關(guān)于在行政事業(yè)單位推行固定資產(chǎn)條碼化管理的必要性

[摘 要]文章提出將條碼技術(shù)應(yīng)用在固定資產(chǎn)管理中，并在資產(chǎn)購入到資產(chǎn)退出的整個(gè)生命周期中實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物的全程跟蹤管理，從而使行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理更加規(guī)范、有序。

[關(guān)鍵詞]行政事業(yè)單位;條碼技術(shù);條碼化管理;固定資產(chǎn)管理

[中圖分類號(hào)]F230

1 固定資產(chǎn)管理中存在的問題

目前，隨著機(jī)構(gòu)改革的持續(xù)深入，尤其是行政事業(yè)單位間的合并與調(diào)整、內(nèi)部推行的后勤、財(cái)務(wù)、人事、分配等各項(xiàng)改革的深化，各單位占有、使用的固定資產(chǎn)規(guī)模急劇膨脹，其構(gòu)成日趨復(fù)雜，管理難度越來越大，如果是由于人為原因?qū)е轮贫炔唤∪驁?zhí)行不力，在資產(chǎn)管理和使用過程中就會(huì)出現(xiàn)諸多問題，主要表現(xiàn)在：

（1）管理意識(shí)薄弱。傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制對(duì)行政事業(yè)單位還有一定的影響，因此在部分事業(yè)單位中還存在不重視固定資產(chǎn)管理工作的情況，導(dǎo)致管理工作的實(shí)施還缺乏有效的監(jiān)管以及考核，從而導(dǎo)致當(dāng)前的固定資產(chǎn)管理工作在質(zhì)量以及效率上都難以滿足當(dāng)前的單位發(fā)展速度。

（2）管理體制不順，管理人員效率不高。一般來說，行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理常常由多個(gè)部門或者單位負(fù)責(zé)實(shí)施，許多單位認(rèn)為固定資產(chǎn)崗位可有可無，不配備專門的固定資產(chǎn)管理人員，而是由負(fù)責(zé)總務(wù)后勤的人員兼任固定資產(chǎn)管理，負(fù)責(zé)購進(jìn)、調(diào)出、注銷及隨時(shí)登記入賬，同時(shí)指派各科室負(fù)責(zé)人對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理工作，全部人員均為兼任，無法提高固定資產(chǎn)管理工作的效率，更無法保障工作水平。

（3）資產(chǎn)不清，閑置浪費(fèi)。很多行政單位由于管理工作沒有落實(shí)到位，導(dǎo)致固定資產(chǎn)存在資產(chǎn)不清，閑置浪費(fèi)的情況，尤其是一些“有賬無物”“有物無賬”等現(xiàn)象的出現(xiàn)，更是影響了單位內(nèi)固定資產(chǎn)的有序性。而且很多單位在建設(shè)過程中購置了一些價(jià)值不菲的設(shè)施設(shè)備，又因缺少專業(yè)的操作人員而閑置，造成資源浪費(fèi)。

經(jīng)由以上分析可以發(fā)現(xiàn)，在行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作中，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代管理的要求，其中存在的管理隱患也會(huì)影響到行政事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，因此，資產(chǎn)管理部門在日常的工作中，不僅需要一個(gè)可行的管理方式來統(tǒng)計(jì)和評(píng)估資產(chǎn)，也需要一種更簡(jiǎn)便、高效的固定資產(chǎn)管理手段來管理資產(chǎn)。而條碼技術(shù)因其自身的多種優(yōu)勢(shì)，正在逐漸成為行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理的一個(gè)重要手段。

2 條碼技術(shù)

條形碼在我們的日常生活中十分常見，主要就是將一些不同寬度的黑條以及空白作為基本元素，將其嚴(yán)格按照一定的規(guī)則進(jìn)行排列，從而表達(dá)一定的信息內(nèi)容。嚴(yán)格來講，條形碼有一維條形碼和二維條形碼之分，現(xiàn)階段比較常用的一維條形碼就是由反射率差別很大的黑條和白空進(jìn)行組合排列，從而得到一組平行線圖案。條形碼是一種十分經(jīng)濟(jì)且先進(jìn)的識(shí)別技術(shù)，綜合而言條形碼主要具有以下優(yōu)點(diǎn)：

（1）輸入速度快。與常用的鍵盤輸入方式相比，條形碼的輸入速度更快，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)輸入。

（2）可靠性高。根據(jù)實(shí)踐統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)鍵盤輸入的出錯(cuò)率在三百分之一左右，而應(yīng)用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)后出錯(cuò)率在萬分之一左右，應(yīng)用條形碼技術(shù)之后能夠使出錯(cuò)率維持在百萬分之一以下，因此可靠性更高。

（3）采集信息量大。條形碼雖然外觀形式比較簡(jiǎn)單，但是卻具有很大的信息采集容量，以常見的一維條形碼為例，其每次大約能夠采集幾十位字符，而二維條形碼（二維碼）卻能夠采集數(shù)千個(gè)字符的信息，同時(shí)還具備一定的糾錯(cuò)能力。

（4）靈活實(shí)用。條形碼可以單獨(dú)作為一種識(shí)別手段使用，同時(shí)也可以與其他的識(shí)別設(shè)備共同實(shí)現(xiàn)自動(dòng)一體化的識(shí)別，也可與相關(guān)控制設(shè)備共同實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理。

3 固定資產(chǎn)的條碼化管理

在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中結(jié)合條形碼技術(shù)，主要就是將固定資產(chǎn)中的每一個(gè)實(shí)物都對(duì)應(yīng)上條碼標(biāo)簽，從而保證實(shí)物從資產(chǎn)購入到資產(chǎn)退出的所有環(huán)節(jié)都能夠有記錄，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行全程跟蹤管理，該種方式能夠有效地避免固定資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)的賬卡物不符、資產(chǎn)不明、設(shè)備不清、資源浪費(fèi)以及資產(chǎn)流失等問題，大大提高固定資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確、快捷和全面。具體應(yīng)用方式如下：

（1）為固定資產(chǎn)生成唯一的條形碼。為固定資產(chǎn)生成唯一的條形碼可以有針對(duì)性地進(jìn)行清查盤點(diǎn)，一般是相同規(guī)格的固定資產(chǎn)對(duì)應(yīng)相同的代碼，而不同規(guī)格的固定資產(chǎn)對(duì)應(yīng)不同的代碼。關(guān)于條碼上的內(nèi)容設(shè)置可由用戶自己設(shè)定。并規(guī)定固定資產(chǎn)代碼一經(jīng)分配，就不再更改，并且是終身的，這樣當(dāng)出現(xiàn)固定資產(chǎn)報(bào)廢的情況時(shí)，其對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品代碼也不用再分配給其他的固定資產(chǎn)，保證資產(chǎn)管理工作的規(guī)范有序。

（2）使用手持?jǐn)?shù)據(jù)采集終端，提高盤點(diǎn)效率。與現(xiàn)階段零售店中的手持?jǐn)?shù)據(jù)采集終端相近，但是也有一些區(qū)別，這種采集終端無須連接電線，均采用電池進(jìn)行供電，而且手持?jǐn)?shù)據(jù)采集終端也能夠方便盤點(diǎn)人員在每人一個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行核查工作，同時(shí)將信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)采集盤點(diǎn)機(jī)中。數(shù)據(jù)采集盤點(diǎn)機(jī)至少能夠存儲(chǔ)兩萬條編碼，能夠?qū)⒈P點(diǎn)的速度提升百分之九十左右，與此同時(shí)，還在很大程度上降低了出錯(cuò)率。在條碼信息讀入以后，便可以通過手持?jǐn)?shù)據(jù)采集終端將其信息導(dǎo)入資產(chǎn)管理的信息數(shù)據(jù)庫中，方便進(jìn)一步的查詢工作，以便單位管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)盈虧等變化情況。

（3）將分散的信息進(jìn)行集中，構(gòu)建一個(gè)整體功能的管理平臺(tái)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)需要包括資產(chǎn)的增加、變更、報(bào)廢、折舊、損毀、分配使用部門、變更使用部門、借出、歸還、設(shè)定管理人員以及各種打印和查詢等。這樣一來，對(duì)于任何一件固定資產(chǎn)都能夠查詢出從購入到退出的全部信息。而且動(dòng)態(tài)查詢的方式能夠讓單位管理人員通過計(jì)算機(jī)就能獲知全面的信息資料，可以減少大量重復(fù)勞動(dòng)并保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而提高單位的工作效率。

4 需要注意的幾個(gè)問題

（1）實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)條碼化管理需要大量的人力物力支持。前面提到了需要對(duì)每項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，并且梳理其型號(hào)和使用部門等，從而使固定資產(chǎn)的信息保持完整，便于接下來的制作過程，因此需要大量的人力、物力作為支持。

（2）需要設(shè)置專門的人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行核對(duì)。由于將實(shí)物貼上條碼后就很難再進(jìn)行信息更改，因此要保證固定資產(chǎn)的卡片賬、財(cái)務(wù)賬以及實(shí)物賬的一致，如果出現(xiàn)不一致的情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行徹底清查。

（3）需要設(shè)置專門的部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的條碼化管理。固定資產(chǎn)的條碼化工作比較煩瑣，且十分重要，因此需要設(shè)置專門的部門對(duì)其進(jìn)行負(fù)責(zé)，同時(shí)要挑選具有專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)責(zé)任心的人員擔(dān)任負(fù)責(zé)人，并且嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

（4）對(duì)條碼標(biāo)注固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人。在管理系統(tǒng)中將固定資產(chǎn)條碼打印出來以后需要貼到固定資產(chǎn)實(shí)物上，此間，相關(guān)的資產(chǎn)管理人應(yīng)當(dāng)與各部門加強(qiáng)配合，并且指定公共資產(chǎn)的負(fù)責(zé)人。

5 結(jié) 論

綜上所述，對(duì)行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行條碼化管理，雖然不是解決國有資產(chǎn)管理現(xiàn)存問題的絕對(duì)途徑，但是通過這種方式，可以有效管理單位所有的固定資產(chǎn)，單位負(fù)責(zé)人坐在辦公室就能了解資產(chǎn)的全部情況，不但能夠加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的監(jiān)督，極大地提高工作效率，從而提升固定資產(chǎn)管理的信息化水平，使其管理過程趨向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而不斷提升行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和效率。

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[作者簡(jiǎn)介]廉海鷗（1969—），女，黑龍江齊齊哈爾人，鞍山市人力資源和社會(huì)保障局財(cái)務(wù)中心副主任，高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：內(nèi)部控制管理。