電子發(fā)票系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的升級(jí)融通

■//王竹君

一、現(xiàn)狀與綜述

2015年，國(guó)家稅務(wù)總局按照黨中央和國(guó)務(wù)院推薦“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略部署制定了《“互聯(lián)網(wǎng)＋稅務(wù)”行動(dòng)計(jì)劃》，隨后電子發(fā)票逐漸推廣。同年12月，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》出臺(tái)，明確了電子檔案的合法地位，為今后互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在財(cái)會(huì)行業(yè)的深度運(yùn)用奠定了基礎(chǔ)。在企業(yè)層面上，越來(lái)越多的大型集團(tuán)利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，將原本分散在在世界各地的子公司和業(yè)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)信息集中到一起，提高了財(cái)務(wù)工作的效率，節(jié)省了企業(yè)的成本。電子發(fā)票系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享中心二者看似并無(wú)直接關(guān)聯(lián)，確均運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變傳統(tǒng)財(cái)會(huì)行業(yè)的工作方式，提高工作效率，節(jié)約社會(huì)資源（陳立、劉纖云，2016）。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用的深入，未來(lái)二者具備融通的可能性，這種融通結(jié)合將會(huì)對(duì)財(cái)會(huì)工作產(chǎn)生跨階段式的影響。

雖然互聯(lián)網(wǎng)在財(cái)務(wù)工作中已有不少用武之地，但運(yùn)用只在起步階段。大部分業(yè)務(wù)僅運(yùn)用了互聯(lián)網(wǎng)的傳輸數(shù)據(jù)功能，解決了傳統(tǒng)處理方式的粗放性、延時(shí)性和地域性等問(wèn)題，沒(méi)有將其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)保存的功能充分運(yùn)用。目前，財(cái)會(huì)行業(yè)初步運(yùn)用到互聯(lián)網(wǎng)的有以下兩個(gè)典型。

（一）電子發(fā)票系統(tǒng)

電子發(fā)票系統(tǒng)是以國(guó)家為主導(dǎo)開(kāi)發(fā)的以電子記錄的形態(tài)在網(wǎng)上存儲(chǔ)、流通發(fā)票的系統(tǒng)。該系統(tǒng)為企業(yè)節(jié)約了成本，提高了辦事效率，且便于稅務(wù)部門(mén)監(jiān)管。由于系統(tǒng)運(yùn)行不久，其在提供便利的同時(shí)尚存在一些問(wèn)題。首先，電子發(fā)票目前僅涵蓋增值稅發(fā)票，大量其他類(lèi)型發(fā)票仍以紙質(zhì)發(fā)票形式存在。其次，目前電子發(fā)票系統(tǒng)只對(duì)開(kāi)票單位開(kāi)放，收票單位后續(xù)使用查驗(yàn)不便進(jìn)行，可能出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷(xiāo)和圖片修改的風(fēng)險(xiǎn)（譚婉君、何毅、李潔妮，2017）。再次，在仍然保留傳統(tǒng)記賬存檔方式的企業(yè)，電子發(fā)票還需要重新打印報(bào)銷(xiāo)，仍然出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。最后，開(kāi)票方僅將PDF或JPG格式文件的電子發(fā)票發(fā)送給接受方，發(fā)票背后的數(shù)據(jù)化信息并未提供。接收方需要人工或者利用圖文轉(zhuǎn)換工具識(shí)別其中的有用信息。以上現(xiàn)狀總結(jié)起來(lái)可以歸納為電子發(fā)票系統(tǒng)未全方位全階段覆蓋，并且發(fā)票數(shù)據(jù)化信息缺失。此現(xiàn)狀限制行業(yè)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更深一步運(yùn)用。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

在以企業(yè)主導(dǎo)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心方面，財(cái)務(wù)共享中心在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為賬務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，多采用人工或圖形轉(zhuǎn)換工具識(shí)別電子發(fā)票信息的方式，而報(bào)銷(xiāo)單和紙質(zhì)發(fā)票原件則采用郵寄方式寄送到共享服務(wù)中心存檔，人力物力資源浪費(fèi)依然嚴(yán)重。其次，共享中心的電子檔案系統(tǒng)中保存的多是各種電子發(fā)票、紙質(zhì)發(fā)票掃描件的圖片信息，沒(méi)有保存發(fā)票的數(shù)據(jù)化信息。再次，目前大部分財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共享服務(wù)功能僅解決了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中化處理、報(bào)銷(xiāo)票據(jù)圖形電子化處理的問(wèn)題，未從根本上改變?nèi)斯ぷ鲑~的流程。導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)或付款流程一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，退回流程需要花費(fèi)比傳統(tǒng)方式更多的時(shí)間和精力。最后，由于財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員需要重復(fù)處理大量來(lái)自各地的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，工作枯燥，上升空間小，人員離職率高（孫輝、侯春曉，2017）。以上現(xiàn)狀總結(jié)起來(lái)可歸納為互聯(lián)網(wǎng)＋技術(shù)的計(jì)算和存儲(chǔ)功能沒(méi)有得到充分運(yùn)用，發(fā)票和其他原始憑證未真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化產(chǎn)生、傳輸和接收，導(dǎo)致共享服務(wù)中心的共享服務(wù)功能受到局限，基層財(cái)務(wù)人員并未從財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作中解放出來(lái)，賬務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性也未得到進(jìn)一步提高。

電子發(fā)票系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心尚未充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的現(xiàn)狀表明，原始憑證信息源頭和企業(yè)接收信息的終端系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)接，進(jìn)一步運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深化改革存在一定障礙。只要將信息提供方和接收方的數(shù)據(jù)表達(dá)方式標(biāo)準(zhǔn)化，人工識(shí)別和圖文轉(zhuǎn)化的操作將不復(fù)存在，財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的效率將得到顯著提高。

二、電子發(fā)票系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心的升級(jí)融合

財(cái)務(wù)后臺(tái)數(shù)據(jù)的融合需要雙向進(jìn)行。首先，電子發(fā)票系統(tǒng)功能需要升級(jí)。系統(tǒng)要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加系統(tǒng)相關(guān)用戶(hù)，升級(jí)為多用戶(hù)發(fā)票平臺(tái)（李本貴，2014）。制定發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)后臺(tái)數(shù)據(jù)格式并提供發(fā)票相關(guān)企業(yè)圖形化和數(shù)據(jù)化發(fā)票，增加發(fā)票閉環(huán)流程。同時(shí)，以企業(yè)為主導(dǎo)的財(cái)務(wù)共享中心后臺(tái)接受電子發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的引入。報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)人發(fā)起報(bào)銷(xiāo)流程，同時(shí)提供發(fā)票號(hào)碼作為附件，流程經(jīng)過(guò)審核后共享中心確認(rèn)引入。通過(guò)電子發(fā)票系統(tǒng)對(duì)發(fā)票驗(yàn)真，并采集需要的發(fā)票數(shù)據(jù)化信息，完成發(fā)票接收方入賬。雙方接口一旦暢通，將大大提高財(cái)務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性。電子發(fā)票系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心的升級(jí)融合具體涉及以下方面。

（一）電子發(fā)票系統(tǒng)功能升級(jí)

1.多用戶(hù)發(fā)票平臺(tái)。目前，電子發(fā)票系統(tǒng)使用者僅限于稅務(wù)局與開(kāi)票方，溝通機(jī)制為雙向溝通。發(fā)票接收方僅存有發(fā)票圖形文件。功能升級(jí)后，稅務(wù)局、開(kāi)票方與收票方均為系統(tǒng)用戶(hù)，稅務(wù)局作為監(jiān)管者、稅收征收部門(mén)統(tǒng)領(lǐng)全局。發(fā)票系統(tǒng)變雙向溝通的軟件為以互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)為支撐的大型多用戶(hù)發(fā)票平臺(tái)。每個(gè)企業(yè)均可注冊(cè)使用。每個(gè)企業(yè)是開(kāi)票方，同時(shí)也是收票方。用戶(hù)對(duì)所有與自身相關(guān)的發(fā)票可見(jiàn)。此步驟也為后續(xù)閉環(huán)發(fā)票奠定了基礎(chǔ)。

2.制定標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式并發(fā)送數(shù)字化發(fā)票。電子發(fā)票系統(tǒng)產(chǎn)生的發(fā)票需要有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)化格式，在發(fā)票開(kāi)具時(shí)同時(shí)產(chǎn)生圖形化文件和數(shù)據(jù)化文件，兩個(gè)文件均以發(fā)票號(hào)碼相關(guān)聯(lián)。發(fā)票接收方在接收并使用發(fā)票時(shí)，輸入發(fā)票號(hào)碼，該發(fā)票數(shù)據(jù)化文件即可讀取并具備輸入企業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)的條件。例如以數(shù)據(jù)化方式記錄發(fā)票的類(lèi)型、開(kāi)票日期、雙方單位信息、內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、金額、稅率、稅額、總價(jià)等要素，以備接收企業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別錄入。

3.增加發(fā)票閉環(huán)流程。增加發(fā)票閉環(huán)流程能將發(fā)票的全周期記錄下來(lái)，此功能有助于避免假票出現(xiàn)和發(fā)票重復(fù)使用，每張真實(shí)發(fā)票有且僅有一次流程。某企業(yè)開(kāi)具發(fā)票后，發(fā)票狀態(tài)為“已開(kāi)具”，接收企業(yè)收到入賬后，發(fā)票狀態(tài)顯示為“已使用”，繼而閉環(huán)。如果發(fā)票開(kāi)具有誤，接收方退回發(fā)票，發(fā)票顯示“已退回”，開(kāi)票方根據(jù)業(yè)務(wù)具體需求選擇作廢發(fā)票還是修改后重開(kāi)。發(fā)票閉環(huán)流程增加后，每張發(fā)票都能被追溯，稅務(wù)局也可根據(jù)發(fā)票的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)管。

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成電子發(fā)票多用戶(hù)平臺(tái)、制定標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式并提供數(shù)據(jù)化發(fā)票、增加發(fā)票閉環(huán)流程均對(duì)現(xiàn)有電子發(fā)票系統(tǒng)的功能有較大提升，可以解決發(fā)票接收方查驗(yàn)入賬不便、電子發(fā)票信息人工識(shí)別、發(fā)票全周期監(jiān)管欠缺等問(wèn)題。多用戶(hù)發(fā)票平臺(tái)建立后，就需要企業(yè)用戶(hù)升級(jí)相應(yīng)軟件與之對(duì)接。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心功能升級(jí)

1.接受電子發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)引入。企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心開(kāi)放電子發(fā)票系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)外部輸入發(fā)票號(hào)碼后，服務(wù)中心能調(diào)出發(fā)票數(shù)據(jù)化信息并讀取有用信息入賬。例如，某企業(yè)接收某張發(fā)票并申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)流程，流程中的發(fā)票不是圖形化文件，而是發(fā)票號(hào)碼，共享中心在處理該張發(fā)票時(shí)點(diǎn)擊發(fā)票驗(yàn)證使用，系統(tǒng)自動(dòng)從電子發(fā)票系統(tǒng)中調(diào)入該發(fā)票全部要素信息，共享中心再根據(jù)本企業(yè)預(yù)先設(shè)計(jì)的入賬所需要素選取所需要素直接入賬。該功能節(jié)省了發(fā)票打印、人工核票、人工入賬帶來(lái)的資源浪費(fèi)，提高了報(bào)銷(xiāo)的效率和準(zhǔn)確性。

2.開(kāi)通業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)流程與賬務(wù)系統(tǒng)的單向輸入口。全自動(dòng)處理標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)銷(xiāo)流程還需要將企業(yè)的OA報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的賬務(wù)系統(tǒng)輸入口連接?？紤]到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的安全性和數(shù)據(jù)的封閉性，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況選擇該輸入口自動(dòng)連接還是手動(dòng)連接。如果企業(yè)擔(dān)心自動(dòng)連接會(huì)影響共享服務(wù)中心的數(shù)據(jù)運(yùn)行環(huán)境，可選擇手動(dòng)導(dǎo)入申請(qǐng)流程的數(shù)據(jù)。在制定好導(dǎo)入規(guī)則后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心事先設(shè)計(jì)好與OA系統(tǒng)各項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)流程接口的標(biāo)準(zhǔn)憑證。例如OA系統(tǒng)的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程一旦引入，賬務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)調(diào)出差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)憑證模版，賬務(wù)系統(tǒng)隨后接收?qǐng)?bào)銷(xiāo)流程中的流程申請(qǐng)和附件——發(fā)票號(hào)碼。隨后，賬務(wù)系統(tǒng)在調(diào)取了電子發(fā)票平臺(tái)中該發(fā)票號(hào)碼的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)信息后自動(dòng)生成記賬憑證。此舉大大提高了記賬效率和準(zhǔn)確性。

企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過(guò)自身的優(yōu)化、與電子發(fā)票系統(tǒng)的互通兩個(gè)方面，為提高財(cái)務(wù)工作的效率找到具體落腳點(diǎn)，提升財(cái)務(wù)工作效率、優(yōu)化財(cái)務(wù)工作效果、轉(zhuǎn)化財(cái)務(wù)人員工作重心。

三、案例分析——以材料采購(gòu)為例

假設(shè)A集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與多用戶(hù)電子發(fā)票平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接，同時(shí)A集團(tuán)辦公OA系統(tǒng)的各項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)流程申請(qǐng)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心賬務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單向手動(dòng)導(dǎo)入。a業(yè)務(wù)員在B公司采購(gòu)X材料一批金額10000元，增值稅1600元，選擇銀行對(duì)公轉(zhuǎn)賬付款方式，如圖1所示。B公司在電子發(fā)票平臺(tái)開(kāi)具發(fā)票，備注付款方式，并提供a業(yè)務(wù)員電子發(fā)票號(hào)碼。a業(yè)務(wù)員在收到材料后，在A公司線(xiàn)上申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)，將發(fā)票號(hào)碼導(dǎo)入作為附件。經(jīng)審批后該流程到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，共享中心人員點(diǎn)擊報(bào)銷(xiāo)流程引入，后臺(tái)系統(tǒng)在接收到“材料采購(gòu)流程”指令后，調(diào)出材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)憑證模版，引入報(bào)銷(xiāo)流程中的報(bào)銷(xiāo)人姓名等申請(qǐng)流程中企業(yè)自產(chǎn)的必要信息作為憑證摘要，例如a業(yè)務(wù)員采購(gòu)X材料。同時(shí)賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票號(hào)碼自動(dòng)匹配多用戶(hù)電子發(fā)票平臺(tái)中的對(duì)應(yīng)發(fā)票，如果發(fā)票為真實(shí)發(fā)票，系統(tǒng)即可接收該發(fā)票所有數(shù)據(jù)化信息，隨后選取發(fā)票中的材料名稱(chēng)X材料、總價(jià)10000元、進(jìn)項(xiàng)稅額1600元和付款方式銀行轉(zhuǎn)賬，生成記賬憑證。該憑證在審核完成后付款流程到達(dá)出納處，出納調(diào)出電子發(fā)票中的對(duì)方銀行賬號(hào)信息，完成線(xiàn)上付款。與此同時(shí)，在A集團(tuán)通過(guò)電子發(fā)票平臺(tái)驗(yàn)證并使用發(fā)票時(shí)，電子發(fā)票平臺(tái)顯示該發(fā)票閉環(huán)。此發(fā)票狀態(tài)A、B公司均能搜索查看。以上便是多用戶(hù)電子發(fā)票平臺(tái)和企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心融通后，材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程的處理方式。類(lèi)似的操作可運(yùn)用于企業(yè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化賬務(wù)處理流程中，例如差旅、會(huì)議、辦公用品購(gòu)置等費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程（見(jiàn)下圖）。

四、影響與不足

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將電子發(fā)票系統(tǒng)升級(jí)為多用戶(hù)發(fā)票平臺(tái)，制定標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式并產(chǎn)生數(shù)字化發(fā)票，同時(shí)增加發(fā)票閉環(huán)流程，實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票系統(tǒng)的升級(jí)。同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心接受電子發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)引入，企業(yè)OA報(bào)銷(xiāo)流程數(shù)據(jù)單向引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，共享服務(wù)中心的賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)流程自動(dòng)設(shè)定模式化憑證，通過(guò)電子發(fā)票號(hào)碼引入所需記賬信息直接入賬，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心審核與入賬流程自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的升級(jí)融通，將產(chǎn)生多方面積極影響。

（一）實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票全覆蓋、全周期管理

多用戶(hù)發(fā)票平臺(tái)容納所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)者，涉及所有發(fā)票類(lèi)型，讓監(jiān)管者、參與者能在同一平臺(tái)上交流溝通，讓開(kāi)票方與收票方通過(guò)平臺(tái)直觀(guān)查看并使用發(fā)票。同時(shí)，與企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的升級(jí)融通為電子發(fā)票閉環(huán)提供條件，發(fā)票開(kāi)具后是正常使用還是退回、長(zhǎng)期未使用，系統(tǒng)上均可查詢(xún)，為稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)管發(fā)票和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提供了更為便捷的平臺(tái)。

（二）提高標(biāo)準(zhǔn)化賬務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性

雙方融通對(duì)財(cái)會(huì)行業(yè)產(chǎn)生巨大影響。標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)銷(xiāo)流程將基本實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，對(duì)基層財(cái)務(wù)工作中重復(fù)程度高、占用時(shí)間長(zhǎng)且復(fù)雜程度低的賬務(wù)處理而言，工作效率將大幅提高。數(shù)據(jù)化發(fā)票的直接導(dǎo)入避免了人工查驗(yàn)計(jì)算的出錯(cuò)可能性，業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性也得以提升。

（三）提供財(cái)務(wù)人員更多職業(yè)發(fā)展空間

在標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)銷(xiāo)流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理后，財(cái)務(wù)人員將從大量基礎(chǔ)重復(fù)性勞動(dòng)中解放出來(lái)，工作重心向非標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理、賬務(wù)系統(tǒng)維護(hù)等方向轉(zhuǎn)移，為財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展提供更廣闊的空間。

由于時(shí)間所限，舉例過(guò)程中僅提出正常情況下的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理流程，暫未就出現(xiàn)問(wèn)題的業(yè)務(wù)處理流程予以說(shuō)明。另外，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下如何保障數(shù)據(jù)的安全性未予以充分闡述。希望今后在后續(xù)研究中對(duì)這兩方面進(jìn)行深入研究。