如何加強(qiáng)高職院校文書檔案的收集歸檔工作

王丹

摘 要：高職院校的文書檔案收集和歸檔工作有著服務(wù)性強(qiáng)、基礎(chǔ)性高等特點(diǎn)。它是高職院校進(jìn)行各種工作的重要參考。隨著我國高職院校改革越來越深入，文書檔案的收集歸檔工作的內(nèi)容范圍越來越廣。文書檔案能夠?qū)W(xué)校歷史進(jìn)行真實(shí)的記錄，其有著重要的意義。文書檔案管理工作涉及到了學(xué)?？蒲小⒔虒W(xué)等方面的記錄，其有助于人們更好的對(duì)學(xué)校歷史進(jìn)行深入了解。然而，目前，我國的高職院校文書檔案收集和歸檔工作還存在許多問題，所以，本文對(duì)存在的一些問題進(jìn)行總結(jié)，探討了如何強(qiáng)化高職院校文書檔案收集歸檔工作的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：高職院校；文書檔案；收集歸檔；策略

在高職院校檔案管理工作當(dāng)中，文書檔案收集和歸檔工作是基礎(chǔ)。它是高職院校檔案管理工作的重要構(gòu)成[1]。文書檔案的收集是不是齊全完整，歸檔是不是準(zhǔn)確和及時(shí)，直接關(guān)乎著文書檔案管理的質(zhì)量水平。它直接關(guān)乎著廣大使用人員利用文書檔案。因此，我們需要針對(duì)性的采用一定的措施，強(qiáng)化高職院校文書檔案收集和歸檔工作的管理，進(jìn)而更好的提升院校文書檔案管理工作的質(zhì)量。

1 高職院校文書檔案收集歸檔工作過程中存在的問題

1.1 文書檔案管理人員意識(shí)比較差

目前，高職院校往往對(duì)文書檔案收集歸檔管理工作存在比較弱的重視程度，進(jìn)而造成了人們?cè)谌粘９ぷ鬟^程當(dāng)中，往往發(fā)生注意力不集中的問題，并且對(duì)文書檔案收集以及歸檔工作不能進(jìn)行全方面的開展，進(jìn)而使高職院校文書檔案收集以及歸檔工作存在比較差的管理意識(shí)[2]。工作人員在管理過程當(dāng)中，對(duì)高職院校紅頭文件重視程度較高，然而卻對(duì)普通文件沒有引起高度的重視，進(jìn)而造成了文書檔案收集和歸檔工作整體的質(zhì)量和工作效率都比較低，往往會(huì)發(fā)生檔案殘缺、不完善以及失真問題[3]。一些管理工作人員認(rèn)為：文書檔案的收集和歸檔工作不重要。因此，在日常的工作過程中，不能全心的投入到工作當(dāng)中，進(jìn)而造成了在對(duì)信息資料進(jìn)行收集和歸檔的時(shí)候，提高了管理的困難度。這樣，不但文書檔案的作用不能更好的發(fā)揮，并且在一定情況下嚴(yán)重制約了高職院校持續(xù)健康的發(fā)展。

1.2 高職院校對(duì)文書檔案收集和歸檔的力度不足

目前，盡管文書檔案的管理工作越來越受到人們的密切關(guān)注，然而在高職院校實(shí)際的操作時(shí)候，重視程度還不足。一些文件和資料都出現(xiàn)了破壞和缺失問題。高職院校文書檔案資源破壞和缺失問題的因素比較多，其中歸檔的模式不科學(xué)，不可以按照文件資料實(shí)際狀況來管理。一些高職院校還利用了傳統(tǒng)文字檔案的形式來收集和歸檔，并沒有提升對(duì)電子文書檔案的重視度。除此之外，文書檔案的歸檔和收集的流程不完善，一些文件的資料都會(huì)沒規(guī)律的進(jìn)行放置，不能根據(jù)規(guī)定的內(nèi)容以及時(shí)間來管理，同時(shí)會(huì)出現(xiàn)許多檔案不能有效的進(jìn)行存檔，容易出現(xiàn)今后找不到檔案的狀況。最后，文書檔案自身存在較弱的可靠性，一些高職院校為了對(duì)上級(jí)檢查進(jìn)行應(yīng)對(duì)，許多文書檔案失去了有效性以及真實(shí)性。

2 強(qiáng)化高職院校文書檔案收集和歸檔工作的策略

2.1 提升對(duì)文書檔案收集和歸檔工作的重視度

高職院校在檔案的管理過程中，檔案管理工作的重點(diǎn)為檔案收集和歸檔。如果沒有檔案收集，就沒有檔案整理。缺乏有效的整理就不能充分的利用檔案資料。所以，在高職院校文書檔案管理的時(shí)候，檔案收集歸檔是重要的一個(gè)工作，需要高職院校對(duì)文書檔案收集和歸納工作進(jìn)行高度的重視，需要從人力、財(cái)力以及物力等進(jìn)行強(qiáng)有力的支持，利用有效的措施，提升高職院校文書檔案收集和歸檔工作質(zhì)量。文書檔案不是高職院校自身出現(xiàn)的，而是在長期的發(fā)展過程當(dāng)中經(jīng)過持久積累而出現(xiàn)的。所以，在高職院校大的檔案收集和歸檔過程中，對(duì)高職院校檔案收集是文書檔案管理工作比較重要的環(huán)節(jié)。高職院校檔案管理單位需要將價(jià)值比較高的檔案進(jìn)行充分的收集，并且構(gòu)建合理的檔案管理系統(tǒng)。只有這樣才能夠確保高職院校檔案保存的更加完整。

2.2 強(qiáng)化建設(shè)高職院校文書檔案收集歸檔工作制度

第一，構(gòu)建完善的高職院校文書檔案收集和歸檔管理制度，讓高職院校文書檔案管理有制度可依。文書檔案收集和歸檔工作是高職院校檔案方面管理的基礎(chǔ)。怎么充分做好這項(xiàng)工作，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定來進(jìn)行，并且按照自身實(shí)際狀況，針對(duì)性的制定文書檔案的收集和歸檔方面的制度，進(jìn)而在收集和歸檔文書檔案的時(shí)候，管理工作人員會(huì)按照相關(guān)規(guī)章制度來認(rèn)識(shí)貫徹。第二，強(qiáng)化高職院校文書檔案的歸納以及收集方面的制度建設(shè)，創(chuàng)造更好的文書檔案歸檔以及收集的工作環(huán)境。同時(shí)，定期的培訓(xùn)文書檔案管理人員的有關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，持續(xù)的提升高職院校的文書檔案管理工作人員的法律法規(guī)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)，才可以更好的做到有法可依的情況。在高職院校當(dāng)中，文書檔案管理的工作人員需要對(duì)《檔案法》進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，充分掌握好有關(guān)內(nèi)容，并且將其很好的應(yīng)用到實(shí)際當(dāng)中。除此之外，高職院校文書檔案管理工作人員還需要對(duì)有關(guān)檔案法律法規(guī)進(jìn)行自覺的遵守。第三，加強(qiáng)文書檔案的歸檔和收集方面工作的監(jiān)督和管理，并且對(duì)文書檔案歸檔和手機(jī)執(zhí)法程序進(jìn)行嚴(yán)格的遵守。在高職院校文書檔案的歸檔和收集監(jiān)督的時(shí)候，需要對(duì)監(jiān)督人員執(zhí)法行為進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)格要求監(jiān)督人員根據(jù)法律法規(guī)來進(jìn)行管理，進(jìn)而更好的收到監(jiān)督的理想效果。

2.3 提高高職院校文書檔案更加準(zhǔn)確的鑒定

第一，構(gòu)建相關(guān)網(wǎng)站并且利用檔案管理系統(tǒng)。隨著我國信息化技術(shù)發(fā)展越來越快，其給高職院校文書檔案管理工作帶來了比較大的機(jī)遇。在新的形勢(shì)下，高職院校檔案管理有關(guān)部門需要積極的促進(jìn)高職院校檔案管理信息化方面的構(gòu)建，進(jìn)而更好的符合目前社會(huì)發(fā)展需求。在文書檔案管理信息化方面構(gòu)建過程中，高職院校要更好的構(gòu)建自己特有的管理網(wǎng)站，并且充分的利用檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而讓文書檔案管理利用現(xiàn)代化手段，讓信息化查詢系統(tǒng)在使用的過程中，不斷對(duì)文書檔案信息內(nèi)容進(jìn)行豐富，加速學(xué)校文書檔案管理信息化方面的建設(shè)速度。在建設(shè)文書檔案的信息化管理過程中，高職院校能夠?qū)⑺ㄔO(shè)的檔案信息看成是信息化建設(shè)的重中之重，對(duì)國家檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格遵守，根據(jù)高校文書檔案收集和歸檔的基本規(guī)則，利用各類模板來對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行定制，繼而實(shí)現(xiàn)更合理的對(duì)文書檔案的歸檔和收集。第二，強(qiáng)化高職院校檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)。對(duì)于這樣工作，高職院校只有通過合理的手段，進(jìn)行全程跟蹤，才能夠得到預(yù)期效果。在實(shí)際的文書檔案收集以及歸檔的時(shí)候，對(duì)高校的重大事件以及活動(dòng)等，需要全面的記錄和收集。例如：在不同時(shí)期，高職院校得到過什么稱號(hào)。在科研方面得到過什么的業(yè)績等。這些都需要文書檔案管理人員進(jìn)行認(rèn)真的收集。這些資料都非常有保存的價(jià)值，其能夠給高職院校文書檔案的信息化建設(shè)帶來豐富的檔案信息資源。

3 結(jié)論

綜上所述我們可以看出，文書檔案能夠更好的反映出高職院校日常活動(dòng)等內(nèi)容。有效的開展文書檔案的歸檔和收集，是高職院校管理工作的基礎(chǔ)和根本內(nèi)容。它不僅能夠確保文書檔案整體上的使用效率，還可以確保文書檔案更好的發(fā)揮出自身價(jià)值。按照目前高職院校文書檔案收集和歸檔管理過程中存在的一些不足，從四個(gè)方面分析了如何強(qiáng)化高職院校文書方案收集和歸檔工作，進(jìn)一步提高了高職院校文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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