高校教務(wù)管理信息化建設(shè)過程中存在的問題及改進(jìn)措施

高建偉

摘要：高校管理信息化是提升高校綜合辦學(xué)水平的重要途徑，而教務(wù)管理是高校管理工作的核心。近年，高校教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用提高了教務(wù)管理工作的效率，但隨著高校信息化建設(shè)的逐步深入，教務(wù)管理各部門之間缺乏有效的溝通與協(xié)調(diào)、教務(wù)管理部門部分工作人員對信息技術(shù)的掌握和運(yùn)用有待提高等問題也逐漸顯現(xiàn)出來?；谶@些問題，從教務(wù)管理信息化建設(shè)入手，提出推進(jìn)高校教務(wù)管理系統(tǒng)完善的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高校教務(wù)管理;信息化建設(shè);改進(jìn)措施

高校教務(wù)管理工作是高校管理工作的核心。教務(wù)管理水平的高低直接影響高校管理水平的高低，教務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量直接影響高校的辦學(xué)效益和人才培養(yǎng)質(zhì)量。教務(wù)管理工作事務(wù)雜、環(huán)節(jié)多、工作量大，如果沒有科學(xué)的手段和嚴(yán)格的規(guī)章制度，就無法保障教學(xué)秩序的順利進(jìn)行。教務(wù)管理的主要內(nèi)容是對整個(gè)教學(xué)活動過程中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，如學(xué)籍、課表、成績、考務(wù)等方面的數(shù)據(jù)信息。教務(wù)管理幾乎涉及教學(xué)的所有方面，其基本信息更是滲透到教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)之中并貫穿始終，這就要求教務(wù)工作必須按照規(guī)范的流程進(jìn)行科學(xué)的推進(jìn)。近年的實(shí)踐證明，教務(wù)管理信息化是實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理信息化的重要途徑。高校通過推進(jìn)教務(wù)管理信息化建設(shè)，可以規(guī)范管理，保證教學(xué)效果，使教務(wù)管理工作走上良性循環(huán)的軌道。但隨著教務(wù)管理信息化工作的逐步深入，高校教務(wù)管理信息化建設(shè)中也存在一些問題和不足。

一、高校教務(wù)管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）教務(wù)管理各部門之間缺乏有效的溝通與協(xié)調(diào)

近年，很多高校通過推進(jìn)教務(wù)管理信息化擁有了獨(dú)立的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，但一些高校缺乏整體規(guī)劃以及對教務(wù)管理信息化的宣傳和推廣。多數(shù)教務(wù)管理人員只在部門內(nèi)部推進(jìn)管理信息化，不能很好地與其他部門協(xié)作溝通，各部門之間沒有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息交換。高校各系部、教務(wù)處、學(xué)生處等部門之間如果缺乏有效的溝通，容易導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)信息不能得到及時(shí)處理和更新，會給后面的工作帶來一些麻煩。比如，筆者所在學(xué)校在進(jìn)行畢業(yè)生資格審查過程中，有教師發(fā)現(xiàn)部分學(xué)生的信息對不上，經(jīng)過調(diào)查最終找到原因：一是學(xué)生在校期間轉(zhuǎn)專業(yè)了，但是在教務(wù)管理信息系統(tǒng)內(nèi)學(xué)生的檔案信息沒有及時(shí)更改，致使教師無法通過信息系統(tǒng)錄入成績;二是學(xué)生在校期間改名字了，由于教務(wù)管理各部門之間沒有及時(shí)協(xié)調(diào)、溝通，沒有更新姓名信息，致使教師無法查詢到有效的檔案信息，導(dǎo)致無法錄入成績。對此類問題，各部門之間如果及時(shí)進(jìn)行有效溝通，及時(shí)更新學(xué)生信息，那么就可以避免出現(xiàn)上述問題，從而提高工作效率。

（二）教務(wù)管理部門部分工作人員對信息技術(shù)的掌握和運(yùn)用有待提高

教務(wù)管理工作人員都有各自的分工，有的教師因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系只會使用與自己工作有關(guān)的信息系統(tǒng)功能，而對其他功能不了解，甚至個(gè)別教師不會使用信息系統(tǒng)。這樣很容易給相關(guān)工作尤其是教學(xué)工作帶來麻煩，甚至?xí)绊懻麄€(gè)學(xué)校教學(xué)工作的正常推進(jìn)。高校應(yīng)對教務(wù)管理部門所有教師進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使每一位教師都能夠熟練運(yùn)用教務(wù)管理信息系統(tǒng)。只有這樣，才能保證即使出現(xiàn)一些意外情況也不會對正常的教務(wù)、教學(xué)工作造成影響，保證教務(wù)、教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

（三）教務(wù)管理信息系統(tǒng)個(gè)別功能設(shè)置不完善

在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，個(gè)別功能設(shè)置得沒有實(shí)際意義，可能還會給學(xué)生和教師的工作帶來一定的困擾。以筆者所在學(xué)校為例，在普通話和英語四、六級考試報(bào)名過程中，經(jīng)常有學(xué)生或輔導(dǎo)員需要查尋學(xué)生的登錄密碼。因?yàn)閷W(xué)生在第一次登錄信息系統(tǒng)過程中都會被要求修改密碼，否則不能完成登錄。而有的學(xué)生改完密碼之后，由于長時(shí)間不登錄就忘記了密碼。同樣忘記密碼的事情也發(fā)生在教師身上。設(shè)置“在第一次登錄的時(shí)候要求修改密碼”這個(gè)功能給學(xué)生和教師都帶來了一定的困擾。

此外，在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，一些必要的功能卻沒有明確設(shè)置。比如，教師或?qū)W生在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行信息查詢時(shí)，往往會出現(xiàn)沒有反應(yīng)的情況。究其原因，是有些索引信息輸入有誤。此種情況，教務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一些提醒，有所提示，讓人及時(shí)明白問題所在，從而進(jìn)行修正。

（四）教務(wù)管理信息系統(tǒng)智能化程度較低

在教務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，一些高校所使用的版本智能化程度較低。這些高校的教務(wù)管理信息系統(tǒng)往往存在一些無效信息，而這些信息又直接影響工作進(jìn)程。比如，有的學(xué)生改名字后，教務(wù)管理工作人員沒有在原有的檔案信息上進(jìn)行修改，而是重新輸入了學(xué)生的新名字（學(xué)號、身份證、班級等信息都相同），這種異常的情況，智能化程度較低的信息系統(tǒng)是無法識別的，只是單純地顯示出兩個(gè)人，這就給后續(xù)各種工作埋下隱患。另外，由于在輸入檔案信息過程中，學(xué)生的姓名里出現(xiàn)了別字，信息系統(tǒng)也不能根據(jù)學(xué)號或者身份證信息進(jìn)行鑒別，只是顯示“沒有此人”。這些問題都給學(xué)校的教務(wù)管理工作帶來了困擾，影響了工作效率。

二、高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)教務(wù)管理各部門的協(xié)調(diào)與溝通，及時(shí)處理和更新數(shù)據(jù)信息

教務(wù)管理部門掌握的與學(xué)生相關(guān)的數(shù)據(jù)信息最具權(quán)威性和時(shí)效性，它是各部門數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)。學(xué)校其他管理部門、教師及學(xué)生等都有不同的信息需求，均可以通過教學(xué)管理信息系統(tǒng)來獲取各自需要的信息資源。因此，學(xué)校各系部、教務(wù)處、學(xué)生處等部門之間應(yīng)有意識地加強(qiáng)協(xié)調(diào)與溝通，及時(shí)處理各種信息變更，保證數(shù)據(jù)和信息的及時(shí)更新。比如，系部如果有學(xué)生在校期間存在改名字、中途轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異常情況，應(yīng)及時(shí)把情況反饋給學(xué)生處，學(xué)生處與教務(wù)處及時(shí)溝通并更新信息，這樣可以始終保持教務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)學(xué)生的信息都是正確的。工作人員在檢查學(xué)生成績或者進(jìn)行畢業(yè)資格審查等工作時(shí)，就不會出現(xiàn)由于數(shù)據(jù)信息沒有及時(shí)更新而增加工作量、影響工作效率的情況了。

（二）加強(qiáng)對工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

教務(wù)管理水平的高低直接影響高校管理水平的高低，教務(wù)管理工作是整個(gè)教學(xué)管理工作的核心，而教務(wù)管理信息系統(tǒng)更是教務(wù)管理各部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶。因此，教務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用就顯得尤為重要，尤其是教務(wù)管理工作人員更應(yīng)該熟練應(yīng)用教務(wù)信息系統(tǒng)。高校要經(jīng)常對教務(wù)管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，為他們提供外出學(xué)習(xí)、鍛煉的機(jī)會以及溝通交流的平臺，使每一個(gè)教務(wù)管理工作人員都能夠熟練應(yīng)用該系統(tǒng)。此外，高校也可以將教務(wù)管理工作人員的工作態(tài)度、工作效率等納入考核評價(jià)體系，跟工資、職稱、晉升掛勾，從而促使教務(wù)管理工作人員更加重視自身的業(yè)務(wù)能力，更加積極地工作。只有這樣，才能夠保證教務(wù)管理信息系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，保證整個(gè)教務(wù)、教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)與軟件開發(fā)公司的聯(lián)系與溝通，及時(shí)升級系統(tǒng)，完善各項(xiàng)功能

高校管理信息化水平取決于高校教務(wù)又取決于教務(wù)管理信息系統(tǒng)的先進(jìn)度。因此，高校教務(wù)管理部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行與維護(hù)。這些專門人員不僅要熟悉教務(wù)管理信息系統(tǒng)各個(gè)功能的應(yīng)用，還要隨時(shí)對部門其他工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)。同時(shí)，他們應(yīng)當(dāng)與軟件開發(fā)公司保持聯(lián)系，把在實(shí)際應(yīng)用中遇到的問題和一些需要完善的功能反饋給軟件開發(fā)公司，及時(shí)對信息系統(tǒng)的各個(gè)功能進(jìn)行完善與升級，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。此外，維護(hù)信息系統(tǒng)的專門人員也要堅(jiān)持學(xué)習(xí)，不斷提高個(gè)人的綜合能力。

教務(wù)管理的信息化不僅能提高教務(wù)管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和高效性，也能顯著提高教務(wù)管理水平，從而促使高校管理工作更加有序地進(jìn)行。高校要積極探索教務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用過程中存在的問題，并針對問題及時(shí)加以解決。當(dāng)然，在高校教務(wù)管理信息化建設(shè)過程中可能還存在一些筆者沒有發(fā)現(xiàn)的問題，有待我們在實(shí)踐中進(jìn)一步探索。

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