論電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

張晶

摘 要：檔案的有效保存和利用為社會(huì)發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)。可以說(shuō)，電子文件的存儲(chǔ)和記憶在一定程度上影響并推動(dòng)著檔案管理工作的實(shí)施，那么，電子文件對(duì)檔案管理工作有哪些利與弊呢？筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，淺談電子文件對(duì)檔案管理工作的利與弊。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;傳統(tǒng)文檔

引言

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理帶來(lái)了便利的同時(shí)，也給其帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。人們積極應(yīng)對(duì)信息化，不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)新規(guī)律。電子文件需要全新的管理形式，下面，是本人對(duì)文件在實(shí)行電子檔案化管理方面的思考。

1兩種檔案管理的相同點(diǎn)

1.1兩種檔案管理的基本原則一致

檔案管理的發(fā)展從始至終是按照一定的原則進(jìn)行的，兩種檔案管理方式所遵循的原則是一致的，這種原則就是根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需要，采用一定的技術(shù)條件在原有管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新形成新的檔案管理模式。兩種檔案管理方式各有自身的優(yōu)勢(shì)和不同，其統(tǒng)一性體現(xiàn)在管理方法和原則的一致性。電子檔案是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的延伸和拓展，在功能上更加能夠滿足社會(huì)發(fā)展和人們生產(chǎn)生活的需求。

1.2兩種檔案管理的基礎(chǔ)是一致的

電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展離不開(kāi)傳統(tǒng)檔案管理方法，從某種意義上講，電子檔案管理只是傳統(tǒng)檔案管理通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的一種形式，其根本的基礎(chǔ)還是傳統(tǒng)檔案管理。電子檔案管理在對(duì)信息資源的分類和存儲(chǔ)歸檔的過(guò)程中離不開(kāi)傳統(tǒng)檔案管理方法的使用。此外，兩種檔案管理都需要一套行之有效的管理方法，在兩種檔案管理在實(shí)施過(guò)程中都離不開(kāi)人的操作。

1.3電子檔案信息資源是傳統(tǒng)檔案信息資源的延伸

我們知道，電子檔案是依據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案管理方法進(jìn)行了延伸和擴(kuò)展，其最大的優(yōu)勢(shì)就是利用最小的體積儲(chǔ)存空間來(lái)實(shí)現(xiàn)大量信息資源的存儲(chǔ)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使電子檔案在數(shù)據(jù)化和自動(dòng)化方面的發(fā)展取得了一定的成就，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)尋找需要的檔案信息更加的便捷。電子檔案管理方式的運(yùn)行較之傳統(tǒng)檔案管理方式節(jié)省了很多的時(shí)間和空間。

2電子文件檔案區(qū)別于傳統(tǒng)歸檔方式

2.1電子文件檔案歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失和病毒的破壞;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，在管理中使得電子檔案流程性更為突顯。

2.2對(duì)電子文件在保管及分類、編目方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量;而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

2.3電子文件檔案區(qū)別于傳統(tǒng)歸檔的保護(hù)措施

傳統(tǒng)的檔案資料大部分是以紙質(zhì)的形式存在的，其對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境要求比較高，在存儲(chǔ)過(guò)程中要嚴(yán)防蟲(chóng)蛀、受潮等現(xiàn)象的發(fā)生;紙質(zhì)檔案資料在借閱過(guò)程中容易丟失和損壞。因此，保證檔案資料的完整是重要的任務(wù)。另外，紙質(zhì)檔案資料不容易修改;電子檔案的存儲(chǔ)采用的是電子編碼器，這樣在電子的調(diào)閱中就不會(huì)發(fā)生丟失和損壞的現(xiàn)象，但其缺點(diǎn)是以電子編碼器存在的電子檔案資料容易被修改、涂抹和編輯，檔案資料的原始性容易被改變，所以為了電子檔案資料的安全性，需要對(duì)其設(shè)定分類號(hào)和訪問(wèn)權(quán)限。此外，電子檔案在根據(jù)需要被修改時(shí)，其修改過(guò)程要比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方便得多。

2.4電子文件檔案區(qū)別于傳統(tǒng)歸檔的查詢方式

傳統(tǒng)檔案在查閱時(shí)比較浪費(fèi)時(shí)間;電子檔案在查閱時(shí)只需要查閱人在計(jì)算機(jī)上的電子檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)中注冊(cè)成會(huì)員，經(jīng)過(guò)身份驗(yàn)證后獲得查閱權(quán)限就可對(duì)電子檔案資料進(jìn)行閱讀和使用。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)的不斷革新，檔案管理模式也發(fā)生了很大的變化。在智能化和自動(dòng)化的時(shí)代背景下，電子檔案越來(lái)越多地被使用。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持傳統(tǒng)檔案管理的原則，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行了延伸和拓展，使檔案管理更加適合時(shí)代的發(fā)展潮流，使檔案建設(shè)工作在社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了更大的作用。

3電子文件檔案與紙質(zhì)文件檔案的轉(zhuǎn)化與共存

在現(xiàn)代化社會(huì)當(dāng)中，因?yàn)殡娮游募洫?dú)有的便捷性與效率性特點(diǎn)，決定了其自出現(xiàn)開(kāi)始就將與紙質(zhì)文件共存于世。但是在實(shí)踐當(dāng)中我們不難發(fā)現(xiàn)，兩者之間具有相互的共性、異性，同時(shí)也有相互的轉(zhuǎn)化性。

在科技迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，優(yōu)勝劣汰并非單純?cè)谟谛屡f理念交接問(wèn)題，而是因?yàn)榕f式的處理方法已無(wú)法滿足當(dāng)今高精確、高質(zhì)效的作業(yè)需求。先有了紙質(zhì)文件之后，根據(jù)辦公利用等方面的所需形成了相應(yīng)的電子版本，在現(xiàn)代化趨勢(shì)下人們通常把紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描和輸入，其被電子文件作為執(zhí)行依據(jù)。這不僅僅局限于網(wǎng)絡(luò)辦公，更主要的是符合現(xiàn)代快節(jié)奏、高壓力的辦公效率。時(shí)代的交替，使計(jì)算機(jī)技術(shù)引領(lǐng)下的信息化辦公取代了以往效率低下的辦公模式。

電子文件可以實(shí)現(xiàn)實(shí)際工作生活中隨時(shí)應(yīng)用所需要的信息資料，跨越了時(shí)間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息資源具有其開(kāi)放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據(jù)保留性，因此，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題成為電子文件安全性與完整性的一項(xiàng)重大威脅。當(dāng)體驗(yàn)了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現(xiàn)代化體驗(yàn)之后，人們逐漸發(fā)現(xiàn)，最傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件儲(chǔ)存方式竟是目前信息化發(fā)展社會(huì)當(dāng)中，最穩(wěn)妥、最實(shí)際的資料儲(chǔ)存方式，其依然是占據(jù)著整個(gè)社會(huì)并對(duì)信息法律效率，辯證性到主導(dǎo)作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行輸出，轉(zhuǎn)變成為紙質(zhì)文件，以進(jìn)行有效遞交與長(zhǎng)期的保存。

但有些時(shí)候，文件被歸檔后需要進(jìn)行紙面、電子兩種文檔類型一起儲(chǔ)存，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)與應(yīng)用當(dāng)中，紙質(zhì)與電子兩種版本又同時(shí)出現(xiàn)、且被同時(shí)利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進(jìn)步的應(yīng)用與管理形式。

結(jié)語(yǔ)：

目前紙質(zhì)檔案已得到了大家的認(rèn)可，而電子檔案的使用還存在一些缺陷，還沒(méi)有廣泛地被大眾所肯定，為此，強(qiáng)化電子檔案的立法工作成為必要，確保電子文件檔案的法律效力，使電子文件檔案具有充分的證明力，在這條路上還需要下功夫，在信息技術(shù)發(fā)展的今天，大多數(shù)人更多地依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，為工作提供便利的同時(shí)，我們應(yīng)該考慮其另一方面為我們帶來(lái)哪些損失，電子文件的輸入和形成也同樣決定著檔案管理的途徑和方式，因?yàn)殡娮游募闄n案管理提供了便利，而檔案管理又在無(wú)形中依賴于電子文件的制作，兩者相互制約，相互影響。

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