數(shù)字信息化背景下高校檔案管理創(chuàng)新探討

□劉 暢

信息化是高校檔案管理工作的必然，網(wǎng)絡(luò)校園建設(shè)提供了技術(shù)支持，同時(shí)高校發(fā)展每日產(chǎn)生的大量信息文件，規(guī)范化與高效化管理，都離不開檔案管理信息化建設(shè)，以此實(shí)現(xiàn)檔案資源作用最大程度發(fā)揮。數(shù)字化處理與檔案存儲后，查閱便利性與資源共享成為了可能，尤其是數(shù)據(jù)信息技術(shù)的引入，實(shí)現(xiàn)了檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，更利于高校長足發(fā)展。

一、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前我國高校檔案管理問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面；一是服務(wù)質(zhì)量不高。檔案管理人員思想守舊，主動(dòng)服務(wù)意識不足，嚴(yán)重影響檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。二是創(chuàng)新意識不足。信息技術(shù)應(yīng)用與檔案管理工作融合淺層，管理體制與模式等方面，仍有較大的完善空間。三是管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。新時(shí)期檔案管理工作，對管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，但管理人員創(chuàng)新意識不足，管理工作方法形式單一，先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備掌握不熟練，專業(yè)程度嚴(yán)重不足[1]。

二、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新對策

(一)轉(zhuǎn)變檔案管理理念。信息時(shí)代推動(dòng)了高校管理工作的革新步伐，為檔案管理工作提供了數(shù)字信息技術(shù)支持，打破工作瓶頸，做到與時(shí)俱進(jìn)，首要的是轉(zhuǎn)變管理觀念，提高智能化檔案管理水準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。管理者應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理對高校與師生發(fā)展的重要性，主動(dòng)發(fā)展工作中存在與潛在的問題，以此全面性、系統(tǒng)性完成數(shù)據(jù)整體任務(wù)，逐步轉(zhuǎn)變職責(zé)理念，并形成現(xiàn)代化管理觀念。高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理者的知識技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其對管理工作的認(rèn)識，幫助轉(zhuǎn)變觀念。高校在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的同時(shí)，更需要加強(qiáng)對管理者的培訓(xùn)，請專家介入指導(dǎo)，講解技術(shù)操作與思想灌輸，提高工作責(zé)任感與認(rèn)同感，從而全面轉(zhuǎn)變工作觀念。

(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)高校日常管理工作需要，圍繞數(shù)據(jù)資源庫特征，加大檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)力度。日常管理是發(fā)揮檔案服務(wù)作用必不可少的；對此，加強(qiáng)工作規(guī)范管理，提高服務(wù)水平意義重大。從歸檔工作入手分析，要對各收錄載體與門類進(jìn)行規(guī)范的收集裝訂。在其基礎(chǔ)上，加強(qiáng)特藏資料柜、觸摸顯示屏與密集架等高科技設(shè)備以及自動(dòng)消防設(shè)施的配置，設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)、電子監(jiān)控系統(tǒng)，為檔案館庫建設(shè)提供基礎(chǔ)保障，確保其符合信息化與標(biāo)準(zhǔn)化等檔案管理建設(shè)要求。在建設(shè)數(shù)據(jù)資源庫時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案事業(yè)重要目標(biāo)，即逐步向數(shù)字化、精細(xì)化管理模式過渡；對此，應(yīng)圍繞數(shù)字檔案管理趨勢，加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案事業(yè)發(fā)展提供信息技術(shù)支持，確保資料數(shù)字化歸檔、異地同步備份等工作高效落實(shí)，以提高檔案管理安全可靠性，為高校網(wǎng)絡(luò)全覆蓋與信息化管理助力[2]。

(三)完善管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源內(nèi)容豐富，提高檢索查閱便利性，離不開通?？缦到y(tǒng)查詢技術(shù)的支持。對此，管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，根據(jù)高校網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化建設(shè)需要，設(shè)立與其相契合的綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，包括檔案數(shù)據(jù)庫等，確保檔案更新維護(hù)等工作處于可控范圍。在此過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)歸檔，確保各電子數(shù)據(jù)均可通過跨系統(tǒng)查詢。完善權(quán)限與借閱登記制等機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資料借閱與下載等業(yè)務(wù)同步操作，提高內(nèi)部檔案利用價(jià)值，反映檔案管理工作現(xiàn)代化水準(zhǔn)。高校是向社會培育高素質(zhì)綜合型人才的場所，檔案資料直接關(guān)乎學(xué)生全面發(fā)展；對此，檔案管理工作的重要性不言而喻。在檔案管理工作中，應(yīng)堅(jiān)持問題區(qū)別對待與實(shí)事求是等原則，建立與高?，F(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需要相切合的管理機(jī)制。檔案管理工作創(chuàng)新，更得益于體制革新對機(jī)制升級的帶動(dòng)，以此增強(qiáng)檔案管理成效。管理機(jī)制的完善，為工作展開提供了基礎(chǔ)保障，實(shí)現(xiàn)了工作的有據(jù)可依，尤其是在新形勢下，工作標(biāo)準(zhǔn)要求逐步提高，傳統(tǒng)管理機(jī)制儼然不能滿足發(fā)展需要；對此，還需加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的有效融合，從管理機(jī)制創(chuàng)新入手，帶動(dòng)管理服務(wù)模式升級，以此提高工作效率與質(zhì)量。

在數(shù)字化建設(shè)中，需完善安全管理機(jī)制，貫徹執(zhí)行檔案安全責(zé)任制，落實(shí)崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)利一體。提高各部門工作人員檔案安全管理意識，包括后勤與行政等部門，從而為檔案數(shù)字信息化建設(shè)助力。在高校檔案信息化管理相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)方面，我國教育部、檔案局雖然聯(lián)合下發(fā)了《高等院校檔案管理辦法》整理規(guī)范，但各個(gè)高校檔案管理工作實(shí)質(zhì)性不同，加之各地方的業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等存在差異，還需加大相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)力度，以法律手段約束高校檔案信息化管理，并制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為數(shù)字信息下高校檔案信息利用與科學(xué)管理提供基礎(chǔ)保障。

(四)運(yùn)用數(shù)字檔案技術(shù)。高校檔案管理是系統(tǒng)的工程，實(shí)際工作展開復(fù)雜且繁瑣，易受到資金人力等主客觀因素限制，導(dǎo)致管理模式滯后與工作效率低等問題逐漸暴露，嚴(yán)重制約高校檔案管理水平提升。檔案管理涉及檔案記錄、安全存儲與檢索三方面工作。傳統(tǒng)管理模式中對檔案資料的收集整理，依托于大量的人力，工作成果不理想，不能避免人為因素錯(cuò)誤影響，使得檔案利用率與服務(wù)成效不強(qiáng)。而現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理工作的不足，在人力資源應(yīng)用與工作效率等方面的優(yōu)勢，都是傳統(tǒng)管理模式不能比擬的，體現(xiàn)在以下幾方面；一是依托數(shù)字化技術(shù)加大電子檔案庫建設(shè)力度，并根據(jù)需要適當(dāng)公開。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)對高校發(fā)展產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄歸檔，鼓勵(lì)師生與各部門參與到檔案資料完善工作中來；在其基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案資料審核，審核合格的資料歸檔。工作壓力下降，任務(wù)展開成效與檔案資料準(zhǔn)確性隨之提高。尤其是各部門在完善資料時(shí)，能夠?qū)ぷ饔腥娴恼J(rèn)識，對彌補(bǔ)不足與發(fā)展方向制定提供了參照依據(jù)。二是借助數(shù)字化技術(shù)，提高了畢業(yè)生存儲提取的便利性，避免了檔案資料丟失等問題出現(xiàn)。檔案管理人員可利用現(xiàn)代信息技術(shù)，在畢業(yè)生學(xué)位證等證件上，以二維碼的形式獲取學(xué)生檔案資料，確保了信息資料的準(zhǔn)確性與獲取便利性。為確保檔案資料信息完整與安全存儲，還需加強(qiáng)信息入口密碼設(shè)置，尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放，為防止病毒與黑客攻擊，還需加強(qiáng)防火墻等安全技術(shù)的高效運(yùn)用。檔案信息化管理手段多樣，一是云計(jì)算技術(shù)，具有成本低、虛擬化程度強(qiáng)、靈活性與存儲能力強(qiáng)等特征，能夠分析大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)所需數(shù)據(jù)、計(jì)算待遇提煉。二是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可短時(shí)間挖掘價(jià)值信息，并將其存儲至檔案管理系統(tǒng)，從而根據(jù)用戶需要提供針對性、個(gè)性化服務(wù)。三是電子標(biāo)簽，其相當(dāng)于一個(gè)芯片，將檔案信息存入其中，通過檔案管理軟件，可實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)管理。同時(shí)檔案登記與提取等操作便利性、快捷性提高。除此之外，電子標(biāo)簽可用作用戶標(biāo)識與檔案統(tǒng)計(jì)利用等工作，高校檔案管理水平與質(zhì)量隨之提高。在設(shè)立高校檔案信息化管理體系時(shí)，除信息技術(shù)支持外，還需設(shè)立統(tǒng)一的計(jì)算數(shù)據(jù)庫，最終實(shí)現(xiàn)國內(nèi)信息共享。

(五)增強(qiáng)管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，直接關(guān)乎工作完成效率與質(zhì)量以及檔案數(shù)字信息化建設(shè)水準(zhǔn)，對此，完善培訓(xùn)考核機(jī)制意義重大，以輕松應(yīng)對崗位工作。一是轉(zhuǎn)變管理者服務(wù)理念，將開放檔案取代以往封閉式管理模式，提高服務(wù)效率?；诂F(xiàn)代化管理理念的檔案管理，能夠促使各部門工作流程優(yōu)化，提高全員檔案管理意識，從而形成全員參與的工作氛圍。二是通過培訓(xùn)提高檔案管理者的數(shù)字信息化意識，強(qiáng)化對數(shù)字信息技術(shù)掌握的熟練度，以此提高業(yè)務(wù)專業(yè)水平。三是提供實(shí)踐平臺，讓檔案管理人員成為檔案數(shù)字信息化建設(shè)的主力軍。要求其通過檔案管理數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)管理工作的不足，以此調(diào)整管理方向，從而在摸索實(shí)踐中創(chuàng)新管理措施與服務(wù)模式。通過檔案管理信息分析，深入挖掘了檔案價(jià)值，并使其呈多元化體現(xiàn)，對優(yōu)化內(nèi)部創(chuàng)新環(huán)境，帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。高校管理部門在加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，還需加大對檔案信息化管理的知識宣傳，提高全民意識，強(qiáng)化高校檔案管理軟實(shí)力。

三、結(jié)語

高校檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)，能夠滿足高校檔案發(fā)展實(shí)際需要，提高了檔案管理邏輯性與實(shí)效性。但新時(shí)期的檔案管理工作對檔案人員的專業(yè)素質(zhì)與管理模式等提出了更多要求；對此，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，成為了高校檔案管理創(chuàng)新的重要方向。但前提是解決人員綜合素質(zhì)不高與管理體制滯后等問題，以夯實(shí)檔案管理工作數(shù)字信息化發(fā)展基礎(chǔ)。