強(qiáng)化檔案意識(shí)，提升中學(xué)檔案管理水平的研究

王海霞

摘 要 隨著我國(guó)新課程改革的不斷深入，校內(nèi)管理情況也受到了廣泛關(guān)注，而檔案管理在中學(xué)發(fā)展過(guò)程中作為一項(xiàng)重要工作，需要改革與創(chuàng)新。本文將分析中學(xué)階段檔案管理特點(diǎn)，提出加強(qiáng)工作意識(shí)、加大人員隊(duì)伍建設(shè)力度、應(yīng)用信息化技術(shù)、提升人員素養(yǎng)、增加工作投入、應(yīng)用考核制度等策略，為其發(fā)展提供建議。

關(guān)鍵詞 檔案意識(shí) 中學(xué)檔案管理 管理工作

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.02.074

Abstract With the deepening of the new curriculum reform in our country， the situation of school management has also received extensive attention. As an important work in the development of secondary schools， archives management needs reform and innovation. This paper will analyze the characteristics of archives management in middle school， and put forward some strategies， such as strengthening work consciousness， strengthening personnel team building， applying information technology， improving personnel quality， increasing work input and applying assessment system， to provide suggestions for its development.

Keywords awareness of archives； middle school archives management； management work

強(qiáng)化檔案意識(shí)不僅僅對(duì)其管理工作的開(kāi)展起到重要幫助，同時(shí)校內(nèi)職工人員也可以根據(jù)檔案得到有效的歷史經(jīng)驗(yàn)與參考資料，對(duì)提升工作效率、落實(shí)教育改革均具有現(xiàn)實(shí)意義，目前在我國(guó)大部分中學(xué)的檔案管理工作中仍存在一定問(wèn)題，需要針對(duì)性解決，使其能夠在提升學(xué)校綜合實(shí)力時(shí)發(fā)揮更多作用。

1 中學(xué)階段檔案管理特點(diǎn)

檔案是指利用數(shù)據(jù)資料、文字、表格、視頻影音等多種形式對(duì)學(xué)校內(nèi)發(fā)生的全方位時(shí)間進(jìn)行記錄，具有健全性、豐富性、多樣性等特點(diǎn)。充分利用檔案資料能夠?yàn)橹袑W(xué)教育與學(xué)校發(fā)展提供準(zhǔn)確、真實(shí)、寶貴、可靠的資料與經(jīng)驗(yàn)。管理人員與領(lǐng)導(dǎo)也能夠以此為依據(jù)提升決策的有效性。中學(xué)在教育進(jìn)程中起到了至關(guān)重要的作用，其檔案大概分三方面構(gòu)成，但這三個(gè)板塊中又囊括了很多細(xì)小的項(xiàng)目。例如：專業(yè)檔案中還包括了教師的教學(xué)計(jì)劃與工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；日常教案與優(yōu)秀成果；教務(wù)處工作登記信息；學(xué)校個(gè)人基本情況信息表；校內(nèi)所制定的活動(dòng)記錄等等。由于種類眾多，在進(jìn)行管理時(shí)就顯得十分困難。而檔案材料的來(lái)源也比較分散，一般情況下中學(xué)階段的檔案都是來(lái)自于上級(jí)部門(mén)、機(jī)關(guān)、校內(nèi)實(shí)際教學(xué)、校務(wù)管理、學(xué)生以及教師等方面。

其中上級(jí)部門(mén)資料在整體占比較少，但這些資料都經(jīng)過(guò)詳細(xì)的記錄，相關(guān)手續(xù)比較周全，在實(shí)際查找時(shí)更加方便與簡(jiǎn)單，管理起來(lái)更加高效。校務(wù)、管理部門(mén)以及師生所輸出的資料占整體檔案的絕大部分，這些檔案更加真實(shí)、對(duì)學(xué)校發(fā)展也更有幫助，能夠準(zhǔn)確、直觀的反應(yīng)出學(xué)校的進(jìn)程。但是往往校內(nèi)對(duì)于這部分資料無(wú)法做到有效登記、處理，因此此類檔案管理進(jìn)行起來(lái)較為困難。需要注意的是，中學(xué)檔案由于來(lái)源途徑多樣、內(nèi)容廣泛復(fù)雜，所以會(huì)出現(xiàn)多種格式，加上技術(shù)設(shè)施陳舊、人員綜合素質(zhì)有待提升等問(wèn)題所以也得這些檔案在實(shí)際上架操作、信息核查等工作的效率受到制約。[1]

2 提升中學(xué)檔案管理水平的策略

2.1 提升檔案管理意識(shí)

分析我國(guó)目前檔案管理情況可以看出，大部分中學(xué)在檔案管理工作時(shí)，都是由管理人員對(duì)資料、信息、檔案采取簡(jiǎn)單的處理、歸類、整合，然后再保存完成，后續(xù)工作得不到完善。因此在這種片面、單一的工作流程中，中學(xué)檔案無(wú)法發(fā)揮其具備的作用，校方領(lǐng)導(dǎo)也不能從其中找到值得一用的參考數(shù)據(jù)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上來(lái)看，這也會(huì)導(dǎo)致管理情況向著不規(guī)范的方向發(fā)展。因此需要盡快提升檔案管理意識(shí)，確保其與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展形勢(shì)相符合。如果在新時(shí)期背景下依然保持著傳統(tǒng)工作模式，則會(huì)造成中學(xué)檔案應(yīng)用效率較低，學(xué)校整體管理水平落后。目前，重視程度不高、意識(shí)不足可體現(xiàn)在幾個(gè)方面，例如：對(duì)檔案分析程度較低、管理方法與策略并不完善、人員素質(zhì)水平偏低等等。

想要改變這一情況就需要加大對(duì)于中學(xué)檔案管理的重視程度，由于其工作水平影響到學(xué)校未來(lái)發(fā)展，數(shù)據(jù)信息中記錄了歷史發(fā)展情況以及重大事件。這也為領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略決策提供了強(qiáng)而有力的案例支撐與材料幫助，能夠推進(jìn)學(xué)校建設(shè)以及中學(xué)教育持續(xù)發(fā)展。例如：某中學(xué)檔案中記錄了19xx年建校、歷時(shí)xx年的時(shí)間、在這段期間內(nèi)曾經(jīng)培養(yǎng)了xxx、xx等人才，對(duì)國(guó)家發(fā)展做出過(guò)哪幾方面的貢獻(xiàn)、教學(xué)發(fā)展水平與歷程等等。這些信息的整合與記錄十分重要，是一個(gè)學(xué)校的發(fā)展命脈，因此加大對(duì)于檔案管理工作的重視就是加大對(duì)中學(xué)發(fā)展的重視。相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)積極培養(yǎng)自身檔案管理意識(shí)，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行及時(shí)了解，發(fā)現(xiàn)困難給予幫助，使其能夠快速發(fā)展并持續(xù)優(yōu)化。

2.2 加大管理人員隊(duì)伍建設(shè)

人才無(wú)論在社會(huì)什么職業(yè)與崗位中都能發(fā)揮出巨大作用，更是社會(huì)發(fā)展以及教育行業(yè)發(fā)展的源動(dòng)力。因此加大中學(xué)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，提升整體人員綜合素質(zhì)能夠加快管理水平在新時(shí)代背景中與時(shí)代的銜接。想要全方位建設(shè)出一支高水平、高質(zhì)量、高能力的人員隊(duì)伍，就需要從多個(gè)方面入手，從資源到人才都需要進(jìn)行改革創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)整體專業(yè)水平的提升?，F(xiàn)階段我國(guó)學(xué)校中從事檔案工作的人員數(shù)量較少，而且行政部門(mén)也不是很重視，所以要從這一方面入手，合理調(diào)配人力資源，安排充足人數(shù)進(jìn)行相關(guān)工作，這在實(shí)際操作中的難度系數(shù)并不高。例如：采取專業(yè)技能培訓(xùn)工作，對(duì)上崗、在崗的人員都需要針對(duì)性的培訓(xùn)；組織工作內(nèi)容交流會(huì)；同時(shí)加大對(duì)優(yōu)質(zhì)人才的引進(jìn)力度，做好當(dāng)前工作內(nèi)容管理，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，從而推進(jìn)工作人員認(rèn)真、實(shí)事求是的完成好自己的本職工作，在不斷實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)行業(yè)的科學(xué)發(fā)展。[2]

2.3 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

優(yōu)秀人才是一項(xiàng)工作開(kāi)展并發(fā)展的基礎(chǔ)保障，也是一種核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此需要當(dāng)前檔案工作人員不斷提升自身綜合素質(zhì)、意識(shí)到終身學(xué)習(xí)的重要性，及時(shí)更新自身知識(shí)技能。在進(jìn)行實(shí)際學(xué)校檔案管理時(shí)需要先樹(shù)立起自己對(duì)于工作的重視，做到對(duì)文件、歷史、數(shù)據(jù)的充分尊重，保證內(nèi)容真實(shí)性、可靠性。同時(shí)尊重歷史真實(shí)性也是開(kāi)展工作時(shí)必須遵守的一個(gè)原則。在對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整合、審查、存檔等流程中，在各環(huán)節(jié)工作人員都要對(duì)自己嚴(yán)加要求，做到“立檔真實(shí)、用檔可靠、依照歷史、恪盡職守”。

除此之外，校方還可以開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)來(lái)組織職員提高自身能力，培養(yǎng)并深化其對(duì)于專業(yè)知識(shí)的理解與應(yīng)用。例如：專家主題講座；檔案管理主題知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽等等。讓工作人員系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、全面的掌握理論內(nèi)容，并在不斷實(shí)踐工作中找到高效歸檔、保存的方法，在信息化技術(shù)的應(yīng)用上，要定期更新員工知識(shí)與操作技能。

2.4 加大對(duì)檔案管理投入

由于受到資金缺乏以及重視程度低等多種因素的影響，很多中學(xué)在檔案管理工作中所應(yīng)用的設(shè)備比較陳舊，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，在當(dāng)前現(xiàn)代化技術(shù)以及設(shè)備應(yīng)用廣泛的今天，仍有許多學(xué)校采取人工、保守、老舊的手段來(lái)進(jìn)行檔案文件的審閱、核查、保存等工作。隨著信息化技術(shù)的推廣與成熟，將其使用在檔案信息管理工作中已經(jīng)是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，因此在實(shí)際工作中需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，融入信息化設(shè)備，建立起完整的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)以及配套的檢索平臺(tái)，從而提高檔案使用的效率，從分類、尋找、應(yīng)用等多個(gè)方面的功能一同優(yōu)化，教師與學(xué)生也能夠在平臺(tái)上查閱檔案，讓師生了解到檔案應(yīng)用的意義。

政府部門(mén)與校方領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮自身職能，加大對(duì)相關(guān)工作的投入力度，無(wú)論是從資金的加注，還是人才的引進(jìn)均需要提高水平。除此之外，還可以采用引進(jìn)來(lái)走出去的方法，積極從國(guó)外引進(jìn)先進(jìn)的管理模式與管理技術(shù)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，將技術(shù)知識(shí)、查詢功能軟件應(yīng)用在管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的接軌，為深化教育改革創(chuàng)新提出幫助。[3]

2.5 應(yīng)用科學(xué)績(jī)效考核制度

結(jié)合過(guò)去管理情況與工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，采取績(jī)效考核模式對(duì)于工作效果提升可以起到推進(jìn)的積極作用?？?jī)效考核制定標(biāo)準(zhǔn)是以工作人員的執(zhí)行效率、執(zhí)行成績(jī)等方面來(lái)對(duì)其階段工作采取一個(gè)評(píng)價(jià)與判斷。通過(guò)這種方式不僅能提升中學(xué)檔案管理工作的完成效率，同時(shí)也可以給各崗位人員提供一個(gè)良好表現(xiàn)發(fā)展的平臺(tái)?？?jī)效考核制度需要專業(yè)人員結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行制定，只有確?？己藰?biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果的公平公正公開(kāi)才能發(fā)揮到積極作用。同時(shí)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者也可以根據(jù)考核得到的結(jié)果引進(jìn)專業(yè)人才與智能設(shè)備。充分應(yīng)用其優(yōu)勝劣汰模式，實(shí)現(xiàn)人員的合理應(yīng)用，避免崗位上出現(xiàn)游手好閑、懈怠僥幸的人員，積極調(diào)動(dòng)崗位積極性，從而提升整體工作效率。

2.6 建立完整檔案管理機(jī)制

管理機(jī)制是一項(xiàng)工作能夠合理運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此建立完整的檔案管理機(jī)制十分必要，在傳統(tǒng)模式中，機(jī)制的不完善會(huì)導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)、材料在存檔時(shí)出現(xiàn)紕漏，后期應(yīng)用時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。需要注意的是機(jī)制建立后，需要切實(shí)執(zhí)行相關(guān)內(nèi)容，將責(zé)任下發(fā)到每個(gè)人員，保證工作到人，避免在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失以及數(shù)據(jù)泄露時(shí)候工作人員之間相互推卸責(zé)任，降低整體工作效率，在建立機(jī)制的過(guò)程中，可以引薦國(guó)外先進(jìn)管理模式與體系，注意與自身情況的結(jié)合，避免出現(xiàn)盲目跟風(fēng)的情況，只有這樣才能確保機(jī)制應(yīng)用時(shí)的科學(xué)、合理。學(xué)校內(nèi)上下所有工作人員包括教師與學(xué)生都需要按照規(guī)章制度使用檔案，如果在應(yīng)用流程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過(guò)積極討論后有針對(duì)性的解決問(wèn)題，從而保證學(xué)校正常運(yùn)行穩(wěn)定、良好。

3 結(jié)論

綜上所述，由于檔案管理工作對(duì)于中學(xué)學(xué)校整體發(fā)展可起到重要作用，所以在新時(shí)期背景下，就需要提升檔案管理意識(shí)，有針對(duì)性的解決現(xiàn)存問(wèn)題，根據(jù)不同學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況制定出科學(xué)、合理、完善的管理提示，推進(jìn)中學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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