探究住房公積金檔案管理工作存在的問題與對策

張進海

摘 要：隨著城鎮(zhèn)住房保障制度的不斷完善，住房公積金的惠民、利民政策幫助許多中低收入家庭職工圓了住房夢，增強了廣大職工繳存、使用住房公積金的意識。隨著公積金業(yè)務(wù)的不斷拓展，近年來形成了大量的業(yè)務(wù)檔案，住房公積金業(yè)務(wù)檔案指住房公積金繳存、轉(zhuǎn)移、支取、計息、個人貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)辦理中形成的文件材料。作為專業(yè)檔案目前國家尚未出臺相應(yīng)的住房公積金專業(yè)檔案管理標準及辦法，在實際工作中，業(yè)務(wù)檔案管理暴露出許多問題，現(xiàn)就住房公積金業(yè)務(wù)檔案在收集環(huán)節(jié)上存在的問題與解決對策作一簡單探討。

關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案管理工作；問題與對策

住房公積金具有保障性、互助性、強制性，是國家法律規(guī)定的重要的住房社會保障制度。在二十多年的改革與發(fā)展中，自1991年上海借鑒新加坡經(jīng)驗在全國率先實行住房公積金制度以來，該制度已經(jīng)全面推廣到全國范圍。雖然在國內(nèi)住房建設(shè)、職工房屋改造等民生保障工作中住房公積金起到的作用有目共睹，但公積金管理存在的問題也逐漸暴露出來。

1 住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏高素質(zhì)的專職檔案管理人員

住房公積金管理中心大多沒有專職檔案員，缺乏檔案專業(yè)知識，業(yè)務(wù)技能普遍不高。多數(shù)檔案員兼職機關(guān)文秘、辦公室內(nèi)勤等事務(wù)，本身工作就十分繁忙，檔案人員平時根本無暇顧及檔案工作，更無法了解業(yè)務(wù)檔案的形成特點，對于業(yè)務(wù)檔案的收集總是處于被動接收狀態(tài)，無論從接收數(shù)量還是質(zhì)量上都缺乏鑒別能力，沒有好原料哪來好產(chǎn)品，收集環(huán)節(jié)的好壞直接影響到業(yè)務(wù)檔案的完整性以及住房公積金民生檔案數(shù)據(jù)庫的建立。

1.2 缺乏統(tǒng)一的管理制度

對住房公積金業(yè)務(wù)檔案的管理，全國至今沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法，國務(wù)院《住房公積金管理條例》對公積金檔案管理沒有明確規(guī)定，而作為國家民生檔案之一，檔案部門也沒有制定專門的管理辦法，致使住房公積金業(yè)務(wù)檔案處于各地自行管理的混亂狀態(tài)，甚至同一系統(tǒng)下各縣（市）住房公積金管理分中心的管理方式都各不同，各行其是的做法不可避免會出現(xiàn)收集管理上的不規(guī)范與缺失，直接影響了業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。

1.3 缺乏規(guī)范的管理標準

對業(yè)務(wù)檔案管理缺乏標準、規(guī)范性。就收集環(huán)節(jié)而言，住房公積金業(yè)務(wù)檔案至今沒有標準、統(tǒng)一的歸檔范圍和明確的分類方案。各住房公積金管理中心根據(jù)自身業(yè)務(wù)的開展情況收集業(yè)務(wù)檔案，致使業(yè)務(wù)檔案的組成內(nèi)容各不相同，哪些是應(yīng)該收集歸檔的材料、歸入哪個業(yè)務(wù)類別都沒有清晰明確的標準，收集基礎(chǔ)不扎實自然影響后續(xù)的整理歸檔工作。

2 有效解決業(yè)務(wù)檔案管理問題的具體對策

2.1 加強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

檔案工作者的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，住房公積金業(yè)務(wù)檔案關(guān)系到廣大職工權(quán)益的保障，也是化解資金放貸風(fēng)險的重要憑證，因此檔案工作者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，更要了解住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)流程，在收集工作中才能具備甄別檔案材料的能力。同時，在收集工作中要求檔案員具備熱心、專心、細心、耐心的工作態(tài)度和不怕煩瑣、敢于“厚臉皮”向各職能科室收集資料的責任意識。同時，積極參與各類檔案培訓(xùn)，思想上不斷與時俱進，業(yè)務(wù)上不斷精益求精，努力擴展知識層面，提升檔案業(yè)務(wù)技能。

2.2 拓展創(chuàng)新思想，拓寬收集渠道

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的特殊性要求檔案員在收集環(huán)節(jié)要結(jié)合實際，拓展思路，采取多種形式，以靈活多樣的方式爭取檔案資源。檔案員要熟悉掌握業(yè)務(wù)歸檔范圍，細心觀察，通過單位年度、月度工作計劃、專項業(yè)務(wù)開展計劃、總結(jié)等材料隨時收集業(yè)務(wù)檔案資料。同時，要開動腦筋，走出檔案室，深入業(yè)務(wù)部門變被動接收為主動出擊，在歲末年初之際與各業(yè)務(wù)科室主動對接，收集補充上一年度“帳內(nèi)賬外”業(yè)務(wù)資料。對于特殊業(yè)務(wù)檔案要及時對接前臺業(yè)務(wù)，做到隨時收集，不缺不漏。

2.3 加強制度建設(shè)，實現(xiàn)統(tǒng)一管理

針對目前住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范，標準不統(tǒng)一的現(xiàn)象，住房公積金主管部門應(yīng)加強重視，積極會同檔案部門，依據(jù)《住房公積金管理條例》及《檔案法》規(guī)定，制定住房公積金民生檔案的管理辦法，推行一套操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的住房公積金民生檔案管理標準，只有制度規(guī)范，標準統(tǒng)一，才可能實現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化。

2.4 加強領(lǐng)導(dǎo)重視，強化檔案意識

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集僅僅靠檔案員微薄的力量是難以做好的，必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持與幫助。一是加強領(lǐng)導(dǎo)重視，一把手領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。二是健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配置專職檔案員，分層逐級明確責任人，各業(yè)務(wù)處室確定業(yè)務(wù)檔案聯(lián)絡(luò)員，定期向檔案室移交辦結(jié)業(yè)務(wù)資料。三是開展業(yè)務(wù)檔案專題知識講座，強化全員檔案意識，避免職能部門為方便工作私自收藏應(yīng)交未交檔案。全方位、多層次強化業(yè)務(wù)檔案收集意識，提高業(yè)務(wù)檔案收集率。

3 充分認識做好住房公積金檔案工作的重要意義

3.1 住房公積金檔案是化解防范住房公積金貸款風(fēng)險的憑證

隨著住房公積金事業(yè)的發(fā)展，廣大參繳職工維權(quán)意識不斷增強，特別是住房公積金貸款利用率日益增加，導(dǎo)致公積金檔案與貸款人的聯(lián)系日益密切。一方面，住房公積金檔案保留了貸款人的歷史真跡，具有原始性和法律效用，可以使貸款風(fēng)險降到最低限度。另一方面，由于個人住房貸款跨越時間長，經(jīng)辦人員變化大等因素，對貸款管理就必須始終以原始檔案為依據(jù)，強化風(fēng)險意識。

3.2 住房公積金檔案是住房公積金經(jīng)辦機構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)

住房公積金的規(guī)范化管理包括歸集、支取、計息、貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)。住房公積金檔案作為各級住房公積金經(jīng)辦機構(gòu)經(jīng)辦、管理和服務(wù)工作的首要載體，是考量經(jīng)辦機構(gòu)工作是否依法合規(guī)的重要依據(jù)。無論是經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)部控制、績效考核還是廣大繳存人進行外部監(jiān)督，都需要依托住房公積金檔案資料作為基礎(chǔ)依據(jù)。

3.3 住房公積金檔案是建立健全住房保障體系的重要參考

住房公積金檔案是研究區(qū)域居民收入體系和房價運行軌跡和發(fā)展規(guī)律的珍貴史料。要充分利用住房公積金檔案資源，科學(xué)加以分析，研究。不僅可以完整體現(xiàn)當?shù)刈》抗e金制度運行現(xiàn)狀，還能作為未來住房保障體系分析的依據(jù)。

4 結(jié)束語

住房公積金是市場經(jīng)濟的重要組成部分，但隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，住房公積金檔案管理也逐漸暴露出一些弊端，本文認真分析住房公積金檔案管理工作的意義及存在問題，并試圖提出有效建議加強住房公積金檔案管理。

參考文獻

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