人防辦公室檔案安全保障體系建設(shè)探析

王鄰鄰

摘 要：人防的建設(shè)對(duì)國防工作質(zhì)量具有重要影響，而人防檔案的保密工作是人防工作中的基礎(chǔ)性工作，這就需要加以重視。在辦公室檔案中，涉及到我國的軍事和國防等多個(gè)領(lǐng)域，包含很多較高層次機(jī)密內(nèi)容。這就需要做好人防辦公室的檔案安全管理工作，而為做好人防檔案的保密工作，有關(guān)部門就應(yīng)該構(gòu)建完善的安全保障體系。

關(guān)鍵詞：人防檔案；安全保障；體系建設(shè)

人防檔案可以為人民防空的建設(shè)、日常行動(dòng)等提供相應(yīng)的信息支持，并且對(duì)維護(hù)我國的安全具有重要意義。但是在實(shí)際進(jìn)行人防檔案的管理時(shí)，一些問題逐漸暴露，阻礙了人防檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，并且存在較大的安全隱患。相關(guān)部門和工作人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到建設(shè)安全保障體系的重要性，并采取合理有效的措施。

1 人防辦公室檔案管理中存在的問題

1.1 基礎(chǔ)性設(shè)施缺乏完善性

在對(duì)人防檔案進(jìn)行日常的管理時(shí)，需要借助相應(yīng)的基礎(chǔ)性設(shè)施，從而提高管理工作的質(zhì)量與效率。但是在實(shí)際的工作中，往往存在基礎(chǔ)性設(shè)施不完善的問題，不僅影響到管理工作的正常開展，還對(duì)檔案的保密性產(chǎn)生不利影響。檔案工作屬于只用幕后性的工作，具有一定的隱藏性，尤其是人防檔案工作。但部分工作人員未能認(rèn)識(shí)到該工作的重要性，對(duì)管理工作缺乏有效的認(rèn)識(shí)。欠缺管理意識(shí)、安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，致使工作水平較低。投入的資金嚴(yán)重不足，人員分配缺乏合理性且基礎(chǔ)性設(shè)施缺乏完善性，不具有健全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，都嚴(yán)重阻礙了人防檔案管理工作的進(jìn)步，并嚴(yán)重威脅到人防檔案的安全。如部分人防檔案館建筑物老化嚴(yán)重，其中的信息化設(shè)施具有較大的滯后性。無法對(duì)存放檔案的庫房進(jìn)行溫度、濕度的控制，致使紙質(zhì)檔案在存放的過程中，出現(xiàn)發(fā)霉受潮等問題。監(jiān)控視頻的缺失，致使檔案易被盜竊。

1.2 管理人員業(yè)務(wù)水平低下

在對(duì)人防檔案進(jìn)行日常的管理時(shí)，需要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行，其自身的業(yè)務(wù)水平對(duì)管理工作的正常開展，管理工作的質(zhì)量、效率等均具有直接影響。因此管理工作人員需要具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)的管理能力和較高的責(zé)任心等，但實(shí)際工作中，往往出現(xiàn)管理人員隊(duì)伍變動(dòng)頻繁，缺乏穩(wěn)定性等問題。并且部分人防檔案館受編制等問題的影響，出現(xiàn)同一個(gè)工作人員身兼數(shù)職的問題。管理人員未取得資格認(rèn)證，自身素質(zhì)較低，不僅對(duì)管理工作產(chǎn)生不利影響，還會(huì)影響到檔案的安全性。

1.3 保密制度缺乏健全性

在管理人防檔案的過程中，需要有相關(guān)的保密制度協(xié)調(diào)開展。該保密制度對(duì)檔案的安全具有重要意義，并對(duì)管理人員的工作行為具有一定的約束性。管理人員需要遵循該保密制度，開展日常的工作。如管理檔案的匯編載體等，避免將非涉密資料與涉密資料同時(shí)匯編，從而避免出現(xiàn)泄密等問題。

2 人防檔案安全保障體系的完善措施

2.1 理論建設(shè)與技術(shù)研究

在建設(shè)人防檔案的安全保障體系時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況和需求，對(duì)安全科研計(jì)劃進(jìn)行研究與分析。并且提高對(duì)數(shù)字檔案的安全保證的重視，提高檔案修復(fù)技術(shù)水平。并研究鑒別電子文件真?zhèn)蔚哪芰?、紙質(zhì)檔案長期保存的能力等，為建設(shè)安全保障體系提供技術(shù)支持與理論支持。

2.2 建立安全管理體系和制度

結(jié)合我國的發(fā)展國情和行業(yè)要求，人防部門應(yīng)保障基礎(chǔ)性設(shè)施的完善性。并加強(qiáng)監(jiān)控設(shè)備的安裝，使監(jiān)控設(shè)備、消防系統(tǒng)等覆蓋整個(gè)檔案室，提高檔案的安全性。通過監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)檔案室中的情況進(jìn)行了解，并通過消防報(bào)警系統(tǒng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)火情。保障檔案室布置合理，避免出現(xiàn)文件亂堆亂放、遺留火種等。紙質(zhì)檔案應(yīng)避免被太陽光長時(shí)間的直射。通過合理有效的安全管理制度，對(duì)工作人員的日常工作行為進(jìn)行制約，并提供相應(yīng)的指導(dǎo)與參考。

進(jìn)一步完善檔案管理制度和管理辦法，例如檔案借閱查詢制度、庫房管理制度、檔案工作人員崗位職責(zé)、電子檔案管理方案等。積極開展檔案工作管理升級(jí)活動(dòng)。建立人防檔案數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)經(jīng)常性檢查，努力推動(dòng)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，提升檔案管理水平。再次，要強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理。人防部門要成立人防檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組，使檔案工作與其他人防工作一起部署、檢查、考核，為檔案安全管理提供組織保障，建立起一個(gè)高效可行的管理體制機(jī)制。檔案管理人員要主動(dòng)挖掘檔案信息，有效整合信息資源，使檔案室不僅成為“信息庫”“數(shù)據(jù)庫”更成為“經(jīng)驗(yàn)庫”“謀略庫”。人防各業(yè)務(wù)部門也要增強(qiáng)檔案意識(shí)，積極主動(dòng)報(bào)送檔案資料，規(guī)范并遵守檔案借閱手續(xù)。

2.3 提高涉檔人員素質(zhì)

首先，涉檔人員必須提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)。不僅要在傳統(tǒng)的接受、征集、整理、鑒定、保管等方面鞏固基本技能，還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，建立多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。其次，涉檔人員必須提高政治品德素質(zhì)。人防作為維護(hù)國家安全的重要部門，其檔案安全是關(guān)乎國家穩(wěn)定的重要組成部分。因此，在實(shí)際工作中，必須保證人防涉檔人員始終保持堅(jiān)定的政治方向，自覺抵御外來誘惑，始終保守黨和國家的秘密，防止失泄密事件的發(fā)生。再次，涉檔人員在平時(shí)要做好檔案安全的應(yīng)急演練工作，確實(shí)提高對(duì)災(zāi)難的緊急處置能力。

2.4 走可持續(xù)發(fā)展道路

檔案安全保障體系從構(gòu)建之初就必須走一條可持續(xù)發(fā)展的道路，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案文件逐漸由紙質(zhì)文件發(fā)展到電子文件，而電子文件易被改動(dòng)、易被竊取、易于傳播、易于消失的特點(diǎn)使檔案安全體系建設(shè)面臨著不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，化解風(fēng)險(xiǎn)離不開傳統(tǒng)技術(shù)的支持。因此，決不可顧此失彼，必須注重將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到傳統(tǒng)技術(shù)中去，保證檔案的長期讀取。人防檔案人員在檔案技術(shù)轉(zhuǎn)型時(shí)期更需要及時(shí)更新觀念，既要拋棄墨守成規(guī)的舊思想，緊跟現(xiàn)代化步伐，運(yùn)用新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)工作，又要立足傳統(tǒng)技術(shù)，確保后人的讀取利用。

3 結(jié)語

人防檔案是一種無可替代的資源，是對(duì)歷史的記錄，并對(duì)未來具有借鑒和參考的價(jià)值，有利于促進(jìn)我國的持續(xù)發(fā)展。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，以往所應(yīng)用的檔案管理模式無法更好的滿足當(dāng)下的需求，尤其是人防檔案的安全性和保密性需求。因此應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，總結(jié)影響檔案安全的因素，以及人防檔案日常管理中存在的問題，進(jìn)行安全保障體系的建設(shè)。確保該保障體系具有較高的實(shí)用性，充分保障人防檔案的安全。

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