高職院校二級學(xué)院教學(xué)資料檔案化管理探析

王丹萍

[摘要]教學(xué)資料作為專業(yè)建設(shè)和二級學(xué)院決策的重要參考依據(jù)，實現(xiàn)教學(xué)資料的檔案化管理是極具現(xiàn)實意義的。因而本文梳理了實際工作中高職院校二級學(xué)院的日常教學(xué)資料，將其歸檔，根據(jù)重要程度設(shè)置相應(yīng)保管期限，并針對歸檔工作提出幾項落實的舉措。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)資料;檔案化管理;二級學(xué)院

[中圖分類號]G640 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2019）04-0040-03

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.04.018 [本刊網(wǎng)址]http：//www.hbxb.net

一、引言

教學(xué)資料是指在教學(xué)實踐和教學(xué)管理工作中形成的有價值的圖表、方案和聲像等各種材料。教學(xué)資料體現(xiàn)的是教學(xué)實踐活動和教學(xué)管理相關(guān)工作的真實記錄，因此教學(xué)資料管理水平也體現(xiàn)了院校教學(xué)管理水平，直觀地呈現(xiàn)了教學(xué)質(zhì)量。此外，教學(xué)資料作為專業(yè)建設(shè)和二級學(xué)院決策的重要參考依據(jù)，實現(xiàn)教學(xué)資料的檔案化管理是極具現(xiàn)實意義的。

筆者將實際工作中高職院校二級學(xué)院所涉及的教學(xué)資料進行梳理，將日常的具體工作納入各類目歸檔范圍，并根據(jù)資料的重要程度確定其保管期限。

二、二級學(xué)院教學(xué)資料分類

目前，在許多二級學(xué)院中，科研與社會服務(wù)工作也歸屬于教學(xué)線進行管理。因此，本文將二級學(xué)院教學(xué)資料的一級類目首先分成教學(xué)工作和科學(xué)研究兩大類，再將教學(xué)工作細分為學(xué)院工作、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、師資隊伍和學(xué)生發(fā)展五個的二級類目;科學(xué)研究細化為科研及社會服務(wù)。在每個二級類目下，筆者將日常工作進行整理，將其列入具體的歸檔范圍，并根據(jù)資料的重要程度，確定相應(yīng)的保管期限。

保管期限是指根據(jù)文件的保存價值確定其保存的年限。教學(xué)資料歸檔整理后，根據(jù)其重要程度將其保管年限分為永久、定期兩種。永久保存是指無限期地盡可能長遠地保存下去。定期保存又將保管期限具體分為30年、10年和3年。

（一）教學(xué)工作類

1.學(xué)院工作

根據(jù)具體工作內(nèi)容，筆者將以下內(nèi)容歸檔人學(xué)院工作類目下：（1）學(xué)院實訓(xùn)設(shè)備的綜合性統(tǒng)計、臺賬、清查等材料。因涉及實訓(xùn)設(shè)備等固定資產(chǎn)，其保管期限為永久。（2）上級下達的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料，保管期限30年。（3）國際會議與論壇相關(guān)材料，保管期限30年。（4）學(xué)院有關(guān)實訓(xùn)設(shè)備申請、啟用、維修、處置、移交、分配等材料，保管期限30年。（5）開展教學(xué)檢查相關(guān)材料、評估材料（含教學(xué)督導(dǎo)組工作材料），保管期限10年。（6）數(shù)據(jù)采集等統(tǒng)計材料，保管期限10年。（7）學(xué)院工作計劃與總結(jié)材料，保管期限10年。（8）考試與監(jiān)考安排（含期末考試、補考、社會監(jiān)考），保管期限10年。（9）學(xué)院與教研室考核等材料，保管期限10年。（10）教學(xué)進程表，保管期限3年。（11）3+2專升本材料保管期限3年。

2.專業(yè)建設(shè)

專業(yè)建設(shè)類目的歸檔范圍如下：（1）優(yōu)勢專業(yè)、特色專業(yè)建設(shè)材料，保管期限為永久。（2）專業(yè)人才培養(yǎng)方案（專業(yè)教學(xué)計劃、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)），保管期限為永久。（3）實驗室論證、申報與建設(shè)材料，保管期限為永久。（4）校企合作相關(guān)材料，保管期限為30年。（5）國際交流合作相關(guān)材料（含學(xué)生出國交流材料），保管期限為30年。（6）社會服務(wù)材料，保管期限為30年。（7）教研室活動與專業(yè)教學(xué)評估材料，保管期限為30年。（8）學(xué)院技能運動會材料，保管期限為10年。（9）頂崗實習(xí)材料，保管期限為10年。（10）職業(yè)技能鑒定材料，保管期限為10年。（11）專業(yè)開課計劃、教材征訂、課程調(diào)整申請材料，保管期限為10年。（12）專業(yè)實習(xí)計劃與總結(jié)及有關(guān)材料，保管期限為10年。（13）教研室會議記錄，保管期限為10年。（14）期末試卷審批表，保管期限為10年。

3.課程建設(shè)

課程建設(shè)材料歸檔范圍如下：（1）課程教學(xué)大綱，保管期限為30年。（2）校企合作共同授課材料，保管期限為30年。（3）專業(yè)課程試題庫，保管期限為30年。（4）在線課程建設(shè)材料，保管期限為10年。（5）雙語課程建設(shè)材料，保管期限為10年。（6）公選課申請材料，保管期限為10年。（7）課程標(biāo)準(zhǔn)材料，保管期限為10年。

4.師資隊伍

師資隊伍材料歸檔范圍如下：（1）教師課表保管期限為30年。（2）教學(xué)技能比賽獲獎證書，保管期限為30年。（3）課堂教學(xué)材料、授課日志、學(xué)期授課計劃、實踐教學(xué)進度表，保管期限為10年。（4）教改結(jié)題證書，保管期限為10年。（5）教學(xué)工作量核算、登記材料保管期限為10年。（6）實踐實施計劃、總結(jié)、實踐周課程材料，保管期限為10年。（7）外聘教師聘任工作相關(guān)材料，保管期限為10年。（8）教師聽課記錄本，保管期限為3年。（9）試卷批改、課程成績登記、試卷裝訂等相關(guān)材料，保管期限為3年。

5.學(xué)生發(fā)展

學(xué)生發(fā)展材料歸檔范圍如下：（1）學(xué)生學(xué)籍卡片，保管期限為30年。（2）學(xué)生學(xué)籍變更文件材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)），保管期限為30年。（3）畢業(yè)綜合實踐環(huán)節(jié)材料，保管期限為3年。（4）學(xué)生一類、二類競賽結(jié)果匯總、獲獎證書，保管期限為3年。（5）學(xué)生注冊統(tǒng)計表，保管期限為3年。（6）等級考試承諾書、確認表，保管期限為3年。

（二）科學(xué)研究類

1.科研與社會服務(wù)

科研與社會服務(wù)材料歸檔范圍如下：（1）專利學(xué)期匯總表、申請書或證書掃描件，保管期限為永久。（2）上級有關(guān)科研工作的文件材料，保管期限為30年。（3）科研項目學(xué)期匯總表、結(jié)題證書掃描件，保管期限為30年。（4）科研論文學(xué)期匯總表，保管期限為30年。（5）著作（含教材）學(xué)期匯總表、原件，保管期限為30年。（6）科研成果獲獎學(xué)期匯總表、獲獎證書復(fù)掃描件，保管期限為30年。（7）開展各類培訓(xùn)的材料，保管期限為30年。（8）科研學(xué)術(shù)交流活動材料，保管期限為10年。

三、二級學(xué)院教學(xué)資料管理現(xiàn)狀

（一）主管領(lǐng)導(dǎo)重視度不高，管理人員專業(yè)知識有限

教學(xué)資料的收集、整理與歸檔是一項基礎(chǔ)而又常規(guī)性的工作，相比其他重點工作，這項工作很容易被忽視，認為教學(xué)資料的管理沒必要投入大量人力與物力，領(lǐng)導(dǎo)不重視，勢必造成工作人員對該項工作的懈怠，政策和經(jīng)費不到位勢必難以建立資料儲存室和相關(guān)制度?；A(chǔ)設(shè)施跟不上，教師便不愿將自己的成果送上來統(tǒng)一保存，這便影響了教學(xué)資料檔案化管理的連續(xù)性和完整性，影響教學(xué)資料的利用率。

目前，教學(xué)資料的管理都是由學(xué)院教科辦行政人員負責(zé)，他們大多沒有經(jīng)過檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，在檔案管理意識方面存在不足，也缺少專業(yè)知識和檔案整理的技能，這也是影響二級學(xué)院教學(xué)資料管理工作的重要因素。

（二）管理體制有待完善，基礎(chǔ)設(shè)備亟待建設(shè)

管理體制是影響工作效率的重要因素。目前，大多數(shù)高職院校采用的是高度集中的管理體制，二級學(xué)院往往習(xí)慣于根據(jù)學(xué)校的指示按部就班地安排與開展工作，在一定程度上缺乏積極性和主動性，在教學(xué)資料管理方面也是如此，一方面，缺乏有效的制度保障，另一方面，又缺少專業(yè)的管理人員，檔案工作平時無人問津，只有到相關(guān)部門檢查考核時才忙于制作迎檢材料。對二級學(xué)院負責(zé)檔案管理的人員的崗位職責(zé)未作出清晰明確的規(guī)定，這就極易導(dǎo)致管理混亂現(xiàn)象出現(xiàn)。

目前，二級學(xué)院大多為設(shè)置專門的檔案室，資料儲存的設(shè)備不齊全，這勢必造成教學(xué)資料隨意存放的現(xiàn)象，完全無法顧及防火、防潮、防盜、防塵、防蟲、防霉菌等檔案室?guī)讉€基本要求。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，管理模式落后

目前，很多二級學(xué)院在管理教學(xué)資料時，通常是借鑒其他院校的經(jīng)驗或者干脆直接照搬照抄其他院校的管理辦法，學(xué)院內(nèi)辦公室和教研室的資料收集整理缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的即使有標(biāo)準(zhǔn)，卻流于形式，檔案歸檔不到位，檢索利用，資源共享更是無從談起。

隨著科技的發(fā)展，檔案管理也日漸智能化、電子化，電子檔案的管理模式如今已成為檔案工作的創(chuàng)新點。然而，在很多高職院校的工作中，依舊根據(jù)傳統(tǒng)的手工歸檔管理模式，收集整理紙質(zhì)檔案，并未實現(xiàn)檔案的電子化管理。

四、二級學(xué)院教學(xué)資料檔案化管理的策略

（一）建立系統(tǒng)地教學(xué)資料檔案化管理體系

教學(xué)資料檔案化管理最終落實點是相關(guān)的負責(zé)人，因此確定各層級負責(zé)人是建立該管理核心。學(xué)院主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主持教學(xué)資料檔案化管理工作，由教科辦承擔(dān)學(xué)院工作、師資隊伍、學(xué)生發(fā)展和科研及社會服務(wù)模塊的資料收集，由教研室承擔(dān)專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)相關(guān)資料收集工作。另外，二級學(xué)院還要制定與教學(xué)資料檔案化管理相關(guān)的具體制度，包括資料的上交時間、歸檔格式、查閱制度等。

（二）對資料管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前二級學(xué)院的資料管理者通常不是專業(yè)的檔案管理人員，通常是由教科辦工作人員見人，他們對資料歸檔通常缺乏專業(yè)的管理知識和業(yè)務(wù)技術(shù)，而檔案資料的管理涉及檔案編碼等專業(yè)的技術(shù)，因此，對檔案資料管理的人員進行專業(yè)的指導(dǎo)與培訓(xùn)是實現(xiàn)教學(xué)資料檔案化管理的基礎(chǔ)條件之一。

（三）增強資料歸檔意識，新增教學(xué)資料管理考核機制

教學(xué)資料的歸檔歸根結(jié)底是要落實到人。一方面我們需要強調(diào)增強教學(xué)資料歸檔的意識，分管領(lǐng)導(dǎo)需要意識到資料歸檔的重要性，由上而下地強調(diào)該項工作。這樣才能夠讓資料管理人員重視歸檔工作，讓資料生成人員能夠主動自覺地保留自己的資料檔案。另一方面，將教學(xué)資料歸檔工作納人督導(dǎo)檢查和教學(xué)考核工作中，定期檢查教學(xué)資料歸檔工作，細化考核標(biāo)準(zhǔn)，對優(yōu)秀者予以加分，對不足者相應(yīng)減分，并強調(diào)及時整改。只有從兩處下手才能夠確保教學(xué)資料歸檔工作持續(xù)健康地發(fā)展。

（四）以優(yōu)質(zhì)高職考核為契機，簡化支撐材料的制作

在建設(shè)優(yōu)質(zhì)高職的過程中，其考核通常是學(xué)校工作的重點，在整理歸檔教學(xué)資料時可以標(biāo)記是否為優(yōu)質(zhì)高職檢查材料，平時做好積累，不再專門為了考核制作材料，只需要根據(jù)考核類目提供相應(yīng)的目錄即可。

二級學(xué)院的教學(xué)資料真實地記載了學(xué)院在教學(xué)、科研、社會服務(wù)、專業(yè)建設(shè)、學(xué)生管理等方面的成果，其收集、整理與歸檔是一項系統(tǒng)的工程，檔案化管理后的教學(xué)資料勢必能夠加大其利用率，提高學(xué)院管理水平，從而提升學(xué)院整體教學(xué)水平，也有助于各項檢查的開展，對優(yōu)質(zhì)校建設(shè)大有助益。二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視并強調(diào)教學(xué)資料的檔案化管理，完善相關(guān)制度，加強管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)。教科辦管理人員和教研室管理人員都應(yīng)不斷提升自身素質(zhì)，將專業(yè)的知識與技術(shù)運用到檔案管理中，逐步提升管理水平，使教學(xué)資料管理更規(guī)范。另外，在實際管理過程中，教科辦管理人員和教研室管理人員應(yīng)各司其職，做好及時的交流與溝通，使教學(xué)資料收集更全面，使之能夠更好地服務(wù)于教學(xué)管理，推進學(xué)院各項工作開展，為廣大師生提供便利。