新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略探究

何佩珊

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，市場經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展，行業(yè)競爭力逐漸提高，對企業(yè)管理造成了很大壓力，只有做好企業(yè)管理，才能保證其長遠(yuǎn)發(fā)展。本文針對新形勢下檔案管理工作的常見問題進(jìn)行分析，以期為檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢 ? 檔案管理工作 ? 規(guī)范化 ? 策略

檔案管理工作是企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，對企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展具有重要意義，它是企業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)。在新形勢下，企業(yè)檔案趨向于多樣性和復(fù)雜性，檔案管理出現(xiàn)了一些新形式，需要相關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，全面了解檔案管理存在的問題，采取規(guī)范化管理的策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高質(zhì)、高效。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，它是管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。檔案對企業(yè)的發(fā)展歷史和進(jìn)程進(jìn)行了全面記錄，它不僅包括了企業(yè)過去發(fā)展信息的數(shù)據(jù)，還是企業(yè)文化的體現(xiàn)。企業(yè)的歷程匯總，具有重要的檔案價(jià)值。通過分析檔案內(nèi)容，能有效提升工作人員對企業(yè)的認(rèn)知。另外，檔案中還記錄了大量企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部信息，和企業(yè)信息安全有著直接關(guān)系，管理者在進(jìn)行各項(xiàng)管理的決策制定中需要借助檔案信息數(shù)據(jù)，為決策的制定提供參考意見。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

檔案管理還存在一定的管理問題，這也是企業(yè)發(fā)展中管理者需要重視的內(nèi)容。在檔案管理工作的開展過程中，普遍存在著規(guī)范化程度較低的現(xiàn)象，這主要是因?yàn)闄n案管理相關(guān)人員對檔案管理沒有規(guī)范化的認(rèn)識(shí)，他們的檔案管理意識(shí)還有待提高。另外，在檔案管理工作中，部分檔案管理相關(guān)人員沒有很好的責(zé)任意識(shí)，存在管理隨意化的情況，導(dǎo)致他們的管理工作存在漏洞，管理的規(guī)范化還有待加強(qiáng)。

在新形勢下，檔案管理工作需要朝著信息化的方向發(fā)展，這也是檔案管理工作發(fā)展的重點(diǎn)。但在檔案管理工作中，還存在信息化程度較低的情況，一些管理人員仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，即使使用信息化管理方式，他們的信息化技術(shù)掌握的水平也還不夠，致使檔案管理工作不規(guī)范。

三、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

1.完善檔案管理工作制度

在檔案管理工作中，想要具有良好的檔案管理效果，就需要有完善的檔案管理工作制度，這也是檔案管理規(guī)范化的前提。在檔案管理工作制度的完善過程中，管理者可以制定一些責(zé)任落實(shí)管理制度，約束檔案管理人員的行為和意識(shí)，促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理。如檔案借閱的保密制度、歸檔整理制度、銷毀鑒定制度和檔案庫房的管理制度，這些制度的建立降了約束管理人員之外，還能為他們的工作開展提供制度依據(jù)，將具體的工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量和規(guī)范性，所以相關(guān)部門需要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，相關(guān)部門可以定期開展培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員對檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)他們工作的責(zé)任心，還需要對檔案管理人員進(jìn)行管理專業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)，傳授先進(jìn)的管理知識(shí)和技術(shù)，使他們能夠更好地投入管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)劃化。

3.提升檔案管理工作的信息化水平

隨著信息科學(xué)水平的不斷提高，越來越多的先進(jìn)信息科學(xué)技術(shù)逐漸得到了開發(fā)和運(yùn)用，這為檔案管理工作提供了良好的條件。信息科學(xué)技術(shù)具有諸多使用優(yōu)點(diǎn)，它能提升檔案管理工作的信息化水平，加強(qiáng)檔案管理的電子化建設(shè)，提高檔案管理準(zhǔn)確性和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息搜集、檔案信息整理等，能有效提高信息利用效率，便于檔案信息的保存和更新。檔案管理工作的信息化建立是企業(yè)未來發(fā)展需要重視的內(nèi)容，對企業(yè)的長期發(fā)展具有重要意義。

四、結(jié)語

檔案管理工作是企業(yè)管理的重點(diǎn)，又是企業(yè)管理中容易忽視的內(nèi)容，這需要檔案管理人員具有良好的責(zé)任管理意識(shí)，全面了解檔案管理工作存在的問題，采取有效策略妥善處理檔案管理的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

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（作者單位：廣東省環(huán)境監(jiān)測中心）