對高校檔案信息化建設(shè)的思考與探討

張文雅

摘 要 高校檔案信息化建設(shè)是目前高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，不僅有利于提高管理效率，在一定程度上節(jié)省人力和財力，而且能夠促進(jìn)高校整體工作系統(tǒng)的信息化。但是，目前高校檔案信息化建設(shè)在技術(shù)層面、人員素質(zhì)層面等存在不足，為保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，一定要制定有效的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞 高校 檔案 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.008

Abstract The construction of archives informatization in Colleges and universities is the inevitable trend of the development of archives management in Colleges and universities. It is also an important part of archives management. It is not only conducive to improving management efficiency， saving manpower and financial resources to a certain extent， but also can promote the informatization of the overall work system in Colleges and universities. However， there are some shortcomings in the construction of archives informatization in Colleges and universities at the technical level and personnel quality level. In order to ensure the smooth progress of information construction， we must formulate effective strategies to promote the construction of archives informatization.

Keywords college； archives； informatization； construction

高校檔案信息化，是以先進(jìn)的信息技術(shù)、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為手段，以高校檔案中的文字、圖像、錄音等資源為對象，將高校檔案的儲存形式、采用的管理方法和形式，以及傳遞途徑等，變成一種更易于保存、管理和傳遞形式。簡單來說，高校檔案信息化就是讓高校傳統(tǒng)的檔案管理過程信息化。在信息時代高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)、云計算已經(jīng)成為一種科技發(fā)展的趨勢，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，有利于檔案信息資源的整合、管理和開發(fā)，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和充分利用。高校檔案信息化建設(shè)需要一個較長的過程，不僅需要先進(jìn)的信息技術(shù)的支撐，信息資源的大力開發(fā)和利用，而且也需要信息服務(wù)的不斷發(fā)展，這些都是高校檔案信息化建設(shè)工作中面臨的挑戰(zhàn)。

1 高校檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然選擇

1.1 高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)的重要性

首先，高校檔案實(shí)行信息化，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復(fù)雜性，使檔案檢索更快速和準(zhǔn)確。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和檢索不同，信息化的管理程序，一是能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索檔案，二是能夠自動化歸類儲存檔案，這不僅減少工作人員檢索、尋找檔案時間，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能夠使檔案管理員有更多的時間和精力提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

其次，高校檔案實(shí)行信息化，有利于檔案信息資源的保存和共享。傳統(tǒng)檔案信息多以紙質(zhì)載體存在，而信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)的不同載體的各種檔案利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將轉(zhuǎn)換后的信息儲存在信息容量大、傳遞快、空間占用小的硬盤或網(wǎng)絡(luò)空間，通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索和查閱，這樣更有利于檔案管理者查找和翻閱，也避免了對同一檔案反復(fù)查閱造成的原始檔案材料磨損和毀壞。此外，隨著信息化時代的到來，高校數(shù)字化校園建設(shè)的進(jìn)程也在不斷加快，高校各部門的信息管理系統(tǒng)也都在逐漸地開發(fā)和完善。高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)，有利于各種信息資源的整合和利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

最后，高校檔案實(shí)行信息化，有利于紙質(zhì)資源的節(jié)約。傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)載體儲存，而紙質(zhì)檔案在利用和借閱形式上主要依賴復(fù)印件的形式，這在一定程度上造成了紙張和紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。檔案實(shí)行信息化建設(shè)后，紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子檔案信息儲存在電腦中，檔案借閱人員只需要獲得借閱證明便可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的下載和傳輸，甚至可以不受地域的限制，在某種程度上提高了相關(guān)人員的工作和辦事效率。

1.2 高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)的必然性

一是信息化的高校檔案管理是時代發(fā)展和社會進(jìn)步的必然趨勢。當(dāng)今時代，隨著科技日新月異的飛速發(fā)展，社會在不斷進(jìn)步，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個新的趨勢和潮流，是時代發(fā)展的必然結(jié)果。作為檔案群體重要支流的高校檔案也需要看準(zhǔn)時勢，緊跟時代步伐，加入到信息化建設(shè)的大家庭，必須努力推進(jìn)自身的信息化和數(shù)字化建設(shè)。

二是高校各項(xiàng)事業(yè)信息化建設(shè)的需要。由于各方面的原因，目前我國高校在檔案信息化建設(shè)方面的發(fā)展存在不足，無法滿足高校信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要。科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展，高校的各項(xiàng)事業(yè)也都開始借助科技手段和服務(wù)方式的改變來不斷完善各部門的職能，信息化建設(shè)逐漸成為高校改善工作的趨勢，高校各管理部門在信息化建設(shè)背景下都轉(zhuǎn)變了原來的工作方式，利用計算機(jī)進(jìn)行高效率的辦公。由此看來，高校檔案信息化建設(shè)不但可以保證高校的檔案管理工作在質(zhì)量和效率上有顯著的提高，而且這也順應(yīng)了時代發(fā)展的需求，極大地推動了高校各項(xiàng)事業(yè)信息化的建設(shè)。

2 目前高校檔案信息化建設(shè)存在的不足

2.1 高校檔案信息化資源相對分散，技術(shù)對接困難

高校信息化建設(shè)的深入發(fā)展，促成學(xué)校各部門都采用了各自的辦公信息系統(tǒng)，如學(xué)校教務(wù)處的學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、科研管理部門的科研管理系統(tǒng)等，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都可以直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案被檔案管理系統(tǒng)接收。但是，目前許多學(xué)校由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，采用的各種軟件不一致，因此沒有統(tǒng)一的信息資源管理平臺，致使其他信息系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)對接困難，造成資源信息無法共享的局面，加大了檢索成本和難度。

2.2 高校檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏，管理制度和法律不完善

高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求相對復(fù)雜，加上信息技術(shù)還在快速的發(fā)展中，這就造成信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系相對滯后，難以做到在信息化建設(shè)中既滿足現(xiàn)在的技術(shù)，又能為將來信息技術(shù)發(fā)展留下余地的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。而且，高校檔案管理的相關(guān)制度和法律法規(guī)還不夠健全，管理制度和工作模式在實(shí)際中也難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的要求。例如，由于缺乏詳細(xì)、具體的歸檔管理制度，許多部門的歸檔工作具有很大的隨意性；電子文件的憑證作用、簽名的認(rèn)定、開放信息的適用范疇等問題，都需要相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范。

2.3 高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施滯后，人員業(yè)務(wù)能力不足

基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)人員是高校檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是信息化建設(shè)順利進(jìn)行的重要保障。檔案信息化建設(shè)不僅離不開先進(jìn)的設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、校園局域網(wǎng)、信息處理軟件和系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫等硬件設(shè)施，也離不開擅長、并能夠熟練操作計算機(jī)、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫等的技術(shù)型人才。但是，目前我國許多高校設(shè)施配置嚴(yán)重不到位，只有幾臺計算機(jī)，而硬件方面配備較好的高校，也往往是因?yàn)槿鄙賹ｉT信息化方面的人才，在實(shí)際工作中使設(shè)備不能得到充分的利用，造成了極大地資源浪費(fèi)。

3 高校檔案信息化建設(shè)的策略

3.1 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)對接

首先，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理和信息化成果利用的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源信息能夠及時、有效的傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；統(tǒng)一、有效的規(guī)范管理，可以推動工作的積極開展，將建設(shè)責(zé)任具體落實(shí)到個人，有利于避免職責(zé)混亂。

其次，實(shí)現(xiàn)辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對接，這是高校檔案信息資源整合、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要過程。它從紙質(zhì)的文字和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)文件的制發(fā)到歸檔的全程管理，在同一個管理系統(tǒng)中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過程收入到一個管理系統(tǒng)，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨(dú)立管理系統(tǒng)。這樣能夠有效減少重復(fù)勞動，從而提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對接，檔案資源的信息化建設(shè)。

3.2 完善相關(guān)制度和法律

制度和法律是有效開展管理工作的重要依據(jù)，完善的信息化建設(shè)制度和相關(guān)法律，不僅能夠促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作的開展，而且可以對檔案管理工作起到規(guī)范的作用。

首先，嚴(yán)格保密制度，防止信息被惡意泄露。網(wǎng)絡(luò)、科技時代，信息的傳播速度快、路徑多，在信息化發(fā)展過程中，檔案信息經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)整理和傳遞，如果對檔案信息的保密制度忽視，很容易造成信息泄露，給學(xué)校或?qū)W生個人造成重大損失，產(chǎn)生不良影響。其次，完善信息數(shù)據(jù)安全制度。每一份檔案信息數(shù)據(jù)，對其數(shù)字化存儲采取多重備份的方法，運(yùn)用密鑰實(shí)施更加嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證信息數(shù)據(jù)的安全。最后，制定相關(guān)的法律法規(guī)，用法律手段約束檔案信息化過程中會出現(xiàn)的不良行為和矛盾，對惡意破壞保密制度、泄露信息的人進(jìn)行處罰。

3.3 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升人員業(yè)務(wù)能力

第一，加大對檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施的投入。先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)必不可少的物質(zhì)條件，高校檔案信息化需要完善的硬件設(shè)施建設(shè)，除了計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等，還需要檔案數(shù)據(jù)儲存器、相關(guān)的系統(tǒng)軟件數(shù)、碼照相機(jī)、攝像機(jī)、圖文掃描儀等設(shè)備，檔案數(shù)據(jù)的儲存、開發(fā)和利用，應(yīng)該突出軟件的科學(xué)性和實(shí)用性的特點(diǎn)，應(yīng)具備刻錄、處理、檢索等服務(wù)功能。

第二，除了基礎(chǔ)設(shè)施外，高校檔案信息化建設(shè)還有賴于綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人才。檔案工作人員不僅要掌握傳統(tǒng)的管理知識和技能，還要學(xué)會應(yīng)用計算機(jī)、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等專業(yè)知識。因此，要加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識。此外，高校還可以引進(jìn)檔案管理和計算機(jī)專業(yè)的人才，建立良性的納新機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

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