企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策

宋旭卿

檔案收集工作是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，也是最關(guān)鍵的首位工作環(huán)節(jié)。在企業(yè)管理環(huán)節(jié)中，簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、加強檔案現(xiàn)代化工作尤為重要，尤其是檔案收集工作的重要性已變的越來越突出，這項工作的質(zhì)量決定了整個企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

一、從事企業(yè)檔案管理工作經(jīng)歷

筆者在中鹽吉蘭泰鹽化集團有限公司從事檔案管理工作14年，收集整理各類實體檔案兩萬余卷（件），包括文書1187 卷、科技10635 卷、會計8277 卷、特殊載體類檔案613 件,共計24418 卷（件），另外收集整理電子類數(shù)字檔案13930 個，形成的檔案齊全完整，整理科學(xué)規(guī)范，便于檢索，反映了公司在基建、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中的真實情況，對本企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作有很高的查考利用價值。在這14年的工作中，筆者有幸參與3 個投資上億元工程建設(shè)，經(jīng)手項目前期、建設(shè)期、驗收期、生產(chǎn)期的各類檔案的收集、鑒定、預(yù)立卷、定卷整理、歸檔、編目、建立電子目錄等一系列檔案建立過程，形成科技檔案11476 卷（基本建設(shè)類10341 卷，設(shè)備類1006 卷），文書檔案129 卷，完整反映整個項目的建設(shè)情況，為進入生產(chǎn)、經(jīng)營期奠定基礎(chǔ)。

以多年的工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中檔案的收集是最需要重視的一個環(huán)節(jié)，也是容易出現(xiàn)問題的一個環(huán)節(jié)，如果收集工作做不好直接影響后期檔案的提供、利用。通過不斷的摸索和實踐，找到了解決這些問題的辦法，總結(jié)如下，為工作在企業(yè)一線的檔案管理人員參考使用。

二、企業(yè)檔案收集工作容易存在的問題

（一）檔案管理意識不強，導(dǎo)致歸檔文件資料不齊全、不完整

一是在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)其它職能部門管理重心往往放在對歸口業(yè)務(wù)的管理，對檔案管理工作的意識不強，不注意日常工作中原始資料的積累保管，導(dǎo)致一些非常重要的工作資料，由于沒有注意積累而無法歸檔，從而造成了工作后期無法順利進行的嚴重后果。二是一些檔案管理意識淡薄的工作人員，為了個人工作方便，將有歸檔價值的資料留存自用，在發(fā)生人事變動后導(dǎo)致資料永久流失，也對工作后期產(chǎn)生極大影響。三是現(xiàn)代化企業(yè)注重專業(yè)化管理，檔案部門對各職能部門每年開展的專業(yè)化工作不了解，所以所謂的監(jiān)督、指導(dǎo)只能流于形式，最終造成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。綜合以上原因可以看出，檔案管理意識不足，往往是檔案管理工作中最老生常談也是最難以把控的問題。

（二）檔案收集歸檔范圍界限模糊，導(dǎo)致檔案收集工作不易界定

《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！眹覚n案局第8 號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、國家檔案局第10 號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》都對企業(yè)各類文件材料歸檔范圍和歸檔期限進行了界定。但是都比較宏觀、指導(dǎo)性較為籠統(tǒng)，導(dǎo)致檔案收集工作在開展過程中，材料重要程度（重要、一般重要）界定很難具體把握。尤其是文書檔案、科技檔案的歸檔范圍更宏觀，缺乏具體化的指導(dǎo)內(nèi)容。另外，各職能部門的原始資料收集的兼職檔案管理人員檔案管理知識相對缺乏，在鑒別歸檔材料是否齊全完整和保管期限劃分是否準確上模糊不清晰。

（三）檔案收集工作考核標(biāo)準太籠統(tǒng)

檔案收集工作在企業(yè)檔案規(guī)范化管理中，雖然有考核，但是考核標(biāo)準總體上比較宏觀，缺乏具體化和針對性強的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案室檔案收集工作，沒有硬性標(biāo)準，只是按流程檢查是否收集齊全完整。而應(yīng)對歸檔率的考核上，缺少量化指標(biāo)，只是把現(xiàn)有歸檔文件數(shù)作為考核標(biāo)準，而沒有把應(yīng)歸檔文件數(shù)作為標(biāo)準，因此這種考核標(biāo)準的實際意義沒有完全發(fā)揮出來，對于檔案收集過程約束力不強。

（四）職能單位檔案管理人員需提高職業(yè)化、專業(yè)化程度

一是兼職檔案管理人員隊伍職業(yè)化程度不高。在其它職能單位，檔案管理工作均由其他工作人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，對檔案管理規(guī)章制度不學(xué)習(xí)、不清晰，也不與公司檔案管理專業(yè)人員溝通，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。其主要表現(xiàn)在：有些檔案管理人員將不同保管期限的文件放到同一案卷內(nèi)，從而導(dǎo)致檔案利用時檢索量大，多年后銷毀短期檔案的工作復(fù)雜。

（五）企業(yè)的檔案管理工作缺乏懲罰制度

雖然國家的《檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法規(guī)文件中對拒不歸檔的行為做了規(guī)定，要求對有關(guān)責(zé)任人員給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降級或者撤職處分。但在實際工作中，企業(yè)并沒有完全按照國家法律法規(guī)執(zhí)行。又由于各單位對檔案工作并沒有真正加以重視，加上檔案材料不及時移交歸檔并沒有給企業(yè)造成當(dāng)前可見的損失，導(dǎo)致雖然檔案收集工作有法可依，但執(zhí)行卻無法真正落到實處，久而久之，部分工作人員的檔案法制意識就會淡薄，直接影響了檔案的收集歸檔。

三、解決企業(yè)檔案收集工作問題的有效對策

（一）加強宣傳教育，強化全員檔案意識，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

檔案部門可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、報紙等媒介宣傳檔案管理工作及檔案提供利用的成果，增加檔案管理工作的曝光度。將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規(guī)定滲透各個職能部門，引起各職能部門領(lǐng)導(dǎo)對單位檔案工作的重視，增強全員的檔案積累、保護和收集歸檔意識。

檔案管理部門和人力資源管理部配合，每年定期組織公司職能單位負責(zé)檔案管理的相關(guān)人員集中培訓(xùn)檔案管理知識，并結(jié)合實際檔案收集工作中遇到的問題，逐一討論給出最可行有效的解決辦法。同時公司檔案管理專業(yè)人員要定期到各職能單位做檔案收集、整理的實際操作指導(dǎo)。

檔案管理部門也要定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報單位檔案工作動態(tài)及面臨的問題，爭取得到人、財、物等方面的支持，同時做好檔案的利用服務(wù)工作，以利用的高效性引起公司領(lǐng)導(dǎo)的重視。例如：在新建項目前期、建設(shè)期、驗收期，檔案管理人員積極參與項目進度會議，就其不同時期檔案的形成和收集工作做計劃、總結(jié)，并將檔案工作遇到的問題及解決方案及時匯報分管領(lǐng)導(dǎo)，從而實現(xiàn)項目建設(shè)檔案先行。

（二）完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整

檔案管理部門工作人員由于不熟悉各單位業(yè)務(wù)工作，要在國家有關(guān)歸檔范圍指導(dǎo)性文件的參考下，與各業(yè)務(wù)單位工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，并建立健全切實可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”“四參加”“四同步”等要求貫穿其中。中鹽吉蘭泰依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)制定了《中鹽吉蘭泰鹽化集團有限公司檔案管理辦法》，作為全公司檔案管理工作的主導(dǎo)性標(biāo)準，同時各對口業(yè)務(wù)單位針對專門檔案，也制定了相應(yīng)的管理辦法《建設(shè)項目文件歸檔要求及檔案管理辦法》《影音檔案管理辦法》《證照管理辦法》《人事檔案管理辦法》《合同管理辦法》《安全生產(chǎn)標(biāo)準化檔案管理標(biāo)準》等。

（三）增強檔案人員主動收集意識

檔案管理工作中，檔案收集工作有時處于被動收集的局面，職能部門檔案管理人員習(xí)慣于檔案管理部門收集時再上交，待查閱找不到檔案時，又將責(zé)任歸咎于檔案管理部門。現(xiàn)在的中鹽吉蘭泰公司不論是兼職還是專職檔案人員都具備專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，通過公司相關(guān)部門召開專兼職檔案人員會議，了解各職能部門年度工作計劃，掌握主要工作和時間安排，便于及時督促相關(guān)人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變被動收集為主動收集，讓各單位檔案管理工作人員認識到檔案收集工作的重要性，促進檔案收集工作得到全面有效開展。

（四）強化培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

選準用好專兼職檔案管理人員，將那些細心勤快、責(zé)任心強、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來。企業(yè)及上級部門要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要從性格、年齡、性別上考慮，盡量保持檔案管理員隊伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。

強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年應(yīng)積極選送檔案工作人員參加市級以上檔案分管單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們學(xué)習(xí)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案管理人員的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。此外，還要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。

組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能，以促進企業(yè)檔案工作健康發(fā)展。要定期或不定期地深入企業(yè)各職能單位檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時通報，督促整改，力促規(guī)范。

（五）檔案法制建設(shè)不容忽視

樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴肅性，企業(yè)檔案管理分管部門應(yīng)制定適合本企業(yè)的檔案管理獎懲制度。作為公司檔案管理分管部門，要加大對所屬各單位檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，提高員工依法治檔的思想意識。要對各單位檔案工作檢查中出現(xiàn)的違法違紀行為進行處理，以此樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴肅性，確保檔案收集工作的有序開展。

檔案收集工作做得不好，企業(yè)就不會有完整的檔案，更不會提高檔案管理效率。切實做好檔案的收集工作，要做到以下五點：一是加強宣傳提高公司全員的檔案意識，二是建立健全檔案管理制度，三是專職檔案管理人員要做到三勤，四是定期組織專業(yè)知識培訓(xùn)，提高專兼職檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，五是加強檔案法制建設(shè)，努力促進依法治檔。

用一句檔案管理方面的金句來總結(jié)，“檔案中有前人的智慧，用起來可以照亮自己，檔案中有自己的心血，傳下去可以滋養(yǎng)他人?！?/p>