醫(yī)院檔案保管工作的意義和任務(wù)研究

于天甲

摘 要：醫(yī)院檔案保管工作是維護(hù)醫(yī)院管理與醫(yī)療情況的真實(shí)面貌的有效途徑，確保醫(yī)院管理工作完整性的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是醫(yī)院發(fā)展的需要。本文對(duì)于醫(yī)院檔案保管工作的意義和任務(wù)進(jìn)行研究，在此基礎(chǔ)上提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案保管；檔案工作任務(wù)；醫(yī)院檔案

1 檔案保管工作的意義

醫(yī)院檔案保管工作是維護(hù)醫(yī)院管理與醫(yī)療情況的真實(shí)面貌的有效途徑，確保醫(yī)院管理工作完整性的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是醫(yī)院發(fā)展的需要。就檔案保管工作的意義而言，一是醫(yī)院檔案保管工作是維護(hù)醫(yī)院管理與醫(yī)療情況的真實(shí)面貌的客觀記載。檔案是歷史的見證，醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院發(fā)展過程中一項(xiàng)重要的專業(yè)性極強(qiáng)的工作，做好這項(xiàng)工作，能夠使檔案完好無(wú)損地保存下來(lái)，使檔案如實(shí)地反映歷史，起到維護(hù)歷史真實(shí)面貌的作用。檔案工作肩負(fù)著這一歷史使命，一方面，它要將前人留下來(lái)的檔案妥善保存，并積極提供利用；另一方面，它還要有意識(shí)地形成和積累完整、系統(tǒng)并有相當(dāng)價(jià)值的檔案為提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平提供有益的決策參考。二是醫(yī)院檔案保管工作是醫(yī)院內(nèi)部管理不可或缺的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案保管工作的性質(zhì)決定了它是一項(xiàng)條件性、服務(wù)性的工作，雖然檔案作用的發(fā)揮受到一定條件的制約，但反過來(lái)，醫(yī)院發(fā)展與醫(yī)療水平和質(zhì)量的提升也會(huì)受到檔案工作的影響，這是因?yàn)?，檔案工作總是處于服務(wù)的地位，是為其他一切工作提供條件的。檔案工作做好了，有檔可查，一索即得，使許多疑難問題迎刃而解，提高了醫(yī)院服務(wù)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作是為其他醫(yī)院各項(xiàng)工作創(chuàng)造條件的，應(yīng)該置于各項(xiàng)工作之中，作為一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，而不能視為可有可無(wú)的。三是檔案工作醫(yī)院發(fā)展的需要。從發(fā)展的角度看，檔案形成一段時(shí)間后，有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案匯集起來(lái)，成為醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療質(zhì)量提升的豐富史料，是全醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的管理與技術(shù)財(cái)富，做好檔案工作是今后長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的需要，具有歷史意義。

2 醫(yī)院檔案保管的任務(wù)

檔案管理工作內(nèi)容眾多，包括了檔案價(jià)值甄別、檔案收集、檔案整理，其中最為重要的是檔案管理，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案，因其紙張、存檔前保管方式不當(dāng)?shù)仍?，?dǎo)致保管難度加大甚至失去檔案的價(jià)值。因此，檔案的保管工作是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，通過檔案管理工作任務(wù)及基本要求的研究與梳理能夠更好的保護(hù)檔案，使檔案具有檔案價(jià)值與使用價(jià)值，更好的為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。就檔案保管的任務(wù)看主要有以下幾個(gè)方面，一是建立健全檔案保管的制度、標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、工作持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)的工作，在檔案管理工作進(jìn)行前，要在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的框架內(nèi)制定相應(yīng)的管理規(guī)范、操作規(guī)范及崗位職責(zé)，形成系統(tǒng)的內(nèi)部管理制度，從而提高管理的水平。二是采取有效措施保證檔案完整，在檔案保管的過程中，最為重要的就是保證檔案的完整，從而為檔案使用者提供有價(jià)值的檔案，在這個(gè)過程中要運(yùn)用相應(yīng)的檔案保管技術(shù)進(jìn)行檔案的完整性保管，實(shí)現(xiàn)檔案在規(guī)定的期限內(nèi)隨時(shí)能夠使用，并完整的使用。三是通過科研技術(shù)盡可能的實(shí)現(xiàn)檔案的有效保存，隨著信息技術(shù)及其他相應(yīng)檔案保管技術(shù)不斷發(fā)展，檔案能夠更好的實(shí)現(xiàn)有效保管，確保檔案不腐蝕、不消失，有效的保存檔案價(jià)值內(nèi)容，從而為檔案使用者便捷、全面、系統(tǒng)的使用提供保障。四是維護(hù)檔案的安全，在檔案的保管過程中應(yīng)按照檔案管理的法規(guī)、規(guī)章、制度等確保檔案的安全，這里的安全既包括了檔案存儲(chǔ)的安全，也包括了檔案所承載的內(nèi)容的保密與公開的安全。

3 對(duì)策建議

醫(yī)院檔案有其特殊性，包括了醫(yī)院人力資源管理的人事檔案，更為重要的是醫(yī)療服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量的專業(yè)技術(shù)檔案。在醫(yī)院檔案的保管工作開展與實(shí)施過程中，建議從以下幾個(gè)方面入手提高檔案管理與服務(wù)的水平和質(zhì)量。一是建立健全醫(yī)院檔案管理制度，從體制和機(jī)制入手建立適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作需要的檔案保管與服務(wù)體系。檔案管理作為醫(yī)院管理的專門工作，其工作意義重大，工作內(nèi)容繁雜，對(duì)于醫(yī)院檔案保管工作應(yīng)建立專門的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的制度規(guī)范，從制度建設(shè)入手，強(qiáng)化醫(yī)院檔案保管工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案保管工作有制度可循、有制度可依，構(gòu)建以制度先行的醫(yī)院人事檔案、院史發(fā)展、醫(yī)療資料等綜合性、全面性的檔案保管與服務(wù)體系，通過制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平的提升。二是完善醫(yī)院檔案管理的崗位責(zé)任與流程再造，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)控管理中的檔案管理規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展。在醫(yī)院檔案保管制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)于醫(yī)院檔案保管工作的崗位責(zé)任進(jìn)行明確和具體化，通過崗位責(zé)任來(lái)提升醫(yī)院檔案保管與管理水平質(zhì)量的提升。同時(shí)，在醫(yī)院檔案保管的流程上也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范和再造，從醫(yī)院各項(xiàng)檔案的收集、檔案價(jià)值的鑒別、檔案的分類以及檔案的保管進(jìn)行相應(yīng)的流程制定，通過責(zé)任明確、流程再造，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平與質(zhì)量的提升。三是強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的合法合規(guī)性建設(shè)。對(duì)于醫(yī)院檔案而言，其檔案內(nèi)容包括了可公開、限定公開和保密三類檔案，對(duì)于各類檔案的保管與使用，以及檔案保管工作均應(yīng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)督機(jī)制，通過監(jiān)督及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)分析問題、及時(shí)解決問題，特別是針對(duì)保密的專業(yè)技術(shù)檔案和人事檔案內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保檔案信息安全，通過動(dòng)態(tài)監(jiān)督實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案保管工作的合法合規(guī)性建設(shè)。四是注重信息技術(shù)與檔案管理工作的融合。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化、智能化、大數(shù)據(jù)化發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)于醫(yī)院檔案而言，充分利用信息技術(shù)與檔案管理工作的融合能夠提高檔案管理的水平與質(zhì)量，同時(shí)運(yùn)用信息技術(shù)也能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的信息資源開發(fā)利用工作，通過醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用開展檔案編研工作，為醫(yī)院管理水平提升，醫(yī)療水平和能力的提高提供有價(jià)值的文獻(xiàn)參考資料。五是注重專業(yè)性檔案管理人才與醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合。醫(yī)院檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)注重信息技術(shù)與檔案管理的復(fù)合型人才培養(yǎng)，同時(shí)對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行綜合素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)能力的培訓(xùn)，從而提升醫(yī)院檔案管理的水平和質(zhì)量。

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