潤更為重要。諸如地下空間的規(guī)范使用、停車場的安全管理、業(yè)主住房的防火防盜、設(shè)備設(shè)施的安全運(yùn)行等，上述每一項(xiàng)都需要引起物業(yè)企業(yè)高度重視。只有制定出一套完整的企業(yè)內(nèi)部控制制度，從識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、分析風(fēng)險(xiǎn)到應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，才能做到降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)，這些要求都需要企業(yè)進(jìn)行明確的風(fēng)險(xiǎn)指引。

3.有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

作為一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)，面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜、競爭日趨激烈的市場生存環(huán)境，企業(yè)欲在夾縫中尋求立足、壯大、做強(qiáng)，依托自身優(yōu)勢把握、劣勢理解，戰(zhàn)略目標(biāo)的準(zhǔn)確定位，思考定位高度的高瞻遠(yuǎn)矚尤顯關(guān)鍵。確定正確的企業(yè)發(fā)展方向，以提升自身優(yōu)勢的核心競爭力為重點(diǎn)，方能穩(wěn)步的可持續(xù)發(fā)展。

戰(zhàn)略部署的目的是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的未來長久存在，這個(gè)存在，需要基于持續(xù)的、向前推進(jìn)的永續(xù)動(dòng)能。物業(yè)行業(yè)的未來，必須與物聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合，從智慧社區(qū)入手，以每個(gè)社區(qū)為發(fā)展小原點(diǎn)，整合社區(qū)與客戶的資產(chǎn)與各類無形資源，以提高社區(qū)客戶生活服務(wù)品質(zhì)為已任，開發(fā)拓展房屋經(jīng)紀(jì)、家居裝飾、到家服務(wù)、電商貨品供應(yīng)、創(chuàng)新服務(wù)等業(yè)務(wù)增長點(diǎn)，升級(jí)客戶服務(wù)體驗(yàn)，創(chuàng)造源源不斷的促進(jìn)企業(yè)的前行的永續(xù)動(dòng)能。

二、目前企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制制度存在的主要問題

（1）內(nèi)部控制制度的建設(shè)還缺乏認(rèn)識(shí)

有人認(rèn)為內(nèi)部控制就是內(nèi)部控制制度，制定制度就是內(nèi)部控制，就是為了應(yīng)付有關(guān)檢查，一些企業(yè)認(rèn)為完成了有關(guān)制度的制定工作就是實(shí)施了企業(yè)內(nèi)部控制，對(duì)內(nèi)部控制只注重制度建設(shè)而不重視制度執(zhí)行，缺乏對(duì)內(nèi)部控制實(shí)際執(zhí)行效果的考核與評(píng)價(jià)等現(xiàn)象。目前，物業(yè)企業(yè)根據(jù)自己管理的范圍，制定了各種規(guī)章制度，并對(duì)這些制度進(jìn)行了培訓(xùn)、宣講，并將規(guī)章制度下發(fā)給各實(shí)際執(zhí)行部門、執(zhí)行人，但是如果沒有行之有效的執(zhí)行檢查，沒有與之配套的考核與評(píng)價(jià)，則會(huì)對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展起不到良好的效果。

（2）內(nèi)部控制方法不先進(jìn)

20世紀(jì)40年代以前，內(nèi)部控制的初始階段主要是內(nèi)部牽制法；20世紀(jì)40到80年代，將內(nèi)部控制劃分為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制。20世紀(jì)80年代至90年代，內(nèi)部控制發(fā)展為結(jié)構(gòu)三分法——在結(jié)構(gòu)上由控制環(huán)境、會(huì)計(jì)制度和控制程序組成。進(jìn)入20世紀(jì)90年代后，內(nèi)部控制發(fā)展為整體框架階段——內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控的要素五分法。

物業(yè)企業(yè)一般下屬的項(xiàng)目部都有一名專職的收款員，該收款員負(fù)責(zé)收款、開票、記賬、出報(bào)表，同時(shí)記錄的收費(fèi)賬目，由收款員進(jìn)行應(yīng)收、實(shí)收的記錄，并可以隨意注銷、刪除。一個(gè)項(xiàng)目部所有員工可能只有一二十人，企業(yè)為了節(jié)約成本，沒有按照不相容職務(wù)相分離的原則進(jìn)行設(shè)崗，如果再?zèng)]有配套的監(jiān)管機(jī)制，那么該項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)管理流程將存在嚴(yán)重漏洞。

（3）內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

物業(yè)企業(yè)就像一個(gè)大管家，管理著大家庭的日常生活，但是一個(gè)物業(yè)企業(yè)的精力及能力必定有限，將一些專業(yè)的事項(xiàng)、非核心的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移出去，將更利于企業(yè)的發(fā)展。營改增之后，相比不斷上漲的人工成本，外包業(yè)務(wù)同時(shí)更能節(jié)約企業(yè)的經(jīng)營成本，最大限度地發(fā)揮企業(yè)有限的資源，同時(shí)分散企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。然而業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢與業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)并存，物業(yè)企業(yè)必須進(jìn)行有效控制，使業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢發(fā)揮到最大化。

（4）內(nèi)部控制監(jiān)控不及時(shí)

企業(yè)要對(duì)內(nèi)部控制的建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。如果內(nèi)部控制監(jiān)控不及時(shí)，將可能對(duì)企業(yè)造成無法挽回的損失。

首先，從企業(yè)內(nèi)部來說對(duì)分包商、對(duì)項(xiàng)目的日常管理等的監(jiān)控，如：分包商是否按照行業(yè)規(guī)定、企業(yè)分包合同的要求保質(zhì)保量的完成了分包任務(wù)，項(xiàng)目日常的管理是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，管理是否到位，是否達(dá)到了業(yè)主的滿意度以至于業(yè)主愿意甚至心甘情愿的繳納物業(yè)費(fèi)？

其次，企業(yè)與居委會(huì)、街道、派出所、網(wǎng)格辦、住建委、房管局、消防局、安監(jiān)局……等基層政府管理部門是否保持了常態(tài)聯(lián)系？公司一旦出現(xiàn)了輕微的不合規(guī)事宜，是否可以第一時(shí)間解決？不至于上升到政府處罰、登報(bào)登網(wǎng)，以至于影響公司的整體形象。

（5）內(nèi)部控制的信息化程度不高

物業(yè)企業(yè)管理著所屬建筑物的五臟六腑，需要簽字、需要報(bào)銷、需要請示匯報(bào)的內(nèi)容非?，嵥?，很多企業(yè)還保留著原始的紙制文件簽批，親自跑腿轉(zhuǎn)批的流程，使公司的管理不但效率低下，甚至造成管理混亂。

大多數(shù)的物業(yè)企業(yè)管理著多個(gè)社區(qū)、政府辦公樓等不同的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目位于不同的地理位置、不同的區(qū)縣，項(xiàng)目上所有的費(fèi)用報(bào)銷、請示報(bào)告、合同蓋章、公文蓋章都需要從項(xiàng)目點(diǎn)帶著相關(guān)的文件或原始憑證親自到公司總部來辦理，但是項(xiàng)目耗費(fèi)周折的來到公司，卻經(jīng)常因?yàn)槟硞€(gè)領(lǐng)導(dǎo)沒在，或者管章的沒在，或者管錢的沒在，還辦不了事，白跑一趟。同時(shí)，對(duì)于文件、原始憑證的簽字，由于需要不同領(lǐng)導(dǎo)，分批次的簽字，經(jīng)常在簽字的過程中出現(xiàn)遺漏甚至丟失的現(xiàn)象，為此項(xiàng)目辦事人員苦不堪言，叫苦連天。物業(yè)企業(yè)迫切需要通過先進(jìn)的信息化管理手段提高自身的內(nèi)部控制。

（6）內(nèi)部控制隊(duì)伍素質(zhì)堪憂

企業(yè)內(nèi)部控制，離不開人的因素左右。無論從制度體系的設(shè)計(jì)創(chuàng)建、調(diào)整改善、操作實(shí)施、過程監(jiān)控，還是后期的完善升級(jí)，人——始終都是其中最為重要、最為核心的促成因素，這也是為何人力資源能夠上升為戰(zhàn)略層面而被廣泛重視的原因。故而，涉及內(nèi)部控制的團(tuán)隊(duì)素質(zhì)、品行、能力等各個(gè)因素都變得至關(guān)重要，牽一發(fā)而動(dòng)全身。

但從我國物業(yè)企業(yè)目前的情況來看，企業(yè)人員的素質(zhì)遠(yuǎn)未達(dá)到內(nèi)部控制的要求。由于物業(yè)行業(yè)屬于低利潤行業(yè)，所以造就了物業(yè)人的工資普遍偏低，有些崗位的工資甚至每年都維持在最低工資標(biāo)準(zhǔn)。低工資造就了物業(yè)行業(yè)無法招聘到高素質(zhì)高能力的財(cái)務(wù)人員及相關(guān)管理人員，有些財(cái)務(wù)人員執(zhí)業(yè)水平偏低，甚至沒有財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)，職業(yè)道德素質(zhì)堪憂，有些管理人員沒有物業(yè)師資格證，甚至沒有物業(yè)管理員上崗證，除了知識(shí)與技能方面的缺陷外，甚至在品德操守方面也存在著問題。物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制隊(duì)伍素質(zhì)堪憂。

三、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制制度實(shí)施的對(duì)策建議

（1）建立完善的內(nèi)部控制制度

建議制定完制度后，要有配套的執(zhí)行制度，對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期的檢查，形成檢查報(bào)告，同時(shí)對(duì)檢查結(jié)果公示給被檢人、全體員工以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，該執(zhí)行不是一次二次的執(zhí)行，同一情況，要保持定期的檢查，對(duì)檢查中的問題，提出整改建議、整改時(shí)間，并再次復(fù)查，對(duì)屢次出現(xiàn)同一問題的，需要出臺(tái)相應(yīng)的懲罰措施，懲罰等級(jí)由輕到重，直至換崗、調(diào)離、辭退，才能對(duì)內(nèi)部控制制度強(qiáng)有力的執(zhí)行、推廣下去。

（2）優(yōu)化內(nèi)部控制方法與崗位設(shè)置

一般的物業(yè)企業(yè)出于成本效益原則的考慮，各項(xiàng)目部都會(huì)只配備一名專職甚至兼職收款員，建議各項(xiàng)收入的應(yīng)收記賬由物業(yè)公司的其他相關(guān)人員進(jìn)行記錄，項(xiàng)目的收款員僅記錄實(shí)際收到的款項(xiàng)，同時(shí)對(duì)于已交賬的、跨月的收入，由記賬人員進(jìn)行凍結(jié)處理，收款員不得隨意的注銷、刪除已收賬目。各樓管家及時(shí)與收款員、記賬員進(jìn)行已收賬目核對(duì)，以免發(fā)生業(yè)主已交款，收款員未記賬或記錯(cuò)賬的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）嚴(yán)格遴選合作伙伴

物業(yè)企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)與管理內(nèi)容，決定了其運(yùn)行中，無論是基于自身需要，還是服務(wù)對(duì)象的需要，都必須存在著這樣一個(gè)必不可少的組成體群體——合作供應(yīng)商。眾多合格的、符合企業(yè)內(nèi)外部發(fā)展需要的合作供應(yīng)商的加入，與物業(yè)企業(yè)一起構(gòu)成了一個(gè)完整體。既然是一體的，那就應(yīng)以同樣的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各合作供應(yīng)商實(shí)施控制，因?yàn)槿魏捂湕l的斷裂，都可能產(chǎn)生牽一發(fā)動(dòng)全身的蝴蝶效應(yīng)。除了在熟知的資質(zhì)審核、招標(biāo)程序引入等入門環(huán)節(jié)控制外，企業(yè)更應(yīng)關(guān)注各合作供應(yīng)商入門后的過程控制階段，通過考核、懲罰、淘汰以及定期替換機(jī)制，不斷強(qiáng)化這些補(bǔ)充鏈條的鋼性與持續(xù)穩(wěn)固。

（4）提高內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理水平

物業(yè)企業(yè)都應(yīng)具備對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別以及應(yīng)對(duì)控制的能力，在內(nèi)部管理上，物業(yè)企業(yè)應(yīng)在運(yùn)行實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)、不斷自我更新，進(jìn)而提高風(fēng)險(xiǎn)早預(yù)見、早發(fā)現(xiàn)、早控制的管理自控能力。

對(duì)于項(xiàng)目的日常管理，企業(yè)要派駐專門的品質(zhì)管理人員，定期及不定期的進(jìn)行監(jiān)督與檢查，對(duì)于設(shè)備設(shè)施可能出現(xiàn)的漏洞，企業(yè)應(yīng)制定定期的維修、保養(yǎng)工作，對(duì)于偶發(fā)性的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)規(guī)定各相關(guān)人員定期進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題分輕重緩急進(jìn)行上報(bào)、評(píng)估、維修，同時(shí)企業(yè)應(yīng)繳納相應(yīng)的公共責(zé)任險(xiǎn)，分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)企業(yè)的損失。

（5）提高信息化管理程度

進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已成為各行業(yè)管理領(lǐng)域的主要工具，特別是在會(huì)計(jì)信息化領(lǐng)域的高度普及，極大的規(guī)范了企業(yè)經(jīng)營行為，提升了企業(yè)資金良性運(yùn)轉(zhuǎn)效能。同時(shí)，我國“營改增”政策及電子發(fā)票的實(shí)行，也進(jìn)一步加劇了信息化管理程序。

物業(yè)企業(yè)為了解決內(nèi)部控制信息化程度不高的問題，應(yīng)盡快上馬移動(dòng)辦公軟件。通過移動(dòng)辦公軟件，項(xiàng)目將費(fèi)用報(bào)銷、請示報(bào)告、合同蓋章、公文蓋章的原始文件，通過辦公軟件上傳后，各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)依次審批，之后，項(xiàng)目會(huì)收到通知，然后項(xiàng)目持相關(guān)文件的原件或原始憑證直接到總部辦理業(yè)務(wù)。使用軟件后，以前需要一周甚至一個(gè)月才能簽批下來的文件，現(xiàn)在最快的半天即可完成簽批，大大的提高了工作效率，而且文件由相關(guān)人員親自持有辦理，也有效的避免了文件的丟失，更為重要的，通過軟件，還可避免之前的越級(jí)簽字、不合規(guī)簽字的現(xiàn)象，有效的提高了企業(yè)的內(nèi)部控制管理。

（6）提高內(nèi)部控制人員素質(zhì)

提高內(nèi)部控制人員的素質(zhì)，是企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施的良好保證。海納百川，以人為本，物業(yè)企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化人才的培養(yǎng)力度，從思想增加內(nèi)部控制意識(shí)，從知識(shí)上豐富內(nèi)部控制的理論完善，將財(cái)務(wù)內(nèi)部控制落實(shí)到實(shí)處。

通過建設(shè)和引進(jìn)不同類型的人才隊(duì)伍，強(qiáng)化后備梯隊(duì)、濽質(zhì)人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，形成整體團(tuán)隊(duì)的向心力。針對(duì)物業(yè)企業(yè)的人力資源缺乏問題，企業(yè)應(yīng)制定合理的績效考評(píng)，及相應(yīng)的考核激勵(lì)、崗位晉升、人才選聘等一系列制度。所有的這些，使企業(yè)在源源不斷輸送人才的同時(shí)，還能保證在高速度業(yè)務(wù)擴(kuò)張的基礎(chǔ)上，有一支結(jié)構(gòu)合理、層次分明的高技能人才隊(duì)伍。

一個(gè)合格的財(cái)務(wù)人員應(yīng)了解國家和地區(qū)的法規(guī)政策、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，并熟練掌握各財(cái)務(wù)模塊和基本工作，掌握財(cái)務(wù)管理的基本技能，同時(shí)還需要與業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、本地團(tuán)隊(duì)、各職能接口進(jìn)行有效溝通，并且要具備溝通、誠信和職業(yè)操守等基本能力，以及宣傳、時(shí)間管理和自我管理的能力。

綜上所述，建立和實(shí)施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，內(nèi)部控制是企業(yè)效率的保證，內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)信息質(zhì)量的保證，內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中起著越來越重要的作用。

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