高校辦公室管理現(xiàn)狀及改善措施

楊淮

摘要：隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，以及當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)的要求，高校辦公室的管理也迎來(lái)了新局面。這就要求高校制訂出新的管理制度，提高管理水平，有效保障高校管理水平，維護(hù)高校的正常秩序，促進(jìn)高校的良性健康發(fā)展。本文分析了高校辦公室管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并提出了改進(jìn)建議，旨在提高高校管理效率。

關(guān)鍵詞：高校辦公室 ? 管理現(xiàn)狀 ? 改善措施

一、高校辦公室管理的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)水平和教育水平的不斷提高，國(guó)家加大了對(duì)教育資金的投入力度，高校的辦學(xué)規(guī)模也在持續(xù)擴(kuò)大，二級(jí)院系逐步興起，學(xué)生人數(shù)不斷增加，這些都給高校辦公室管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。不僅如此，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，高校辦公室也逐漸使用信息化技術(shù)來(lái)管理教學(xué)工作，這對(duì)高校辦公室的工作人員提出了更高的要求，他們只有熟練運(yùn)用信息化技術(shù)，才能高效地完成管理工作。另外，國(guó)家教育體系的不斷改革，高校辦公室所承擔(dān)的職能越來(lái)越多，辦公室的工作也更加具有多樣性，這些都給高校辦公室的管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，工作人員只有認(rèn)清現(xiàn)狀，積極采取改善措施，才能更好地完成辦公室工作。

二、高校辦公室管理的職能及作用

在高校教學(xué)工作中，辦公室發(fā)揮著很大的作用，它可以保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行，保障校園秩序的和諧穩(wěn)定。高校辦公室既是行政命令的執(zhí)行者，又是與廣大學(xué)生直接接觸的部門。一方面，他們需要推行國(guó)家的命令政策，維持學(xué)校的正常秩序;另一方面，他們可以與學(xué)生直接進(jìn)行對(duì)話，了解校園中的問(wèn)題，保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益不受侵害。與此同時(shí)，高校辦公室還承擔(dān)了對(duì)外交流的功能，在與其他高等院校的交流中，辦公室是重要的媒介，而且在與二級(jí)院系的溝通中，更加需要高校辦公室進(jìn)行合理有效的溝通，保證二級(jí)院系順利地完成教學(xué)任務(wù)。

另外，高校辦公室不僅要保證教學(xué)工作和科研任務(wù)的正常進(jìn)行，還要保障后勤工作順利進(jìn)行?？偠灾诟咝＝虒W(xué)工作中，辦公室扮演著服務(wù)者的角色。如服務(wù)國(guó)家、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，提高高校的管理水平，保證校園生活的正常進(jìn)行。

三、高校辦公室管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)辦公室的職能認(rèn)知不清

隨著高校教學(xué)的不斷發(fā)展和教學(xué)水平的不斷提高，現(xiàn)行的高校辦公室管理制度已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。而在傳統(tǒng)的高校辦公室管理中，工作人員并不明確自身的管理職能，一旦在教學(xué)工作中出現(xiàn)了問(wèn)題，也無(wú)法問(wèn)責(zé)，從而降低了辦公效率。另外，二級(jí)學(xué)院的創(chuàng)辦，導(dǎo)致高校辦公室的任務(wù)更加多樣化。由于二級(jí)院系中的教學(xué)工作相對(duì)獨(dú)立，這就需要二級(jí)院系辦公室與本部辦公室積極交流和溝通。傳統(tǒng)的高校辦公室管理主要是保證教學(xué)工作的順利開(kāi)展，并下發(fā)上級(jí)通知，為教師服務(wù)，并為學(xué)生答疑解惑。而現(xiàn)在，高校的辦學(xué)模式和教育模式更加多樣化，在日常生活中也更容易出現(xiàn)問(wèn)題。如高校辦公室對(duì)于一些信息化技術(shù)問(wèn)題和教學(xué)新模式?jīng)]有清晰的認(rèn)識(shí)，這極大地影響了辦公室服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生的職能。

2.辦公室管理落后

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使得辦公室的職能更加多元化，且工作量也日益增加，這就造成了部分工作人員在工作中服務(wù)意識(shí)欠缺，不能及時(shí)有效地處理教師和學(xué)生的正常訴求，甚至?xí)霈F(xiàn)服務(wù)態(tài)度差等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了工作的正常開(kāi)展，也極大地降低了工作效率。此外，辦公室的日常工作較為煩瑣和枯燥，導(dǎo)致工作人員只能機(jī)械地執(zhí)行上級(jí)指令，不能把握主要精神，不能有效地處理學(xué)生反映的問(wèn)題，也不能及時(shí)滿足教師的合理要求，這對(duì)高校的正常發(fā)展極為不利。

3.辦公室管理制度不健全

目前，高校辦公室管理工作存在缺乏規(guī)范的制度、辦事流程不規(guī)范等問(wèn)題，所以高校辦公室需要建立健全的管理制度。不僅如此，高校辦公室工作具有枯燥乏味、重復(fù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，導(dǎo)致工作人員在工作中缺乏積極性，不能按照規(guī)章制度來(lái)完成工作，嚴(yán)重降低了工作效率。這些問(wèn)題如果不能得到及時(shí)解決，就會(huì)影響辦事效率，從而影響高校教學(xué)工作的正常開(kāi)展。

4.工作人員積極性不高

高校辦公室的日常工作較為枯燥單一，工作人員的積極性不高，嚴(yán)重影響了辦公室的職能，從而導(dǎo)致工作效率較低。另外，在日常管理中，高校辦公室缺乏激勵(lì)制度來(lái)激發(fā)工作人員的工作熱情。由此可見(jiàn)，高校必須建立激勵(lì)制度，讓工作人員獲得成就感和認(rèn)同感，以調(diào)動(dòng)工作熱情，提高工作效率。

四、高校辦公室管理的改善措施

1.高校提高對(duì)辦公室管理的重視程度

二級(jí)院系辦公室在高校扮演著協(xié)調(diào)和執(zhí)行指令的重要作用，在高校的日常工作中，辦公室是不可或缺的重要部門。當(dāng)前，高校對(duì)于辦公室的重視程度不夠，導(dǎo)致辦公室管理的發(fā)展滯后，無(wú)法發(fā)揮其最大的作用。因此，高校只有加強(qiáng)對(duì)辦公室工作和管理的重視程度，才能充分發(fā)揮辦公室管理在高校教學(xué)中的作用。同時(shí)，對(duì)于辦公室的工作，領(lǐng)導(dǎo)也要適時(shí)視察，并對(duì)工作人員進(jìn)行慰問(wèn)和鼓勵(lì)，增強(qiáng)工作人員的認(rèn)同感，并在開(kāi)學(xué)等辦公室任務(wù)繁重的時(shí)候，給予辦公室工作人員一定的福利，以便調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

2.明確辦公室職能

傳統(tǒng)的高校辦公室體制已不能適應(yīng)教育發(fā)展的需要，所以在建立新的高校辦公室體制時(shí)，首先就要明確辦公室的職能。對(duì)于高校事務(wù)的管理方面，辦公室應(yīng)該多進(jìn)行宏觀調(diào)控，具體的執(zhí)行可交由團(tuán)支書(shū)等人員負(fù)責(zé)，讓學(xué)生進(jìn)行自我管理。同時(shí)，高校要積極與社會(huì)接軌，大力吸收外界資源，以便更好地為學(xué)校服務(wù)。另外，在與二級(jí)學(xué)院的交往溝通中，高校辦公室更要明確自身的定位和職能，將教學(xué)工作和社會(huì)發(fā)展需要結(jié)合起來(lái)，讓學(xué)生既可以更好地學(xué)習(xí)文化知識(shí)，又能順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。只有這樣，才能讓辦公室為高校、教師和學(xué)生服務(wù)。

3.建立健全規(guī)范的管理制度

在日常管理過(guò)程中，高校辦公室要建立健全的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，從而使他們更好地完成辦公室工作。由于高校辦公室的管理工作涉及范圍廣，服務(wù)對(duì)象較多，很容易出現(xiàn)雜亂無(wú)章的問(wèn)題。因此，高校辦公室必須建立完善的規(guī)章制度，使工作可以順利進(jìn)行，并在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)進(jìn)行追責(zé)，從而擺正工作人員的工作態(tài)度，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

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（作者單位：泉州幼兒師范高等專科學(xué)校）