淺談無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展、檔案管理也趨于電子化、信息化，油氣勘探開發(fā)檔案管理還有很大的發(fā)展和提升空間，其中，將油氣勘探開發(fā)檔案應(yīng)用到無紙化辦公就會(huì)大大的提高檔案工作效率、減少資源、人力、物力的投入，通過計(jì)算機(jī)應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的歸檔、存儲(chǔ)、利用和統(tǒng)計(jì)。但面對無紙化辦公這項(xiàng)新興技術(shù)，檔案管理工作者也面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，結(jié)合我廠的實(shí)際工作情況，闡述應(yīng)用無紙化辦公的初期條件及面臨的課題。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；新挑戰(zhàn)

1 油氣勘探開發(fā)檔案管理現(xiàn)狀

目前，我廠管理的油氣勘探開發(fā)檔案的有幾十萬件，每年以幾千件的數(shù)量新增，其中包括油水井的靜態(tài)數(shù)據(jù)（完井?dāng)?shù)據(jù)、射孔數(shù)據(jù)、前磁曲線、測井解釋成果圖等）、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)（生產(chǎn)測井解釋成果圖、施工總結(jié)等）及油水井的綜合資料等等。油氣勘探開發(fā)檔案的特點(diǎn)是數(shù)量大、種類多，利用類別比較集中，利用的主要是油水井的靜態(tài)數(shù)據(jù)，如前磁曲線、測井解釋成果圖，聲幅聲波測井解釋成果圖等，像動(dòng)態(tài)資料中的施工成果、生產(chǎn)測試解釋成果圖的利用率卻很低，主要原因是這兩類檔案的專業(yè)系統(tǒng)比較完善，利用者通過網(wǎng)絡(luò)就可以在線使用，不需要到檔案室利用實(shí)體檔案，目前就存在有接收，但無利用的情況。

2 應(yīng)用無紙化辦公的優(yōu)勢

應(yīng)用無紙化辦公的優(yōu)勢。無紙化辦公主要是在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來的，通過采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率。與傳統(tǒng)的歸檔方式相比較，無紙化辦公信息傳遞快、歸檔及時(shí)，節(jié)省了大量資料印發(fā)、轉(zhuǎn)送、上交等工作，節(jié)省了時(shí)間、人力、物力，同時(shí)運(yùn)用電腦進(jìn)行操作后，文件檔案的歸檔更加方便、快捷，從而提高工作效率。

3 應(yīng)用無紙化辦公的初期條件

1）在無紙化辦公應(yīng)用的初級階段、只有部分類別檔案可以實(shí)行無紙化辦公，如動(dòng)態(tài)資料中施工成果、生產(chǎn)測試解釋成果圖，測井解釋成果圖和前磁曲線就不適合應(yīng)用無紙化辦公。原因在于檔案的用途不同，利用方式也不同，測井解釋成果圖和前磁曲線經(jīng)常被利用者應(yīng)用到一線生產(chǎn)上，需要紙質(zhì)圖紙進(jìn)行現(xiàn)場比對，而測試資料、施工成果由于有完善的數(shù)據(jù)庫、利用者不需要到檔案室利用紙質(zhì)檔案，可以直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢，這也為無紙化辦公的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

2）初期，無紙化辦公并不是單純的存檔電子檔案、放棄紙質(zhì)檔案，而是要制定并實(shí)行雙套管理機(jī)制。紙質(zhì)文件和電子文件的特點(diǎn)可以總結(jié)為：紙質(zhì)文件適合永久保存，不適合將來的重復(fù)檢索和利用，而電子文件則正好相反。根據(jù)它們的特點(diǎn)，應(yīng)使兩種載體文件在一定階段內(nèi)并存。由于電子文件的虛擬性，缺少原件管理中的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，因此，應(yīng)深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當(dāng)前，針對需長期保存的電子文件，要進(jìn)行定時(shí)定期備份，防止信息丟失。

4 無紙化辦公面臨的課題

4.1 與其他系統(tǒng)的集成必將成為瓶頸

無紙化辦公的目的是實(shí)現(xiàn)信息共享，在原有的檔案管理系統(tǒng)中集成其他的專業(yè)系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、歸檔。目前，油氣勘探開發(fā)檔案的原始數(shù)據(jù)保存在各個(gè)專業(yè)系統(tǒng)中，如生產(chǎn)測井解釋成果的專業(yè)系統(tǒng)是“油氣藏監(jiān)測信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)”，施工成果的專業(yè)系統(tǒng)是“采油與地面工程運(yùn)行管理系統(tǒng)”等，這些專業(yè)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，各個(gè)系統(tǒng)之間無法建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，歸檔人員也無法將專業(yè)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)以電子文件的形式歸檔移交，將檔案管理系統(tǒng)與專業(yè)數(shù)據(jù)庫建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，是檔案管理人員面臨的一大難題。各個(gè)系統(tǒng)是有多個(gè)單位開發(fā)的，特別是數(shù)據(jù)庫不統(tǒng)一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會(huì)成為很大的問題。

4.2 防范計(jì)算機(jī)病毒的威脅

計(jì)算機(jī)病毒往往會(huì)對一些檔案信息進(jìn)行破壞，甚至對整個(gè)無紙化辦公系統(tǒng)進(jìn)行破壞。因此，應(yīng)特別重視各種計(jì)算機(jī)病毒帶來的危害。在計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的幫助下，及時(shí)更新病毒庫并及時(shí)安裝相應(yīng)系統(tǒng)補(bǔ)丁，對網(wǎng)絡(luò)中可能存在的各種不安全因素進(jìn)行整理并做出相應(yīng)對策。對保密有要求的檔案則要采取檔案管理等級劃分及控制，對網(wǎng)絡(luò)中的各級保密檔案按照國家的規(guī)范化要求進(jìn)行操作。

4.3 電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)； 檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。

5 結(jié)語

無紙化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作流和信息流的統(tǒng)一，搭建了一個(gè)先進(jìn)、規(guī)范的信息化平臺(tái)。此系統(tǒng)可以將檔案管理人員從大量繁瑣重復(fù)的低端工作中釋放出來，將主要精力用于解決核心事務(wù)當(dāng)中，從整體上提高工作效率，降低辦公成本，使管理體系更加科學(xué)，對檔案的管理更加透明。它能夠整合一個(gè)單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源和文化資源，形成一個(gè)科學(xué)的體系結(jié)構(gòu)，對檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供了一個(gè)較好的平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣永香.無紙化辦公與檔案管理[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2006，28（4）：96-97.

[2]張小琴.無紙化辦公給檔案管理帶來的利與弊[J].城建檔案，2014（4）.

作者簡介

王彩蓮（1985-），女，漢，黑龍江省雙鴨山市，大學(xué)本科，館員，研究方向：檔案管理。