淺議如何加強(qiáng)基層檔案信息化管理

孫靜

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)單位檔案的管理工作得到了很大程度的改善，但是與檔案的現(xiàn)代化管理要求還存在著不小的差距，主要是體現(xiàn)在檔案信息化方面。本文重點(diǎn)從闡述檔案管理信息化的必要性，分析當(dāng)前基層檔案管理信息化管理面臨的問題，并從多個(gè)方面提出加強(qiáng)基層檔案管理信息化工作的對(duì)策建議，為基層檔案工作的規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 問題 對(duì)策建議

當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，從而也制約了單位的各項(xiàng)工作的開展，不利于單位的健康有序發(fā)展。檔案作為單位開展各項(xiàng)工作的直接記錄，是單位的寶貴財(cái)富，加快單位檔案的信息化步伐，讓檔案的保管和利用更加方便捷，查詢更加便捷，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，在一定程度上可以有效促進(jìn)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。

一、檔案信息化管理的必要性

目前，單位檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式。但是這種保管方式，占用大量的存儲(chǔ)空間，對(duì)于檔案保管的環(huán)境要求也格外高，尤其是在檔案利用方面更是存在許多不便之處，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，降低了工作效率，而且對(duì)室藏檔案容易造成損傷。但加快檔案的信息化步伐，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，既能提高檔案方面的工作效率，還有利于降低傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的弊端，也能讓檔案管理人員的工作量得以降低，因此，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理非常必要。

二、基層檔案信息化管理面臨的問題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視不夠

大多數(shù)基層單位對(duì)檔案工作不夠重視，在檔案方面關(guān)注的較少。當(dāng)前，檔案信息化進(jìn)度不斷加快，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化發(fā)展認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)信息化建設(shè)重視不夠，在人力、物力、財(cái)力方面的投入都比較少。

（二）檔案信息化管理意識(shí)差

檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的有效途徑，是大勢(shì)所趨。但是現(xiàn)在基層單位的檔案信息化意識(shí)較差，沒能意識(shí)到目前傳統(tǒng)檔案管理模式存在的費(fèi)用高、效率低等多方面的弊端，沒有看到檔案信息化的必然趨勢(shì)。這種檔案管理意識(shí)的不足，無形之中就對(duì)檔案信息化建設(shè)帶來了阻礙，影響了檔案信息化管理的早日實(shí)現(xiàn)。

（三）在檔案信息化管理方面投入資金較少

先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備和先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)信息化管理的必備物品。但是，很多單位由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，在信息化建設(shè)方面投入資金較少，導(dǎo)致單位缺乏信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，尤其是檔案的數(shù)字化掃描工作需要大量的資金，沒有充足的資金保障，就難以談檔案的信息化建設(shè)。

（四）檔案信息化管理人才不足

離開人的參與，檔案工作就無從談起，只有配備專業(yè)的信息化人才才能確保檔案信息化的順利開展。目前，基層單位的檔案管理人員多是由綜合崗位人員兼職，缺乏專業(yè)知識(shí)，也沒有接受過正規(guī)的培訓(xùn)，本身檔案的基礎(chǔ)管理知識(shí)就比較欠缺，檔案信息化方面的知識(shí)更無從談起，難以滿足檔案信息化管理的要求，使檔案信息化進(jìn)程緩慢。

三、基層檔案管理信息化管理的對(duì)策建議

（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

為使檔案信息話建設(shè)順利開展，首先是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的有效途徑。作為單位領(lǐng)導(dǎo)，要樹立正確的檔案管理理念，不斷更新自己的檔案業(yè)務(wù)能力，努力探索檔案信息化管理的途徑，加快單位檔案信息化建設(shè)的步伐，為檔案的規(guī)范化管理打下良好基礎(chǔ)。

（二）增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)

在單位中，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是具體的檔案管理人員，都要不斷提高自身的檔案意識(shí)，尤其是檔案信息化管理意識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，自覺提高自己的檔案信息化方面的知識(shí)，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力，提升綜合素養(yǎng)，為下一步的信息化管理做好知識(shí)儲(chǔ)備。

（三）增大在檔案信息化方面的資金投入

首先，單位要加大在檔案數(shù)字化加工方面的投入，這是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)。其次，各單位要加大在檔案信息化方面的資金投入，檔案信息化建設(shè)對(duì)信息化設(shè)施設(shè)備有著較高的要求，購買先進(jìn)的設(shè)備，確保檔案信息化管理能夠順利運(yùn)行。最后，各單位要確保信息化的后期維護(hù)費(fèi)用，尤其是管理系統(tǒng)的更新等，確保信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

從事信息化管理工作，必須配置專業(yè)的人員，既要懂檔案管理知識(shí)，又要懂得計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等操作技術(shù)，只有具備了專業(yè)人才隊(duì)伍，才能保障檔案信息化管理工作的順利開展。一方面要加強(qiáng)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，積極組織專家授課、外出培訓(xùn)等，為現(xiàn)有檔案管理人員提供學(xué)習(xí)晉升的機(jī)會(huì)，提高他們的業(yè)務(wù)能力;另一方面，各單位要加強(qiáng)人才方面的引進(jìn)，在招聘工作中要注重挑選綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)知識(shí)扎實(shí)的復(fù)合型人才，為信息化管理工作做好扎實(shí)的準(zhǔn)備。

綜上所述，檔案信息化管理是大勢(shì)所趨，但也面臨種種難題，各單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，加大信息化建設(shè)方面的各項(xiàng)投入力度，努力打造專業(yè)化管理人才隊(duì)伍，從而促進(jìn)單位信息化管理工作的順利實(shí)現(xiàn)。

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