試論大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

姚遠(yuǎn)

摘 要：本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)展開深入研究，重點(diǎn)闡述了幾點(diǎn)有針對(duì)性的建議，比如樹立全新的檔案思想觀念、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)、豐富和創(chuàng)新傳播手段、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案信息安全體系的構(gòu)建等，不斷提高檔案管理工作效率，確保檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，充分彰顯出大數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案工作；機(jī)遇與挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)不斷發(fā)展過程中，涌現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)諸多行業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，尤其是檔案管理工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代出現(xiàn)以后，使檔案工作處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面之中，檔案管理工作要想獲得長足的發(fā)展和進(jìn)步，必須要積極抓住機(jī)遇、并勇敢地迎接挑戰(zhàn)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案信息資源利用效率，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，滿足時(shí)代發(fā)展需求，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 機(jī)遇

1）有利于將檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)出來。現(xiàn)階段，在檔案館檔案信息資源數(shù)字化不斷推進(jìn)過程中，再加上最新出臺(tái)的各種電子文件，電子檔案數(shù)據(jù)形成了海量的信息。在大數(shù)據(jù)中，預(yù)測是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，借助大數(shù)據(jù)，可以及時(shí)將數(shù)字檔案資源中價(jià)值較低的檔案剔除出來，將有價(jià)值的檔案信息資源整合在一起，為檔案資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造便利條件，滿足節(jié)約化需求，并進(jìn)一步挖掘檔案信息的價(jià)值。

2）有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享性目標(biāo)。得益于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以充分發(fā)揮出檔案信息資源的共享性優(yōu)勢(shì)，所以，要加強(qiáng)云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，將有價(jià)值的信息及時(shí)存儲(chǔ)在云平臺(tái)之中，加強(qiáng)云檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，給予檔案云存儲(chǔ)一定的保障。對(duì)于云存儲(chǔ)來說，可以為檔案信息資源的共享性提供極大的便利性，而且也可以對(duì)存儲(chǔ)管理成本進(jìn)行有效控制，而且在互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的強(qiáng)大推動(dòng)下，可以確保檔案信息資源順利錄入到特色數(shù)據(jù)庫之中[1]，形成完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫，用戶通過輸入關(guān)鍵詞，可以及時(shí)獲取所需的檔案信息資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享性目標(biāo)。

1.2 挑戰(zhàn)

1）在檔案收集方面。與傳統(tǒng)的檔案信息收集相對(duì)比，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案信息收集的難度性較強(qiáng)，這主要體現(xiàn)在：首先，檔案信息資源數(shù)量與日俱增，在無紙化辦公的影響下，諸多機(jī)構(gòu)和部門大都借助電子文件，以此來進(jìn)行消息的傳遞，但是電子文件歸檔的成熟度不足，嚴(yán)重影響著檔案管理和實(shí)體檔案館的館藏空間。其次，非結(jié)構(gòu)化檔案信息種類越來越多。不同行業(yè)所產(chǎn)生的檔案種類是不同的，主要包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案，形成了諸多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。所以要必須通過數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化手段，進(jìn)行規(guī)范管理。

2）在檔案管理方面。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作必須要具備良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和辦公平臺(tái)，比如選擇檔案管理軟件、構(gòu)建檔案網(wǎng)站等，進(jìn)一步明確網(wǎng)絡(luò)自身的安全性和穩(wěn)定性等要求。但是在相關(guān)因素的影響下，很難正常使用檔案信息平臺(tái)。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，包含著較多的信息內(nèi)容，極容易遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，從而出現(xiàn)檔案信息丟失現(xiàn)象。同時(shí)，在檔案信息中，還包括公民隱私或其他涉密內(nèi)容，很難保證檔案信息的安全性，而我國也缺少檔案信息安全評(píng)估服務(wù)機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系較不完善，很難預(yù)測潛在的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案信息風(fēng)險(xiǎn)方面，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力較為薄弱化，處理緊急情況的能力有待提升。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的相關(guān)建議

2.1 樹立全新的檔案思想觀念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代出現(xiàn)以后，對(duì)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的要求越來越高，所以檔案工作人員必須要樹立全新的檔案思想觀念，基于社會(huì)歷史記憶角度，將檔案資源的收集范圍進(jìn)行確定，結(jié)合社會(huì)利用需求，構(gòu)建數(shù)字檔案“大數(shù)據(jù)庫”，通過檔案將諸多領(lǐng)域的發(fā)展變化情況反映出來。同時(shí)，還要將傳統(tǒng)檔案鑒定和大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合在一起，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案收集內(nèi)容和方式，豐富歸檔內(nèi)容。

2.2 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

在傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理階段，檔案實(shí)體是檔案工作對(duì)象，檔案管理手段對(duì)手工方式存在著極大的依賴性，比如檔案的整理、編目以及裝訂等。在計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用以后，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理得到了進(jìn)一步推廣。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展過程中，涌現(xiàn)出了大量的電子文件[2]，數(shù)字檔案室建設(shè)也取得了一定的效果，進(jìn)一步鞏固了檔案工作和現(xiàn)代信息技術(shù)之間的關(guān)系。

由此可以看出，要想確保檔案工作滿足時(shí)代發(fā)展需求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，要加強(qiáng)云技術(shù)的應(yīng)用，并積極構(gòu)建檔案云平臺(tái)，確保一體化檔案管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

2.3 豐富和創(chuàng)新傳播手段

首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案工作必須要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念，主動(dòng)為用戶提供信息，檔案館在日常服務(wù)工作中，要最大程度地滿足社會(huì)公眾的信息需求，深入分析用戶的興趣愛好，將潛在的用戶挖掘出來，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，密切關(guān)注用戶的檔案使用情況，將用戶的查檔需求進(jìn)行明確化，進(jìn)而充分發(fā)揮出檔案信息資源的價(jià)值。

其次，在社會(huì)現(xiàn)代化水平不斷提高的影響下，拓寬了公民獲取信息的渠道，更具便利性優(yōu)勢(shì)，檔案部門必須要對(duì)多種檔案信息傳播方式進(jìn)行充分了解。在檔案工作中，還要加強(qiáng)自媒體的滲透和融合，注重檔案微信、檔案網(wǎng)站等建設(shè)，與用戶之間保持密切的聯(lián)系和交流，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和新媒體技術(shù)，確保良好的宣傳效果，提高為用戶服務(wù)的能力和水平。

再次，要加強(qiáng)檔案咨詢聯(lián)盟平臺(tái)的構(gòu)建[3]，突破時(shí)間和空間方面的限制和約束，為用戶提供全面的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查檔。

最后，要加強(qiáng)知識(shí)的挖掘和再加工，通過數(shù)據(jù)分析，將公眾利用率較高的民生檔案編制成知識(shí)化產(chǎn)品，進(jìn)而提供給社會(huì)和公眾，引導(dǎo)公眾樹立高度的檔案意識(shí)。

2.4 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案信息安全體系的構(gòu)建

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，對(duì)檔案信息安全提出了全新的要求，對(duì)于檔案部門來說，要積極提供檔案數(shù)據(jù)安全保障，具體來說：首先，檔案數(shù)據(jù)采集安全，要求要制定完善的管理制度，實(shí)施全方位、多角度領(lǐng)域地監(jiān)督和控制，保證檔案實(shí)體和信息安全，并不斷提高收集內(nèi)容的有效性和可用性。其次，檔案信息系統(tǒng)管理安全，這對(duì)檔案信息的安全起著決定性的作用。對(duì)于檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)來說，要具有權(quán)限審核、系統(tǒng)維護(hù)等技術(shù)功能，為不同用戶提供相應(yīng)的內(nèi)容和展示界面，體現(xiàn)出可針對(duì)性。再次，檔案數(shù)據(jù)利用安全。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，對(duì)檔案信息的查找利用也產(chǎn)生了極大的影響，為用戶提供了多種檔案數(shù)據(jù)資源，但是大大增加了檔案利用安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率，所以要高度注重隱私保護(hù)、利用權(quán)限等內(nèi)容，避免檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以突破傳統(tǒng)檔案管理方式中存在的限制和約束，不斷提高檔案管理利用效率，滿足高效性、便利性以及時(shí)代性等需求，從而將檔案管理工作提升至全新的高度和深度。

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