干部檔案信息化管理模式構(gòu)建研究

摘 要：伴隨我國經(jīng)濟水平和科技水平的高速發(fā)展，干部檔案管理開始成為了全社會所關(guān)注的主要對象之一?，F(xiàn)如今我們國家已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，在進(jìn)行檔案建設(shè)工作的時候，同樣需要充分應(yīng)用信息技術(shù)，促使信息建設(shè)工作能夠和組織工作結(jié)合在一起，進(jìn)而完成管理模式的創(chuàng)建。本篇文章將闡述早期檔案管理模式的具體現(xiàn)狀，并對于干部檔案信息化管理模式的構(gòu)建方面提出一些合理的見解。

關(guān)鍵詞：干部管理；檔案管理；信息化管理；建設(shè)；初探

基金項目：本文系2018年河南省檔案局科技項目“地方高校高層次人才檔案管理研究”（項目編號：2018-R-22）。

從現(xiàn)階段發(fā)展而言，我國各方面制度內(nèi)容也變得越發(fā)完善，使得管理工作必須做到全面創(chuàng)新，以此能夠和我國時代的發(fā)展結(jié)合在一起?；谶@一情況，應(yīng)當(dāng)積極利用信息技術(shù)，促使檔案工作的質(zhì)量和效率能夠得到全面提升。

1 早期檔案管理模式的具體現(xiàn)狀

在早期的檔案管理工作中，采取的方式通常以“人檔不分”或者“檔隨人走”為主，模式極為粉筆，與當(dāng)前信息社會管理的方式非常矛盾。具體管理方式則是以人工為主，材料也以紙質(zhì)居多。這種方式使得檔案本身的信度和效度都受到了影響，而且極易丟失。至于組織評價方面，整體表現(xiàn)極為形式化，很難全面反映一個人目前的具體情況。基于這一情況，檔案管理模式理應(yīng)做出改革，積極應(yīng)用信息技術(shù)，真正做到與時俱進(jìn)[1]。

2 干部檔案信息化管理模式的構(gòu)建

2.1 推行一件管理

針對干部檔案采取信息化管理的時候，基本上已經(jīng)通過計算機管理的方式代替了傳統(tǒng)的人工管理模式。通過在計算機中安裝“干部信息管理系統(tǒng)”的軟件，可以在短時間之內(nèi)迅速完成每個人的信息采集工作，在收集完之后，直接錄入到系統(tǒng)之中。通過該系統(tǒng)，無論是材料接收、目錄打印還是表格輸出全部都能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，同時也會具有很強的自動化特點。

2.2 推行網(wǎng)絡(luò)利用

針對檔案資料的日常業(yè)務(wù)同樣需要實現(xiàn)全方位網(wǎng)絡(luò)化管理。為了確保檔案資料查找的速度能夠進(jìn)一步提升，應(yīng)當(dāng)設(shè)計一道具有較強完整的查詢系統(tǒng)。依靠該系統(tǒng)，所有查檔人員僅僅只需要提供自己的姓名和單位即可，從而便能夠在短時間之內(nèi)迅速找到具體編號以及具體存放的位置。這樣一來，查找的時間便會大幅度減少，員工的工作效率也會得到提高。

2.3 推行制度創(chuàng)新

制度管理同樣是非常重要的內(nèi)容，一般來說，主要包含四方面內(nèi)容：

其一，創(chuàng)設(shè)信息維護的責(zé)任制度，信息管理中心按照規(guī)定的要求對信息維護的具體情況展開調(diào)查，同時各個部門的工作人員也需要按照業(yè)務(wù)分工對信息內(nèi)容展開維護，并確保責(zé)任能夠明確到個人。

其二，創(chuàng)設(shè)干部檔案信息送交機制。尤其是對于擬提拔干部方面，應(yīng)當(dāng)同時報送干部檔案和電子數(shù)據(jù)信息。

其三，創(chuàng)設(shè)干部當(dāng)前信息審核的基礎(chǔ)機制。將所有檔案資料輸入到庫存之中，并由相關(guān)工作人員進(jìn)行審核管理，次數(shù)不能低于兩次。同時依靠制定擬任部管干部基本信息統(tǒng)一審核確認(rèn)制度，促使信息化項目能夠順利展開[2]。

其四，探索創(chuàng)設(shè)管檔單位資格任何以及管理人員持證上崗的機制，并按照具體規(guī)定的要求執(zhí)行，如果有任何問題出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

2.4 創(chuàng)設(shè)“信息托盤”

對于檔案信息化管理工作來說，硬件設(shè)施非常重要的一些基礎(chǔ)內(nèi)容，通過創(chuàng)設(shè)計算機機房，并配置服務(wù)器、交換機、計算機終端以及各類周邊設(shè)備，以此完成物理隔離系統(tǒng)的建設(shè)工作。如此一來，信息化管理工作將會擁有全新的載體，所有工作都能夠在短時間內(nèi)迅速完成。而對于系統(tǒng)安全方面來說，通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的方式，單獨設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻、密碼機以及隔離卡，以此確保系統(tǒng)的運行工作更具安全性以及穩(wěn)定性，進(jìn)而為信息化發(fā)展工作創(chuàng)設(shè)良好的前提條件。

2.5 創(chuàng)設(shè)“虛擬庫房”

創(chuàng)設(shè)“虛擬庫房”，以此確保網(wǎng)絡(luò)閱讀檔案的方式得以實現(xiàn)。針對領(lǐng)導(dǎo)干部建立信息資料庫，促使相關(guān)人員可以直接通過網(wǎng)絡(luò)終端的方式完成檔案的調(diào)閱工作，不再需要有任何時間進(jìn)行等待[3]。

2.6 創(chuàng)設(shè)“動態(tài)檔案”

聲像資料庫的建立同樣非常重要，以此促使工作項目開展可以實現(xiàn)全新突破。通過聲像采集的方式，將廣大干部的資料全部集中在一起，以此全面展開采集攝錄工作。將這些資料上傳到云空間之中，當(dāng)有任何會議需要調(diào)用相關(guān)資料的時候，可以迅速完成下載。在場人員能夠看起面貌，了解其聲像。不僅如此，干部任免工作同樣能夠?qū)崿F(xiàn)全面突破，從而可以逐步邁向新的臺階。

3 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)干部檔案管理工作存在諸多缺陷，使得管理質(zhì)量和效率均很難達(dá)到預(yù)期水平。為此，理應(yīng)通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的方式，促使管理工作更具信息化特點，在真正意義上實現(xiàn)與時俱進(jìn)，同時也能夠適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展的基本要求。由此可見，信息化管理具有很強的現(xiàn)實性特點。

參考文獻(xiàn)

[1]吳建議.海峽西岸經(jīng)濟區(qū)干部人事檔案信息化建設(shè)探討[J].長春理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2017，25（10）：93-95.

[2]婁國哲，王蘭成.大數(shù)據(jù)時代軍隊干部檔案工作的信息化建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2015，18（19）：188-190.

[3]陸俊先.人力資源模式研究下的檔案干部隊伍建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.290（09）：129.

作者簡介

劉春意（1981-），女，漢族，湖南隆回縣人，本科，館員，從事檔案管理研究。