淺析高校教師人事檔案管理的整體優(yōu)化改革

高長江

【摘要】人事檔案對于高校的教師的職位變化、職稱評級和薪酬福利都是有著很重要的作用，而人事檔案的管理也是高校人力資源管理的重要方面。目前高校的人事檔案管理模式依然承接著過去事業(yè)單位檔案管理老模式，但是隨著社會變革的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)有人事?lián)醢腹芾砟Ｊ揭呀?jīng)不適合現(xiàn)代高校人力資源的發(fā)展需求，需要整體改革優(yōu)化，以促進(jìn)高校人力資源管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校? 人事檔案管理? 優(yōu)化改革

人事檔案關(guān)系是高校內(nèi)組織運(yùn)行、確定人員信息的基礎(chǔ)依據(jù)。但是隨著高校管理制度和教學(xué)方式的不斷改革和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，原有人事檔案管理制度暴露出各種不適合現(xiàn)代高效人力資源發(fā)展的問題。本文通過分析現(xiàn)有人事檔案制度的問題，探索高校人事檔案關(guān)系優(yōu)化改革策略。

一、高校人事檔案管理的作用

高校的人事檔案的記載著教職員工從學(xué)習(xí)生涯到入職工作及崗位變遷的各種信息，是高校人力資源管理體系中進(jìn)行員工考核、晉升、崗位評價(jià)的重要依據(jù)。具體講有以下幾種作用：第一，作為績效考核和職位升遷的依據(jù)。教職員工的學(xué)歷水平、年度工作評價(jià)、獎(jiǎng)懲信息及崗位工作經(jīng)驗(yàn)都會被納入檔案信息中，在崗位考核和職位晉升時(shí)作為歷史數(shù)據(jù)以供參考和應(yīng)用。第二，歷史記錄和信息管理的作用。員工信息的入檔可以提高高校對教職員工的管理，記錄大量的原始數(shù)據(jù)，進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。第三，確定退休和社保辦理。人事檔案制度是員工退休制度和社保制度的基礎(chǔ)保障，能夠給予員工退休提供依據(jù)，保證員工的退休金和退休福利。也有助于員工進(jìn)行社保提取和社保關(guān)系的轉(zhuǎn)移。因此高校人事檔案對于學(xué)校和員工個(gè)人都有很重要的作用，尤其是現(xiàn)代科技之下對于學(xué)校進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，進(jìn)行人力資源的有效利用有著基礎(chǔ)性的作用。

二、高校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理體制的科學(xué)性不強(qiáng)

目前高校的人事檔案管理模式下，學(xué)校對于檔案有著直接管理權(quán)和控制權(quán)，而教職員工雖然知道檔案管理，但是對于檔案內(nèi)容并不清楚，也不具備隨時(shí)調(diào)走檔案的權(quán)利。在目前高校人才市場不斷流動(dòng)情況下，檔案成為學(xué)校留人的手段之一。這一方面是對人才發(fā)展的不公平，造成高校人才資源的不能優(yōu)化配置;另一方面，一些人才強(qiáng)行跳槽，相關(guān)學(xué)校負(fù)責(zé)給予建檔支持，使檔案關(guān)系中斷或更改，造成高校人才檔案關(guān)系名存實(shí)亡。而在高校內(nèi)部，由于大部分學(xué)校由過去事業(yè)單位管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的人力資源管理體系，各種殘留制度還尚存，人事檔案關(guān)系在組織部、人力資源部等不同部門存在著，造成了職責(zé)不清，對口部門不明等各種問題?？傊?，在過去那種人才流動(dòng)不頻繁情況下建立起來的高校人事檔案制度在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)下，已經(jīng)顯示出不適應(yīng)性，人事檔案管理體制科學(xué)性欠缺。

（二）人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高

人事檔案管理作為一項(xiàng)后勤輔助性工作，在學(xué)校各級管理中都不被重視，沒有得到相應(yīng)的資源投入，整體來說缺乏現(xiàn)代化建設(shè)。首先，缺乏專業(yè)檔案管理人才。目前高校大部分檔案管理員屬于過去高校改革時(shí)轉(zhuǎn)崗的“非關(guān)鍵”人才，這類人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更缺乏工作的熱情。在檔案管理工作中存在懶散、態(tài)度惡劣和混日子的現(xiàn)象，而由于歷史遺留原因，學(xué)校對這部分人員又很難管理，造成檔案管理工作長期得不到改善。其次，高校檔案管理也缺乏現(xiàn)代化的設(shè)施。大部分高校的檔案管理還停留在手工記錄和檔案櫥管理的狀態(tài)，缺乏專門的檔案管理倉庫和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，嚴(yán)重阻礙了人事檔案的真實(shí)有效的管理。

（三）人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實(shí)性不夠。

目前高校的人事檔案的信息存在不全面和不真實(shí)的情況，比如老一輩員工由于時(shí)代的原因，過去的一些員工信息收集方式不科學(xué)，造成大量信息并沒有完全記錄在案，并且由于中國社會的巨大變化，學(xué)校在期間進(jìn)行學(xué)校建設(shè)、搬家等工作中遺失大量的原始文件。而且大量員工由于幾十年并沒有崗位變化，檔案中的內(nèi)容記載單一，缺乏系統(tǒng)評價(jià)。對于年輕員工的檔案，由于對檔案管理的不重視，檔案信息中僅僅收存的是基本學(xué)歷信息、工作履歷，并且由于沒有跟蹤審查，大部分的信息還不真實(shí)。這也是現(xiàn)代社會大量學(xué)術(shù)造假、學(xué)歷造假現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)的原因之一。

三、高校人事檔案管理整體優(yōu)化改革的手段

（一）更新人事檔案管理的理念

根據(jù)市場人才優(yōu)化配置的要求，要建立一種人才檔案跟隨人才流動(dòng)的制度。建立健全國家檔案管理法律法規(guī)體系，杜絕高校以檔案阻礙人才流動(dòng)的行為。人事檔案不僅僅是高校內(nèi)部對人才信息記錄的工具，更是市場中人才成長與發(fā)展的記錄。各高校要放棄“地方保護(hù)主義”成見，共同維護(hù)人才檔案系統(tǒng)的建立健全，改變各高校之間的人才隔閡，給予他人公平成長的機(jī)會，也能夠保障自身在引進(jìn)人才時(shí)的權(quán)益。

（二）改革高校人事檔案管理體制

各高校要建立統(tǒng)一的人事檔案管理組織，統(tǒng)一進(jìn)行人才數(shù)據(jù)管理、分析及應(yīng)用。在學(xué)校的統(tǒng)一方針下，進(jìn)行學(xué)校、院系、各部門的人才信息權(quán)責(zé)整理，建立人才檔案管理委員會對人才檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。首先，要明確各部門人才信息記錄和上報(bào)的義務(wù)和責(zé)任，要求各級部門在每個(gè)人才信息發(fā)生之后上報(bào)檔案收集部門進(jìn)行信息歸檔。其次，建立人才檔案信息分析制度。針對學(xué)校內(nèi)各類人才信息進(jìn)行分類整理、科學(xué)分析并出具人才信息分析報(bào)告，給予相關(guān)部門進(jìn)行信息應(yīng)用。第三，要建立檔案信息借閱制度，明確用人部門在進(jìn)行員工檔案借閱時(shí)的制度要求，保證員工信息的保密和有效傳遞，滿足用人部門的工作需要。通過一些列改革，高校的人事檔案管理達(dá)到職責(zé)分明的效果。

（三）提高高校人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

首先，要完善高校人才檔案管理的硬件設(shè)備投入。建立獨(dú)立的檔案管理庫，保證在倉庫的防水、防火，保證檔案資料的安全性。購買現(xiàn)代化檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案信息錄入和查詢的便捷性。其次要培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才，尤其是熟練使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的人員，保證現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備能夠科學(xué)應(yīng)用。利用專業(yè)人才進(jìn)行檔案的科學(xué)分類和保存。同時(shí)完善檔案管理人員的日常行為制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的管理。

（四）務(wù)實(shí)人事檔案信息基礎(chǔ)性工作

在人事檔案基礎(chǔ)信息錄入時(shí)一定要保證全面、真實(shí)。建立人事信息追蹤和追責(zé)機(jī)制，對于人事信息的收集要進(jìn)行責(zé)任劃分，督促其對檔案信息進(jìn)行驗(yàn)證和持續(xù)跟蹤。層層把關(guān)，保證信息的真實(shí)有效。

四、結(jié)語

在高校教育改革中，高校人事檔案管理也是改革的重要方面之一，對于促進(jìn)高?；A(chǔ)管理，完善人才優(yōu)化配置有重要的作用。