定制軟件在臨床科室PDCA活動(dòng)中的應(yīng)用*

——張麗華 王秋紅 李慶浩 劉 倫 張 凱 夏東亮*

運(yùn)用PDCA循環(huán)可幫助醫(yī)院科室持續(xù)改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量[1-4]。但在實(shí)際運(yùn)行過程中，常常遇到各種困境，導(dǎo)致活動(dòng)效果欠佳[5]。近年來，手機(jī)應(yīng)用軟件(Application, APP)的發(fā)展極大地方便了群體溝通，被越來越多地應(yīng)用于單位管理中。APP的開發(fā)和推廣逐漸走進(jìn)定制時(shí)代。2016年9月，泰安市中心醫(yī)院課題組通過定制方式開發(fā)出一種APP系統(tǒng)，用于支持臨床科室的PDCA質(zhì)量安全管理活動(dòng)，取得了滿意效果。

1 資料與方法

1.1 一般資料

該院安排20個(gè)臨床科室參與研究，要求自2017年2月-6月按傳統(tǒng)方式開展PDCA質(zhì)量安全活動(dòng)，2017年8月-12月改用APP支持活動(dòng)。因半年與全年活動(dòng)規(guī)模不一致，且系統(tǒng)啟用需要一定時(shí)間，2017年1月和7月未被納入研究。研究期間，醫(yī)院未告知科研動(dòng)機(jī)，既往質(zhì)量安全活動(dòng)指標(biāo)和制度未更改，各科室活動(dòng)小組結(jié)構(gòu)也保持不變。

圖1 APP主界面

圖2 質(zhì)量魔方程序界面示意圖

1.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本研究提到的科室質(zhì)量安全軟件系統(tǒng)由APP和后臺(tái)組成，分別供科室成員和科室質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員使用，可根據(jù)用戶身份設(shè)置不同權(quán)限。APP包含質(zhì)量魔方、質(zhì)量檢查、質(zhì)檢報(bào)告等程序，后臺(tái)則用于系統(tǒng)管理，見圖 1。

質(zhì)量魔方是APP核心程序。它使用帶不同填色的表框顯示科室各種質(zhì)檢項(xiàng)目(縱軸)在各時(shí)段(橫軸)的數(shù)據(jù)，當(dāng)數(shù)據(jù)優(yōu)于項(xiàng)目指標(biāo)時(shí)該數(shù)據(jù)所在表框會(huì)自動(dòng)填充為暖色，劣于指標(biāo)時(shí)則填為冷色，填色的深淺又根據(jù)數(shù)據(jù)優(yōu)劣的程度進(jìn)行變化，如此推移多個(gè)時(shí)段后表框會(huì)形成熱度圖效果，見圖2。在每個(gè)時(shí)段的縱列下方還設(shè)有“分析決策”和“活動(dòng)結(jié)論”框。點(diǎn)擊“分析決策”進(jìn)入的頁面內(nèi)設(shè)有關(guān)于該時(shí)段重點(diǎn)質(zhì)量問題的分析調(diào)查表和決策調(diào)查表，用戶根據(jù)權(quán)限參與調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示在“活動(dòng)結(jié)論”框，方便科室成員查閱。調(diào)查后的數(shù)據(jù)結(jié)果還可以進(jìn)一步進(jìn)行帕累托分析。

質(zhì)量檢查程序通過調(diào)查表幫助科室質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員對(duì)醫(yī)院督查結(jié)果進(jìn)行匯總分析和開展科室自檢活動(dòng)。在APP質(zhì)檢報(bào)告欄可以查閱調(diào)查結(jié)果?？剖铱己顺绦蝻@示各種后臺(tái)制作好的測試卷，試題可在后臺(tái)題庫任意選擇?？剖页蓡T接受測試后會(huì)立即顯示分?jǐn)?shù)和錯(cuò)題題解，后臺(tái)還會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析科室總體測試情況?？剖矣?jì)劃用于顯示后臺(tái)制作好的甘特圖、文本等。其他項(xiàng)目則是各種網(wǎng)頁欄目或鏈接(如醫(yī)院OA)。

1.3 系統(tǒng)使用

科室質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員的文案工作雖然采用APP，但必須按照醫(yī)院相關(guān)要求完成。定期將醫(yī)院決策支持系統(tǒng)階段質(zhì)量數(shù)據(jù)輸入魔方程序；利用調(diào)查表把醫(yī)院發(fā)布的非數(shù)據(jù)性質(zhì)量督查結(jié)果進(jìn)行匯總分析；利用調(diào)查表開展各種質(zhì)量自查活動(dòng)等。

針對(duì)階段內(nèi)出現(xiàn)或仍存在的突出質(zhì)量安全問題，科室質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員可調(diào)取既往關(guān)于該問題的分析模板，生成新的調(diào)查表，并允許修改補(bǔ)充。聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)搜集與該問題相關(guān)的各種背景數(shù)據(jù)或資料，補(bǔ)充到該分析調(diào)查表的圖文欄目內(nèi)，供科室成員參考使用。同樣，可使用模板生成決策調(diào)查表，供科主任決策使用。

科室成員通過APP查閱最新的質(zhì)量情況，根據(jù)質(zhì)量魔方、調(diào)查表等提供的背景資料參與調(diào)查分析?？浦魅蝿t使用決策調(diào)查表進(jìn)行最終決策?？剖屹|(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員根據(jù)決策結(jié)果制訂整改計(jì)劃，并通過甘特圖等在科室計(jì)劃欄目內(nèi)展示，提醒科室按步驟執(zhí)行。

1.4 評(píng)價(jià)方法

1.4.1 資料研究 (1)文案按時(shí)完成率，按照文案在醫(yī)院OA提交的時(shí)間是否超過醫(yī)院既往規(guī)定的最后期限進(jìn)行判斷；(2)文案合格率，按照醫(yī)院既往制定的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和合格分?jǐn)?shù)線進(jìn)行判斷；(3)活動(dòng)開展次數(shù)，根據(jù)發(fā)言的文字記錄、錄音或視頻等需要提交給醫(yī)院的證實(shí)資料進(jìn)行判斷。

表1 APP應(yīng)用前后科室文案記錄

組別記錄數(shù)量文案按時(shí)完成N(份)百分比(%)文案合格N(份)百分比(%)活動(dòng)實(shí)際召開次數(shù)(次)傳統(tǒng)方式1006161.005353.0043APP方式1009292.00?9595.00?80?

注：*P<0.01。

表2 APP應(yīng)用前后科室成員問卷調(diào)查結(jié)果比較

組別調(diào)查人數(shù)(人)參與意愿(%)效果認(rèn)可(%)關(guān)注結(jié)果(%)傳統(tǒng)方式62032.322.627.6APP方式60883.9?75.4?90.3?P<0.01<0.01<0.01

注：*P<0.01。

1.4.2 問卷調(diào)查 課題組在APP系統(tǒng)應(yīng)用前后對(duì)參與科室的醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行問卷調(diào)查，內(nèi)容包括是否有參與質(zhì)量安全活動(dòng)的興趣、對(duì)活動(dòng)效果是否認(rèn)可、是否關(guān)注科室的質(zhì)量安全檢查結(jié)果等。

1.5 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

對(duì)研究獲得數(shù)據(jù)采用SPSS 17.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)處理，行X2檢驗(yàn)，P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，P<0.01為差異有顯著統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

參與研究的所有科室在研究期間均完成了全部質(zhì)量安全活動(dòng)的文案記錄任務(wù)，APP應(yīng)用前后所有對(duì)比項(xiàng)目差異均有顯著統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.01)。見表1。

課題組在2017年7月和2018年1月分別對(duì)參與科室的醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行問卷調(diào)查，所有問題的選擇結(jié)果差異均具有顯著統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.01)。見表2。

3 討論

3.1 臨床科室開展PDCA質(zhì)量安全活動(dòng)的困境

按照醫(yī)院等級(jí)評(píng)審要求，臨床科室需要定期開展質(zhì)量安全活動(dòng)，并全程進(jìn)行文案記錄。但是，籌備質(zhì)量安全活動(dòng)和書寫文書均由醫(yī)護(hù)人員完成，耗費(fèi)了大量時(shí)間和精力，影響了臨床工作的開展。

既往工作中，質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員需要從醫(yī)院發(fā)布的質(zhì)量報(bào)告中人工挑選出與自己科室相關(guān)的數(shù)據(jù)，采用Word、Excel等基礎(chǔ)軟件進(jìn)行圖表整理和分析，工作效率低下。為提高數(shù)據(jù)處理效率，部分醫(yī)院引進(jìn)了臨床決策支持系統(tǒng)[6]。但這些系統(tǒng)受內(nèi)網(wǎng)局限往往僅能完成PDCA檢查步驟的數(shù)據(jù)性工作，很難用于支持非數(shù)據(jù)性的質(zhì)量檢查活動(dòng)，也不便于支持培訓(xùn)考核和制度展示、通知傳達(dá)等工作。

此外，PDCA在執(zhí)行時(shí)還可能面臨以下困難[7]：患者多且較少預(yù)約，科室工作忙碌且缺乏秩序，導(dǎo)致PDCA活動(dòng)很難定期開展或很難集中足夠的科室人員參與；受傳統(tǒng)管理模式的長期影響，很多醫(yī)護(hù)人員對(duì)PDCA不習(xí)慣，不知道如何正確開展等[8]。

3.2 定制軟件APP系統(tǒng)的使用效果

一是為臨床科室建立一個(gè)能夠突破時(shí)間和地域限制，向內(nèi)部成員自由展示并引導(dǎo)其正確參與和開展PDCA活動(dòng)的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)；二是系統(tǒng)能夠?qū)DCA活動(dòng)的全過程進(jìn)行支持，利用程序有效提高活動(dòng)效率和效果，并減輕醫(yī)護(hù)人員負(fù)擔(dān)。

研究發(fā)現(xiàn)，APP應(yīng)用后，活動(dòng)記錄文案提交和文案質(zhì)量都有了明顯改善，說明APP為科室質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員的文案工作提供了有效支持，便于開展科室的相關(guān)會(huì)議活動(dòng)。調(diào)查顯示，應(yīng)用APP后，更多的醫(yī)護(hù)人員愿意參與活動(dòng)并提高了對(duì)活動(dòng)效果的認(rèn)可，同時(shí)也便于醫(yī)護(hù)人員隨時(shí)查閱科室數(shù)據(jù)，關(guān)注科室發(fā)展。

該系統(tǒng)基本代替了既往的PDCA活動(dòng)全部文案工作，有效減輕了科室質(zhì)量安全聯(lián)絡(luò)員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)提高了文案和活動(dòng)籌備工作的質(zhì)量?？剖裔t(yī)護(hù)人員在手機(jī)上安裝APP后，可以利用業(yè)余時(shí)間參與活動(dòng)。部分科室還將APP內(nèi)容截圖或操作解說視頻上傳到科室微信群內(nèi)，便于團(tuán)隊(duì)內(nèi)自由討論。APP支持下的科室PDCA活動(dòng)獲得了醫(yī)院的肯定和支持。

3.3 APP應(yīng)用的優(yōu)缺點(diǎn)分析

APP可以為用戶群提供溝通平臺(tái)和一定的數(shù)據(jù)處理能力，近年來開始被廣泛應(yīng)用于醫(yī)療互聯(lián)網(wǎng)+項(xiàng)目，并已經(jīng)涉及到醫(yī)護(hù)質(zhì)量控制領(lǐng)域[9-11]。研究顯示，使用軟件APP全程支持臨床科室PDCA活動(dòng)具有良好的可行性。第一，PDCA活動(dòng)有數(shù)據(jù)處理方面的較多需求，這些需求都可以整合到APP中，提高文書效率。第二，臨床質(zhì)量管理數(shù)據(jù)一般不直接涉及具體的患者信息，對(duì)安全和隱私要求相對(duì)較低，定制軟件APP具有一定安全性和可靠性，適合通過外網(wǎng)(互聯(lián)網(wǎng))建立平臺(tái)，打破了時(shí)間和地點(diǎn)的限制，開發(fā)費(fèi)用也較低。第三，手機(jī)APP方便醫(yī)護(hù)人員表達(dá)看法和提出建議，容易實(shí)現(xiàn)全員參與，充分發(fā)揮出PDCA的作用[12-13]。第四，手機(jī)APP的內(nèi)容方便在會(huì)議上進(jìn)行投影展示，不需要科室另外準(zhǔn)備PPT課件，演示效果較好。第五，APP可以儲(chǔ)存既往數(shù)據(jù)和活動(dòng)記錄，無需打印，節(jié)省了大量人力和辦公資源，且便于查閱和對(duì)照。

當(dāng)然，使用APP支持PDCA也存在諸多難點(diǎn)，主要是如何應(yīng)用程序有效支持非數(shù)據(jù)性的工作，尤其是在分析和決策方面。系統(tǒng)后臺(tái)可以編制關(guān)于各種質(zhì)量問題的調(diào)查表模板，利用這些模板可以迅速制作出新的調(diào)查表，醫(yī)護(hù)人員通過對(duì)調(diào)查表問題答案的點(diǎn)選表達(dá)自己的意見，超越選項(xiàng)的意見可以在文本項(xiàng)填寫提交。這較好地解決了上述問題。APP只能承擔(dān)工具責(zé)任，發(fā)揮APP和PDCA的作用還需科室對(duì)PDCA活動(dòng)價(jià)值的認(rèn)可，需要本著解決質(zhì)量問題的動(dòng)機(jī)去應(yīng)用系統(tǒng)。因此，本研究中使用APP系統(tǒng)并未完全取代真實(shí)活動(dòng)，僅是作為支持和補(bǔ)充，從而使活動(dòng)按照科學(xué)且規(guī)范的方式和流程進(jìn)行。要作為科研系統(tǒng)，APP目前還存在一些缺點(diǎn)，主要是暫時(shí)無法和醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行安全鏈接，因此質(zhì)量數(shù)據(jù)還需要依靠人工輸入；受資金限制，一些功能設(shè)計(jì)尚未完成，特別是醫(yī)院級(jí)別使用的需要和科室間交流資源的需求等。以上問題期望在后期得到解決。