高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案” 發(fā)展策略

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展是歷史的必然。本文主要是從“互聯(lián)網(wǎng)+”的特性方面分析了高校檔案發(fā)展中存在的問(wèn)題，并提出了應(yīng)對(duì)策略。旨在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；互聯(lián)網(wǎng)+；特性；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1008-4428（2019）03-0018-02

在十二屆全國(guó)人大三次會(huì)議上，李克強(qiáng)總理提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，這是首次公開(kāi)把“互聯(lián)網(wǎng)+”提到國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展議程上。經(jīng)過(guò)了這幾年的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”成了創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新的基石，滲透到各個(gè)行業(yè)。高校作為人才培養(yǎng)基地，也積極參與到“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略發(fā)展中。作為高校歷史和發(fā)展的承載者——檔案，在這次戰(zhàn)略發(fā)展中，也積極契合時(shí)代需求，努力實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的融合。

一、 “互聯(lián)網(wǎng)+”的定義

“互聯(lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+N”，N代表各行各業(yè)，即互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)的融合發(fā)展。這并不是簡(jiǎn)單的相加，而是要通過(guò)現(xiàn)代信息通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)的深度融合，優(yōu)化社會(huì)資源配置，形成一種新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形態(tài)。它具有跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人類(lèi)、開(kāi)放生態(tài)和連接一切的特性。

二、 高校“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題

高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”就是利用互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案行業(yè)相融合，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為依托，以檔案數(shù)字化為前提，以檔案信息化為中心，構(gòu)建個(gè)性化、人性化和數(shù)據(jù)化的檔案服務(wù)互聯(lián)平臺(tái)。

俗話說(shuō)“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，為了更好地推進(jìn)改革，我們要關(guān)注高校“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”融合過(guò)程中存在的問(wèn)題，找出癥結(jié)，對(duì)癥下藥。從“互聯(lián)網(wǎng)+”的特性方面來(lái)看，主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

（一）高校檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)融合程度不高

高校檔案與“互聯(lián)網(wǎng)+”的跨界融合并不是簡(jiǎn)單地把檔案資料放到互聯(lián)網(wǎng)上就可以了。目前，高校主要的做法是把紙質(zhì)檔案資料掃描，形成數(shù)字文檔，然后放到網(wǎng)絡(luò)上供使用者查閱。這種做法僅僅只是數(shù)字化的過(guò)程，離深度融合還是有差距的。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的融合不僅僅是指思維理念上的融合，也包括行為上的融合。首先，在思想意識(shí)上，高校檔案管理員對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”缺乏理性、系統(tǒng)的了解，思想觀念依然停留在傳統(tǒng)的觀念上，對(duì)新事物的接收運(yùn)用能力較弱。簡(jiǎn)單地認(rèn)為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的工作就是把紙質(zhì)檔案掃描錄入，形成電子文件，方便存儲(chǔ)和查詢即是兩者的融合了，自覺(jué)提供服務(wù)的主動(dòng)性較弱。在實(shí)際操作上，雖然有很多高校已經(jīng)開(kāi)始實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)預(yù)約查檔、在線信息公開(kāi)、在線服務(wù)等，但是線下資源卻無(wú)法與之匹配，資源數(shù)據(jù)化程度低，線上線下脫節(jié)。這種融合往往流于形式，無(wú)法真正做到跨界融合，促進(jìn)發(fā)展的效果。

（二）高校檔案管理者的創(chuàng)新動(dòng)力不足

創(chuàng)新是每一次變革的靈魂，是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的源泉，中國(guó)未來(lái)發(fā)展要靠科學(xué)創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)，高校檔案管理也離不開(kāi)科技創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)。首先，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式，對(duì)管理人員而言，是個(gè)新事物，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的學(xué)習(xí)過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)檔案互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)系統(tǒng)的認(rèn)知和基礎(chǔ)的知識(shí)儲(chǔ)備都是以后創(chuàng)新的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)的儲(chǔ)備是一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，現(xiàn)階段離創(chuàng)新還是有一段距離的。其次，檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案行業(yè)的思維影響較大，要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)也不是一朝一夕可以做到的。再者，高校缺乏對(duì)檔案管理者的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，要么是領(lǐng)導(dǎo)不重視，要么是資金匱乏，管理人員的業(yè)績(jī)待遇不到位，導(dǎo)致管理者創(chuàng)新的積極性不高，主動(dòng)性不強(qiáng)。

（三）傳統(tǒng)的檔案工作模式下，檔案利用不充分

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，記錄和存儲(chǔ)是檔案的主要工作，主要包括收集、管理和利用三大環(huán)節(jié)。高校的各個(gè)部門(mén)收集完材料后，移交到檔案室，檔案管理人員則開(kāi)始了一系列的文件整理工作，包括收集、鑒定、整理、保留、核實(shí)、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等，這些都是需要人工手動(dòng)建立的紙質(zhì)管理，要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)整理。管理者的精力大多都花在整理中，而忽視了利用，形成了一種重整理輕利用的管理模式。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”戰(zhàn)略的推進(jìn)，雖然高校在檔案的利用方面也有些突破，例如可以網(wǎng)絡(luò)預(yù)約查詢、在線預(yù)約等，但是還有很多問(wèn)題要解決：大量的紙質(zhì)文件只是完成了數(shù)字化，還沒(méi)有數(shù)據(jù)化，所以可供查閱的電子材料是有限的；有些材料因?yàn)闄?quán)限的問(wèn)題也是不可以被利用的；檔案利用者的范圍也較小，大部分僅限于本校的師生，社會(huì)上的其他機(jī)構(gòu)使用的權(quán)限是受限的。以上的種種原因，使得檔案的利用不充分，利用率低。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

“互聯(lián)網(wǎng)+”提倡尊重人性，“人”在這場(chǎng)變革中起著根本性作用，而在高校檔案管理中的“人”即是檔案管理人員。他們的素質(zhì)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的變革起著至關(guān)重要的作用，既需要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、基本技能、管理能力、良好的政治素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代還需要具備良好的數(shù)據(jù)信息素養(yǎng)。目前，這種復(fù)合型的人才在檔案工作人員的隊(duì)伍中還是很少的，在管理人員素質(zhì)方面還是存在很多問(wèn)題的。首先，這支隊(duì)伍的組成除了有檔案專(zhuān)業(yè)的人員外，還有辦公室的兼職人員，其他來(lái)源的職員等，這就容易使隊(duì)伍的整體素質(zhì)參差不齊，文化程度不高，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。其次，在服務(wù)意識(shí)方面，習(xí)慣于被動(dòng)接受，缺乏主動(dòng)分析用戶需求，為用戶提供多方位服務(wù)的積極性。再次，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，計(jì)算機(jī)水平跟不上互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐，高校領(lǐng)導(dǎo)又很少采取行之有效的互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，管理人員的重視度不夠，也很少積極主動(dòng)參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

（五）檔案在互聯(lián)網(wǎng)上的開(kāi)放程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展壯大，人們可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案資料，但并不是所有的資料都可以在網(wǎng)絡(luò)上查閱的，主要是因?yàn)闄n案的開(kāi)放程度還不高。造成這種局面的原因是多方面的：首先，有些檔案是不可以公開(kāi)的。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，絕密檔案、保密檔案是不可以對(duì)外公開(kāi)的，更何況是掛網(wǎng)絡(luò)共享了。其次，高校對(duì)于檔案資源使用的權(quán)限界定還是比較不成熟的，主要表現(xiàn)在使用者的人選范圍和使用的資料范圍的界定。目前，檔案使用者主要是高校的師生、科研人員，對(duì)社會(huì)的其他機(jī)構(gòu)開(kāi)放的較少，能夠公開(kāi)使用的資料也大部分集中在學(xué)籍、科研、人事檔案方面，其他方面的內(nèi)容涉及較少。再者，有些高校由于技術(shù)不成熟，對(duì)外的網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺(tái)建設(shè)尚未完成，故無(wú)法對(duì)外開(kāi)放。最后，檔案在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)放的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)一些不安全的因素?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展是離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)的，很多高校在沒(méi)有相對(duì)安全保障的情況下，檔案對(duì)外開(kāi)放的程度也是會(huì)有保留的。

（六）檔案資料收集不齊全，互通性較弱

互聯(lián)網(wǎng)推崇的是連接一切，共同分享，這在檔案的實(shí)際工作中還是會(huì)遇到很多障礙的。首先，檔案管理人員向各個(gè)部門(mén)收集紙質(zhì)材料時(shí)，各個(gè)部門(mén)之間的相互聯(lián)系少，很少互通有無(wú)，容易導(dǎo)致資料的重復(fù)性或是重要資料的缺失。其次，各高校與其他院校在檔案資料這方面交流比較少，分享程度不高。各個(gè)高校之間還沒(méi)有共同的比較完善的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，分享途徑不明確。

三、 做好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作的策略

（一）加深互聯(lián)網(wǎng)與檔案的融合，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，為高校檔案的發(fā)展注入了新的動(dòng)力，兩者的深度融合是發(fā)展的關(guān)鍵。首先，在思想上，高校檔案管理員要突破傳統(tǒng)思維障礙，樹(shù)立“以用戶為中心”的服務(wù)理念，主動(dòng)提供服務(wù)，注重智能化、個(gè)性化服務(wù)。在行動(dòng)上，高校要建立一個(gè)融合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將“互聯(lián)網(wǎng)+”的科學(xué)技術(shù)與高校檔案資源編織成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。高?？梢赃\(yùn)用這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行資料收集、信息數(shù)據(jù)分析等工作。這個(gè)系統(tǒng)要包括三方面的建設(shè)：第一，完善、真實(shí)的原始檔案資源建設(shè)；第二，具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的統(tǒng)籌型管理人才的培養(yǎng)；第三，保證系統(tǒng)正常的運(yùn)行機(jī)制的建設(shè)。這三個(gè)方面相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，充足的檔案資源是融合的基礎(chǔ)，完善的運(yùn)行機(jī)制是融合的保障，復(fù)合型人才是融合的關(guān)鍵，只有做好這三個(gè)方面的工作，才能更好地促進(jìn)兩者的融合，拓展其深度和廣度。

（二）創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，共同發(fā)展

創(chuàng)新是事物發(fā)展的動(dòng)力，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是一個(gè)創(chuàng)新。對(duì)于高校的檔案工作而言，創(chuàng)新就要做到以下幾點(diǎn)：首先，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)思維，以開(kāi)放的態(tài)度和方式去接納“互聯(lián)網(wǎng)+”，并形成自己的新思維。高校檔案管理員要本著用戶至上的原則，主動(dòng)了解用戶的信息需求并提供個(gè)性化服務(wù)；其次，創(chuàng)新信息安全意識(shí)。高校檔案互聯(lián)網(wǎng)化，是對(duì)檔案資料安全的一大考驗(yàn)，管理人員要強(qiáng)化安全意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，嚴(yán)防病毒攻擊，切實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全工作。最后，要重新構(gòu)建知識(shí)結(jié)構(gòu)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，對(duì)高校檔案管理員提出了更高的要求，他們必須具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。例如：檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，互聯(lián)網(wǎng)管理技能等。因此，高校要增加資金投入，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，引進(jìn)復(fù)合型人才。

（三）重塑管理模式，提供檔案利用率

傳統(tǒng)的重整理輕利用的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)高校檔案的互聯(lián)化發(fā)展。高校的檔案服務(wù)不能再以傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)為主要內(nèi)容，而是要以網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息為主，館藏結(jié)構(gòu)也由單一、有形的向虛實(shí)兼具的模式轉(zhuǎn)變。高校應(yīng)該充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，建立檔案信息化系統(tǒng)，深度分析檔案數(shù)據(jù)，包括對(duì)用戶需求信息的數(shù)據(jù)分析及用戶瀏覽檢索記錄的分析，理清關(guān)聯(lián)，提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)增值，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，讓用戶可以不受時(shí)空限制，體驗(yàn)到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）提高檔案管理員的素質(zhì)

在高校的檔案管理改革中，管理人員是變革的執(zhí)行者，也是創(chuàng)新的主要源泉，他們的素質(zhì)對(duì)整個(gè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展起著關(guān)鍵的作用，提高他們的素質(zhì)也是任重道遠(yuǎn)的。首先，在精神上，要加強(qiáng)政治素養(yǎng)和職業(yè)道德建設(shè)。檔案資料的收集、保管、利用和安全都是管理者的職責(zé)，要有吃苦耐勞、愛(ài)崗敬業(yè)的精神，更要有高度的責(zé)任心，對(duì)于機(jī)密檔案要堅(jiān)守保密原則，泄露機(jī)密是要負(fù)法律責(zé)任的，要加強(qiáng)法律意識(shí)學(xué)習(xí)，做到講政治、講道德、講法律，依法存檔用檔。其次，在職業(yè)素養(yǎng)方面，高校管理員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)的內(nèi)容包括檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新、服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變、現(xiàn)代化管理設(shè)備的應(yīng)用、分析研究能力培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)安全和法律知識(shí)的普及等，樹(shù)立活到老，學(xué)到老的終身學(xué)習(xí)理念。最后，在物質(zhì)方面，高校要加大資金投入。這些資金可以為檔案管理員的繼續(xù)教育和不斷學(xué)習(xí)提供有力的物質(zhì)基礎(chǔ)，鼓勵(lì)他們不斷提升自身素質(zhì)，也可以成為他們創(chuàng)新的動(dòng)力源泉。

（五）開(kāi)放思維，共享資源

信息資源的開(kāi)放和共享是保證資源配置最優(yōu)化、資源利用率和附加值最大化的有效途徑，能最大程度滿足用戶對(duì)知識(shí)服務(wù)的個(gè)性化需求。高校檔案資源的開(kāi)放與共享可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，制定高校檔案網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)的法律法規(guī)和相關(guān)政策。通過(guò)法律的手段，明確公開(kāi)資料的范圍，做到該開(kāi)放的不封閉，該保密的不開(kāi)放。同時(shí)也要明確檔案資料的使用者權(quán)限和使用范圍權(quán)限，對(duì)違反規(guī)定的行為也要做出相應(yīng)的處罰。其次，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，把好技術(shù)和安全關(guān)卡?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展是依托網(wǎng)絡(luò)的，高校的檔案網(wǎng)絡(luò)化是離不開(kāi)高科技人才的。學(xué)校要引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的人才，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展提供技術(shù)支持，并為網(wǎng)絡(luò)安全保駕護(hù)航。最后，多元開(kāi)放，及時(shí)共享。高?？梢酝ㄟ^(guò)微博、微信、App等形式，提供檔案服務(wù)，讓網(wǎng)絡(luò)上的人都成為檔案工作的參與者。

（六）加強(qiáng)交流，資源互通

高校檔案工作的順利進(jìn)行，既離不開(kāi)內(nèi)部交流，也離不開(kāi)外部溝通。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，溝通交流也是必不可少的。在高校建立的檔案融合信息系統(tǒng)中，要開(kāi)通部門(mén)之間、院校之間的交流通道。在通道之間，學(xué)校的各個(gè)部門(mén)可以互相查閱資料，互通有無(wú)，避免資料重復(fù)收集和重要資料流失。院校之間可以交流檔案資源，共同分享。同時(shí)，在日常工作中，要鼓勵(lì)檔案管理員走出去，到其他院校參觀、學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界。

四、 結(jié)束語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，為高校檔案的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，我們要認(rèn)真分析互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的特征，結(jié)合檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，找到最佳切入點(diǎn)，促進(jìn)兩者的融合，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：

林燕卿，女，福建泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案管理。